Captación de Fondos para Eventos

Al predecir la probabilidad de éxito de un evento, se deben hacer dos preguntas importantes:

1) ¿Es financieramente viable?

2) ¿Es sostenible? (Si no es una propuesta única).

Dejando a un lado la estética y la calidad del programa, si un evento no es financieramente viable, su éxito disminuirá considerablemente y no será sostenible, por lo tanto, puede ser más difícil asegurar un apoyo financiero futuro.

En los últimos años, el costo de la organización de eventos ha aumentado y ha sido necesario que los organizadores del evento busquen una amplia gama de fuentes para aumentar los ingresos necesarios.

Preparar el plan de negocios y el presupuesto del evento, es un buen método para elaborar un plan de ingresos, que te ayudará a planificar la recaudación de fondos.

Índice

Qué es un Plan de Ingresos

Un plan de ingresos sirve para evaluar todas las opciones de recaudación de fondos que tienen potencial para aumentar los ingresos del evento. Inspirará confianza a los socios e interesados existentes de que se buscarán activamente fondos adicionales para cumplir con la aspiración del presupuesto. Al identificar las fuentes de ingresos y los plazos, en caso de que no se cumplan los objetivos previstos, las contingencias identificadas deben ponerse en práctica. Una plantilla de plan de ingresos se muestra hacia al final de esta sección.

Fondos Potenciales y Fuentes de Ingresos

La recaudación de fondos a menudo tiene que ser un proceso particularmente inventivo. Dependiendo del tipo de evento, es probable que se requiera una combinación de algunas o todas las siguientes fuentes de ingresos para lograr tu objetivo de financiamiento:

Venta de entradas (es decir, audiencias, espectadores).
Cuotas de participación de los asistentes (es decir, eventos deportivos).
Recaudación de fondos.
Fondos públicos.
Patrocinio comercial.
Fideicomisos y fundaciones.
Concesiones y franquicias.
Comercialización.
Stands de exhibición, demostración e información.
Publicidad.
Apoyo en especie.
Otras actividades.

Venta de Entradas

Es necesario establecer un boleto realista con relación a la estructura de precios. Investiga eventos similares, observa sus estructuras de precios y sé consciente de las expectativas de tu audiencia. Ten en cuenta el impacto que los precios en condiciones concesionarias y las ofertas especiales tendrán en tus objetivos de ingresos esperados.

Si eres responsable de pagar el IVA en la venta de boletos, recuerda calcular el precio neto para los ingresos y también considera la comisión de la agencia de boletos si un tercero está distribuyendo boletos para ti. Si es apropiado, asegúrate de haber negociado sensiblemente cualquier división de taquilla con el lugar / artistas / otros, y que se haya acordado cualquier garantía contra la pérdida. Por supuesto, no todos los eventos tienen una tarifa de entrada, pero es posible que desees considerar cobrar por ciertos elementos del programa del evento. Si este es el caso, aclara en la documentación de tu evento cualquier entretenimiento relacionado con la premisa «pagar para ingresar» dentro de un evento que de otra manera sería gratuito.

Cuotas de entrada

Al igual que con la configuración de los precios de los boletos, es importante asegurarse de que las cuotas de entrada de los participantes se establezcan a un nivel realista. Investiga eventos similares para asegurarte de que tu cuota de inscripción sea compatible con la norma de la industria. Ten en cuenta la percepción que tu cuota de inscripción generará para el evento, es decir, los participantes deben sentir que están obteniendo algún valor por su dinero.

Cuando corresponda, recuerda incluir cualquier impuesto de carrera o cargos similares en la tarifa (y asegúrate de que esto se contabiliza en el presupuesto general del evento). Independientemente de la tarifa de entrada que decidas cobrar, es importante que indiques claramente lo que realmente incluye en toda la información de tu evento.

Fondos públicos

Los eventos respaldados por las autoridades locales generalmente tienen prioridad para el apoyo de EventScotland. Esto se debe a que los eventos apoyados localmente tienen más probabilidades de ser sostenibles a largo plazo, ya que se ajustan a las estrategias locales. Es posible que tu autoridad local opere un fondo de eventos o que los fondos estén disponibles a través de departamentos como «desarrollo económico», «cultura y servicios de ocio» o de fuentes como un «fondo de bien común» local.

