Con tantas herramientas diferentes en el mercado, todas con diferentes propósitos y funcionalidades puede ser difícil entender qué tipos de software para abogados y despachos jurídicos son imprescindibles para el buen funcionamiento de tu bufete o como autónomo.
Y cuando finalmente descubres qué tipos de herramientas necesitas usar, puede ser complicado evaluar todas las diferentes opciones disponibles y es cuando surgen preguntas como:
- ¿Qué herramientas de software legal debo configurar primero?
- ¿Cómo puedes comparar dos herramientas diferentes que hacen cosas ligeramente diferentes?
- ¿Son los nombres más conocidos en la industria del software generalista realmente la mejor opción de software para abogados como tú?
- ¿Necesito un software de gestión de consultas independiente si ya tengo una herramienta de gestión de casos?
- ¿Qué pasa con una herramienta de gestión de documentos?
Es fácil sentirse abrumado.
Pero no entres en pánico. Has venido al lugar correcto.
En esta guía, vamos a desglosar los diferentes tipos de software legal que necesitas usar, cuáles son los principales beneficios de cada uno y cuáles son las mejores opciones de software para abogados para cada categoría.
¡Vamos a ello!
🧑⚖️ Software de gestión de bufetes de abogados
Los softwares de gestión de bufetes de abogados te ayudan a centralizar todos los aspectos de tu práctica jurídica en un solo lugar. Gestión de asuntos, gestión de tareas, admisión de nuevos clientes, informes, cronometraje, facturación: todos los aspectos que acompañan a la ejecución de una práctica legal exitosa.
El principal beneficio de usar una solución de plataforma central para administrar toda tu práctica en lugar de docenas de herramientas individuales para cada caso de uso es lo bien que se puede conectar todo. Puedes automatizar y optimizar flujos de trabajo importantes, mantener tus datos y documentos seguros al no tener que moverlos manualmente entre herramientas y acceder a toda la información de tu práctica desde una ubicación central.
✅ Beneficios del software de gestión de bufetes de abogados
- Administrar y supervisar todos los aspectos de tu práctica legal en una ubicación centralizada
- Mantén los datos de tus clientes, información de contacto, documentos importantes y más protegidos contra amenazas de seguridad y ransomware
- Automatiza los flujos de trabajo y las tareas comunes para ahorrar tiempo en toda tu práctica
- Accede a toda la información más importante relacionada con clientes, casos, asuntos y miembros del personal específicos desde cualquier lugar
- Invita a los clientes a ver todo lo relacionado con su caso en un solo lugar
▶ Litify
Si estás buscando administrar toda tu empresa desde una ubicación, no busques más allá de Litify.
Con Litify, tu empresa tendrá acceso a todas las funciones de las que hablaremos en esta guía, ya sea directamente integradas o a través de integraciones perfectas que conectan las herramientas en las que confía hoy en un solo lugar. Gestión de documentos, gestión de asuntos, gestión de tareas, herramientas de comunicación con el cliente, informes, marketing, etc.
También se basa en Salesforce, que te ofrece acceso a todas las funciones de seguridad de primera línea que ofrecen. Litify Matters es ideal para bufetes de abogados grandes y medianos, pero también puede ser utilizado por abogados internos, organizaciones sin fines de lucro e incluso agencias gubernamentales.
▶ Clio
¿Eres un profesional que trabaja de forma independiente? Clio es un gran software para abogados, profesionales independientes y pequeñas firmas de abogados.
A medida que tu empresa crezca, es posible que quieras buscar una solución de gestión creado para empresas más grandes, pero Clio es una excelente herramienta para comenzar.
🧑⚖️ Software de gestión de documentos legales
Uno de los elementos más importantes de la práctica legal son los documentos. Todos los días, el personal interactúa con contratos legales, archivos de casos, acuerdos de confidencialidad (NDA), formularios de admisión y más.
El software de getión documental te ayuda no solo a almacenar estos documentos, sino también a generar nuevas copias rápidamente cuando las necesitas.
