Quién Hace Qué en los Acuerdos de Prensado y Distribución de Música

En todo acuerdo del tipo que sea deben estar claras las responsabilidades y derechos de cada unas de las partes.

En este artículo se exploran las responsabilidades de las partes que intervienen en un acuerdo tipo de prensado y distribución de música.

🚛💿 Quién Hace Qué en los Acuerdos de P&D

Se debe ser conocedor/a desde el primer momento del acuerdo (si lo hubiere) del acuerdo de licencias maestras para verificar así las responsabilidades del licenciatario en un acuerdo de este tipo. Esto resaltará las diferencias entre los acuerdos de licencia maestra y los de P&D.

En los típicos acuerdos de P&D, el propietario de la grabación maestra es responsable de:

• Pagar por los registros físicos y su embalaje para ser fabricados y entregados al almacén del distribuidor
• Anunciar los registros
• Mantener existencias adecuadas de registros físicos en el almacén
• Asegurar que se paguen derechos de autor mecánicos
• Recuperar cualquier excedente de existencias de registros físicos que quedan en el almacén al final del acuerdo y deshacerse de ellos (con suerte, de una manera que ayude a obtener un retorno sobre ellos, en lugar de simplemente arrojarlos a la propina local)
• Asegurarse de que se paguen los impuestos sobre bienes y servicios aplicables.

El distribuidor es responsable de:

• Incluir los registros en las hojas de lanzamiento y poner los títulos y números de catálogo en el catálogo del distribuidor
• Cumplir con los pedidos y enviar los registros a los minoristas
• Recolectar los pagos
• Remitir las ganancias del propietario, después de deducir los diversos costes y tarifas.
• Si el distribuidor es una Major, a menudo organizará los registros para el propietario (a menos que el propietario ya haya hecho esto, haciendo arreglos directamente con otro fabricante), aunque el coste se le cobre al propietario.

🚛💿 Fabricación de los registros físicos (Copias)

Tu pagarías por los registros fabricados. Si tu distribuidor es una compañía discográfica que tiene su propia planta de fabricación, existen beneficios obvios al hacer un trato para que su planta haga los registros.

La compañía discográfica te facturará. Tendrás que pagar el lote completo dentro de (generalmente) 30 días, o (si son generosos) la compañía discográfica podría aceptar tratarlo como un anticipo contra sus ganancias de la venta de esos registros y deducirlo cuando se realiza la contabilidad.

Las compañías discográficas generalmente han negociado tarifas muy baratas con los fabricantes de discos. Como individuo, es muy poco probable que obtengas un precio comparable. Si estás utilizando una compañía discográfica como distribuidor, intenta obtener los registros ordenados de su fabricante habitual en su nombre. Es probable que esto reduzca tus costes de fabricación considerablemente.

Si haces tus propios acuerdos para que se fabriquen los registros, probablemente tendrás que pagar por los registros en el momento de la entrega. Esto agotará tu capital rápidamente. Recuerda, un CD puede costarte alrededor de 3$/€ por unidad una vez que se incluyan los costes de crear e imprimir el artwork, hacer los discos, insertar el packaging y entregar todo el lote en la puerta.

Puedes negociar mejores precios si solicitas cantidades más grandes, pero siempre es importante juzgar cuidadosamente si los ahorros son reales o ilusorios: si puedes vender las copias fácilmente, los ahorros serán reales.

Si no es así, el coste de almacenamiento, seguro, gestión, interés y el inconveniente general hacen que el proceso de pedido se aleje del ideal.

Siempre vale la pena ver si el distribuidor aceptará que difieras el pago de los costes de fabricación hasta que el distribuidor pueda deducirlos de los ingresos de las ventas. Esto se puede hacer en el curso de su contabilidad para usted.

🚛💿 Propiedad de los Registros

Supongamos que eres tú quién ha pagado los registros, entonces, logicamente, serás el propietario. Y siempre debes tener la última palabra sobre cómo se venderán, aunque esto debe ser coherente con los métodos y términos comerciales del distribuidor.