Cada vez más, las autoridades locales están desarrollando estrategias de eventos y empleando a oficiales de eventos para coordinar su participación y apoyo. Cuando preguntes sobre el potencial de apoyo de tu autoridad local, el mejor lugar para comenzar es preguntarle si hay un oficial de eventos u otro contacto apropiado (cultura o deportes) que pueda ayudarte a dirigir su consulta.

Además del apoyo financiero, la autoridad local también puede proporcionar asistencia sobre aspectos de la organización del evento al proporcionar servicios en especie, asesoramiento, inclusión en las guías de oferta, etc.

Además de tu autoridad local, existe una variedad de otras organizaciones y organismos de financiación que pueden ofrecer asistencia financiera y / o en especie. Investiga quién es quién.

Es importante tener en cuenta que la mayoría de estos organismos alentarían a los solicitantes a buscar fondos de asociación, y es poco probable que sean el único inversor en tu evento. Todos estos organismos de financiamiento requieren que los solicitantes cumplan con criterios específicos. Recuerda, cada patrocinador tiene sus propios objetivos y tu evento, puede o no necesariamente proporcionar una buena relación con estos.

Pregúntate si tu evento ayudará a cumplir los objetivos que la organización de financiamiento tiene que lograr. Después de identificar los organismos de financiamiento apropiados, investiga cómo debe presentarse su solicitud y cuáles son los plazos para la presentación. Al completar los formularios de solicitud, asegúrate de:

> Entender completamente las pautas y los criterios de elegibilidad. Si no entiendes algo, no dudes en llamar al administrador del fondo para pedirle consejo.

> Leer cada pregunta detenidamente y responder específicamente.

> Tomarse el tiempo suficiente para completar la solicitud y reunir todos los documentos de respaldo requeridos. Una solicitud mal presentada o incompleta no te hará ningún favor.

> No omitir nada que creas que puede ser importante, pero tampoco proporciones información irrelevante: recuerda que alguien debe evaluar tu solicitud en detalle y no apreciará el exceso o la repetición de información.

> No dejar ninguna pregunta en blanco y siempre presentar tu solicitud en el formato solicitado.

> Incluir algunas fotografías de eventos, una muestra impresa, comentarios de prensa positivos o respaldos para proporcionarle un contexto adicional a tu aplicación.

> No asumir que el asesor o el panel de evaluación tienen conocimiento existente sobre tu evento; asegúrate de que su aplicación les proporcione una imagen clara del evento.

> Pedirle a un amigo o colega que revise tu aplicación, ya que los ojos nuevos son más propensos a detectar errores o lagunas de información.

> Cumplir con el plazo.

Patrocinio comercial

En pocas palabras, cuando una empresa patrocina un evento, generalmente significa que proporciona dinero a cambio de una serie de beneficios. Es probable que tratar de aumentar el patrocinio comercial se demore bastante.

Puedes optar por mantener el proceso internamente asignando a un miembro del equipo para aumentar el patrocinio, o puedes optar por participar en los servicios de un profesional de patrocinio independiente con los contactos existentes. Si empleas este último, espera pagar una tarifa de retención más un porcentaje de los ingresos obtenidos.

Estos gastos deben ser negociados por adelantado, acordados por escrito e incluidos en el presupuesto.

Sin embargo, debido a que el profesional tendrá contactos existentes, el proceso puede ser más efectivo que si fuera facilitado internamente. Para ayudarte en tu búsqueda de patrocinio échale un vistazo a:

Guía para Conseguir Patrocinadores para tu Festival o Evento Musical

Fideicomisos y Fundaciones de Caridad

Los fideicomisos y fundaciones tienden a financiar proyectos o iniciativas que tienen dificultades para atraer financiamiento general. Investiga los fideicomisos existentes y cómo contribuyen y con qué presupuestos si puedes averiguarlos ya sea en forma de subvenciones para proyectos culturales, deportivos.

Cada uno tiene criterios estrictos que pueden incluir la financiación de organizaciones benéficas o participaciones y causas. Verifica tus directrices a fondo para ver si tu proyecto se ajusta a los criterios y objetivos de la concesión.

La venta de derechos de concesión y franquicia puede ser una muy buena forma de aumentar los ingresos, especialmente en eventos con buena asistencia. Alimentos y bebidas son los más obvios, pero puedes incluir otros productos que se ajusten a la ética, el programa o el perfil de audiencia de tu evento.

