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Presupuesto y Administración Financiera en Organización de Eventos

tema 4 organizacion de eventos

La buena gestión financiera es fundamental para la realización de eventos exitosos. Nuestro consejo es simple: planifica con anticipación, sé realista, mantente al tanto del presupuesto e implementa sistemas de control que funcionen para ti.

Desde el principio, asegúrate de establecer un presupuesto realista con flexibilidad incorporada y contingencias identificadas. Si estás buscando recaudar fondos públicos o patrocinios, no te acerques a un posible financiador hasta que puedas presentar un presupuesto realista. Recuerda, debes convencerte de la viabilidad financiera del evento antes de poder convencer a los demás.

Principio de Transparencia

Quienes soliciten (y reciban) fondos públicos deberán proporcionar información financiera detallada sobre el evento y las finanzas más amplias de la empresa. Para fines de administración e informes, asegúrate de mantener por separado toda la información financiera relacionada con el evento. Nunca intentes “falsificar” las cifras o proporcionar información engañosa. Los financiadores a menudo requerirán revisar tus cuentas anuales y bien pueden reservarse el derecho de realizar una auditoría para garantizar que tus fondos se hayan utilizado de la manera acordada.

Aparte de los requisitos de los financiadores, es una buena práctica presentar y llevar cuentas transparentes.

Preparación del Presupuesto del Evento

El presupuesto de tu evento es básicamente una proyección de todos los ingresos y gastos relacionados con el desarrollo del mismo. Para ayudarte a administrar las finanzas de los eventos de manera efectiva, es un buen enfoque mantener un “presupuesto directo” en tu computadora, es decir, una hoja de cálculo que sea actualizada de forma regular (diaria / semanal).

Configura su presupuesto en un paquete como Microsoft Excel para que tengas funciones numéricas que te ayuden a administrar los datos financieros. La siguiente plantilla proporciona un ejemplo del tipo de entradas que pueden ser apropiadas para tu evento, pero éstas, por supuesto, deben ser específicas para tu situación particular:

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Consejos para la Preparación del Presupuesto

> Asegúrate de incluir contingencias apropiadas en el presupuesto.

> Presenta el presupuesto con claridad y asegúrate de que sea fácil de leer e interpretar.

> Sé realista. Nunca incluyas fuentes de financiamiento que sean poco probables de materializar.

> Si es relevante, por ejemplo, si las finanzas del evento se procesan a través de una organización matriz, asegúrate de que los centros de costos establecidos en tu presupuesto del evento (es decir, marketing, producción, etc.) se integren con el sistema de cuentas “padre”.

> Todos los ingresos y gastos del evento deben registrarse en el presupuesto del evento.

> La complejidad del presupuesto dependerá del tamaño o la naturaleza de éste. Si el presupuesto es extenso y estás empleando un paquete de software como Microsoft Excel, es un método útil para vincular las hojas de trabajo a la página principal “resumen de presupuesto” con el fin de mantener un desglose detallado de cada línea en el presupuesto.

> Indica claramente si tu presupuesto se presenta como NETO (no incluye IVA) o GROSS (sí incluye IVA). En términos generales, si estás registrado con IVA y puedes reclamarlo, mantén el presupuesto de evento como NETO. Si no estás registrado para el IVA y, por lo tanto, no puedes reclamarlo, mantén el presupuesto como GROSS. En caso de tener dudas sobre ésto, buscas el consejo de tu / un contador.

> Se debe estar al tanto del estado del IVA de cualquier ingreso que recibas. Por ejemplo, las subvenciones generalmente no están sujetas al IVA, pero es probable que el patrocinio comercial si lo esté. Los errores o malentendidos pueden ser costosos.

> Debes comprender tu responsabilidad de pagar el IVA sobre los ingresos de boletos y otras ventas.

> Sé conservador con respecto a los objetivos de ingresos generados por la venta de boletos. Asegúrate de calcular exactamente cuántos boletos se tendrían que vender para lograr estos objetivos. Recuerda tener en cuenta cualquier deducción fiscal, tasas de concesión, reservas de grupo u ofertas especiales y su posible impacto en el objetivo.

Es importante que registres el valor de cualquier soporte “en especie” que recibas. Sin embargo, para evitar que estos valores se mezclen con el efectivo real a tu disposición, es recomendable mantener una nota de apoyo de estos ingresos por separado. Si eliges mostrar las cifras “en especie” en el presupuesto, debes ingresar el valor como ingreso y gasto, y marcar ambas entradas como “en especie”.

> Realiza siempre una copia de seguridad y archiva tu presupuesto según sea necesario. Asegúrate de mantener un registro de las versiones que le has presentado a terceros, como los socios de financiamiento.

Mecanismos de control

> El responsable del presupuesto: es recomendable que una persona sea la responsable de actualizar y administrar el presupuesto general, idealmente el gerente del evento o el productor. Si a otros miembros del equipo se les otorga autoridad para ciertos elementos del presupuesto, debes establecer los mecanismos de control con anticipación y asegurarse de que comprenden y acuerdan el nivel de presupuesto disponible para ellos.

> Codificación: si es relevante, configura un sistema de codificación de facturas adecuado para que la información del presupuesto se pueda ingresar (y filtrar) fácilmente de acuerdo con cualquier sistema de cuentas existente.

