Management

El Marketing y la Comunicación en la Organización de Eventos

tema 11 curso organizacion de eventos

Esta sección tiene como objetivo brindarles a aquellos que son nuevos en el marketing de eventos y comunicaciones una guía básica para ayudarlos a través del proceso de planificación.

También puede actuar como un estímulo para que los expertos en marketing de eventos revisen o reconsideren la actividad existente.

Esta sección cubre:

El desarrollo de un plan efectivo de marketing y comunicaciones es esencial para el desarrollo de un evento exitoso. La clave es hacer coincidir el concepto de tu evento (el tema, el programa, etc.) con la audiencia apropiada (aquellos que asistirán o participarán en el evento). Para hacer eso, debes tener una idea clara de lo que realmente ofrece el evento y a quién. También necesitas tener un plan de acción efectivo y los recursos necesarios para implementarlo.

Antes de sumergirte en el proceso de planificación, vale la pena tomarse un minuto para considerar los desafíos únicos relacionados con la comercialización de un evento en lugar de una actividad o producto continuo.

Los eventos son, en general, manifestaciones especiales anuales o puntuales que tienen lugar en un marco de tiempo específico, relativamente corto.

Tienes un período finito para planificar y ejecutar tu actividad de marketing y una oportunidad única para organizar tu evento.

Recuerda, los asistentes que atraigas a tu evento como resultado de la actividad de marketing son en sí mismos una clave para el éxito del evento. Si atraes el tipo y nivel correcto de asistentes, esto ayudará a crear el ambiente y la experiencia especial que el evento aspira a ofrecer, por no mencionar los objetivos financieros o de otro tipo que se hayan establecido.

Análisis de la situación

La primera etapa para diseñar tu plan de marketing implica lo que a veces se denomina el “análisis de la situación”.

Básicamente, significa dar un paso atrás y echar un buen vistazo a toda la información disponible que se relaciona con el evento antes de diseñar un plan para avanzar. La idea es dar el contexto adecuado para tomar decisiones de marketing informadas.

La buena noticia para aquellos que no están familiarizados con el marketing de eventos es que, si ya has realizado la actividad básica de planificación de eventos que se sugiere en el Capítulo 1, ya has dado los primeros pasos para llevar a cabo el “análisis de situación”. Por ejemplo, ya has:

> Establecido la ‘visión’, ‘misión’ y ‘objetivos clave’ del evento

> Considerado las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas relacionadas con el evento y su organización

> Comenzado a formular / refinar el evento, programación de políticas / contenido

> Decidido cuándo es el mejor momento para celebrar el evento. Para desarrollar aún más el análisis de la situación en términos de marketing, deberías comenzar a considerar lo siguiente con más detalle:

> La audiencia existente para el evento (es decir, quién viene, de dónde viene). ¿Cuántos asistentes repetidos? ¿Cuántos asistentes por primera vez? ¿Se ha cambiado el perfil del público a lo largo de los años, etc.?

> Si existe alguna investigación existente (es decir, ¿tienes alguna información importante sobre tu público? ¿Lo examinaste detenidamente?) ¿Qué más necesitas saber? Etc.

> Actividad y recursos de marketing anteriores (es decir, qué ha funcionado en el pasado, qué podría desarrollarse más, etc.)

> Recursos disponibles (es decir, presupuesto, personal, apoyo de las partes interesadas y cantidad de tiempo disponible para entregar el plan, etc.)

> Análisis de la competencia (es decir, ¿El evento tiene competidores? ¿Puedes aprender de ellos?)

> Objetivos de ingresos (es decir, a qué nivel de rendimiento se orienta la actividad de marketing mediante la venta de entradas, cuáles son las otras fuentes de ingresos potenciales y cómo puede influir la actividad de marketing en estos eventos).

A lo largo del proceso, debes tener en cuenta que el marketing de eventos nunca es una actividad independiente o rígida. Implica trabajar como parte de un equipo de eventos más amplio y garantizar que el plan de marketing esté estructurado y que sea lo suficientemente flexible para responder a medida que se desarrolle el evento.

El Plan de Marketing

¿Quién debe elaborar el plan de marketing del evento?

El tamaño y la naturaleza del evento determinarán quién participa en el proceso de planificación y quién es el responsable final de la ejecución del plan.

Para un evento pequeño, el marketing puede ser una de las diversas responsabilidades que tiene una sola persona, mientras que un evento más grande puede requerir un equipo completo de marketing con habilidades especializadas.

Cualquiera que sea el requisito, las responsabilidades deben estar claramente definidas.

Un plan de marketing escrito y desarrollado permite a los responsables de la comercialización del evento comunicar sus planes al equipo más amplio del evento, a los patrocinadores y socios, y solicitar comentarios y aportes, según corresponda.

Algunos eventos más grandes pueden beneficiarse de la formación de un “Subgrupo de planificación de marketing” formado por representantes de los distintos “socios del evento”.

Este tipo de grupo debe servir para influir en la estrategia, proporcionar apoyo práctico y asesoramiento para el personal de marketing del evento y garantizar que todos los socios estén plenamente a bordo con (und capaz de mejorar) los planes de marketing.

Recursos

Al preparar tu Plan de Marketing y Comunicaciones, debes mantener los recursos disponibles a la vanguardia de tu mente. Hay tres factores de recursos clave a considerar:

> Presupuesto: debes establecer el presupuesto de marketing básico desde el principio.

> Tiempo: debes estar al tanto de lo que realmente es posible en el tiempo disponible.

> Personal: debes acordar quién es responsable de qué, e identificar si hay fuentes de asistencia adicional

Identificación de los Mercados Objetivo

El análisis de la situación debería haber identificado ampliamente el tipo de persona que el evento probablemente atraerás y si existe una demanda o brecha en el mercado para el evento. Ahora, identifica en detalle los tipos de grupos en los que realmente gastarás tiempo y dinero tratando de atraer.

Esto significa ser más específico y realista. En esta etapa, debes hacerte dos preguntas clave:

a) ¿Quiénes son los mercados objetivo?

Éstos pueden incluir asistentes anteriores; nuevas audiencias; especial interés y grupos comunitarios, escuelas; grupos de una edad específica, grupos socioeconómicos y étnicos; familias, parejas, turistas, futuros patrocinadores, medios de comunicación, partes interesadas, clubes y organizaciones relevantes, promotores y agitadores, etc.

b) ¿Dónde están los mercados objetivo?

Para cada parte de la categoría debes identificar de DÓNDE es probable que se extraigan, es decir, la comunidad local, la región en general (Ciudad, País, Región…),

Siempre es bueno dejar de lado las ideas en papel. En formato de tabla, haz una lista de todos los grupos que crees que son posibles objetivos y, junto a ellos, enumera el alcance geográfico de cada uno (DÓNDE).