Si el evento está recibiendo una subvención de la autoridad local u otros fondos del sector público, debes verificar si es necesario considerar cualquier oportunidad. Esta también puede ser la mejor manera de lograr el mejor precio. Invita a las empresas a ofertar por las oportunidades dentro de un plazo establecido, asegurándose de proporcionar información realista sobre el evento, la audiencia esperada y la posición del sitio, etc.

Insista en la no colusión y solicita a las licitaciones que establezcan la estructura de precios de productos propuesta que se utilizará para el evento. Se debe decidir si se va a utilizar una o más compañías y notifícalas de cualquier muestra de producto u otras compañías que puedan tener un impacto en las ventas.

Merchandising

Para ciertos eventos, la venta de merchandising específica del evento, como ropa y regalos de marca, puede tener un potencial aumento de ingresos. Sin embargo, la comercialización no es adecuada para todos los eventos y, si no se planifica correctamente, puede ser un gran atractivo para los recursos. También puede terminar con una gran cantidad de acciones sobrantes que no se pueden vender. Por lo tanto, se requiere una evaluación exhaustiva de este potencial.

Puedes decidir acercarte a una empresa de comercialización profesional en primera instancia. Inmediatamente verán cualquier potencial de comercialización, te dirán qué servicio creen que pueden proporcionar y calcularán el potencial de ingresos. Habla con más de una compañía para tranquilizarse. Si decides utilizar uno de ellos, podrías autorizar los derechos de comercialización para el evento por una tarifa fija o un porcentaje de las ganancias.

Asegúrate de tener un contrato detallado con la empresa de comercialización que incluya detalles claros sobre la gama de productos acordada, la calidad esperada, dónde y cuándo se puede vender la mercancía, cómo se debe usar / representar la marca y los logotipos, el tiempo de ejecución de su acuerdo y un sistema acordado para monitorizar las ventas.

Insistir en la aprobación completa de todos los artículos
Si decides producir y vender mercancía de manera independiente, no te dejes expuesto financieramente mediante un pedido excesivo. Si es posible, prueba el mercado con un stock limitado de un año y aprovecha esa experiencia.

Exposiciones, demostraciones y puestos de información

A algunas empresas les gusta probar sus productos directamente con consumidor objetivo en los eventos. Otros, que no tienen ningún producto, pero están promoviendo servicios o causas, a veces toman puestos de información en los eventos. Asegúrate de que cualquier producto / servicio en oferta esté en línea con la ética del evento y el perfil del mercado objetivo.

Como regla general, cuanto más alto sea el perfil del evento y más numerosa la audiencia, más se podrá cobrar. Antes de dirigirse a las compañías apropiadas, asegúrate de que entiendes claramente lo que tienes que ofrecer y cuánto cobrarás por ello. Ten cuidado de que las marcas de la competencia no entren en conflicto y que las empresas que realizan demostraciones no obtengan más exposición en el evento que tu patrocinador principal (quien probablemente haya pagado mucho más por participar).

Si una empresa está haciendo una muestra, deje claro dónde se encuentra su límite físico en el evento e insiste en que el área que ocupan se mantenga limpia y se retire la basura al final del día para ahorrar gastos de recolección de residuos. Para maximizar el éxito, ubica a los comerciantes en un lugar visible cercano al evento principal sin comprometer la seguridad o la estética.

Recomendaciones

Si se realiza un acuerdo con cualquier comerciante sobre una base de «tarifa fija», asegúrate de que Las tarifas se paguen en su totalidad antes de que los comerciantes hayan ingresado al lugar / sede y antes de que comience el evento. No permitas que ningún comerciante abandone el sitio hasta que haya pagado. Otras oportunidades publicitarias podrían incluir la venta de puestos de banner en el evento y / o en el sitio web del evento.

Si tienes patrocinador, asegúrate de que ninguna empresa competidora esté presente en las mismas publicaciones a menos que cuentes con el consentimiento de su patrocinador. Si tienes un patrocinador comercial, también puedes tener la participación de marcas hermanas que puedan estar interesadas en realizar publicidad contigo.

