Management

La Producción de Eventos: Operaciones, Equipos, Instalaciones, Salud y Seguridad

El objetivo de este capítulo es ayudarte a comenzar a pensar en cómo desarrollar de forma segura tu evento desde un punto de vista operativo. Para obtener más información y consejos más detallados sobre tu situación, recomendamos empezar por:

En cualquier caso, la recomendación es siempre estar asesordado por especialistas en el campo en cuestión.

La naturaleza y el tamaño de tu evento tendrán una relación directa con el nivel de equipos de producción, instalaciones, servicios, personal y tiempo requerido para que esto suceda.

Asegúrate de que tu evaluación de lo que se requiere para facilitar el proceso de producción sea precisa y construya contingencias donde pueda. Los eventos con un tiempo de producción demasiado corto pueden atraer costos adicionales e innecesarios y la probabilidad de cometer errores o perder pasos clave en procedimientos que pueden afectar la salud y la seguridad será mayor.

Recomendación

Comienza a elaborar un “programa de producción”: un plan detallado de cómo se preparará, operará y desarmará el sitio del evento / festival. Incluye acciones requeridas, contratistas, plazos, etc.

No es posible enumerar de manera exhaustiva todos los equipos de producción, servicios e instalaciones que puedas necesitar (es probable que cada evento tenga una lista larga y muy específica pertinente a sus circunstancias particulares).

En su lugar, proporcionamos algunos ejemplos para ayudarte a armar tu propia lista de verificación.

Equipo de producción: Checklist

  • Escenario y estructuras asociadas: plataformas inhabilitadas, torres de retardo de sonido, etc.
  • Equipo de iluminación, audio y video.
  • Equipos y cables de distribución.
  • Materiales eléctricos.
  • Combustible.
  • Cubiertas de cables y rampas
  • Suministros de fontanería.
  • Materiales de carpintería.
  • Barreras, cuerdas y clavos y sujeciones de escenario, perímetro, áreas restringidas, sistemas de colas, etc.
  • Portacabinas, carpas, etc. – vestuarios, oficinas de producción y sitio, puntos de primeros auxilios, catering, almacenamiento, cambio de bebés, etc.
  • Lastre: para la puesta en escena, carpas y otras estructuras.
  • Cubierta del suelo: riel, llama, núcleo duro, arena, etc.
  • Transporte y vehículos – carretilla elevadora, grúa, vehículos todo terreno, camiones de plataforma, camionetas, automóviles, etc.
  • Equipos contra incendios – incendios extintores, mantas, etc.
  • Eliminación de desperdicios – contenedores, saltos, etc.
  • Alquiler de otra planta
  • Equipo de oficina en el lugar: Ordenadores, impresora, suministros de administración, etc.
  • Asientos y muebles: público, oficinas, catering, vestidores, etc.
  • Marquesinas y revestimientos: para equipos, público, etc. en caso de mal tiempo.
  • Decoración e interiores del sitio.
  • Señalización de salud y seguridad.
  • Señalización direccional y de información.

Instalaciones y Servicios: Checklist

  • Instalaciones sanitarias y servicios asociados Instalaciones para discapacitados
  • Servicios de eliminación y reciclaje de residuos / basura
  • Servicios de primeros auxilios y emergencias
  • Catering: para tripulaciones, personal, artistas, competidores, invitados, audiencias, voluntarios, etc.
  • Líneas telefónicas
  • Sistema de comunicaciones por radio
  • Servicios de seguridad
  • Servicios de mayordomo
  • Stands de información
  • Objetos perdidos y encontrados
  • Punto de reunión
  • Agua potable
  • Instalaciones para aseo personal (eventos deportivos)
  • Disposición del sitio / lugar

Diseño del Lugar

El diseño del lugar o lugar es muy importante para la salud, la seguridad y la comodidad de todos los que asisten y participan en el evento.

Un diseño bien considerado puede influir significativamente en el éxito del mismo. Un sitio de evento o lugar debe ser un espacio efectivo que se adapte al tipo de evento que se está organizando.

Al comenzar a planificar el diseño, se debe evaluar todos los factores y riesgos asociados con los siguientes puntos:

  1. Capacidad.
  2. Acceso, Egreso y Flujo.
  3. Áreas estériles.
  4. Condiciones superficiales y subterráneas.
  5. Características existentes del sitio.
  6. Colocación de Equipos y Servicios.
  7. Instalaciones sanitarias.
  8. Residentes locales.
  9. Señalización.
  10. Instalaciones para personas con discapacidad.
  11. Basura y residuos.

Mientras te encargas de esto, podrás trazar los diversos elementos del evento para lograr la máxima eficiencia y seguridad del sitio.

Capacidad

La capacidad del sitio / lugar se calcula en función del espacio disponible para la audiencia, el número de salidas de emergencia (consultar Acceso, Egreso y Flujo) y la evaluación de riesgos para el lugar y el evento.

Por lo tanto, el diseño del sitio es particularmente importante si necesitas maximizar el potencial de audiencia.

Ten en cuenta:

> Para eventos al aire libre donde una multitud permanente se reúne en un espacio definido para ver el entretenimiento (como en un teatro callejero o un evento musical), la aceptación general para un espacio abierto, plano y claro con una vista razonable de la representación es de 2 personas por 1 m2. Sin embargo, la figura no debe aplicarse a todo el espacio disponible.

> No todo el espacio disponible para la audiencia tendrá una visión clara del entretenimiento. En tales casos, se debe aplicar una cifra menor o el área se debe sacar de la ecuación por completo.

> Las características existentes del sitio, como colinas, árboles y obstrucciones en la línea del sitio, reducirán aún más la capacidad.

> Otras áreas que puedan estar dentro y alrededor del espacio de la audiencia, tales como áreas de la parte frontal de la casa, soportes de medios, posiciones de cámaras, torres de retardo de sonido, torres de agua, plataformas para discapacitados, etc., reducirán aún más la capacidad. Algunos tipos de entretenimiento, como los funfairs, tendrán diferentes cálculos basados en el número y el tipo de atracciones y el espacio disponible entre ellas.