Esta es una actividad de intercambio de ideas que podría realizarse con otros miembros de tu equipo o grupo de planificación de marketing, según corresponda. Te ayudará a identificar la gama completa de objetivos posibles.

Ahora prioriza estos en mercados primarios y secundarios para ayudarte a planificar y aplicar tus recursos en base a esto.

Debes decidir QUIÉN y DÓNDE están sus objetivos para comenzar a pensar en CÓMO los alcanzarás.

Cómo crear una audiencia

Si tu evento es anual o regular, ten en cuenta que tu audiencia actual es uno de sus activos más importantes.

Como mínimo, debes asegurarte de estar construyendo y utilizando constantemente la base de datos de la audiencia. Debes comprender su perfil de la audiencia actual para mantenerlo y desarrollarlo aún más.

Los datos de la audiencia deben ser capturados en cada evento y las tendencias analizadas y comparadas con años anteriores.

Tus audiencias existentes pueden ser embajadores útiles para el evento. Son importantes para difundir la información boca a boca en forma positiva y deben ser nutridos para que regresen.

Además de eso, al examinar la información sobre tu audiencia actual (dónde viven, qué disfrutan, su estado familiar, etc.) puedes comenzar a identificar formas de expandirla.

De acuerdo con las limitaciones presupuestarias, recuerda que debes concentrarte en tu público actual y en tu “nuevo público potencial” y no pierdas tiempo valioso intentando convertir los grupos que tu investigación y experiencia te dicen que puede ser indiferente o poco probable que asistan.

Cuanto más comprendas acerca de tu público actual y potencial, más técnicas sofisticadas se podrían utilizar para dirigirse a grupos específicos (consulta también Investigación de visitantes, Capítulo 12).

Crear los Objetivos de Marketing

¿A dónde quieres ir?

Una vez que hayas identificado los grupos clave que conforman tus mercados objetivo actuales y potenciales, puedes comenzar a establecer objetivos claros que describan lo que deseas lograr. Asegúrate de que sus objetivos de marketing sean SMART (consulta el Capítulo 1).

  • Específicos – ¿Describen con precisión lo que pretendes lograr?
  • Medible – ¿Puedes definirlos y medirlos?
  • Alcanzables: ¿tienes los recursos para ponerlos en acción?
  • Realistas: nunca sobreestimes nada, especialmente los objetivos financieros.
  • Oportunidad: ¿puedes alcanzarlos en el plazo disponible?

Este es un ejemplo de cómo podrían ser los objetivos de marketing SMART para un evento ficticio de múltiples artes que apunta a crear audiencias basadas en el perfil y el rendimiento del año anterior:

  • Aumentar el nivel de asistencia general en 1,000
  • Para atraer 10,000 asistencias más de 2 días: 6,000 el sábado y 4,000 el domingo
  • Para aumentar el número de visitantes que asisten al evento desde fuera de la región en 300
  • Para aumentar 25,000 euros/ dólares en ingresos netos de entradas
  • Para atraer 30% local, 20% regional, 40% escocés y 10 % de participantes del resto del oaís.
  • Para atraer a 300 nuevos miembros de la lista de correo
  • Para aumentar las ventas de ‘entradas familiares’ en un 10%
  • Para alcanzar el 95% de satisfacción de la audiencia ‘excelente’ o ‘muy bueno’
  •  Para lograr la cobertura de la prensa nacional

Recuerda, los objetivos de marketing tienen que tener sentido dentro del marco de los objetivos más amplios del evento (ver Capítulo 1)

Desarrollar la Estrategia de Marketing

¿Cómo vas a llegar allí?

Una vez que se hayan establecido los objetivos de marketing, comienza a analizar el enfoque que adoptarás para lograrlos. En otras palabras, comienza a definir tu estrategia. Para hacer esto, primero piensa en cómo se posicionará el evento en el mercado.

Posicionamiento

Este es un término de marketing que se usa para describir la forma en que presentas lo que está ofreciendo al público. Se trata de comunicar el “sentimiento” y los principales beneficios de la experiencia del evento a través de “mensajes clave”.

Cada evento tendrá su propio rango único de beneficios, que puede incluir, por ejemplo:

  • La reputación del evento
  • Los elementos clave del programa
  • Cuál es el área de interés especial
  • El tipo de experiencia que ofrece el evento (exterior / interior) / todo el día, etc.)
  • Si hay un elemento único, por ejemplo, algo que es específico de la ciudad / evento / lugar
  • Si ofreces algo que es diferente / mejor que otros eventos / experiencias

Recuerda, para un posicionamiento efectivo, debes tener en cuenta quiénes son los principales objetivos, y concentrarte en lo que atraerá más a estos grupos. Pregúntate si debería haber un fortalecimiento de la posición actual o un cambio en el énfasis a beneficios particulares o segmentos objetivo.

Marketing Mix

¿Qué hace que las personas asistan a los eventos? Junto con el posicionamiento efectivo, la combinación de Producto, Precio, Distribución y Promoción son los principales factores que tienen mayor probabilidad de influir en la asistencia y, por lo tanto, su estrategia de marketing:

Producto: lo que ofrece el evento

¿Puedes desarrollar más el producto?

Cosas a considerar:

  • ¿Se deben hacer ajustes al evento en general para que sea más apropiado o atractivo para tu público objetivo?
  • ¿Es necesario desarrollar más el programa / contenido?
  • ¿El lugar necesita ser adaptado o mejorado?
  • ¿Cuál es la experiencia total? ¿Estás ofreciendo paquetes de eventos en asociación con proveedores de transporte, hoteles, restaurantes, etc. que podrían hacer que la experiencia del evento sea más atractiva y agradable?

Precio: el coste de asistir

¿Cómo se suma el costo de asistir al evento?

Si corresponde, considera:

  • ¿El precio del boleto / tarifa de entrada está en el nivel correcto para los grupos objetivo?
  • ¿El precio ofrece valor por dinero?
  • ¿Hay un rango apropiado de opciones de boletos? ¿Necesitas introducir entradas familiares u ofertas especiales, por ejemplo?
  • ¿Necesitas ofrecer alguna diferencia de precio para fomentar la asistencia a actuaciones particulares?
  • ¿Hay algún costo adicional (tarifas de reserva, viajes, comidas, alojamiento, estacionamiento) que afectará la decisión de asistir?

Distribución: facilitar la asistencia.