Patrocinio en Especie

Aunque ningún dinero cambia de manos con el patrocinio en especie, no subestimes su valor. Un patrocinador en especie ofrece productos o servicios a cambio de beneficios tangibles (como oportunidades de conocimiento del producto, boletos para eventos, garantías de contratos futuros, etc.). Frecuentemente, el patrocinio de los medios es un acuerdo en especie. Al igual que con el patrocinio en efectivo, asegúrate de tener un acuerdo por escrito, ya que un retiro repentino de la ayuda en especie puede tener un impacto importante en el presupuesto del evento.

Derechos de Licencia y Transmisión

Tu evento puede ser atractivo para los medios de difusión (TV, radio), especialmente si presenta actos de alto perfil o si es un evento deportivo único. Si logras atraer este tipo de interés, es probable que la asistencia sea en especie a través del valor de transmisión. En general, es raro poder cobrar tarifas por derechos de emisión o licencias para eventos.

Otras Actividades

Aquí es donde tienes que ser particularmente creativo. Sea cual sea la actividad: atraer benefactores o patrocinadores privados, organizar planes de “amigos”, sorteos, cenas para recaudar fondos, etc., asegúrate de que esté en consonancia con la naturaleza del evento en general y que la actividad no termine costando dinero.

¿Cuánto tiempo dura el proceso de recaudación de fondos?

Muy pocos eventos tienen la suerte de identificar y lograr fondos en un corto periodo de tiempo, por lo que debes dejar tener disponible el tiempo que puedas.

Las compañías comerciales generalmente establecen sus presupuestos de patrocinio y marketing una vez al año y no necesariamente al inicio del año financiero en abril. Estos presupuestos a menudo se asignan muy rápidamente y, por lo tanto, el tiempo es importante.

La recaudación de fondos del sector público también puede tomar algo de tiempo, ya que los plazos para la financiación de las solicitudes suelen son fijos y están disponibles tal vez solo una vez.

Después de que se haya enviado la solicitud, el período de evaluación puede ser de varias semanas. Es posible que se requiera información de respaldo adicional y esto puede causar más demoras.

Crear un plan de ingresos debería ayudarte a enfocar su actividad de recaudación de fondos.

Plantilla Plan de Ingresos

Crea una plantilla con los siguientes encabezados.

Fuente de financiación: ¿a quién está dirigido? Ten en cuenta que, si solicitas diferentes fondos a un organismo, detalla cada fondo por separado.
Cuantía potencial: ¿cuánto esperas lograr?
Acción: detalla lo que se debe hacer para aplicar, por ejemplo, completar la solicitud / redacción de la propuesta, proporcionar evidencia de apoyo, etc.
Fecha (s) límite (s): cuándo se debe presentar la solicitud, cuándo se considerará, cuándo se tomarán las decisiones.
Recaudación de fondos: la persona responsable de acercarse a los financiadores / escritura de la solicitud / presentación, etc.
Estado: si el financiamiento se confirma o no se confirma.
Contingencia / ¿Qué pasa si …? ¿Qué sucede si no se obtiene el financiamiento de esa fuente, qué medidas se deben tomar?

Fomentar el Patrocinio Comercial

En el caso de que un evento sea «patrocinado», se realiza una transacción mediante la cual una empresa «compra» el evento con dinero en efectivo o en especie a cambio de beneficios particulares que ayudarán a la empresa patrocinadora a cumplir ciertos objetivos.

Una empresa evaluará una propuesta según el público objetivo (perfil y número), el contenido y la calidad del evento, los beneficios para la empresa y el coste. Antes de identificar las empresas a las que dirigirse, se debe decidir qué puedes ofrecerle a los posibles patrocinadores.

Pregúntate: ¿Hay suficiente tiempo para instigar una campaña de patrocinio comercial?

¿Pueden los patrocinadores ser atendidos y apoyados adecuadamente?
¿Qué tiene de atractivo el programa del evento?
¿Qué es el perfil de audiencia?
¿Qué productos y servicios podría usar la audiencia?
¿Qué empresas suministran estos productos y servicios?
¿Más de un elemento del evento puede ser patrocinado por diferentes compañías, locales, regionales y nacionales?
¿En qué período de tiempo se pueden ofrecer los patrocinios (por ejemplo, un período de uno, dos o tres años)?
¿Qué beneficios se pueden ofrecer?
¿Cuánto te va a costar el patrocinio?
¿Esto representa valor para el dinero?
¿Hay alguna consideración ética?
¿Hay algún conflicto con otras partes financiadoras o partes interesadas?
¿Te lo mereces?