> En el evento, la audiencia puede estar de pie o una combinación de ambos. Los asientos disponibles pueden ser asientos reales o áreas donde las personas pueden sentarse en el suelo. Si el lugar es al aire libre, puede o no tener áreas cubiertas para sentarse o pararse si el clima es inclemente. Cada uno de estos puntos influirá en la capacidad final del evento.

> Si el área del sitio / sede es extensa, considera la viabilidad de colocar pantallas alrededor del sitio para mostrar el entretenimiento principal. Estos pueden ser útiles para aumentar el potencial de capacidad al tiempo que reducen la posibilidad de hacinamiento o aumento repentino.

> Recuerda recalcular la capacidad si el diseño del sitio cambia o si se agregan, eliminan estructuras, etc.

> Como puedes ver, el cálculo y el problema de la capacidad pueden ser complicados y puede ser útil involucrar a un asesor de riesgos con experiencia que proporcionará asesoramiento y una figura de capacidad máxima después de considerar todos los hechos.

Acceso, egreso y flujo

El acceso, egreso y flujo de la audiencia, el personal, el equipo y el entretenimiento requieren una cuidadosa consideración. Es necesario tener en cuenta una serie de cuestiones.

Estos incluyen:

> El lugar puede tener puntos de acceso / salida naturales o existentes. Si has elegido un lugar interior existente, es probable que sus puntos de acceso y salida (que habrán ayudado a determinar la capacidad) sean fijos. Sin embargo, si estás utilizando un sitio al aire libre, tendrás que determinar dónde deben ubicarse los mejores puntos de acceso y egreso posibles para la audiencia, el personal y el equipo. Los requisitos de salida dependen de la capacidad y del tiempo aceptable para salir del lugar. Busca asesoría para este asunto con la autoridad local y del Cuerpo de Bomberos cuando calcules el número y el ancho de las salidas.

> Los flujos de espectadores en eventos deportivos, es decir, el acceso y la salida durante las sesiones, deben considerarse. También debes verificar que cualquier equipo grande que participe en el evento pueda pasar por el acceso / egreso y que haya espacio de giro adecuado para que los vehículos grandes entren y salgan del lugar.

> No mezcles el acceso / egreso de peatones y vehículos, si es posible. Del mismo modo, trata de mantener el acceso / egreso del público, el personal y el intérprete / participante separados entre sí.

> Asegúrate de que todos los puntos de acceso tengan espacios de reunión / cola adecuados para la audiencia esperada y que todos los puntos de salida tengan un potencial de salida seguro.

> Se puede requerir acceso individual o especialmente creado para discapacitados.

> También se debe prestar atención a los servicios de emergencia. Es probable que requieras la presencia de instalaciones de primeros auxilios en el evento, pero en el caso de que surja un incidente más grave, por ejemplo, que alguien requiera atención hospitalaria, o que un grupo contra incendio necesite acceso, es necesario un acceso claro al sitio, el paso por el sitio y la salida del mismo. Si corresponde, los representantes de los servicios de emergencia deben poder asesorarte sobre este punto y pueden recomendar rutas de acceso estériles o vías para su uso.

> Para evitar que la audiencia haga sus propios caminos, crea rutas claramente definidas alrededor del sitio que sean lo suficientemente amplias como para adaptarse a la cantidad de pasos anticipada.

> Asegúrate de que haya suficiente espacio para que las personas se reúnan o hagan cola en las áreas de concesión o de entretenimiento sin impedir los caminos o las rutas de acceso / egreso.

> Evita la construcción de callejones sin salida en el diseño a toda costa, ya que podrían ser perjudiciales para la salud y la seguridad.

> La ubicación del entretenimiento debe alentar un movimiento constante de la audiencia alrededor del lugar del evento. En otras palabras, si se ofrece entretenimiento múltiple, no debe concentrarse en un área. Esto ayudará a minimizar el riesgo de “puntos calientes”. Evita un diseño caótico o desordenado ya que esto puede impedir el flujo de personas.

Áreas estériles

Dependiendo del tamaño y la naturaleza del evento, puede ser necesario construir áreas del sitio que sean estériles; en otras palabras, áreas que el público no debe obtener acceso general.

Para áreas como un punto de encuentro (para servicios de emergencia en el caso de un incidente importante) o una zona de caída de fuegos artificiales, se requiere una cuidadosa consideración de su ubicación, tamaño y sistema de protección de barrera / seguridad. Recuerda que el área elegida debe ser adecuada para la función que realizará.

Condiciones de superficie y subterráneas

Si el evento se lleva a cabo al aire libre, es necesario realizar una evaluación exhaustiva de las condiciones de superficie existentes y previstas. Ten en cuenta los siguientes puntos:

> Asegúrate de que el suelo pueda soportar lo que se desea colocar en él (tamaño, tipo y peso).

> Evaluar el impacto que las condiciones climáticas adversas puedan tener en el suelo. Presta especial atención al riesgo de inundación, ya que esto puede causar el mayor daño al equipo y es una causa probable de cancelación del evento.

> Si estás anticipando condiciones adversas, asegúrate de tener contingencias para hacer frente a todas las posibilidades, por ejemplo, una bomba de agua para inundaciones, rastreo temporal o virutas de corteza para áreas fangosas, arena para caminos, etc.

> Si corresponde, solicítale al propietario del terreno o a la autoridad local una evaluación de servicios públicos subterráneos para informar sobre cables o tuberías que podrían ser dañadas por equipos pesados o por la penetración del suelo.

> El tipo de evento y la ubicación elegida pueden requerir la incorporación o la creación de condiciones de superficie temporales, como el seguimiento para el transporte o los servicios de emergencia o para proteger el suelo. Verifica que el suelo sea el adecuado para la cobertura, y así garantizar que esto no se convierta en un peligro.

> Asegúrate de que cualquier daño anticipado pueda corregirse o restablecerse, ya que de lo contrario se podrían imponer multas económicas.

> Si el evento es en espacios cerrados, verifica que el piso pueda soportar el peso del equipo que se está utilizando.

Características existentes del sitio

Si tu evento se celebra al aire libre, es posible que tengas que acomodar las características existentes del sitio en el diseño del sitio.

Siempre que sea posible, úsalos para tu ventaja, pero asegúrate de que la evaluación de riesgos de estas características identifique todos los riesgos posibles que puedan ocurrir, y aplica las medidas de control necesarias para minimizar dichos riesgos.