Asegúrate absolutamente de que el distribuidor sepa que tú, no él, eres el propietario de los registros. De lo contrario, los registros pueden recopilarse inadvertidamente en el transcurso de una limpieza de almacén (que los distribuidores hacen regularmente para eliminar el excedente de existencias).

Las existencias de los registros pueden desecharse junto con las propias existencias del distribuidor a menos que se tomen precauciones. Peor aún, podrían venderse como ‘eliminaciones’ a minoristas. El distribuidor normalmente tendría que reembolsarte cualquier registro que haya gestionado mal (y probablemente por cualquier pérdida de ganancias que pueda sufrir), pero podría llevar bastante tiempo convencer a la compañía discográfica para que encuentre su talonario de cheques (incluso si reconoce su error). Mientras tanto, tus registros están agotados en lo que respecta al sistema de la compañía.

Todos los registros devueltos por los minoristas deben volver a colocarse en sus existencias o un crédito completo otorgado por el acuerdo que realiza la distribución.

🚛💿 Control de Stock

La mayoría de los distribuidores intentarán volver a responsabilizarse del control de existencias. Esto significa que el distribuidor no ordenará nuevas existencias a menos que tu (en este caso el propietario) lo indique. Debe observar los niveles de stock y las tendencias de ventas constantemente. Si, por ejemplo, tienes una gran campaña promocional planificada, no olvides recargar los niveles de existencias o preparar a su fabricante para que se pueda responder rápidamente a los pedidos de existencias adicionales si es necesario. Un álbum bien publicitado pero agotado es algo vergonzoso para la vista y tampoco te hace ganar dinero.

🚛💿 Promoción

Como es probable que esto sea de tu incumbencia, no habrá nadie más a quien culpar si las cosas salen mal. Planifica esto adecuadamente. No sobreestimes tus habilidades, ni subestimes el coste. En caso de duda, contrata a una persona con experiencia en promocion.

Los distribuidores pueden aceptar quitarte a ti la promoción y pagarla ellos, pero a cambio, tomarán un mayor porcentaje de las ganancias. Solo tu puede decidir si esto compensará. A veces puedes hacerlo más barato y mejor que el distribuidor. A veces, la campaña simplemente exigirá más dinero y recursos de los que puedas reunir.

🚛💿 Copias Promocionales

Es de tu interés mantener un estricto control sobre el número de copias promocionales, incluidas las copias limitadas que puede solicitar el personal de su distribuidor. Ciertamente hay un valor promocional en tener el registro disponible para el personal, incluso si no lo pagan, pero los números tienen que ser razonables. Cualquier registro entregado gratuitamente por el distribuidor debe estar exento de su tarifa de distribución (o sujeto a una tarifa reducida).

Debes tratar de retener suficientes copias para satisfacer las necesidades promocionales, en lugar de sacar copias del almacén del distribuidor. Esto te ahorrará tiempo y dinero. Asegúrete de que el distribuidor sepa cuáles son tus planes promocionales y acuerda de antemano con quién, si alguien, el distribuidor puede proporcionar copias promocionales. Por lo general, si se trata de un acuerdo, se aceptará simplemente dejar copias a contactos de medios relevantes (programadores de radio, DJ y similares) como parte de tu trabajo habitual de promoción, siempre que no requiera tiempo ni esfuerzo adicional.

🚛💿 Distribución

La mayoría de las ofertas de P&D le otorgan al distribuidor «el derecho exclusivo de distribuir» en el territorio designado. Esta no es una licencia de derechos de autor, pero aún es exigible como condición del contrato. Si crees que desea distribuir los registros tu mismo, reserva ese derecho en el contrato.

Este derecho puede ser particularmente útil si hace mucho trabajo de giras y música en vivo y puedes vender discos después del espectáculo.

Es posible que incluso puedas organizar que se vendan por correo o por medio de tu sitio web. Para hacer estas cosas, debes reservar los derechos por adelantado o arriesgarte a molestar a tu distribuidor cuando los registros aparecen en lugares inesperados. Básicamente, las compañías discográficas son buenas para vender a minoristas de discos. Otros puntos de venta no tradicionales están fuera de su área, por lo que deberá abordarlos usted mismo. Un poco de pensamiento creativo puede generar un sorprendente número de ventas.