  • Para eventos con entradas: ¿Has implementado la red de distribución de entradas por adelantado adecuada? Por ejemplo, ¿estás utilizando una línea directa de entradas, ventas por Internet, taquillas, agencias de boletos, reservas postales, ventas a través de una tienda o biblioteca local, etc.?
    > ¿Ofrecen varios métodos de pago apropiados (por ejemplo, tarjeta de crédito, cheque, efectivo)?
    > ¿El programa del evento está diseñado de manera apropiada para atraer a tus objetivos?
    > ¿Es fácil llegar al evento?
    > Asegúrate de proporcionar la información de viaje, alojamiento y ubicación adecuada para alentar a los visitantes que no conocen bien el área.

Promoción: decir las cosas correctas a las personas adecuadas

> Comunicar el posicionamiento del evento a través de mensajes clave: A quién está dirigido el evento; Qué es tan especial en eso; Por qué es una buena idea asistir; ¿Cuándo tendrá lugar? ¿Dónde tendrá lugar? ¿Qué tan fácil es involucrarse con el evento?

> Desarrolla la combinación correcta de herramientas de marketing para llegar a tu público.

Herramientas de Marketing

Una vez que hayas realizado la actividad anterior, debes estar mejor preparado para decidir los tipos de “herramientas” (materiales y acciones) que emplearás para alcanzar de manera más efectiva a tu público objetivo.

Existe una amplia gama de opciones disponibles, y las herramientas que elijas dependerán de todos los factores anteriores junto con los recursos (tiempo, dinero y personal) que están disponibles para ti. Algunas de las herramientas de marketing de eventos más utilizadas incluyen:

  • Impresión: carteles, folletos, tarjetas postales, programas, etc.
  • Distribución directa por correo e impresión
  • Publicidad en medios: prensa, radio y televisión
  • Sitio web / internet / boletines electrónicos
  • Publicidad exterior: vallas publicitarias, lados de autobuses, sitios de carteles, vestimenta, etc. Programas / clubes de amigos / embajadores
  • Comunicados de prensa, promociones y actividades
  • Patrocinio de medios

Desarrollar la marca

Cualquiera que sean las herramientas que emplees, deben estar unidas por una “marca” constante. Con esto nos referimos a la “identidad gráfica” y al “tono de voz” que se desarrolla para el evento. Esto incluirá el logotipo del evento, los colores, la imagen, el tipo de letra, la copia y cómo se unen en materiales de comunicación unificados.

Aspectos a considerar:

  • La marca debe reflejar y reforzar el posicionamiento deseado del evento.
  • Piensa en la vida útil de la marca. ¿Tiene el potencial para adaptarse en los próximos años?
  • ¿Funciona la marca en toda la gama de herramientas de marketing, desde pósters hasta papel con membrete y gráficos para sitios web, por ejemplo?
  • ¿Estás creando una nueva marca o desarrollando una existente?
  • ¿Cómo funciona tu audiencia? ¿Percibimos la marca existente (en su caso)?
  • ¿La marca actual encaja con el lugar donde quieres llevar el evento?
  • ¿Refleja la experiencia del evento?

Trabajar con diseñadores gráficos

Los materiales impresos producidos de forma barata pueden ser una economía falsa. A menos que haya alguien con fuertes talentos en diseño gráfico en el equipo del evento, debes asegurar los servicios de un diseñador gráfico para desarrollar la marca y producir materiales impresos profesionales.

Puedes tener una relación continua con un diseñador en el que confíes, o puedes optar por invitar a una o más empresas de diseño cuyo trabajo sea de tu admiración para que le ofrezcas el trabajo.

De cualquier manera, al principio debe aclarar lo que se requiere en forma de un resumen de diseño.

Aquí hay algunos consejos para comenzar:

> El resumen de diseño debe incluir: una breve descripción del evento, objetivos generales del evento, audiencias objetivo, objetivos de marketing SMART, una lista completa del rango y las cantidades de elementos de diseño requeridos, la línea de tiempo y entrega de cada artículo, aclaración de quién debe ser responsable de la gestión de impresión, un resumen del presupuesto, cualquier requisito especial.

> Asegúrate de haber analizado cuidadosamente todos los elementos de diseño y materiales que probablemente necesites antes de acordar el presupuesto. Si no lo haces, los costos podrían aumentar significativamente a medida que agregues elementos de impresión adicionales a la especificación del trabajo. Asegúrate de estar de acuerdo y de entender qué parte posee los derechos del diseño. Si no eres tú, prepárate para las consecuencias si deseas trabajar con un diseñador diferente y conservar el logotipo u otros gráficos en el futuro.

> Si estás trabajando con una agencia de diseño, asegúrate de tener un punto de contacto para garantizar una comunicación fluida.

> Mantén al diseñador al día con los cambios en los plazos, y modifica y acuerda el calendario, si corresponde.

> Asegúrate de que todas las pruebas estén firmadas antes de imprimirlas.

> Asegúrate de que se le suministran copias digitales del conjunto de logotipos y elementos de diseño clave en un formato relevante que sea compatible con el software de su computadora. No deseas contactar al diseñador cada vez que solicites o necesites su logotipo o imagen de marca.

Impresión

Hay una amplia gama de enfoques que podrías tomar con tu material impreso.

Piensa en el rango completo y la cantidad de impresión que necesitas.

Piensa en lo que ha funcionado bien en el pasado y lo que funcionará para tu rango de grupos objetivo.

La clave es revisar y revisar las tácticas cuando sea apropiado, no produzcas material solo porque siempre lo has hecho. Estos son algunos consejos para ayudarte a obtener lo mejor de tus herramientas de impresión:

Logotipos de patrocinadores

Si tu evento es financiado por una variedad de agencias públicas y patrocinadores, asegúrate de que todas sus publicaciones y publicaciones tengan los reconocimientos acordados, pero evita crearlos. Parece que tienen un toque de ‘logo-i-tis’.

Es un buen método para diseñar un “conjunto de logotipos” que se pueda utilizar en todos tus elementos impresos.

Evitar colocar los logotipos en el cuerpo del diseño; por lo general, es un método más limpio para colocar todos los logotipos juntos en un “conjunto de logotipos”, por ejemplo, en una tira en el borde inferior del póster o en el panel posterior de un folleto.

Asegúrate de que cada logotipo tenga el “espacio para respirar” apropiado a su alrededor, que tenga el tamaño requerido y que el patrocinador haya aprobado su uso y colocación.

Carteles

> Los carteles cumplen la función de crear conciencia y anticipación para el evento. A menudo, pueden producirse con bastante antelación al evento porque están preocupados por comunicar sus mensajes clave, no los detalles de su programa. Su diseño debe ser llamativo, simple y audaz, nunca sobrecargues un póster con texto.