Las características del sitio pueden incluir: colinas, barrancos, mar abierto, árboles, cables aéreos, arte público o monumentos, etc.

Ubicación de equipos y servicios

Diferentes factores influirán en la ubicación final del equipo y los servicios, pero ten en cuenta lo siguiente:

> Coloca el equipo y la planta lo más cerca posible de donde sea necesario, sin impedir la vista de la audiencia o afectando el disfrute de la misma. Esto también ayudará a reducir la cantidad de cableado requerido.

> Asegúrate de que cualquier equipo que deba colocarse cerca de una audiencia esté asegurado y que no pueda causar daño. Colócalo en un área que sea accesible en caso de que se requiera atención durante el evento.

> Las plataformas de visualización con discapacidad deben posicionarse para garantizar la máxima visibilidad sin afectar negativamente la capacidad de la audiencia y las líneas de visión.

> Si hay shows simultáneos, asegurarse de que no haya ningún choque de sonido o audiencia.

> Asegúrate de que todos los servicios de bienestar estén en un lugar conveniente y visible y que estén bien señalizados. De manera similar con los contenedores de basura, colócalos en lugares visibles y particularmente alrededor de las áreas de restauración.

Instalaciones sanitarias

El cálculo del nivel de instalaciones sanitarias requeridas en los eventos se basa en una serie de factores que incluyen la capacidad de la audiencia, su perfil, la ubicación, la duración y las instalaciones existentes.

Existen guías generales, pero es mejor buscar el asesoramiento de un contratista experimentado y la autoridad local (Salud Ambiental) para asegurarse de que tu estimación no sea demasiado alta ni demasiado baja. Cuando planifiques estas instalaciones, ten en cuenta los siguientes puntos:

> Los “grupos” de inodoros se colocan mejor en varios lugares a lo largo de un sitio al aire libre. Deben estar claramente señalizados, adecuadamente iluminados y colocados lejos de las áreas de preparación de alimentos. Estas instalaciones deben limpiarse y reponerse regularmente durante el día y, dependiendo de la duración del evento y del tipo de unidad utilizada, es posible que deban vaciarse durante el transcurso del evento. Si este es el caso, asegúrate de que la ubicación de ellos permita el acceso del vehículo.

> Todas las personas que usen el inodoro deben poder lavarse las manos con agua tibia (idealmente) y jabón. Nuevamente, estas áreas deben mantenerse limpias y reabastecerse regularmente. Si las instalaciones de lavado tienen que estar separadas de los inodoros, asegúrate de dejar suficiente espacio al planificar el sitio, y también asegúrate de que sea posible un drenaje adecuado para evitar condiciones insalubres o inundadas. Nuevamente, el contratista y la autoridad local pueden asesorarte sobre este asunto.

> Asegúrate de que haya instalaciones sanitarias cerca de las áreas de primeros auxilios, así como áreas para bebés, y no te olvides de los artistas, participantes, empleados y concesionarios que también requerirán las instalaciones adecuadas. Si hay oportunidades de acampar en el evento, también deberás proporcionar instalaciones de lavado y aseo para este grupo de personas.

> Si tienes un área reservada para personas con discapacidades, las instalaciones sanitarias adecuadas deben colocarse en las proximidades y deben estar claramente señalizadas.

Residentes locales (comerciales y domésticos)

Al planificar el diseño del sitio, ten en cuenta a los residentes locales (si los hay) y considera lo siguiente:

> Asegúrate de que los elementos del evento, como los puntos de acceso / egreso, los puntos de entrega de transporte, los arreglos de estacionamiento, áreas estériles, etc. no impidan la entrada ni que invadan la propiedad de otros. Si los residentes son comerciales, asegúrate de que el diseño del sitio y la naturaleza del evento no obstaculicen su día a día.

> Si el evento está utilizando sistemas de sonido, donde sea posible, apunta el sonido lejos de los residentes.

> Es posible que debas realizar una reunión especial con los residentes locales para familiarizarse con lo que sucederá en su puerta y brindar seguridad sobre cómo minimizarás cualquier inquietud que puedan tener en relación con el evento.

> Mantente preparado para hacer arreglos especiales para aquellos que están particularmente afectados negativamente, y asegurarse de que todos los residentes estén informados de lo que está sucediendo, ya sea a través de una reunión especial y / o un folleto o envío de cartas a su residencia.

Señalización

Independientemente de qué tan bien se considere el diseño, si no colocas la señalización adecuada para dirigir a las personas hacia el lugar adecuado (o para seguir en el caso de un incidente), el espacio podría volverse inefectivo.

La salud y la seguridad podrían resultar comprometidas.

Es posible que necesites un rango de señalización para realizar varias funciones:

> Señalización direccional, por ejemplo, para dirigir a las personas hacia la salida, el inodoro, el bar, etc. más cercano.

> Señalización de información, por ejemplo, para informar a las personas dónde se encuentran en el lugar / en el sitio, y para mostrarles dónde se encuentran las instalaciones en el sitio, el orden de funcionamiento del entretenimiento, etc.

> Señalización de seguridad, por ejemplo, mostrando la ubicación de las salidas de emergencia, equipos de extinción de incendios, zonas de peligro, etc.

> Señalización de bienestar, por ejemplo, punto de encuentro, sitios para cambio de bebés, personas perdidas, agua potable, primeros auxilios, etc. Los puntos a considerar son:

> La ubicación y el calendario del evento determinarán si es necesario encender algunas de las señales (como la señalización de salida en carpas, interiores lugares, eventos nocturnos, etc).

> Toda la señalización debe tener las dimensiones y el diseño correctos y colocarse de manera adecuada alrededor del sitio / lugar para que sea claramente visible.

> Si tu evento es al aire libre, asegúrate de que toda la señalización sea impermeable, resistente al viento (según corresponda) y que esté bien sujeta.

> Asegúrate de que las flechas estén apuntando en la dirección correcta.

> Coloca pancartas / carteles de patrocinio en posiciones visibles (según lo acordado de antemano con tu patrocinador; consultar el Capítulo 5), pero asegúrate de que no impidan la vista o el flujo de la audiencia.