> Órdenes de compra: cuando sea posible, aumenta las órdenes de compra. Estos no solo proporcionan un mecanismo de verificación al pasar las facturas para el pago, sino que también le confirman al proveedor exactamente lo que quieres y cuando lo quieres. Asegúrate de incluir los detalles de entrega y el número de teléfono de contacto, especialmente si el pedido se entregará en un sitio de eventos temporales.

> Procesamiento de facturas: dependiendo de lo que ya exista en tu organización, es una buena idea establecer un sistema para aprobar las facturas relacionadas con el evento. Uno de los mecanismos de control consiste en adjuntar “comprobantes de aprobación” a cada factura para que el responsable del presupuesto pueda codificarlos, “firmarlos” y agregar las notas apropiadas para la persona que emite los cheques. Independientemente del sistema que emplees, asegúrete de que las facturas no se paguen hasta que el responsable del presupuesto del evento las haya aprobado y que en consecuencia se haya actualizado el “presupuesto en tiempo real”.
El punto es mantenerse al tanto de todos los gastos del evento.

> Gastos menores: asegúrate de que todos los gastos menores, es decir, aquella cantidad pequeña de dinero en efectivo se tengan en cuenta en el presupuesto. Cuando emitas un anticipo de efectivo por adelantado, esto se debe hacer a cambio de un talón de efectivo firmado (puedes hacer el tuyo o comprarlo en una papelería). Asegúrate de que los recibos de todas las compras se recopilen, numeren y codifiquen correctamente. Es útil proporcionar una plantilla para las personas que reciben efectivo. A continuación, presentamos una plantilla de muestra para que la puedas adaptar a tus propósitos. Proporciona la plantilla en un archivo de Excel en lugar de una copia impresa para minimizar los errores.

> Buen mantenimiento de registros: mantén toda tu información financiera archivada y a mano. Haz copias impresas de tus documentos clave. Haz una copia de seguridad de todos los archivos de tu computadora en un CD o DVD de forma regular.

> Proyecciones de flujo de efectivo: asegúrate de planificar el flujo de efectivo de manera eficiente. La falta de efectivo disponible podría detener cualquier operación y poner a todo el equipo y al evento bajo una presión innecesaria. Una plantilla simple se proporciona en la página siguiente. Recuerda que las entradas en el flujo de efectivo serán brutas (es decir, incluirán el IVA). Si estás registrado para el IVA y el evento no es el único negocio de la empresa, tus pagos / reclamaciones de IVA deben tenerse en cuenta en el flujo de efectivo general de la empresa.
Nuevamente, si estás trabajando dentro de una estructura organizativa más amplia, asegúrate de planificar el flujo de efectivo con el departamento de finanzas.

Aspectos para recordar

Piensa en el efectivo que necesitarás durante el evento en sí. ¿Necesitas hasta flotadores, premios en efectivo, caja chica, etc.? Asegúrate de pedirle a tu banco, con suficiente antelación, cualquier efectivo que necesites. Recuerda indicar las denominaciones requeridas y cuándo debes recogerlo.

Algunos artistas prefieren recibir su pago en el evento en sí. Para mayor facilidad y seguridad, intenta evitar esto, pero si es inevitable, prepara los cheques / efectivo por adelantado y guárdalos en una habitación cerrada o en una caja fuerte hasta que se requiera. Asegúrate de obtener un recibo adecuado para cualquier pago en efectivo.

Seguridad

Se deben implementar medidas de seguridad suficientes que tomen en cuenta la cantidad de efectivo que tendrás en el sitio y la seguridad de quienes la manejan. Piensa en los diferentes escenarios pertinentes a tu evento. ¿Cómo controlarás y almacenarás los ingresos en el sitio? ¿Quién será responsable de manejar el efectivo? ¿Se requiere entrenamiento? ¿Está el personal adecuadamente protegido contra posibles ataques? ¿Necesitas organizar un Servicio de Seguridad Nocturna con tu banco? Recuerda verificar tu póliza de seguro para asegurarte de que tienes el nivel y el tipo de cobertura adecuados.

Otros Asuntos financieros

Cuentas anuales: el estado de tu organización determinará el nivel de información financiera que debes realizar. Las empresas registradas están obligadas por ley a preparar y enviar un conjunto de cuentas financieras cada año. Si bien las organizaciones no incorporadas no están obligadas a hacer esto, deben mantener los libros y registros adecuados.

Otros asuntos son por ejemplo el IVA, las deducciones fiscales…

Para obtener más información te recomendamos que hables con un contable y preferiblemente que tengas experiencias en eventos o festivales.

En cualquier caso, por supuesto, mantén un registro de tus activos para los objetos comprados, como el sitio o el equipo de oficina, es útil mantener un registro de lo que tienes y dónde se almacena cada elemento. Esto debería evitar que los artículos comprados se pierdan, se olviden y se reemplacen innecesariamente la próxima vez.
Planificación futura

Al planificar las finanzas del evento durante un período de años, puedes usar u modelo de “presupuesto en tiempo real” y ajustarlo para demostrar los ingresos y gastos proyectados en el futuro. Este tipo de planificación debería ayudarte a concentrarte en la viabilidad financiera futura del evento y lo que tendrás que hacer para garantizar esto.

Consejos
Mantén tus sus finanzas en cada etapa. Si pierdes el control del presupuesto, efectivamente has perdido el control del evento.

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