Al responder a todas estas preguntas de manera completa y sincera, habrás formulado lo que tienes para ofrecerle a un patrocinador. Esta comprensión te ayudará a concentrarte en a quién deseas dirigirte, en lo que puedes ofrecer y en lo que potencialmente puedes ganar.

Apoyar a un patrocinador requiere tiempo, dedicación, paciencia y atención a los detalles, no se trata de tomar el dinero y pegar su logotipo en su material publicitario. Antes de comenzar a acercarse a las empresas, asegúrate de poder comprometerte completamente con un patrocinador en términos de tiempo, beneficios, expectativas y garantías.

Qué Buscan Los Patrocinadores

Las empresas entran en acuerdo de patrocinio por muchas razones. Estas pueden incluir:

Acceso directo a mercados específicos.
Reconocimiento de marca / producto / servicio.
Creación de imagen.
Introducción de producto.
Identificación con estilos de vida específicos o grupos socioeconómicos.
Ventas de producto.
Relaciones con la comunidad

Estarás más cerca de lograr los objetivos de patrocinio si: compartes audiencias objetivo; son capaces de proporcionar beneficios que cumplan con los objetivos del patrocinador potencial; y la propuesta es de valor por dinero.

Tu posible patrocinador querrá ver un paquete de beneficios disponibles. Estos pueden incluir:

> Patrocinio del título: derechos de denominación del evento (es decir, incluir su nombre dentro de la denominación del evento).

> Exclusividad: una garantía de que serán el único patrocinador o el único patrocinador de tu sector de mercado en particular.

> Exposición de la marca: presencia en toda la literatura, señalización, mercancía, sitio web, etc. del evento.

> Marca: pancartas y carteles de anuncios, etc. Presentes en el evento. Recuerda que la creación de materiales de marca puede ser costosa. Tu patrocinador puede estar dispuesto a pagar por este elemento o puede que ya tenga materiales existentes. Al comienzo, se debe establecer lo que estás dispuesto a pagar y lo que el patrocinador tiene la oportunidad de proporcionar, y preséntalo en un plan o programa de marca acordado. Para eventos televisados, la oportunidad de exposición es un beneficio importante.

> Exposición a los medios: oportunidad de presentar / comentar el lanzamiento de la prensa, colocar artículos específicos en la prensa (un patrocinador de los medios puede garantizar la cobertura de otros patrocinadores), mencionarlo en todos los comunicados de prensa, etc.

> Publicidad: logotipos / menciones en pago – para publicidad, publicidad en el programa de eventos / publicaciones, etc.

> Derechos de comercialización – oportunidad de vender un producto.

> Oportunidades de muestreo: oportunidad de regalar muestras del producto.

> Entradas y productos: acuerda el nivel de entradas y productos gratuitos (o con descuento) disponibles. Es probable que los patrocinadores quieran invitar a personal y clientes.

> Oportunidades de trabajo en red: en el evento y en cualquier oportunidad de negocio u hospitalidad previa o posterior al evento.

> Relaciones a largo plazo: la oportunidad de asegurar una relación de 3 a 5 años.

> Oportunidades de hospitalidad: fiesta exclusiva de patrocinadores para sus clientes, personal, etc.

> Creación de productos: la oportunidad de proporcionar un producto de marca, artilugio, juguetes, etc., exclusivamente para el evento.

> Literatura adicional: la oportunidad de distribuir literatura de eventos o de la compañía. Si tienes más de un patrocinador, asegúrate de que el patrocinador clave, generalmente el que más dinero invierte, reciba los mayores beneficios.

Creación de Valor

Este suele ser un ejercicio de adivinanzas aleatorio que puede hacer que el precio comience a ser demasiado alto para atraer el interés. Si tomas esta ruta, te arriesgas a devaluar el producto si luego tienes que reducir el precio. Una oportunidad solo vale lo que alguien está dispuesto a pagar, pero debes hacer tu tarea e investigar patrocinios similares y su valor.

Habla con profesionales de recaudación de fondos, mantente al tanto de las páginas financieras diarias, etc. Además, haz una lista de todos los costos directos asociados con la entrega de los beneficios y el apoyo que se ofrece.