> Asegúrate de que el texto, especialmente el título del evento, las fechas, el lugar y la dirección web sean claros y puedan leerse desde una distancia apropiada.

> Asegúrate de que haya un contacto para obtener más información y entradas: una dirección web o un número de teléfono.

> Asegúrate de haber pensado en dónde podrá exhibir sus carteles (¿necesita producir versiones A4, A3, A2 o 60 ”x40” o una combinación de varios tamaños, por ejemplo?

> Decide las cantidades de impresión adecuadas y recuerda guardar algunos carteles para el lugar, el archivo y los paquetes de informes.

> Considera si hay una opción para vender afiches en el evento, tal vez firmado por un invitado especial.

Flyers y folletos

Los flyers y folletos ofrecen una función diferente a los carteles.

Por un lado, la gente puede recogerlos y llevárselos. Por lo tanto, no solo produzcas “mini carteles” sino proporciona también un nivel más completo de información, ampliando sus mensajes clave para convertir el interés en asistencia.

Estos son algunos consejos:

> Asegúrate de que tus folletos sean llamativos e interesantes, algo que la gente pegará en sus tableros de anuncios en lugar de en la basura.

> Mantener la imagen frontal simple y audaz. No lo sobrecargues con texto.

> Describe con más detalle quién, qué, por qué, cuándo y dónde del evento en el interior y / o la parte posterior del folleto.

> Ofrecer información clara sobre la emisión de boletos (incluye descuentos para grupos, concesiones disponibles, etc.).

> Si deseas atraer visitantes de fuera del área local, es esencial un mapa que muestre la ubicación de los lugares.

> Asegúrate de haber proporcionado información clara sobre el viaje (o los contactos apropiados) con respecto a las estaciones de tren cercanas, las rutas de autobús y carretera, el estacionamiento, etc.

> Incluya consejos esenciales de salud y seguridad, como por ejemplo: sin cristales, sin alcohol, con ropa de abrigo, no adecuado para niños, etc.

> Asegúrate de utilizar una fuente simple y de que el texto sea de un tamaño razonable.

> Si el texto se coloca o se invierte fuera de las imágenes, asegúrate de que siga siendo legible. La “copia” debe estar bien escrita y ser concisa. Pídele a alguien que cuide los detalles para verificar si hay inexactitudes y “errores tipográficos” antes de imprimir.

> Piensa en el tamaño adecuado de impresión para distribución / envío / bastidores, es decir, A6, A5, 1/3 A4, plegado, cortes y formas especiales: las opciones son amplias.

> Si vas a publicar algunos de los folletos o volantes, asegúrate de obtener sobres que encajen en el interior sin necesidad de doblarlos.

> Nunca imprimas en un solo lado de un folleto: esto puede parecer poco profesional y generalmente es una oportunidad desperdiciada.

Programas impresos

> Los programas deben proporcionar todos los detalles de las actividades del evento. Es probable que se produzcan solo cuando se confirme el programa completo y que sirvan de guía para el evento.

> Se pueden distribuir por adelantado, o en el propio evento (gratis o para la venta).

> Deben incluir elementos tales como: un mensaje de bienvenida y una palabra del patrocinador o de cualquier otro respaldo; “Programa de un vistazo”; un sitio / mapa de orientación con llave; detalles completos del programa; información y reconocimiento del patrocinador; fondo e imágenes del evento; dónde conseguir comida y bebida; una lista de las atracciones de los visitantes locales, alojamiento y servicios en el área; una nota con respecto a futuras oportunidades de patrocinio / publicidad relacionadas con el evento; Lista de correo del evento y detalles de contacto; una sección de “créditos”.

> No olvides que puede aumentar los ingresos por publicidad vendiendo páginas en el programa o intercambiando anuncios con otras publicaciones apropiadas.

> Ten en cuenta que un programa de eventos bien producido puede ser útil cuando se trata de interesar a futuros patrocinadores en su evento.

Entradas

No olvides que las entradas para eventos en sí mismas son herramientas de comunicación útiles. Bien, es posible que ya hayas “capturado” al cliente, pero los tickets pueden continuar trabajando para el evento de otras maneras.

> Asegúrate de que los boletos que produces reflejen el nivel profesional del evento, especialmente si los boletos se venden con anticipación.

> Nuevamente, si se vende por adelantado, asegúrate de que el boleto no se pueda reproducir fácilmente; si corresponde, piensa en usar números de serie u hologramas, por ejemplo. Las compañías de boletos especializadas pueden proporcionar una gama de opciones apropiadas. Asegúrate de que cada tipo de boleto sea fácilmente distinguible en la colección. Por ejemplo, puedes usar el color para diferenciar entre el precio completo y los boletos de concesión. Esto hará que la verificación de boletos sea más rápida y fácil al ingresar.

> Piensa en usar el reverso del boleto para llamar la atención sobre los elementos clave del programa, los recordatorios de salud y seguridad, o considera venderlo como espacio publicitario.

> Piensa en otras formas en que el ticket podría funcionar para ti. Por ejemplo, ¿es apropiado incorporar un “cupón de oferta especial” desprendible o una oportunidad de “sorteo”?

> El punto es, no te pierdas un truco y sé creativo con tus herramientas de marketing.

Otros elementos de impresión / diseño

Otros elementos de impresión o diseño pueden incluir VIP, invitaciones de lanzamiento o de prensa, papel con membrete, sitio web, boletos de cortesía, bolsas de transporte, formularios de entrada, carpetas, catálogos, material de correo directo, paquetes de patrocinadores, diseños de anuncios, mapas de sitios, etc.

Es importante que pienses en todos los elementos impresos que se requieren en las etapas de planificación para un uso efectivo de los recursos de tiempo y presupuesto.

Impresión

Si estás trabajando con un diseñador profesional, puedes decidir delegar el negocio de trabajar con la impresora.

Alternativamente, puedes elegir trabajar directamente con la impresora por cuenta propia. De cualquier manera que se maneje tu producción de impresión, aquí hay algunos puntos a considerar:

> Obtén un buen precio por el trabajo. Las cotizaciones de impresión pueden variar ampliamente de un proveedor a otro. La regla de oro es buscar al menos tres cotizaciones.

> Utiliza la calidad y el peso adecuados del papel: asegúrate de obtener una muestra de la impresora. Una impresión inadecuadamente barata puede tener un impacto negativo en tu esfuerzo de marketing, mientras que un stock de muy alta calidad puede ser innecesario.

> Establece escalas de tiempo realistas y asegúrate de que la impresora pueda entregarlas a tiempo. Permite una contingencia para que no sea un desastre si la impresión llega unos días tarde.

