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La Investigación de los Asistentes a Tu Evento

tema 12 curso organizacion de eventos

¿Cómo puedes desarrollar y hacer crecer tu audiencia de eventos si no sabes nada al respecto?

Es importante crear una imagen de quién asistió al evento, de dónde vinieron, cómo se enteraron, qué disfrutaron y si regresarán es esencial al desarrollar estrategias de marketing.

Además, si tu evento es financiado con dinero público o con patrocinio comercial, es probable que este tipo de información se requiera como condición de apoyo, y, a menudo, la necesitarás para presentar tu caso en primer lugar.

La investigación no tiene por qué ser una empresa complicada, costosa o aterradora. La clave es centrarse en lo que realmente quieres averiguar (es decir, ¿cuál es la pregunta de investigación?).

A continuación, pregúntate si las habilidades requeridas para llevar a cabo la investigación existen “en la empresa” o si necesitas encargar a una organización o consultor externo.

Ten en cuenta que, en general, se cree que el resultado de la “investigación independiente” es más confiable por partes externas que el realizado por la propia organización.

Vale la pena considerar la asesoría profesional, pero si tu presupuesto es demasiado ajustado y no tienes las habilidades necesarias internas, piensa en acercarte a un colegio o universidad local.

Los departamentos relevantes pueden ser capaces de incorporar el proyecto en los cursos de los estudiantes bajo la guía de un profesor.

Si planeas realizar o encargar la investigación por cuenta propia, asegúrate de buscar el asesoramiento adecuado para que la metodología y cuestionario proporcionen resultados confiables.

Algunas cosas sobre las que pensar:

> ¿Qué quieres descubrir y por qué?

> ¿Quién usará la información (por ejemplo, tú y el equipo de administración, patrocinadores, patrocinadores, etc.)? ¿Qué investigación ya se ha realizado?

> ¿Hay algún dato secundario que pueda formar parte de tu investigación? (Nota: “datos primarios” son sus propios datos recopilados de los asistentes, individuos, grupos, etc.; “datos secundarios” son datos recopilados por otra persona, por ejemplo, estadísticas de población, etc.).

> ¿Qué metodología utilizarás para recopilar los datos? (Piensa en el tamaño de la muestra y la fiabilidad).

> Tamaño de la muestra: los principios estadísticos que informan los cálculos de probabilidad están fuera del alcance de este libro. Sin embargo, como regla general, la muestra no debe ser inferior a 100 y, a menudo, hay poca necesidad de superar los 500 (por supuesto, dependiendo del tamaño y el alcance del evento).

> Fiabilidad de la muestra: ¿cómo se extraerá la muestra y proporcionará una representación equilibrada de la audiencia?

> Las preguntas cerradas proporcionan datos “cuantitativos”, es decir, información que se puede contar y procesar fácilmente. Esto incluye números y porcentajes de asistencia, datos demográficos, patrones de asistencia, etc.

> Las preguntas abiertas proporcionan datos “cualitativos”, es decir, información que genera más respuestas personales, pero puede ser difícil de procesar e interpretar. Esto incluye opiniones, pensamientos y recomendaciones. La forma más común de conocer a las audiencias de los eventos es llevar a cabo entrevistas personales o cuestionarios de autocompletado en el evento en sí.

Más consejos de investigación general

> La oferta de un sorteo de premios puede ser un incentivo útil para que los encuestados participen.

> No te pierdas ningún truco: ofrécele a todos los encuestados la oportunidad de unirse a la lista de correo del evento para que puedan mantenerse al día con futuros anuncios y ofertas de programas, etc.

> Ten cuidado con el diseño del cuestionario. Para mayor claridad, numera las preguntas, usa las casillas de verificación según corresponda y deja suficiente espacio para que se establezcan las respuestas necesarias.

> Deja todas las preguntas personales al final del cuestionario (por ejemplo, rango de edad, datos de contacto, profesión, etc.): algunos encuestados pueden ser rechazados si se les pide que respondan dichas preguntas desde el principio.

> Asegúrate de no plantear “preguntas principales”.

> Asegúrate de estructurar tu cuestionario para evitar respuestas confusas. Por ejemplo, si estás dirigiendo algunas de las preguntas específicamente a los visitantes de la región, asegúrate de que los locales estén dirigidos a evitar estas preguntas.

> Asegúrate de hacer una prueba de ejecución. Siempre realiza una prueba piloto del cuestionario con algunos amigos y colegas para asegurarse de que sea fácil de completar y que no contenga errores ni preguntas engañosas. Antes de llevar a cabo la investigación, asegúrate de haber abordado a fondo cómo se procesarán los datos. Prueba las respuestas de muestra en el software que utilizará para procesar los datos.

Para cuestionarios guiados por una entrevista

> Asegúrate de que los entrevistadores estén bien informados, bien presentados y sean muy educados.

> Proporciona camisetas para el evento y / o credenciales de identidad para que cada entrevistador se ponga de manera que puedan identificarse fácilmente.

> Piensa en dónde se ubicarán los entrevistadores dentro del lugar del evento. Los asistentes no deben ser contactados en la entrada.

> No empieces la entrevista hasta al menos una hora o más en el evento; de lo contrario, es posible que los asistentes al evento no hayan tenido la experiencia necesaria para proporcionar respuestas válidas.

> Piensa en cómo alcanzarás el tamaño de muestra deseado: asigna los objetivos a los entrevistadores para que sepan cuántas entrevistas por hora apuntan. Asegúrate de que haya un lugar seguro donde se puedan almacenar todos los cuestionarios completados durante todo el evento.

> Asegúrate de tener suficientes cuestionarios en blanco listos.

Para cuestionarios de autocompletado

> Piensa en el tiempo. ¿Cuándo y dónde se ofrecerá a los asistentes la oportunidad de participar?

Recuerda que desea maximizar las respuestas confiables.

¿Es apropiado colocar los cuestionarios en los asientos de la sede o en los paquetes de los participantes?

Los cuestionarios deben distribuirse durante un intervalo, en el área de la cafetería, a la salida, etc.; ¿Debería configurar “estaciones de investigación” específicas en el sitio del evento donde los asistentes puedan participar?

> Piensa en la facilidad de respuesta.

¿Necesitas proporcionar casillas grandes y bien marcadas alrededor del lugar / lugar del evento para que se devuelvan los cuestionarios? ¿Deberías proporcionar un sobre con una dirección de correo libre?

Asegúrate de tener suficientes bolígrafos disponibles.

Consejo: Recuerda que, como mínimo, debes pensar de dónde proviene tu audiencia / participantes: una simple solicitud de un código postal en el momento de la reserva, o a través de un mecanismo de competencia, puede proporcionarte información demográfica esencial en términos de la atracción del evento y el éxito del marketing.

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