Esto te ayudará a evitar que el paquete de patrocinio sea demasiado bajo. Algunos de los costos relacionados pueden incluir:

Recaudación de fondos / sueldos / comisión.
Entradas y valor de merchandising del patrocinador.
Costes de hospitalidad: comida, bebida, alquiler de local / carpa, etc.
Costes de impresión y diseño de cualquier literatura adicional.
Producción de señalización y pancartas de patrocinio del patrocinador.
Costes de montaje / instalación de señalización y pancartas
Costes de publicidad adicionales.
Gastos de administración.
Tiempo adicional del personal para apoyar al patrocinador: marketing, producción, gerente financiero, etc.
Costes legales (es decir, si necesitas asesoramiento con respecto al contrato).
Recortes de prensa adicionales / servicios de monitorización de medios.
Cualquier otro coste directo.

Una vez que hayas realizado este ejercicio, pregúntate cuál será el beneficio neto para el proyecto, es decir, ‘¿vale la pena?’

Acercarse a los patrocinadores

Al desarrollar tu plan de patrocinio, habrás investigado bastante, y habrás identificado patrocinadores compatibles, es decir, aquellas compañías cuyos productos o servicios se adaptan mejor al evento y atraen a la audiencia del evento.

Es posible que desees categorizar a estas compañías en sectores apropiados tales como: alimentos y bebidas, salud y forma física, legal y contable, medios de comunicación, fabricación, TI, etc. y apuntar a un sector a la vez o una compañía de cada sector antes de pasar al siguiente.

En cualquier caso, es necesario recordar la recaudación de fondos antes de acercarte a cualquier persona que necesites para comprender qué beneficios pueden necesitar y cuáles pueden ser sus expectativas: cada compañía será diferente. Mira los sitios web y la literatura de la compañía, la prensa financiera, etc. para obtener más información al respecto.

Algunas compañías tienen criterios específicos para los solicitantes de patrocinio y con gusto enviarán esta información si la solicitas. Debes adaptar tu propuesta a esta empresa basada en tu investigación. Si aún no lo sabes, intenta identificar a la persona adecuada a quien se debe enviar la propuesta.

Algunas compañías tienen Gerentes de patrocinio específicos, otras lo facilitan a través de sus departamentos de marketing, gerentes de marca o una agencia que trabaja en su nombre. Ponte en contacto con el Administrador, preferiblemente por teléfono en primera instancia, y envía la propuesta de patrocinio por correo postal o correo electrónico.

Luego, haz un seguimiento con una llamada telefónica educada una semana más tarde, en el caso de que no hayas recibido una respuesta. A estas alturas, ya deberías tener una idea de si la empresa está interesada o no. Es una buena idea mantener una base de datos de todas las personas con las que te comunicas, así como su estado de interés. Esto proporcionará un recurso para años futuros y eventos futuros.

La Propuesta de Patrocinio

Este documento debe estar bien escrito, sin errores de ortografía ni errores tipográficos. Se debe redactar de manera profesional utilizando una fuente clara con un buen espaciado.

Mantenlo conciso, fácil de leer, y que no posea más de cinco páginas. Es una de las primeras impresiones en las que se juzgará a tu empresa y a tu evento.
A continuación, presentamos una guía para elaborar una propuesta para comenzar. Adapta esto para tu evento en particular y para cada compañía individual que elijas. Algunas empresas pueden tener pautas específicas a seguir. Si este es el caso, utiliza el formato requerido al escribir la propuesta.

Guía de Propuestas de Patrocinio

Página de portada

> Prepara una página de portada llamativa con el logotipo / imágenes de tu evento, tus datos de contacto y un breve resumen de los beneficios clave que se ofrecen al patrocinador.

Contenido

> Crear una página de contenido para garantizar que la propuesta sea fácil de leer.

1. El Evento

> Brinda una descripción general del evento. Incluye un par de buenas citas de prensa e imágenes si las tienes.
> El público: indica el perfil del público y los niveles de asistencia previstos.

2. Los organizadores y los socios.

> Los organizadores: cuéntales un poco sobre ti y sobre tu experiencia.
> Los socios: cuéntales sobre cualquier socio de financiamiento que esté a bordo, como el consejo local, las agencias nacionales, etc.

3. La Oportunidad

Introducción: detalla la oportunidad u oportunidades que están disponibles para ellos.