> Sé inteligente: piensa en el tamaño de la prensa en la que estás trabajando tu impresora. ¿Puede imprimir varios artículos en el mismo papel para ahorrar presupuesto? Habla con tu empresa de impresión sobre las maneras de ahorrar costos, tal vez puedas ajustar su escala de tiempo y / o tamaños de impresión en consecuencia. Si no entiendes algo, pídele a tu diseñador o empresa de impresión que te explique… Siempre obtén una prueba de color.

> Sé consciente de las diversas opciones que se te ofrecen. Los trabajos de impresión estándar a todo color se logran utilizando una combinación de cuatro tintas: cian, magenta, amarillo y negro (CMYK).

> Los trabajos de impresión “Mono” (blanco y negro) o “puntual” (negro más un color) probablemente sean un poco más económicos que a todo color. Esto puede ser una economía falsa, sin embargo, si la apariencia que brindan no refleja el posicionamiento de su evento.

> El uso de colores “Pantone” premezclados especiales, acabados brillantes o especiales y cortes inusuales puede ser efectivo, pero es probable que cueste más dinero.

> Conocer los diferentes tipos de procesos de impresión. Busca asesoramiento sobre el proceso más relevante y rentable para tu impresión, es decir, litográfico (bueno para tiradas de impresión grandes), digital (bueno para tiradas limitadas de impresión, trabajos de gran formato y de una sola vez), serigrafía (bueno para formatos grandes carteles).

> Construye tu conocimiento. Si no entiendes algo, pídele a su diseñador o empresa de impresión que te lo explique.

Publicidad en los medios de comunicación

Al considerar qué plataformas de publicidad utilizar, piensa en los medios que mejor llegarán a tu público objetivo. Por ejemplo, los periódicos diarios generalmente tienen una vida corta pero un alto número de lectores; las revistas mensuales tienen una vida útil más larga y, a menudo, un número de lectores más específico o especializado; la radio puede proporcionar mensajes cortos repetidos y una alta penetración en el mercado; La televisión puede parecer costosa pero puede darle a tu evento un sentido de credibilidad.

El punto de partida es identificar los medios que tienen más probabilidades de satisfacer tus necesidades (y tu presupuesto) para luego ponerte en contacto con las distintas compañías para solicitar información sobre su número de lectores / perfil de audiencia, alcance, oportunidades de publicidad, costos y plazos.

Esta información suele estar disponible en forma de una ‘Tarjeta de tarifas’.

La recopilación y comprensión de esta información te permitirá comenzar a elaborar tu plan de publicidad. Este plan debe incorporar todas las publicaciones / estaciones, fechas, fechas límite, requisitos y notas especiales para ayudarte a administrar su actividad publicitaria.

Para realizar un seguimiento de su gasto publicitario y de la actividad, configura tu plan en un paquete como Microsoft Excel utilizando encabezados.

Publicidad en los medios impresos

Con esto nos referimos a anuncios colocados en publicaciones: los periódicos locales, regionales o nacionales; Revistas especializadas y otros medios impresos.

> Haz contacto inicial con el equipo de ventas de las diversas publicaciones que te interesan mucho antes de reservar la campaña. Explica el tipo de evento que estás promoviendo, investiga si hay algún suplemento especial o problema que se relacione con la naturaleza de tu evento. Pregunta si ofrecen planes de descuento para reservas en bloque o si se trata de publicaciones hermanas.

> Los anuncios en la prensa impresa generalmente se venden a una tasa de ‘por centímetro de columna’ (p.c.c.). A menudo, también se venden por tamaños de conjuntos específicos (es decir, página completa, media página, página de un cuarto, etc.).

> Al comprar anuncios de acuerdo a un p.c.c. califica y establece el ancho de cada una de las columnas de la publicación, decide cuántas columnas de ancho y cuántos centímetros de alto deseas que tenga tu anuncio. Para calcular el precio, sigue esta fórmula: Precio = (número de columnas de ancho) x (número de centímetros de alto) x (£/€/$ tasa p.c.c.).

> Ten en cuenta que las diferentes tasas se suelen cotizar para anuncios en color y en mono. Si planeas colocar anuncios mono, asegúrate de que tu diseñador haya sido informado para suministrar versiones mono del diseño.

> Asegúrate de saber dónde aparecerá tu anuncio en la publicación. Recuerda que normalmente se cobran tarifas diferentes por la publicidad en la sección “clasificado” en lugar de “papel” (ROP). Puedes especificar una página en particular (es decir, las artes o la página principal), pero asegúrate de preguntar si esto implica pagar una prima.

> Comprueba cuándo y cómo la publicación debe recibir una ‘copia’. Una vez que hayas enviado tu copia, verifica si se ha recibido, o solicita la confirmación del recibo. Siempre debes enviar una prueba impresa de tu diseño para evitar errores de impresión.

> Comprueba siempre que tu anuncio realmente apareció. Si la publicación ha cometido un error y el anuncio no aparece o está incompleto, negocia un reembolso o una ubicación alternativa apropiada.

> Incluso si tu presupuesto es extremadamente ajustado, puede valer la pena retener un monto de contingencia para que puedas aceptar cualquier oferta atractiva de último minuto.

> No olvides que si tienes tu propia publicación (programa de eventos o folleto), puedes intentar hacer “acuerdos” con otras publicaciones relevantes (revistas de interés especial, otros folletos de eventos) a través de los cuales puede intercambiar espacio publicitario.

Algunas publicaciones también ofrecen la oportunidad de insertar tu impresión en sus publicaciones.

Publicidad en la radio

La publicidad en la radio regional puede ser una forma útil y rentable de lograr un alto nivel general de concienciación sobre eventos.

Algunas cosas a considerar:

> ¿Tus mensajes clave serán adaptables a la radio?

> ¿Qué estaciones son relevantes para tus mercados objetivo? Piensa en el perfil y alcance del oyente.

> Ten en cuenta los programas y la hora del día en que es más probable que tu mercado objetivo esté sintonizado en la radio.

> Es habitual que la estación de radio produzca el anuncio, pero necesitan un resumen claro para poder diseñar y escribir el anuncio de manera efectiva.

> Piensa en la música, la voz en off, el guión: ¿refleja el posicionamiento del evento?

> Las estaciones de radio locales a veces están interesadas en transmitir en vivo desde eventos. Si se involucran de esta manera, la asociación a menudo implica un nivel de “charlas” del presentador antes del evento. Estos pueden ayudar a respaldar aún más el evento.

Publicidad televisiva

La publicidad televisiva local puede ser más barata de lo que crees, y puede ser efectiva para eventos a gran escala con mercados objetivo amplios.

Las estaciones regionales comerciales a menudo ofrecen paquetes divididos en “microrregiones”. Esta puede ser una forma rentable de obtener cobertura general en áreas específicas para eventos con un amplio atractivo para el mercado.