> Recuerda que se requerirá señalización para todas las áreas del evento, incluyendo el escenario, las áreas de producción, los medios de comunicación y los vestuarios, así como el frente de la casa donde se encuentra el público.

> Recuerda pensar en cómo el público encontrará el evento. Asegúrate de que el sitio del evento esté bien señalizado en los puntos de acceso que llegan a la ciudad y en los cruces clave. Organizar letreros puede ser una forma económica de lograr esto www.theaa.com.

> Vale la pena crear un ‘plan de letreros’ para abordar cómo, dónde, cuándo y quién levantará los letreros y pancartas necesarios. Siempre asegúrate de que se hayan buscado los permisos adecuados.

Instalaciones para personas con diversidad funcional

Se requiere un enfoque inclusivo para todos los aspectos de la planificación de eventos. Las personas con discapacidad tienen derecho a la igualdad de trato y no deben ser discriminadas.

En la etapa de planificación, pregúntate si necesitas implementar medidas especiales para que el evento sea accesible para personas con problemas de movilidad, problemas de visión o audición u otras necesidades especiales.

Debes hacer la provisión adecuada para el acceso y la salida del evento, así como los bienes, servicios e instalaciones para todos.

Las disposiciones pueden incluir:

  • Puertas y rutas de acceso / salida ampliadas
  • Rampas
  • Pasamanos
  • Ascensores
  • Instalaciones sanitarias
  • Superficies rebajadas, por ejemplo, en puntos de venta de alimentos y puntos de información
  • Superficies de pisos y coberturas del suelo
  • Estacionamiento
  • Transporte hacia y alrededor del evento
  • Asientos
  • Áreas de visualización
  • Señalización
  • Sistemas de audición
  • Personal o personal de apoyo
  • Niveles de luz y sonido
  • Alojamiento
  • Acceso gratuito para los cuidadores

Recuerda tener en cuenta a las personas con discapacidades cuando prepares planes de emergencia y evacuación.

Basura y desechos

Durante el evento se puede crear una cantidad tremenda de basura y desechos que se deben recolectar, eliminar y reciclar según corresponda.

Una acumulación de desechos puede ser perjudicial para la salud y la seguridad de todos los involucrados o afectados por el evento y el medio ambiente. Por lo tanto, es importante prepararse y mantener el control de este problema.

Como administrador de eventos, debes asegurarte de que la basura y los residuos se eliminen de la manera correcta.

Si estás utilizando un contratista de gestión de residuos, asegúrate de que tenga buena reputación y que pueda proporcionarte declaraciones de métodos y que pueda crear un plan de gestión de residuos antes del evento. Esto ayudará a identificar las áreas de preocupación y cómo se abordará el problema.

El plan debe considerar lo siguiente:

> El tipo de evento, el perfil de audiencia y la capacidad. Generadores de residuos, por ej. producción, administración, catering, operadores de bares, público en general, artistas, pirotecnia, baños y duchas, áreas médicas, etc.

> Tipos de desechos, por ejemplo, restos de alimentos / papel / plástico en las concesiones de restauración, madera / metal / papel / combustible en el área de producción, cartones de bebidas / alimentos / volantes de papel / etc. en el frente de la casa.

> Recipientes de residuos y requisitos, por ejemplo, contenedores de plástico, bancos de botellas, etc.

> Ubicaciones de desechos, por ejemplo, salto en área de producción, banco de botellas para uso de bar.

> Oportunidades de reciclaje (reciclar y reutilizar siempre que sea posible).

> Actividad de gestión de residuos, es decir, qué se va a elevar, cuándo sucederá esto y quién lo hará (antes, durante y después del evento).

> Promoción de la gestión de residuos, es decir, cómo animarás a otros a minimizar los residuos y eliminarlos adecuadamente.

Planos del Sitio

Los planos o mapas del sitio son necesarios para cualquier evento. Sirven como una herramienta para ayudar a calcular la capacidad y maximizar la efectividad del sitio en las etapas de planificación.

También actúan como una herramienta de comunicación entre todos los involucrados durante la construcción y el evento en vivo. Se debe incluir una copia del (de los) plan(es) en el Manual del evento (ver el Capítulo 10) y se deben entregar versiones más grandes a todos los gerentes, contratistas apropiados y agencias que trabajan en el evento para una referencia rápida y fácil.

Si estás utilizando un lugar existente, es probable que ya exista un plano de planta al que puedas acceder y agregar tu información. Si estás trabajando al aire libre, es probable que tengas que comenzar tu plan desde cero.

Pregúntale al propietario del terreno o a la autoridad local si pueden proporcionarte un mapa en blanco del área, mostrando las características existentes del sitio, tales como colinas, muros, árboles, caminos, caminos, etc. Luego, puedes comenzar a agregar tu información particular.

A continuación, se incluye una lista de algunos de los elementos que pueden aparecer en el plan “maestro” de tu sitio. Si este plan es particularmente complejo, puede ser una idea preparar planes simplificados para grupos de usuarios individuales o propósitos, por ejemplo, mostrando rutas de emergencia de acceso / egreso para servicios / audiencia.

Si el sitio es extenso con múltiples ubicaciones de entretenimiento, sería recomendable incluir un plan muy básico en el programa del evento impreso y en exhibición en el sitio mismo con un marcador de “usted está aquí” claramente mostrado.

El diseño del sitio a menudo cambia a lo largo de las etapas de planificación. Asegúrate de mantener los planes actualizados y de distribuirlos a las partes necesarias según sea necesario. Para los planes de eventos al aire libre, es probable que la versión final incluya:

> Una cuadrícula señalada como ‘a, b, c’, etc. de una manera y ‘1,2,3’, etc. la otra. Esto permite una referencia fácil cuando se comunica con otras personas, especialmente los servicios de emergencia y la seguridad de eventos durante el evento en vivo

> La dirección de la brújula mostrando ‘norte’

> La escala

> Puntos de acceso y egreso. Nota: marca todos los puntos, incluidos los que están siendo utilizados por los servicios de emergencia, acceso para discapacitados, etc.

> Vías, rutas y caminos

> Áreas de entretenimiento / organización / campo de juego

> Otras actividades, como el área de actividades para niños, parque de atracciones, lugares de presentación de medallas, etc.