Suponiendo que hayas hecho tus propios arreglos para que se fabriquen los registros físicos y el empaquetado, el trabajo del distribuidor solo comienza una vez que los registros se entregan en su almacén. Después, cargarás el número de catálogo del registro en su sistema de ventas y colocarás el título en tu catálogo. A partir de ese momento, los registros están disponibles para que los distribuidores los soliciten de la misma manera que pedirían cualquier otro registro. En lo que respecta a los minoristas, para la mayoría de los propósitos (excepto devoluciones) no hay diferencia entre los registros vendidos por el distribuidor bajo tus propios sello discográficos y los que está distribuyendo en su nombre.

El minorista compra los registros de acuerdo con los «términos comerciales» del distribuidor. Estas son las reglas que regulan la interacción del distribuidor con sus clientes (los minoristas). Los términos de intercambio determinan:

• Cómo los minoristas piden los registros
• Cómo y cuándo serán entregados
• Cómo los registros pueden ser devueltos por el minorista
• Cuándo y cómo los paga el minorista.

Debes aceptar que los términos comerciales del distribuidor se aplicarán a todas sus transacciones. No puedes esperar que se acepten el acuerdo solo por el producto. Debes averiguar cuáles son esos términos, antes de hacer el trato, para que puedas hacer planes apropiados para tratar cualquier parte que no te parezca conveniente.

Por ejemplo, debes reservarte el derecho de decidir cuándo se pueden descontar los registros y saber a qué precio se venderán. Si no lo haces, podrías llevarte una sorpresa muy desagradable si tus registros salen a un precio reducido (o aumentado). También debes determinar si las ventas deben ser ‘firmes’; o si pueden ser ‘venta o devolución’. Se debe insistir en que se le avise, de antemano, de cualquier cambio en los términos comerciales relevantes. También habrá sorpresa desagradable si se cambia la política de ventas de la firma del distribuidor para que los minoristas puedan tomar el stock ‘según las especificaciones’ y después devolverlo en cualquier momento si el stock no se vende.

🚛💿 Tarifas de Distribución

Como la mayoría de las cosas en la industria discográfica, la tarifa que el distribuidor desea a cambio de sus servicios es negociable. Va a variar de acuerdo con tu fuerza de negociación y la cantidad de trabajo que el distribuidor tendrá que hacer para obtener tu tarifa.

Debes decidir qué trabajo es realmente extra y qué trabajo es rutinario y efectivamente no le cuesta al distribuidor nada que normalmente no gastaría de todos modos.

La mayoría de las compañías discográficas calcularán y pagarán regalías mecánicas de derechos de autor sin coste adicional. Su sistema procesará sus ventas de grabaciones de todos modos, por lo que es muy poco trabajo adicional hacer que calculen los royalties al final del trimestre y envíe un pago en tu nombre. Naturalmente, el pago se deducirá de los pagos que se le adeuden de las ventas de esos registros.

Ten mucho cuidado con las tarifas de distribución que excedan el 30% del precio mayorista menos el IVA. Esta es la tarifa máxima para la distribución física, a menos que el distribuidor esté manejando y pagando por la publicidad. Las tarifas de distribución por encima de esto pueden dejarte con muy poco del producto de cada venta para cubrir todos sus costes, y mucho menos para obtener ganancias.

Además, ten cuidado con las tarifas de gestión adicionales cobradas como tarifas de administración. (¿Por qué crees que les estás pagando la tarifa de distribución?) Evita las tarifas de entrega y similares. La tarifa de distribución está destinada a cubrir los costes del distribuidor y dejarte con ganancias. Cualquier tarifa adicional debe ser cuestionada. Algunos pueden ser legítimos, pero la mayoría son solo otra forma de hacer que una tarifa de distribución del 20% se sume a una del 30%.