Si no promocionas, algo terrible sucederá: nada.

La estación de TV te ayudará a planificar el horario de acuerdo a cuándo es más probable que tus objetivos lo estén viendo, y puede producir el anuncio para ti como parte del trato.

> Si no tienes imágenes de calidad disponibles, no consideres esta opción. Puedes terminar dañando tu esfuerzo de marketing si el anuncio de televisión parece barato.

Publicidad exterior

La publicidad exterior es una excelente manera de lograr una fuerte “presencia en la calle”. Por lo general, implica mostrar carteles y pancartas de gran formato en ubicaciones clave.

Las empresas especializadas en publicidad al aire libre poseen y venden espacio a través de una variedad de plataformas que incluyen redes de transporte, vallas publicitarias y pantallas de grandes centros urbanos.

Algunas oportunidades de publicidad al aire libre son propiedad y están administradas por el consejo local; estos a menudo incluyen posiciones de banner y marcas en el mobiliario urbano (es decir, farolas y unidades de visualización).

Además de estas oportunidades de publicidad formal, también puedes identificar y negociar oportunidades adicionales, por ejemplo, el uso de escaparates para construir una pantalla.

Aquí hay algunos consejos adicionales:

> Observa la ciudad y accede a ciertas las rutas. Identifica las diversas oportunidades de publicidad al aire libre disponibles; establece quién es responsable de ellos y cuáles son los costos involucrados (producción y exhibición).

> Asegúrate de obtener permiso para colocar todos los carteles o pancartas cuando corresponda.

> Al producir pancartas para exteriores, se recomienda que se impriman en material impermeable al viento / permeable, según corresponda.

Distribución de la impresión

Antes de producir cualquier impresión, haz su tarea y piensa detenidamente dónde y cómo la distribuirás. Por ejemplo, tiene poco sentido crear pósters A2 si las tiendas y negocios locales solo tomarán A4.

No importa lo fantástica que se vea la impresión, es inútil si nunca sale de la oficina del evento. Algunos puntos a considerar:

> Hay empresas de distribución de impresión profesionales que pueden cubrir todo el país o solo el área local. Pueden diseñar un programa de distribución para ti en función del perfil de público objetivo y mostrarán la impresión en bastidores y sitios mantenidos profesionalmente durante un período acordado. A nivel local, galvaniza el apoyo de tu comité o recluta voluntarios adicionales para ayudar a distribuir la impresión. Con tu público objetivo en mente, piensa en las áreas que pueden estar dispuestas a mostrar o distribuir la impresión de forma gratuita. Estos pueden incluir: centros de información turística, hoteles y pensiones locales, tiendas, cafés, colegios, edificios municipales, bibliotecas, pubs, centros de arte y ocio, teatros, consultorios médicos, etc.

> No te olvides de las oportunidades potenciales para difundir audiencias en otros eventos o sedes; piensa en entregas puerta en puerta o folletos de mano a mano en un sábado por la tarde.

> Piensa en cómo los socios de eventos pueden ayudarte. Por ejemplo, ¿hay oportunidades para insertar folletos en los correos de los patrocinadores o tienen algún espacio público donde se pueda crear o distribuir folletos, etc.?

Listas de correo

Es esencial que los eventos recurrentes desarrollen una lista de correo.

Captar los detalles de los asistentes en un evento para informarles sobre el próximo es sentido común y una forma rentable de retener (y comunicarse con) las audiencias. Los eventos que venden la mayoría de las entradas con anticipación a través de los sistemas de taquilla tienen una ruta directa para capturar los detalles de los asistentes.

Sin embargo, muchos eventos son gratis para ingresar o simplemente cobran en la puerta. Sea cual sea tu situación, asegúrate de que la captura de datos de audiencia sea una prioridad en su planificación de marketing.

Aquí hay algunos consejos:

> Las listas de correo no tienen que ser complicadas. Solo captura la información que necesites.

> Asegúrate de mantener la información en un programa de computadora que te permita ordenar la lista, realizar fusiones de correo e imprimir etiquetas (por ejemplo, Microsoft Access o Excel).

> Piensa en las formas en que podrías segmentar la lista. Asegúrate de proporcionar un ‘campo’ para ingresar cuando el miembro se una a la lista junto con cualquier otra información apropiada.

> Cuando las personas compren entradas, pregúntales si les gustaría unirse a la lista de correo y estar preparados para tomar sus detalles: en el evento, ten a mano el libro de visitas o los formularios de la lista de correo.

> Piensa en incentivos: monte un sorteo o una competencia (por ejemplo, “Únase a nuestra lista de correo y gane …”). Establezca “estaciones” altamente visibles donde las personas puedan ingresar.

> Al realizar una investigación de visitantes, ofrécele a los encuestados la oportunidad de “inscribirse” para unirse a la lista de correo. Siempre debes obtener su consentimiento. En cualquier formulario de captura de datos, incluye una frase en la línea de “Su información se utilizará con el propósito de (nombre de la empresa) para informarle sobre eventos futuros. No pasaremos sus datos de contacto a ninguna otra organización “.

> Deja en claro que los detalles serán almacenados en la computadora.

> Conserva los formularios de datos originales como referencia.

> Familiarízate con la Ley de protección de datos.

> Haz una copia de seguridad de tu base de datos con regularidad en el disco duro.

> Mantener la base de datos en vivo durante todo el año. Si hablas con alguien interesado en el evento, pregúntale si le gustaría unirse a la lista de correo.

> Agrega una línea en todos sus materiales impresos con información sobre cómo unirse a la lista de correo.

> Mantenlo limpio. Incluye siempre una dirección de “retorno a” en cualquier correo y elimina cualquier contacto de quien se devuelva el correo.

> Asegúrate de capturar códigos postales para ayudar con la eficiencia.

Correo directo

Una vez que hayas desarrollado tu lista de correo, es importante que la uses de manera efectiva. El correo directo básicamente significa información de marketing dirigida personalmente que envías por correo. En un nivel básico, puedes asegurarte de que todos en la lista reciban información general sobre el evento.

Para campañas más sofisticadas, es posible que desees pensar en segmentar la lista para que puedas dirigirte a grupos específicos.

Algunos puntos a considerar:

> El correo directo puede proporcionar una alta tasa de retorno, pero el costo por unidad puede ser alto en comparación con otras herramientas de marketing.

> Envía una carta de presentación personalizada con tu impresión. Firma personalmente (en tinta azul) si es posible, se parecerá menos al “correo no deseado”.

> Piense en a quién le estás escribiendo y describe los beneficios clave que crees que atraerán específicamente al grupo de correo.