> Áreas donde se encuentra el público – sentado y de pie

> Áreas acreditadas

> Frente de la casa y posiciones de la torre de retardo de sonido

> Centro de operaciones de la sede / centro de control de la agencia conjunta

> Puntos de medios

> Servicios y puntos de servicios públicos, por ejemplo, aseos, ubicación de primeros auxilios / ambulancia, objetos y objetos perdidos, información, punto de encuentro, plataforma para discapacitados, teléfonos, cajeros automáticos, agua potable, etc.

> Policía y puntos de seguridad

> Áreas estériles y puntos de encuentro de emergencia

> Estacionamiento y transporte

> Taquilla / venta de boletos

> Puntos de basura. Puntos de dispensación y consumo de alimentos y bebidas, como áreas de picnic / barbacoa, bares, furgonetas de alimentos, etc.

> Áreas de acampada y otros alojamientos

> Áreas de administración, producción y almacenamiento

> Generadores y puntos de electricidad

> Áreas de artistas y hospitalidad

> Características existentes del sitio

> Una leyenda clara que explique los colores y símbolos del mapa

Salud y Seguridad

La salud y seguridad es un área de alta prioridad en la organización de eventos.

La salud y la seguridad eficaces deben planificarse, gestionarse y controlarse cuidadosamente. Como administrador del evento, debes tener en cuenta la salud y la seguridad de:

  • Todos los que trabajan en tu organización y en el evento
  • Todos los que participan en el evento
  • Todos los que asisten al evento
  • Todos los que pueden verse afectados por el evento

También debes asegúrate de que todos los que trabajan en el evento entiendan la importancia de los problemas de salud y seguridad, y que trabajen juntos para lograr un evento seguro para todos.

Los elementos que se tratan en esta sección son temas fundamentales que te ayudarán a administrar la salud y la seguridad. Cada evento requerirá arreglos diferentes y estos deben cumplir con las autoridades apropiadas. También hay muchas publicaciones (algunas de las cuales pueden ser específicas para tu tipo de evento en particular) que te darán un buen consejo para ayudarte a planificar y ejecutar un evento seguro.

Oficial de Seguridad / Coordinador

Según el tamaño y la naturaleza de tu evento, es posible que debas designar a un Oficial de Seguridad. El requisito básico es que una persona “competente” (a menudo el gerente de eventos o producción) pueda brindar acceso a un buen nivel de experiencia en salud y seguridad.

La competencia generalmente se logra a través de una combinación de experiencia y calificaciones formales de salud y seguridad. Los consultores se utilizan a menudo para complementar esta experiencia. La persona responsable debe tener la capacitación y experiencia adecuadas para poder asesorar e implementar procedimientos de seguridad.

Política de Salud y Seguridad

Tu política de salud y seguridad debe establecer el compromiso de la organización con la salud y la seguridad. Si tu organización tiene más de cinco empleados, es una necesidad legal contar ya con una política. Sin embargo, es probable que esta política general sea diferente de la que se producirá específicamente para el evento. La política específica del evento debe establecer:

  • Quién es responsable de la salud y seguridad dentro de tu organización
  • Quién supervisará la salud y la seguridad en el evento
  • Disposiciones para cada aspecto y fase del evento
  • Cómo deben seguir e interpretar la política los demás la Memoria de seguridad del evento
  • Procedimientos de capacitación del personal

Los subcontratistas deben proporcionar sus propias políticas. Estos deben verificarse para asegurarse de que no haya conflicto con tu política o su memorándum de seguridad del evento.

También se debe realizar una nota de seguridad del evento, que se distribuirá a todos los que trabajan en él (preferiblemente en la “reunión de iniciación” o reunión informativa).

Este memorándum debe brindar consejos específicos y fáciles de seguir a todos los empleados, voluntarios, subcontratistas, etc., que trabajen en tu evento.Debes establecer cómo tú, como Gerente del Evento, esperas que otros se comporten en el sitio o en el lugar.

Debes resaltar los aspectos de seguridad particulares que deben conocer, como los controles de incendio, las salidas de emergencia, los procedimientos de evacuación, los códigos y procedimientos de incidentes o emergencias, la indumentaria / equipo de protección personal requerido, los procedimientos de notificación de incidentes, los peligros, etc.

Procedimientos de Notificación

Para cada aspecto en materia de salud y seguridad, debes tener un procedimiento para informar incidentes y sucesos.

Debe quedar claro en el memorándum de seguridad del evento, cómo ya quién deben informarse los incidentes individuales.

Cada incidente o incidente debe ser escrito y descrito en su totalidad. Asegúrate de que el personal y los voluntarios estén bien informados sobre cómo reportar cualquier incidente. Los informes probablemente incluirán lo siguiente:

  • Accidente / Lesiones
  • Propiedad perdida / dañada
  • Incidente
  • Seguridad / Fallos del sistema
  • Personas perdidas

Procedimientos de Operación Normales

Si la ubicación en la que se realiza el evento es un lugar existente, es probable que se implementen procedimientos de operación normales. Asegúrate de conocerlos e incorporarlo a la planificación.

Monitorización e inspecciones

La monitorización continua de los procedimientos de salud y seguridad es esencial para garantizar que sigan siendo efectivos. Las inspecciones del sitio del evento deben realizarse antes, durante y después de que el público esté en las instalaciones / sitio, y las inspecciones de los procedimientos operativos realizadas por el personal del evento y los contratistas deben ser un proceso continuo durante todo el desarrollo del evento.

Planes y dibujos

Además de los planos del sitio, si tu evento presenta algún escenario o elementos estructurales, es probable que tengas que proporcionar dibujos estructurales a la autoridad local, el cuerpo de bomberos, etc.

Si has subcontratado estos elementos, el subcontratista le proporcionará copias de estos planes. Si la estructura se ha realizado específicamente para el evento, solicita copias al arquitecto o ingeniero original junto con la declaración del método para su construcción.

Declaraciones de métodos

Una declaración de métodos describe cómo se facilita una acción o tarea específica.

Le describe a otros el proceso mediante el cual se llevará a cabo una operación y generalmente se relaciona con el aspecto de “producción” de la organización de eventos. Al escribir declaraciones de métodos, identificarás el procedimiento más seguro para la tarea en cuestión.