✅ Beneficios del software de gestión de documentos legales
- Almacena todos sus documentos y archivos en un lugar central online
- Seguridad y encriptación de la información confidencial
- Gestionar quién puede acceder a qué archivos, en qué medida y durante cuánto tiempo
- Generación de nuevos documentos a partir de plantillas creadas previamente
- Organización fácil de navegar dentro de la herramienta para ayudarlo a encontrar documentos más rápido cuando los necesites
▶ Google Drive/Dropbox
Google Drive y Dropbox son las caras familiares que la mayoría de las empresas ya conocen y buscan primero para la gestión de documentos. Si tus necesidades de administración de documentos son pequeñas, definitivamente pueden cubrir los conceptos básicos.
Pero cuanto más detallados se vuelvan los requisitos de tu documento (piensa en plantillas de documentos avanzadas, control completo sobre el acceso de los usuarios o conexión de carpetas a asuntos específicos), más difícil se vuelve confiar únicamente en las herramientas mas grandes.
▶ Conga Composer
En el lado opuesto, tienes Conga Composer. Este software es especialmente bueno en generar documentos a partir de plantillas, y son una excelente opción si tu requisito principal para el software de documentos es generar rápidamente nuevos documentos.
El desafío que puedes enfrentar a medida que generas más y más documentos será cómo almacenarlos de manera eficiente, conectarlos con asuntos específicos y compartirlos con los clientes.
▶ Docrio de Litify
Si en tu trabajo como abogado dependes de poder generar y gestionar de manera eficiente grandes cantidades de archivos, es clave contar con una herramienta de administración de documentos que sobresalga tanto en la generación de documentos como en el almacenamiento y la administración de documentos.
Ahí es donde entra en juego Docrio.
Docrio combina las funciones de almacenamiento que obtiene de las herramientas grandes con las funciones de generación de documentos que obtienes de una herramienta especializada en plantillas fáciles de usar. Además de eso, también agrega la capacidad de conectar directamente todo a clientes, asuntos o casos específicos, e integrar la gestión de documentos directamente en sus flujos de trabajo actuales.
🧑⚖️ Software de gestión de tareas legales
Las necesidades de gestión de tareas para los bufetes de abogados, en particular, pueden variar según el tipo de bufete, el tamaño de los casos y los asuntos que están tratando y el tamaño de su equipo. Aun así, en esencia, el objetivo del software de administración de tareas es realizar un seguimiento de las acciones que se deben tomar durante la duración de un caso.
✅ Beneficios de software de gestión de tareas legales
- Mantén un registro de qué trabajo debe completarse y cuándo se debe
- Transparencia en toda la empresa sobre quién es responsable de qué tareas y acciones
- Detecta cuellos de botella, posibles señales de alerta y retrasos antes de que sucedan
- Supervisar el progreso general en todos los casos y asuntos
▶ Trello
Para una gestión de tareas y proyectos simple y directa, Trello es una gran opción. Es especialmente simple y fácil de poner en marcha, lo que lo hace muy atractivo para una amplia gama de organizaciones.
La desventaja de usar Trello para administrar tareas para un bufete de abogados en particular es la cantidad de trabajo manual adicional que se requerirá para sincronizar tus tareas de Trello con clientes, asuntos o casos específicos.
En lugar de actualizar una tarea o proyecto una vez, tus flujos de trabajo deberán incluir la actualización manual de Trello y el software de gestión de tu práctica por separado cada vez.
Además de la molestia adicional, esto también puede crear imprecisiones entre ambas plataformas, donde no estás seguro de si Trello o tu plataforma de gestión de práctica es la versión “correcta” y actualizada
▶ Asana
Al igual que Trello, Asana es un programa de gestión de tareas y proyectos multipropósito. Hay mucha flexibilidad integrada en forma de campos personalizados, subtareas anidadas, informes de progreso y más.
Pero al igual que Trello, no está diseñado intencionalmente para bufetes de abogados y gestión de tareas legales, por lo que se aplican las mismas deficiencias cuando se trata de conectar tareas directamente a casos o asuntos. Tu mejor apuesta sería crear manualmente nuevas secciones en Asana cada vez que un nuevo cliente inicie sesión.