> Incluye una ‘llamada a la acción’. ¿Qué debe hacer la persona a continuación? ¿Se ofrecen descuentos u oportunidades especiales a través del correo?

> Busca consejo. Consulta con con Correos u otra empresa de transporte sobre franqueo, niveles de aumento masivo, etc. que pueda aplicar a tu campaña. Elige el método más práctico de entrega

> Piensa en cómo se realizará el “cumplimiento” del correo. ¿Tienes ayudantes / voluntarios para ayudarte a llenar sobres? ¿Estás utilizando una casa de correo para hacer esto por tu cuenta?

> Recuerda incluir las direcciones de algunos miembros clave del personal en cualquier correo para probar la entrega.

Correo electrónico

No te olvides del correo electrónico. Brinda la oportunidad de que tu lista de correo reciba información por vía electrónica en lugar de (o también) por correo.

Algunos indicadores:

> El correo electrónico es una solución de correo flexible y de costo comparativamente bajo. Puedes distribuir información de forma barata y sencilla después de que se produzca el programa impreso principal y hasta el último minuto si es necesario.

> No ‘spam’: solo envía un correo electrónico a aquellos que se hayan registrado para recibir información.

> No te conviertas en una plaga. Por ejemplo, un correo electrónico mensual o trimestral es generalmente más apropiado que uno semanal y solo envía un correo electrónico si hay algo importante que decir.

> Proporciona instrucciones para que las personas se eliminen de la lista de correo electrónico, en caso de que deseen dejar de recibir información en cualquier momento.

> Siempre proporciona un enlace al sitio web de tu evento en el cuerpo del correo electrónico para facilitar un “clic”.

> Es posible medir la efectividad de las campañas de correo electrónico muy de cerca, especialmente si están vinculadas al acceso al sitio web y la venta de boletos.

> Piensa en las opciones de presentación: ¿enviarás el correo electrónico en texto sin formato o en formato HTML?

Sitio Web

Es una herramienta de marketing cada vez más esencial. Un buen sitio web de eventos puede ofrecer a los eventos una ventaja cuando se trata de dirigirse a los visitantes desde fuera del área local. Sin embargo, no caigas en la trampa de simplemente poner la información de tu folleto en la pantalla.

Usa el medio para crear una imagen de la experiencia, usa fotografías, mapas del sitio, brinda información sobre el programa y enlaces a otras fuentes de información, etc.

Algunas cosas a considerar:

> Siempre manten tu sitio actualizado.

> Asegúrate de que el sitio sea fácil de navegar: la información no debe estar a más de tres clics de distancia de la página de inicio.

> Mantente al tanto de los costos totales: diseño, nombre de dominio, hosting y mantenimiento.

> El sitio debe estar diseñado y optimizado de manera adecuada para garantizar los máximos impactos.

> Es esencial poder verificar la actividad del usuario, es decir, los niveles de visitas, las referencias de otros sitios, las solicitudes directas, etc.

> Piensa en cómo se construirá el sitio. ¿Se diseñará para que puedas administrar el tú mismo? Los

> ¿Se ha diseñado para que pueda ser “rediseñado” con futuros visuales de la campaña, etc.?

> ¿Puedes capturar detalles de correo y administrar campañas de correo a través del sitio?

> Si proporcionas algún enlace a otros sitios, busca las aprobaciones adecuadas.

Relaciones con los medios y planificación

Tu plan de medios debe formar una parte importante e integrada de tu plan de marketing y comunicaciones. Por medios nos referimos a periódicos y revistas, estaciones de radio y televisión, internet, boletines, y periodistas independientes.

Debes apuntar a aquellos que sean más apropiados para tus audiencias. La cobertura de los medios editoriales generalmente es más persuasiva que pagada por la publicidad y, además, es gratuita.

Sin embargo, no esperes que los medios de comunicación acudan a ti, tienes que estar activo en la comunicación de la historia del evento. Aquí hay algunos consejos para comenzar:

  • Si no tienes un “oficial de medios” dedicado para el evento, asegúrate de que alguien apropiado en el equipo tenga la responsabilidad de coordinar la actividad de la prensa.

Recomendación

Las herramientas de comunicación se están desarrollando constantemente; asegúrate de mantenerte actualizado.

Construye una base de datos de medios. Identifica e investiga los medios de comunicación clave y los periodistas especializados que crees que podrían estar interesados en cubrir el evento.

También puedes incluir contactos, como los políticos de tu circunscripción y las partes interesadas, que también deberían recibir cualquier comunicado de prensa como una cuestión de rutina para mantenerlos informados.

  • Ten en cuenta los días límite y el formato preferido (correo electrónico o publicación) para recibir comunicados de medios e imágenes.
  • Mantener un seguimiento de la respuesta e interés de los medios.
  • Crear una buena relación con el periódico local y los periodistas apropiados.
  • Siempre sé preciso y honesto al tratar con los medios de comunicación: no tiene sentido sobredimensionar una historia. Perderás su confianza si sienten que han sido engañados.
  • Proporcionar la acreditación y las instalaciones adecuadas para que los medios informen sobre el evento. Las instalaciones pueden incluir: una sala de prensa con conexión a internet, computadora, teléfono, refrigerios, etc.
  • Recuerda invitar a los periodistas a revisar el evento.
  • Siempre di “gracias” si el evento está cubierto por la prensa.

El plan de acción para los medios

Desarrolla un plan de acción para los medios que represente la actividad de los medios en contra de una línea de tiempo, teniendo en cuenta los períodos pre, “en vivo” y posteriores al evento.

Tu plan puede incluir el lanzamiento de lo siguiente:

> Información sobre clientes potenciales largos: esta es la información resumida del evento que se envía a la atención de “diarios de planificación futura” seleccionados de periódicos, revistas, estaciones de radio y televisión, según corresponda. El objetivo es crear una conciencia que resalte cualquier potencial que el evento tenga para proporcionar contenido para funciones futuras. Recuerda embargar la información cuando corresponda.

> Liberación de listados: esta es una copia básica que debe enviarse a los editores de listados de las publicaciones correspondientes. Prepara un lanzamiento corto con toda la información de contacto clave. Recuerda que los listados suelen tener alrededor de 100 palabras, así que asegúrate de mantenerlo al corriente. Es posible que tengas que distribuirlos a algunas publicaciones trimestrales o mensuales antes de su lanzamiento a la prensa, ya que estas publicaciones a menudo tienen largos plazos de entrega.

> Lanzamiento: fechas confirmadas, lugar, mensajes clave del programa, patrocinadores, etc. Es habitual que haya algún tipo de actividad de lanzamiento especial planeada junto con esto. Por lo general, el impulso principal de la actividad de tu campaña de marketing también se iniciará a partir de esta fecha.