Esto te ayudará a la hora de redactar la evaluación de riesgos. Una vez más, los subcontratistas deben proporcionarte sus propias declaraciones de métodos.

Comunicaciones

Ningún evento puede operar con éxito sin la implementación de una estrategia de comunicaciones completa.

El tamaño del evento y el número de organizaciones involucradas influirán en la complejidad de la estrategia. Desde una perspectiva de salud y seguridad, la estrategia requerirá que se aborden dos áreas:

1. La comunicación entre todas las partes involucradas en la planificación del evento

> Una buena comunicación es crucial durante las etapas de planificación. Como administrador de eventos, debes asegurar que todas las agencias se estén comunicando efectivamente entre sí y contigo también. Un cuadro o declaración de roles y responsabilidades puede ayudarte en esta tarea. Asegúrate de que las reuniones sean minuciosas, que se sigan las acciones acordadas y que haya un rastro en papel para todas las decisiones que se hayan acordado.

> Durante el evento en sí, el manual del evento (ver el Capítulo 10) y el plan del sitio deben ser herramientas valiosas que ayuden a una buena comunicación. Por eso es vital que contengan información actualizada. Si la naturaleza y el tamaño de tu evento requieren la presencia de varias agencias, es probable que cada organización emplee su propio sistema de comunicaciones y use su propio equipo. Considera la creación de una sala de incidentes en el evento en el que se encuentre el personal de comunicaciones de todas las agencias para ayudar a la toma de decisiones rápida y decisiva.

> Si estás utilizando comunicación por radio, asegúrate de que las frecuencias no coincidan con otros usuarios de radio. Asigna un canal en tu sistema para diferentes grupos de usuarios como Producción, Administración, Coordinador de artistas, Canal de emergencia, etc.

Asegúrate de que todo el personal sepa cómo usar el equipo, brinda orientación / capacitación y mantén registros precisos de todas las comunicaciones y decisiones.
Decide por adelantado cualquier código o jerga que se usará en caso de un incidente o emergencia y asegúrate de que todos conozcan sus significados. Documentarlos en el Manual del evento y la Nota de seguridad del evento.

> Asegúrate de que todo el personal clave tenga teléfonos móviles, pero no confíes en ellos para una comunicación esencial, especialmente si la cobertura de la red no es sólida.

> Suminístrale a todo el personal tarjetas laminadas de fácil lectura que incluyan los números de contacto de todas las personas clave involucradas en la ejecución del evento junto con los canales de radio. Estas tarjetas se pueden usar en una cuerda de seguridad junto con los pases de acreditación / acceso.

> Organizar una sesión informativa para todo el personal que trabaja en el evento. Esto debe cubrir las presentaciones para que todos estén al tanto de las líneas de comando y responsabilidad, salud y seguridad, comunicaciones y todos los procedimientos, prácticas y regulaciones que dictan la conducta del personal mientras trabajan en el evento. Es una buena idea proporcionar un ‘Documento informativo para el personal ‘que se distribuirá antes o en esta sesión informativa para que los trabajadores del evento puedan consultarla según sea necesario. (Ver el Capítulo 10 para obtener una guía sobre preparar un documento informativo para el personal).

2. Comunicación con el público en el evento
> Hay muchas maneras de comunicarse con el público en el evento, incluidos puestos de información, material impreso, administradores, mensajes en la pantalla y anuncios de PA. Tu estrategia debe tener en cuenta cómo te comunicarás con el público en caso de un incidente o emergencia.

> Sin embargo, si decides que esto se debe lograr, los anuncios y las instrucciones deben transmitirse de manera clara, audible y sucinta. Ensayar los escenarios potenciales con el Subgrupo de Salud y Seguridad (si corresponde) y acordar qué se dirá, cuándo se dirá, con qué frecuencia, quién lo dirá y por qué medios para cada escenario. Asegúrate de tener contingencias en caso de que el equipo falle.

Servicios de emergencia: el contacto con los servicios de emergencia dependerá del tipo, escala y complejidad de tu evento.

Si estás planeando un evento interior de mediana escala en un lugar establecido, es posible que no necesites la asistencia de los servicios de emergencia durante la planificación y operación del evento. Sin embargo, para eventos más grandes y más complejos, será necesario buscar su asesoramiento, asistencia y cooperación. Cada servicio generalmente tiene sus propios departamentos de planificación y proyectos especiales que se ocupan de los eventos.

Si es apropiado para la naturaleza de tu evento, puedes invitar a una o más personas de las siguientes agencias a tu Subgrupo de Salud y Seguridad:

> Policía: la policía puede brindar apoyo y consejos sobre muchos aspectos de seguridad como el número de audiencias, el control de multitudes, procedimientos de emergencia, comunicaciones, gestión de tráfico y acceso a servicios de emergencia, etc. Su presencia en un evento en vivo dependerá de la naturaleza del entretenimiento, la escala del evento y el nivel de administración.

> Cuerpo de bomberos: el cuerpo de bomberos puede asesorar sobre la capacidad de los ocupantes, los riesgos potenciales de incendio, el equipo de lucha contra incendios requerido, la ubicación de los equipos, el acceso de emergencia, los medios de escape, la señalización, la iluminación, los puntos de encuentro, los elementos pirotécnicos como los fuegos artificiales, esculturas de fuego o hogueras y otros procedimientos de emergencia.

> Servicios médicos: dependiendo de la naturaleza y la magnitud del evento, es posible que necesites la asistencia de la junta de salud local o una organización de primeros auxilioso la Cruz Roja. Busca sus consejos sobre la provisión médica requerida, como el número de médicos, enfermeras, fisioterapeutas, personal de primeros auxilios, alojamiento e instalaciones, así como acceso de emergencia y otros procedimientos. Recuerda que los socorristas suelen ser voluntarios, pero se debe hacer una donación a su organización que te aconsejará sobre el nivel adecuado de apoyo.

> Cargos: ten en cuenta que algunos o todos los servicios de emergencia pueden cobrar por su labor. Asegúrate de incluir estos costos en tu presupuesto en una etapa temprana.