> Administrar tareas en Litify
Cuando se trata de administrar tareas específicamente relacionadas con asuntos y casos legales, la mejor solución será aquella que se conecte directamente con el software de administración de su práctica en general.
Específicamente, si usas Litify como una herramienta de administración de asuntos, en lugar de tener que cambiar entre Litify y Asana o Trello cada vez que se completa una tarea y el estado de un asunto debe actualizarse, puede administrar todo el proceso dentro de Litify
Esto ayudará a que toda su empresa opere de manera más eficiente y abrirá la puerta a potentes flujos de trabajo automatizados que se pueden activar en función de la finalización de la tarea o los cambios de estado de la materia. Por ejemplo, puedes configurar un flujo de trabajo para actualizar automáticamente el estado de un caso a “Firma pendiente” después de que el envío de un contrato final a un nuevo cliente se marque como completo.
🧑⚖️ Software de videoconferencia
Con COVID-19 obligando a los bufetes de abogados a adoptar sistemas de trabajo remoto esencialmente de la noche a la mañana, el software de videoconferencia y videollamada se ha vuelto mucho más popular en todo el mundo. El software de videoconferencia te permite imitar virtualmente las reuniones en persona con sus empleados y clientes, de una manera que las llamadas telefónicas básicas simplemente no pueden.
✅ Beneficios de software de videoconferencia
- Comunícate con los clientes y tus empleados cara a cara mientras trabaja de forma remota
- Reúnete con los clientes en cualquier momento sin importar dónde se encuentre tu oficina física
- Adjunta automáticamente un registro de cada sesión y adjúntelos a contactos, asuntos o admisiones específicos en su sistema de gestión de práctica para referencia futura
▶ Zoom
A estas alturas, casi todo el mundo está familiarizado con Zoom. Es una de las principales herramientas de software de videoconferencia para organizaciones que administran fuerzas de trabajo remotas y se comunican con clientes.
Zoom es un gran software utilizado por bufetes de abogados. Dicho esto, ha habido problemas de seguridad en el pasado con Zoom, como que los piratas informáticos puedan acceder a reuniones privadas y enlaces falsos e inseguros que contienen malware diseñado para engañar a los asistentes a la reunión.
▶ Google Meet
Al igual que Zoom, Google Meet es una herramienta de videoconferencia para organizaciones que necesitan realizar videollamadas con su personal o clientes. Google Meet había estado en segundo lugar principalmente debido a problemas de rendimiento y calidad que surgirían a medida que más personas se unieran a una llamada, pero el producto ha tenido avances positivos recientemente.
En general, tanto Google Meet como Zoom son opciones viables para la mayoría de los bufetes de abogados.
▶ Uplink por Litify
La alternativa a los dos principales reproductores de videoconferencia anteriores es Uplink de Litify; la principal diferencia es que Uplink se creó específicamente para que los abogados se comuniquen con los clientes.
Hay tres beneficios principales al usar Uplink en lugar de Zoom o Google Meet. En primer lugar, no es necesario iniciar sesión ni descargar la aplicación para que sus clientes se unan a una videollamada. En segundo lugar, tendrá mucho más control sobre quién puede acceder a tus llamadas con Uplink. Y tercero, un registro de actividad de cada llamada se almacena directamente dentro de Litify.
Además, si ya estás utilizando Litify para la gestión de tu práctica, puedes realizar llamadas directamente desde tu cuenta de Litify sin necesidad de cambiar a una nueva pestaña o programa.
🧑⚖️ Software de calendario para abogados
El software de calendario legal se utiliza para realizar un seguimiento de varios calendarios desde una ubicación central y sincronizar nuevas reuniones, fechas importantes y plazos directamente con los calendarios suyos y de su personal.
✅ Beneficios del software de calendario para abogados
- Sincroniza nuevas reuniones y fechas límite con sus calendarios de Outlook, Google o Apple
- Realiza un seguimiento de las fechas importantes de la corte y los plazos de los documentos en múltiples casos y asuntos en un solo lugar
- Programa citas automáticamente en torno a las reservas existentes en su calendario
▶ Westlaw Legal Calendaring
Westlaw Legal Calendaring es una de las mejores herramientas de software en el mercado actual para bufetes de abogados y abogados independientes.