Debido a que la gestión y la administración de las devoluciones es costosa, algunas compañías también cobrarán una tarifa adicional por las devoluciones. Como no tendrás control sobre la política de devoluciones (está determinada por los términos de intercambio del distribuidor) Debes intentar limitar esto. Otros permiten un porcentaje como devolución, pero cobrarán una tarifa adicional por registro devuelto una vez que se haya alcanzado cierto número, generalmente calculado como un porcentaje del número de registros enviados a los minoristas en ese período. De cualquier manera, estas tarifas adicionales pueden aumentar tus costes de distribución, así que tenga cuidado con ellos y cada vez que se propongan, explíqueles por completo antes de firmar nada.

🚛💿 Deducciones y Contabilidad

Debes asegurarte de cuál será la base real de los cálculos de pago de los ingresos netos.

La base habitual será el precio minorista después de la deducción del IVA o el precio mayorista después de la deducción del IVA. De cualquier manera, debes asegurarte de que no haya otras deducciones (como los gastos de envío o las tarifas de procesamiento) aplicadas antes de la división de los ingresos.

Por lo general, una contabilidad de un distribuidor mostrará:

Ingresos netos de ventas

–    Tarifas de los derechos de autor mecánicos (1)

–    Tarifas por distribución (2)

–    Tarifa por grabación (3)

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Tus ganancias (4)

Esto supone que esto se calculará y pagará de acuerdo con la Ley de Derechos de Autor y el acuerdo correspondiente.

Esto se calculará como un porcentaje de la cifra de ingresos netos antes de la deducción de los royalties mecánicos u otras tarifas.

Esto solo se aplicará si has acordado que el distribuidor de registros haga esto en tu nombre y haya acordado diferir dicho pago. De lo contrario, ya lo habrá pagado.

Fuera de esto, tendrás que cumplir con las obligaciones de regalías de los artistas, los costes promocionales y los costes de instalación. Cualquier cosa que quede es tu beneficio.

Los estados contables y las remesas generalmente se gestiona de modo que coincidan con la ejecución habitual del estado de cuenta del distribuidor de registros. La contabilidad trimestral es común pero mensual es mejor porque el flujo de caja es esencial para pagar todos los demás costes.

🚛💿 Impuesto Sobre Bienes y Servicios

Esta es un área muy complicada en los acuerdos de P&D y, francamente, si no controlas el tema, lo mejor es que te pongas en manos de un experto, un gestor o contable.

Esencialmente, el fabricante te cobrará el coste de fabricación más el IVA Suponiendo que estás vendiendo a la tienda de discos (a través del distribuidor como agente), le cobrará al distribuidor el precio publicado al distribuidor más el IVA. Por supuesto, se le cobrará el IVA con respecto a la comisión de distribución y las tarifas que le cobra el distribuidor. Después se envía el IVA a la oficina de impuestos correspondiente menos el IVA ya pagado.

🚛💿 Durante el Acuerdo

Vale la pena consultar con los minoristas, para ver si la compañía discográfica realmente está poniendo tus registros a disposición de los minoristas y entregándolos. Lo mejor que puedes hacer es pedir algunos en puntos de venta seleccionados al azar y ver cómo van.

Manten un contacto cercano con los departamentos que se ocupan del control de existencias en tu distribuidor. Las personas allí están mejor ubicadas para saber qué bien o mal se está vendiendo tu registro y cuándo debe pedir más acciones.

Llama al menos cada 10 días para obtener un informe de existencias y, si es posible, obtener una copia del informe de existencias relacionado con tus registros para que puedas ver las tendencias de ventas, los números de copias regaladas, etc. Si el sistema de información de su distribuidor lo permite, obten reportes diarios.

🚛💿 Al Final de Acuerdo

Cuando finaliza el acuerdo, generalmente se te pedirá que retires tu stock del almacén dentro de un tiempo específico; de lo contrario, la compañía discográfica probablemente lo venderá o lo descargará. Los costes de mudanza suelen ser tuyos. Tu eres, por supuesto, libre de hacer lo que quieras con los registros después de eso.