> Valor – explica cuánto costará.
> Uso – indica cómo se utilizarán los fondos de patrocinio.

4. Los beneficios y derechos

> Beneficios: describe el paquete de beneficios que recibirán a cambio de su apoyo, incluidos los montos y tipos de materiales de marketing (puede ser una buena idea incluir una descripción general del Plan de marketing y herramientas del evento).
> Derechos: indica claramente a lo que tendrán derecho a hacer en apoyo del patrocinio.
> Beneficios adicionales: enumera cualquier beneficio adicional que tengan

5. Detalles de contacto

> Asegúrate de que tus datos estén en la página final del documento, así como en la página de portada.

Seguimiento

Si un patrocinador está interesado en tu propuesta inicial, debes estar preparado para ir a reunirte con ellos para hablar de la oportunidad con más detalle. Lleva contigo material de apoyo (tal vez una presentación de diapositivas para computadora portátil o una película promocional) que ilustre su visión y que fortalezca tu tono: las imágenes a menudo pueden decir más cosas que las palabras al tratar de describir y comunicar la experiencia y las oportunidades del evento.

Confirmación

Cuando se haya ofrecido el patrocinio, ya sea en efectivo o en especie, prepara un acuerdo por escrito para que ambas partes lo firmen. Incluye lo que esperas recibir, cuándo esperas recibirlo, lo que el patrocinador recibirá a cambio y cuándo lo recibirá.

Confirma qué logotipos o identidad de marca se utilizarán en los materiales de marketing y cómo y dónde se utilizarán. Asegúrate de incluir tiempo en tu calendario de impresión para facilitar la aprobación del patrocinador de la colocación de su logotipo y cualquier otro reconocimiento en los diversos materiales de marketing.

Relaciones Continuas

Tu relación con el patrocinador puede ser una de las más exigentes en las que participarás cuando se trata del evento. Una buena relación de trabajo ayudará a ambas partes a maximizar los beneficios.

Esto se basará en la confianza y el rendimiento. Sé sincero con tu patrocinador en todo momento y si surge una situación en la que no puedas proporcionar un beneficio en particular, asegúrate de informarles y, si corresponde, invítalos a que te ayuden a encontrar una solución que pueda resultar proporcionarles un beneficio alternativo.

Un sistema de monitorización con informes y reuniones regulares ayudará a mantenerlos involucrados en todas las etapas, a ayudar con confianza mutua y, con suerte, a mantener su interés futuro. Recuerda; proporciona un único punto de contacto para establecer contacto con el patrocinador y garantizar una comunicación sin problemas.

Maximización de los Beneficios

Cuando se acuerde el patrocinio, recuerda que debes mantenerte conectado a cualquier beneficio adicional potencial que la relación pueda aportar al evento. Por ejemplo, tu patrocinador puede tener una gran cantidad de personal o de clientes y puede comunicarse con ellos a través de publicaciones, boletines electrónicos, eventos de prensa, etc. También puedes discutir con tu patrocinador formas mutuamente beneficiosas de llegar a esta audiencia (es decir, ofertas de boletos especiales, competiciones, etc.)

Plan de Marca

Para eventos más grandes con una amplia gama de opciones de marca, es un buen enfoque producir un «plan de marca». Este es básicamente un plan que muestra las ubicaciones y especificaciones de todas las marcas de tu patrocinador. En general, los patrocinadores desean ser muy visibles en el evento y el acuerdo de diseño de marca, posicionamiento y tamaño es esencial si deseas mantener a tu patrocinador dentro del proyecto. Asegúrate de aclarar qué oportunidades se brindan como parte del paquete de patrocinio y quién está pagando, (nunca presentes una factura inesperada de producción o creación de marca a tu patrocinador).

Es una buena práctica organizar una «caminata por el sitio» con tu (s) patrocinador (es) antes de la apertura del evento; esto asegurará que estén contentos con su marca y permitirá los ajustes de último momento antes de que comience el evento.

Evaluación

Es importante preparar un informe completo para tus patrocinadores después del evento. Si tienes o está buscando lograr un compromiso continuo con ellos, esto ayudará a fortalecer los lazos para el futuro.

También beneficiará a ambas partes cuando prepares más informes sobre actividades de marketing y patrocinio. El informe debe incluir:> Una carta de agradecimiento y aprecio.

