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Cómo Crear un Programa de Actividades para un Evento

Los eventos toman muchas formas diferentes, pero es probable que caigan en una de estas categorías amplias:

  • Deporte.
  • Arte y Cultura.
  • Patrimonio.
  • Estilo de vida y Ocio.
  • Industria / Negocios.
  • Premios / Competencias.

Independientemente del tipo de evento, un programa de eventos sólido es esencial para el éxito. Si el programa es insustancial o de mala calidad, no estará a la altura de las expectativas de la audiencia / participantes. Al decidir sobre los elementos que conformarán el programa, considera las siguientes preguntas.

Tus respuestas proporcionarán una base sólida desde la cual comenzar a formar el programa o desarrollar elementos críticos ya existentes:

  • ¿Cuáles son la visión y la misión del evento?
  • ¿Cuáles son los objetivos del evento?
  • ¿Cuáles son los elementos esenciales del programa?
  • ¿Qué elementos podrían apoyar o mejorar el programa central?
  • ¿Cuál es el tema del evento?
  • ¿Qué estándares de calidad se aplican?
  • ¿A quién va dirigido el evento?
  • ¿Cuántos se espera que asistan?
  • ¿Cuáles son sus expectativas?
  • ¿Cuándo y dónde se realizará el evento?
  • ¿Cuánto durará?
  • ¿Ha habido éxitos o fracasos pasados?
  • ¿Qué es el presupuesto de programación?
  • ¿Cómo vas a mantener el interés y mantenerlo fresco?

Cada evento es diferente y una publicación como esta no está diseñada para brindar consejos específicos en cuanto a la calidad y el desarrollo del programa. Si necesitas asesoramiento en relación con ésto, debes buscarlo en los organismos o personas pertinentes que sean relevantes para tus intereses particulares.

Sin embargo, en términos generales, puede ser útil pensar que un programa de evento está compuesto de los siguientes componentes:

> Enfoque principal del evento / entretenimiento: en línea con el tema del evento, el foco principal del evento o entretenimiento es lo que atrae a la audiencia.

> Entretenimiento / enfoque secundario: a menudo un tipo de entretenimiento o actividad similar al de la atracción principal, o un tipo diferente que atrae a la audiencia principal.

> Entretenimiento / actividades de apoyo: por lo general, se refiere a un tipo de entretenimiento o actividad diferente al de la atracción principal que aún atrae a audiencia y se adapta al tema

> Actividades complementarias: rellenos adicionales o cosas que la audiencia deba hacer durante el evento o en intervalos programados.

Aparte de lo anterior, ciertos eventos tendrán elementos esenciales clave como parte de tu programa, por ejemplo: abriendo eventos o vistas previas, presentaciones de medallas, ceremonias de clausura, etc.

Para ayudarte con la concentración en los diferentes elementos que conforman tu programa de eventos, hemos ilustrado un par de modelos (a la inversa) que podrían aplicarse a:

1) Un multi-festival de artes de tamaño medio.

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2) Un festival deportivo

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Recuerda, un contenido sólido y una buena estructura del programa son esenciales para el éxito del evento.

Programación de Actividades para un Evento

Es crucial que tu programa esté diseñado para que cada elemento funcione con el conjunto. Las siguientes consideraciones e ayudarán a determinar la cantidad de contenido que se necesita y cuándo debes programar actividades o entretenimiento en particular:

  • ¿El evento requiere un inicio, una mitad y un final claros?
  • ¿Cuánto tiempo durará cada elemento del programa?
  • ¿Cuánto tiempo se requiere entre elementos?
  • ¿Tendrá la gente el tiempo suficiente para pasar de un elemento de programa a otro?
  • ¿Estás proporcionando suficiente programa para mantener el interés de la audiencia?
  • Si el mismo acto / presentación se realiza más de una vez, asegúrate de que haya suficiente tiempo para descansar o reubicarse entre presentaciones.
  • ¿El evento necesita una marcha, desfile o ceremonia de apertura para atraer a la gente al lugar o marcar su inicio?
  • ¿Debería ser competitivo el entretenimiento, es decir, deberían tener lugar diferentes elementos al mismo tiempo o sería perjudicial para el propósito principal del evento?
  • ¿Son los intervalos una necesidad y, si es así, se requiere entretenimiento durante los intervalos?
  • ¿Se requiere la retención de la audiencia / participante en momentos específicos? (Piensa en los patrones de asistencia, los tiempos de espera esperados, los intervalos, etc. y diseña una programación en consecuencia).
  • ¿Los grupos particulares de audiencia / participantes requieren una consideración especial? (por ejemplo, niños).
  • ¿Se requiere tiempo para la reubicación de audiencia / participante y / o equipo?
  • ¿Has proporcionado áreas donde las personas puedan relajarse, comer o beber entre los elementos del programa en los que participan?

Cuando se planifican programas, actos o artistas, siempre trata de ver el trabajo por sí mismo antes de hacer una reserva. Si esto no es posible, pide ver shows, fotografías y siempre pide referencias.

No olvides visitar otros festivales y eventos a lo largo del año, tal vez podrías adaptar o elegir una idea que se ajuste a tu evento. Crea una base de datos de posibles actos, un recurso útil para el futuro.

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