Provisión Médica

El tipo y la cantidad de la provisión médica requerida en los eventos varía enormemente según el tamaño, la naturaleza y la ubicación del evento. La provisión médica debe estar disponible para todos los que trabajan, se desempeñan, compiten o asisten al evento. E

n la medida de lo posible, un evento debe ser autosuficiente para minimizar el impacto en la provisión diaria para la comunidad local. Los factores que influirán en la provisión requerida incluyen:

  • Naturaleza del evento – programa, actividades, deportes
  • Ubicación – interior, exterior, tamaño del lugar, proximidad a los servicios existentes
  • Lugar – de pie, sentado
  • Duración – pocas horas, varios días
  • Condiciones climáticas: la temporada, el clima inclemente
  • Tamaño de la audiencia
  • Perfil de la audiencia – jóvenes, ancianos, adolescentes
  • Historia – víctimas / incidentes anteriores, primer evento
  • Otros peligros – identificados en la evaluación de riesgos

Nota: la provisión médica en muchos eventos es un requisito obligatorio. Recuerda que no solo el personal médico puede ser requerido. El personal de instalaciones, equipo, transporte y enlace también puede tener que organizarse y presupuestarse. La provisión médica debe ser discutida y acordada con anticipación con las autoridades y los proveedores apropiados.

Servicios de Bienestar

Cuanto más fácil sea para las personas asistir a tu evento, mejor será la experiencia que tendrán.

Piensa en la audiencia que deseas atraer al evento y sus posibles necesidades. Es probable que un asistente feliz y libre de estrés vuelva a los eventos futuros. Algunos servicios a considerar son:

> Agua potable: debe suministrarse en todo tipo de eventos, especialmente en los que se realizan al aire libre. Dependiendo de los servicios existentes de la sede, puede tener acceso a la red de agua potable. De lo contrario, el agua puede ser suministrada por contenedores de agua que son aptos para el uso o agua embotellada disponible. Presta especial atención a las áreas de congestión potencial como, por ejemplo, las áreas al frente del escenario en un evento destacado.

> Cambio para bebés: si tu evento está orientado a la familia, provee una instalación para que los padres cambien los pañales de los bebés. Asegúrate de que el alojamiento sea seguro con los muebles adecuados, suministros, eliminación de residuos e instalaciones de lavado presentes. Además, piensa en proporcionar un área privada para que las madres amamanten a sus bebés, si lo desean.

> Punto (s) de reunión: si el evento cubre un área grande o si existe la posibilidad de que las personas se separen de su grupo, proporciona uno o más puntos de reunión bien señalizados. Recuerda contar los puntos de reunión para evitar confusiones.

> Personas perdidas: si el evento está orientado a la familia o si está anticipando que los niños asistirán al evento, es crucial proporcionar un área donde puedan ir o ser llevados si se separan de sus padres o tutores. Asegúrate de que la instalación cuente con personal en todo momento por más de un miembro del personal debidamente calificado (recuerda que todo el personal que trabaja con niños y / o adultos vulnerables debe ser revisado por la Oficina de Registros Criminales de Escocia / Divulgación Escocia por adelantado, contáctalos en www. scro.police.uk, www.disclosurescotland.co.uk). Se debe acordar un plan / política antes del evento que trate sobre el proceso de recibir, cuidar y devolver a los niños a sus padres / tutores.

> Puntos de información: según la complejidad, la duración y el tipo de evento, puede ser conveniente tener un punto o puntos de información. Aquellos empleados que ocupan estos puestos deben conocer el evento, el lugar / sitio, los arreglos de estacionamiento y transporte, etc. y también deben mantenerse informados de cualquier cambio de programa que el público necesite conocer.

> Objetos perdidos: un punto para la propiedad perdida es apropiado en eventos de todos los tipos y tamaños. Acuerda un procedimiento por adelantado con los empleados de la zona para garantizar que los objetos sean entregados al propietario correcto.

> Instalaciones de guardarropa: asegúrate de que el área esté adecuadamente abastecida, asegurada y con personal durante todo el evento. Acuerda una política y un procedimiento para la recepción de bolsas, equipaje y otros accesorios. Asegúrate de que los usuarios sepan si los artículos se dejan bajo su propio riesgo. Recuerda: considera a todos los grupos de edad… Piensa en tu audiencia en detalle.

Otros servicios que consideres necesarios dependerán de la naturaleza del evento. Recuerda considerar cuidadosamente el perfil de la audiencia al consolidar la lista de servicios.

Gestión de Tráfico y Transporte

Una buena gestión de tráfico y transporte es un tema clave para los eventos.

Una planificación deficiente puede provocar interrupciones innecesarias para las personas involucradas o que asisten al evento, así como el tráfico normal del día a día. Considera este aspecto en detalle al seleccionar el lugar donde se realizará el evento.

Según corresponda, incluye a la autoridad local, la policía y los proveedores de transporte lo antes posible para ayudarte a hacer los arreglos.

Para eventos grandes, puede ser necesario formar un Subgrupo de Gestión del Transporte para considerar todos los temas relacionados con este tema y formular planes efectivos para el transporte, el tráfico y el estacionamiento. Considera lo siguiente:

  • El tipo de evento, el tamaño y el perfil de la audiencia
  • El número anticipado de vehículos (audiencia, personal, contratistas, etc.)
  • Los enlaces de transporte existentes y el potencial de mejora
  • Oportunidades de estacionamiento existentes para automóviles, autobuses y otros vehículos
  • Parque y facilidades de viaje (existentes o temporales)
  • Rutas de transporte para vehículos, autobuses, trenes, metro
  • Ubicaciones para dejar y recoger autobuses, taxis, etc.
  • Señalización existente y el posible requisito de señalización temporal (por ejemplo, señalización de AA)
  • El requisito para conos y suspensiones de estacionamiento
  • Órdenes de regulación de tráfico temporal como cierres de rutas y redireccionamiento (la autoridad local puede asesorar sobre requisitos, notificaciones y plazos)
  • Personal: quién organizará el tráfico, quién ocupará los estacionamientos, etc. potencial de cobro por estacionamiento para ayudar a compensar los costos
  • Peatones que ingresan y salen del lugar / problemas de congestión
  • Acceso para producción, artista, vehículos subcontratados, etc.
  • Acceso de emergencia para bomberos, ambulancias, etc.
  • Movimiento de tráfico en el sitio

Seguridad y Administración

El tamaño y la naturaleza de tu evento influirán en el tipo y la cantidad de seguridad y las medidas de administración requeridas. Al planificar tu evento, considera lo siguiente:

  • Gestión de multitudes
  • Artistas / intérpretes / competidores / protección de invitados
  • Protección de equipos e instalaciones
  • Seguridad de entradas, salidas y perímetros
  • Gestión de tráfico / estacionamiento de vehículos
  • Áreas estériles y peligrosas
  • Asistencia a servicios de emergencia
  • Procedimientos de emergencia
  • Seguridad nocturna
  • Áreas restringidas
  • Almacenamiento y manejo de efectivo

Si contratas a una empresa de seguridad o administración, asegúrate de que tengan reputación y experiencia.

