Bienvenid@ a este curso de organización de eventos.
A continuación tienes todo lo que necesitas saber para planificar eventos.
El material que encontrarás a continuación te dará una visión lo suficientemente amplia para que des el primer paso al frente en el sector de la organización de eventos así como de refrescar aspectos que te interese mantener al día.
Ponte cómod@ que comenzamos.
Haz click en el título del tema que te interese y accederás al contenido.
Tema 1. Introducción a la Planificación General de Eventos
El proceso de planificación de eventos es uno de los aspectos más importantes para una gestión de eventos exitosa: mientras más sólido sea el plan, más suave será el camino hacia el éxito. La buena planificación es un proceso continuo y los buenos planes deben ser adaptables y flexibles: requieren una base sólida y una estructura sencilla.
Esta primera sección es una guía paso a paso, diseñada para ayudarte a comenzar en las etapas iniciales de la planificación y organización de eventos.
Las áreas cubiertas en esta sección incluyen:
- El concepto del evento;
- Definir y comunicar la visión y misión del evento;
- Establecer objetivos;
- Realizar un análisis FODA;
- Decidir las fechas y lugares del evento y;
- Elaborar el ‘Plan de acción del evento’.
Tema 2. Planificación del Negocio del evento
Un plan de negocios sirve para comunicar el plan estratégico de un evento, que se realiza por lo general durante un período de tres a cinco años (si no es un evento único).
Tema 3. Gestión del Equipo Humano
No hay estructuras organizativas «extraoficiales» que puedan emplearse para realizar eventos. Cada evento es tan individual como los objetivos que pretende alcanzar, incluyendo a las personas que lo realizan.
Tema 4. Presupuesto y Administración Financiera
La buena gestión financiera es fundamental para la realización de eventos exitosos. Nuestro consejo es simple: planifica con anticipación, sé realista, mantente al tanto del presupuesto e implementa sistemas de control que funcionen para ti.
Desde el principio, asegúrate de establecer un presupuesto realista con flexibilidad incorporada y contingencias identificadas.
Tema 5. Captación de Fondos
Algunos de los aspectos tratados son:
- Qué es un plan de ingresos
- Fondos potenciales y fuentes de ingresos
- Venta de entradas
- Cuotas de entrada
- Fondos públicos
- Patrocinio comercial
- Fideicomisos y fundaciones de caridad
- Merchandising
- Publicidad
- Patrocinio en especie
- Derechos de licencia y transmisión
- Otras actividades
- Plantilla Plan de Ingresos
- La Propuesta de Patrocinio
- Guía de Propuestas de Patrocinio
- Maximización de los beneficios
- Evaluación
Tema 6. El Programa de Actividades del Evento
Independientemente del tipo de evento, un programa de eventos sólido es esencial para el éxito. Si el programa es insustancial o de mala calidad, no estará a la altura de las expectativas de la audiencia / participantes.
Tema 7. Aspectos Jurídícos del Evento
Una parte esencial de la gestión eficaz de eventos involucra tus responsabilidades relacionadas con la ley y la normativa.
Organizar un evento implica cuidar una variedad de asuntos legales. Para comenzar, se deben definir las responsabilidades legales asociadas con la ejecución de tu evento en particular, y si se pueden cumplir dentro de los plazos estipulados.
Tema 8. Seguro
Organizar el seguro apropiado para tu evento es esencial. La atención al detalle es de suma importancia para este caso. Al contratar un seguro, el asegurador acepta proporcionar seguridad contra futuras pérdidas, daños o responsabilidad a cambio de una prima no reembolsable pagada por el evento.
Tema 9. Producción de eventos, operaciones, equipos, instalaciones, salud y seguridad
El objetivo de este capítulo es ayudarte a comenzar a pensar en cómo desarrollar de forma segura tu evento desde un punto de vista operativo.
Tema 10. Comunicaciones Operacionales: El Manual del Evento y El Documento Informativo para el Personal
Esta sección describe dos herramientas de comunicación operativas:
- El Manual del evento
- El Documento informativo para el personal.
Se proporcionan guías para ayudarte a crear tus propias versiones.
Tema 11. El Marketing y la Comunicación en la Organización de Eventos
Esta sección tiene como objetivo brindarles a aquellos que son nuevos en el marketing de eventos y comunicaciones una guía básica para ayudarlos a través del proceso de planificación.
También puede actuar como un estímulo para que los expertos en marketing de eventos revisen o reconsideren la actividad existente.
Tema 12. Investigación de los Asistentes al Evento
¿Cómo puedes desarrollar y hacer crecer tu audiencia de eventos si no sabes nada al respecto?
Es importante crear una imagen de quién asistió al evento, de dónde vinieron, cómo se enteraron, qué disfrutaron y si regresarán es esencial al desarrollar estrategias de marketing.
Tema 13. El Post Evento
Aún no has terminado.
El paso final en el proceso de gestión del evento es una buena práctica comercial y un buen mantenimiento del lugar, y nuestro consejo es que comience lo antes posible después del evento.
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excelente aporte. MUCHAS GRACIAS por la generosidad al compartir la info,
Muchas gracias Mónica por pasarte por aquí y comentar. Para cualquier colaboración no duden en contactarnos a través el formulario de contacto.
Un cordial saludo
Me gustaria hacer el curso de org.de ev. Y en general
Hola Andrea, haz click en cada uno de los títulos del post y te llevará al contenido de ese apartado.