Una revisión del éxito del evento y la asistencia.
Cómo contribuyó el patrocinio a este éxito.
Un informe sobre los resultados / objetivos acordados.
Un recordatorio de los beneficios que recibió el patrocinador.
Recortes de prensa y otra publicidad que mencione al patrocinador.
Copias de toda la literatura del evento que incluyó el nombre y el logotipo del patrocinador.
Fotografías del evento, en particular las que muestran la marca de los patrocinadores in situ

El Proceso de Licitación

Con el fin de garantizar el mejor precio y el mejor valor, es posible que desees (o se le solicite) que «licite» algunos elementos del evento que deben ser suministrados por terceros. Estos pueden incluir:

> Catering, parque de atracciones u otras concesiones (donde una empresa paga el evento para ser parte de él).

> Suministros de producción, por ejemplo, generadores, instalaciones sanitarias, etc. (donde se le paga a un proveedor por bienes o servicios).

De cualquier manera, el proceso de licitación es muy similar.

Paso 1

Es posible que desees emitir una invitación a licitar. Esto establece lo que necesita ser suministrado. Proporciona detalles del evento, como fechas, horarios, alcance, etc. y una descripción de la cantidad y el tipo de bienes o servicios que necesitas.

Envíale esto a las compañías relevantes e invítalos a responder en una fecha determinada indicando si desean que se les envíe un Documento de Licitación. Este documento es útil porque te permite saber de antemano el número de ofertas que probablemente se recibirá.

Nota: si has tenido contacto personal con varias compañías o no tienes tiempo para realizar el Paso 1, continua directamente con el Paso 2.

Paso 2

Envía el documento de licitación a las personas que hayan mostrado una expresión de interés. Este es un documento detallado con toda la información relevante en la que el proveedor basará su oferta.

Debe incluir:

> Detalles de escala de tiempo y devolución: indica claramente en qué fecha y hora debe devolverse la oferta, en qué formato, número de copias (si hay más de un evaluador), la dirección de devolución y los datos de contacto.

> Descripción del proyecto: detalles sobre el evento, fecha, horarios, naturaleza, perfil de audiencia, etc.

> Declaración de requisitos: especifica qué es lo que se está buscando. Si no estás seguro de lo que se requerirá exactamente y solicitas a las empresas para que te asesoren profesionalmente sobre lo que necesitarás, proporciona todos los datos relevantes en los que puedan basar sus recomendaciones. Mientras más información puedas proporcionar en esta etapa, más tiempo podrás ahorrar respondiendo preguntas más adelante.

> Criterios de evaluación: es posible que desees evaluar las presentaciones en función de una serie de factores y no solo del monto de la oferta / costo. En este caso, ponderar estos elementos en orden de importancia. Por ejemplo, los criterios a utilizar pueden ser:

> Oferta / Costo 50%

> Enfoque y equipo 20%

> Historia y credenciales 20%

> Valor agregado 10%

> Términos y condiciones: incluye todos los términos y condiciones que requieres que cumpla el proveedor, como la prestación de servicios, las fechas de entrega, la no colusión (es importante que cada empresa acepte que no trabajen con ninguna otra empresa que participe en el proceso de licitación), confidencialidad, datos protección, responsabilidad, indemnización y seguro, detalles de terminación, responsabilidad del IVA, etc. Solicita su aceptación de los términos y condiciones firmando la casilla correspondiente en el envío de devolución.

> Documento de presentación del licitador: proporcione un documento (idealmente de manera electrónica) para que cada proveedor complete y devuelva en respuesta a su documento de licitación. Base su plantilla en los criterios de evaluación establecidos anteriormente. Para los criterios anteriores, su Documento de presentación de ofertas puede tener este aspecto:

Paso 3

El siguiente paso en el proceso es evaluar. La forma más justa e imparcial de evaluar es crear un sistema de puntuación basado en los Criterios de Evaluación que ya se han establecido. Muestra los puntos en una tabla fácil de leer. Tu tabla podría tener un aspecto similar al siguiente. Al utilizar este sistema, la puntuación más alta ganaría el contrato, ya que, en teoría, ofrece el mejor valor.

Paso 4

El paso final es notificar a todos los licitadores de su decisión y emitir un contrato al proveedor exitoso de acuerdo con los Términos y Condiciones establecidos en el Documento de Licitación.