> Historias y características de interés especial: debe interesarse por las diferentes publicaciones con diferentes ángulos de la historia para generar un impulso para el evento a medida que avanza el gran día.

> Oportunidades fotográficas: piensa en cómo vender su evento en imágenes. Crea ángulos interesantes visuales e intenta interesar a los escritorios de fotografías de periódico apropiados.

> Versión previa al evento: se trata de una versión general que actúa como un recordatorio y proporciona detalles completos sobre el día y las actualizaciones de última hora.

> Publicación del lanzamiento del evento: esta versión debe enviarse por correo electrónico / fax al cierre del evento. Es un enfoque útil para escribir un par de versiones de escenarios diferentes antes del evento y luego adaptar el más apropiado para que se ajuste.
Una vez que el evento haya terminado por un par de días, se convierten en noticias viejas.

> Gestión de crisis: asegúrate de haber considerado los diversos riesgos asociados con el evento. Prepara una gama de respuestas de escenarios e identifica a los portavoces de los medios según corresponda.

Cómo escribir un comunicado de prensa

A continuación, presentamos algunos consejos básicos para ayudarte a escribir un comunicado de prensa simple.

> Usar papel con membrete

> Escribe el día de la publicación en la parte superior

> Escribe la fecha de emisión> Indica si la información es de divulgación inmediata o si está embargada hasta una fecha determinada

> Usa un título fuerte, claro y que llame la atención (pero relevante)

> Agrega un subtítulo explicativo si lo necesita> Escribe doble espacio entre líneas y deja amplios márgenes

> En el primer párrafo, asegúrate de cubrir qué, dónde, por qué cuándo y quién: coloca la información más importante primero y hazla más rápida

> Amplía y añade profundidad a la historia en el próximo par de párrafos, pero mantenlo en el punto

> Usa citas del director del evento o de los patrocinadores según corresponda

> Intenta mantenerlo en una página, y no más de dos> Escribe “Fin” al final

> Incluye cualquier tecla datos e información adicional, como información sobre los boletos, horarios de apertura, una lista de todos los patrocinadores en ‘Notas a los editores’

> Incluye siempre detalles del encargado de prensa / contacto del evento para obtener más información: nombre, compañía, número de teléfono y dirección de correo electrónico> Indica si las imágenes están disponibles y en qué formato.

Recortes de prensa

Si tu presupuesto lo permite, es una buena idea contratar a una agencia de recortes de prensa para monitorizar la cobertura de la prensa, especialmente si tu evento puede atraer una cobertura más allá del área local. Por lo general, se paga un retenedor por el período requerido junto con un cargo por corte. Asegúrate de que su agencia esté completamente informada de tu actividad de prensa.

Fotografías

Es imprescindible tener buenas fotografías de tu evento.

Si tu presupuesto lo permite, contrata a un fotógrafo profesional; si no es así, asegúrate de nominar a un fotógrafo del equipo del evento. Antes del evento, prepara una lista completa de todas las tomas que te gustaría tener.

Piensa en el marketing y la marca en el futuro, así como en los usos de la planificación del sitio, y no te olvides de obtener las vacunas con la marca de patrocinador prominente. A menos que acepte lo contrario, el fotógrafo posee los derechos de autor de las imágenes aunque hayas encargado el trabajo.

Es un buen enfoque para apuntar a un acuerdo mediante el cual las imágenes se le entreguen digitalmente con el acuerdo de que pueden usarse para la futura promoción del evento. En este escenario los fotógrafos siempre deben ser acreditados.

Otras consideraciones:

> Ceremonias de presentación: la mayoría de los eventos deportivos incluirán una ceremonia de presentación después del partido o la competencia. Acuerda el formato de la ceremonia y avisa a los equipos y oficiales con anticipación, considerando cualquier tradición y si los medios de comunicación están involucrados con fotos o entrevistas.

> Asistencia y protocolo de personalidades: si has invitado miembros reales u otros VIP a tu evento, asegúrate de que tú y tu equipo conozcan el protocolo adecuado. Considera por adelantado cómo podría involucrarlos e incluye esto en el resumen enviado. La participación podría incluir la apertura del evento, una entrevista / foto con los medios de comunicación, la presentación de premios o simplemente estar allí.

> Resultados del evento: considera cómo comunicarás los resultados de tu evento / competencia a quienes no asistan a él. Los sitios web y los comunicados de prensa diarios a los medios son los métodos de comunicación más populares y, a veces, las hojas de resultados están disponibles durante el evento para los asistentes. También vale la pena considerar la configuración de una lista de correo para que las personas envíen sus direcciones de correo electrónico para recibir las últimas noticias de eventos.

Recomendación: Al comienzo de tu campaña, identifica el rango de fotografías y gráficos que pretendes utilizar para promocionar el evento. Clasifícalos adecuadamente, guárdalos como archivos JPEG, numéralos y crea una hoja de crédito correspondiente. También puedes crear un CD de imágenes para paquetes de prensa. Esto te ahorrará tiempo a largo plazo y te permitirá enviar imágenes rápidamente a pedido.

Plantilla de plan de marketing

Ahora que has realizado la mayor parte del trabajo mental, a continuación, presentamos una plantilla para ayudarte a comunicar y formalizar tu plan.

Portada

  • Nombre del evento, fechas, lugar
  • Usar el logotipo del evento
  • Fecha de la versión del plan
  • Introducción del evento del autor del plan
  • Proporcionar un resumen general del evento. Indique las fechas, lugares, horarios, etc.

Antecedentes del proyecto

  • Partes interesadas y socios
  • Breve historia del evento y resumen de los objetivos generales del evento

Análisis de la situación

  • Esquema de la investigación del evento anterior e información de evaluación
  • Presenta el análisis FODA
  • Resume cualquier información clave extraída del Análisis de la competencia Audiencias objetivo
  • Perfil del perfil de la audiencia actual
  • Perfil del perfil de nuevas audiencias potenciales

Objetivos SMART de marketing

  • Indica los objetivos de marketing específicos, medibles, alcanzables, realistas y basados en el tiempo

La estrategia de marketing

Posicionamiento y mensajes clave

  • Describe cómo posicionará el evento
  • Indica los mensajes clave

Marketing Mix

  • Brinda un resumen de la dirección de la campaña en lo que respecta a productos, precios, conveniencia y promoción
    Herramientas y tácticas de marketing
  • Brinda una descripción de las herramientas que se utilizarán, a qué público llegarán y los objetivos que alcanzarán.
  • Identificar los recursos (presupuesto, personal y tiempo) necesarios para emprender cada actividad

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