Si corresponde, invita a un supervisor senior a unirse al Subgrupo de salud y seguridad lo antes posible para asegurarse de que estén lo más familiarizados posible con el evento y para que puedan contribuir a los procedimientos de salud y seguridad acordados.

Evalúa todos los riesgos con el contratista de seguridad / administración para llegar a una conclusión sobre el nivel de servicio requerido en el evento, y asegúrate de que todas las agencias se sientan cómodas con la disposición, funciones y responsabilidades del contratista.

Pídele al contratista que te proporcione los detalles de los Supervisores / Jefes que serán responsables en el evento. Organiza una reunión informativa previa al evento con todo el personal de seguridad / administradores para garantizar que todas las preguntas sean respondidas y que todos tengan claro cuál es su papel en el evento.

Administración de Riesgos

Sin importar el tipo y tamaño de tu evento, la administración de riesgos es un problema crítico en el proceso de planificación.

En pocas palabras, la gestión de riesgos consiste en prever e identificar riesgos potenciales, evaluarlos y establecer un plan, medida de control o contingencia para reducir o neutralizar el nivel de riesgo.

Un buen administrador de eventos incorporará la gestión de riesgos en todas las etapas del proceso de planificación. En términos de producción de eventos, el tema de la gestión de riesgos es de suma importancia cuando se toman decisiones que afectan a quienes tienen la posibilidad de verse afectados o perjudicados por cualquier aspecto del evento. Podrían ser:

  • Personal del evento
  • Audiencia y otras personas que asistan al evento
  • Artistas / competidores y sus acompañantes
  • Personas / residentes en las cercanías del evento

El gerente del evento tiene el deber de identificar y minimizar estos riesgos. La mejor manera de hacerlo es realizar una evaluación de riesgos efectiva.

Evaluación de Riesgos

Nadie conoce el evento mejor que tú y tu equipo clave. Desde este punto de vista, como la gestión de eventos, estás en la mejor posición para llevar a cabo la evaluación y cada “departamento” debe llevar a cabo su propia evaluación para consolidarse en la versión final.

Para eventos más grandes o más complicados, es posible que desees buscar la ayuda de un asesor de riesgos independiente que esté bien informado sobre tu tipo de evento. De ser apropiado, el Subgrupo de Salud y Seguridad del evento debe desempeñar un papel activo en el proceso de evaluación de riesgos, aceptar las medidas de control y tomar medidas para implementar cualquier aspecto del cual ellos, como individuos o sus organizaciones, tienen la responsabilidad.

La evaluación de riesgos debe completarse mucho antes del evento.

Debe proporcionar una copia a su agente de seguros o asegurador e incluir una copia en el Manual del evento. Asegúrate de que todo el personal clave esté familiarizado con él y que se implementen todas las medidas de seguridad antes de que comience el evento.

En caso de que se identifiquen riesgos adicionales antes del evento, se debe realizar una evaluación específica para cada nuevo riesgo.

  1. Identifica el área de riesgo y los riesgos relacionados
  2. Decide quién o qué está en riesgo
  3. Decide qué medidas se implementarán para controlar el riesgo
  4. Evalúa el nivel de riesgo

Los factores de riesgo son exclusivos de cada evento, pero algunas áreas de consideración pueden incluir:

  • Tipo de evento: naturaleza del programa, tiempo, etc.
  • Lugar: sentado / de pie, capacidad, acceso / egreso
  • Ubicación del evento: exterior / interior, geografía (cerca de carreteras / ferrocarriles, etc.)
  • Condiciones del terreno
  • Multitud: perfil, historia, hábitos, desorden, aumento de necesidades, necesidades especiales, bienestar, etc.
  • Condiciones meteorológicas adversas (muy calor / frío / mojado, etc.)
  •  Movimiento del vehículo – encendido y fuera de sitio
  • Contratistas
  • Trabajos en altura
  • Estructuras: permanentes y temporales, colapsos, peligros de tropiezos, etc.
  • Barreras
  • Equipo – producción, seguridad, etc.
  • Material y suministro eléctrico
  • Gestión del tráfico
  • Estacionamiento de automóviles
  • Sonido y ruido: interior y exterior Lugar exterior, antes, durante y después incluso.
  • Pirotecnia
  • Incendios
  • Explosión
  • Terrorismo
  • Anuncios de emergencia
  • Seguridad – audiencia, personal, lugar, manejo de efectivo, etc.
  • Drogas – antidopaje, perfil de audiencia, etc.
  • Animales
  • Artistas de alto perfil, dignatarios, personalidades VIP

Apéndices

La evaluación debe ser distribuida a los socios / autoridades independientemente del manual del evento, debes adjuntar la información diversa que apoyará tu evaluación de riesgos. La naturaleza de estos dependerá del tipo de evento que estés produciendo. Estos apéndices pueden incluir:

  • Memorándum de seguridad del evento
  • Programa de producción (un plan detallado de cómo se preparará y desarmará el sitio)
  • Mapas del sitio
  • Evaluaciones de riesgo de contratistas / Licencias / Certificados de incendio, etc.
  • Dónde se contratan los locales en lugar de crearse, puede que le resulte apropiado adjuntar los Procedimientos de Operación Normal (NOP)
  • También puede discutir con su evaluador de riesgos y / o subgrupo de salud y seguridad si su evento justifica una sesión de planificación de escenarios de emergencia.

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