Una de las funciones más populares de Westlaw Legal Calendaring es que puedes programar automáticamente plazos y fechas importantes en tu calendario de Outlook en función de las normas judiciales actuales, y Thomson Reuters supervisa y actualiza estas normas periódicamente.
▶ Calendaring en Litify inbox
Si decides utilizar Litify como tu principal solución de plataforma de gestión de prácticas, también puedes gestionar los aspectos de calendario y registro de tu empresa directamente con Litify Inbox.
Una de las principales funciones disponibles es la capacidad de sincronización bidireccional entre Outlook y Litify. Los calendarios para cada usuario de Litify en su empresa serán accesibles y precisos sin importar dónde estén buscando. Además, cuando realice cambios desde una ubicación, se sincronizará automáticamente entre las dos.
Esto puede ayudarte a realizar un seguimiento de todas las fechas importantes de la corte, los plazos y las reuniones en el mismo lugar donde ya está almacenando las actualizaciones y los documentos del estado del caso.
▶ CalendarRules
Otra herramienta de calendario legal de uso común es CalendarRules. También ofrecen una herramienta de programación basada en reglas judiciales que se puedes usar para establecer automáticamente plazos y fechas de corte en tus calendarios según las reglas judiciales actuales en los Estados Unidos.
Si también utilizas Litify para la gestión de consultas, puedes integrar directamente CalendarRules en sus calendarios existentes, al mismo tiempo que aprovecha la sincronización bidireccional entre Litify y Outlook.
🧑⚖️ Software de contabilidad y facturación para abogados
El software de contabilidad y facturación no es nuevo, pero sigue siendo una de las herramientas más importantes que tu empresa necesita tener en su caja de herramientas. La funcionalidad principal de los bufetes de abogados suele ser la facturación a los clientes, el seguimiento de las horas facturables trabajadas y la gestión de costes y gastos.
✅ Beneficios del software de contabilidad para abogados
- Administra las finanzas y la contabilidad de tu bufete de abogados en un solo lugar en lugar de hojas de cálculo dispersas
- Integra los detalles de facturación y la contabilidad con tu software de gestión de consultas
- Realiza un seguimiento de las horas facturables y la facturación en una herramienta de software intuitiva
- Gestiona costes, recibos e informes de gastos para toda su empresa
▶ Quickbooks
Quickbooks es uno de los líderes en la industria del software de contabilidad en general, y eso también se extiende a la vertical legal. Puedes administrar tareas de contabilidad estándar, facturación de clientes, informes financieros, etc.
Y según el software de gestión que estés utilizando, también puedes integrar tu cuenta de Quickbooks para conectar directamente las horas facturables y los datos contables a casos y asuntos específicos.
▶ Accounting Seed
Similar a Quickbooks, Accounting Seed es una herramienta popular en la industria de la contabilidad. Puedes acceder a la mayor parte de la misma funcionalidad en Accounting Seed que en Quickbooks, y los mismos datos se pueden integrar con el software de gestión de su consulta.
Al final, ambas son buenas opciones para la mayoría de las empresas y probablemente se deba a qué herramienta prefiere su departamento de contabilidad.
- Lectura recomendada: Mejores Programas de Contabilidad
🧑⚖️ Software CRM de firma de abogados
El software de gestión de la relación con el cliente (CRM) se utiliza principalmente en el mundo de las ventas y el marketing, pero definitivamente también desempeña un papel en la gestión de la práctica legal.
Los bufetes de abogados pueden usar el software CRM para administrar la admisión, realizar un seguimiento de la etapa en la que se encuentra actualmente un cliente potencial y monitorear las conversaciones que tienen lugar con cada cliente en toda la firma.
✅ Beneficios del Software CRM para abogados
- Gestionar nuevos clientes potenciales, formularios y paquetes de admisión y clientes en un solo lugar
- Realizar un seguimiento de todos los puntos de contacto e interacciones con cada cliente desde su primera solicitud de contacto o envío de formulario sin tener que pedirle a tu equipo de admisión que reenvíe correos electrónicos.
▶ Salesforce y Litify
Salesforce ha sido el CRM número 1 del mundo durante 6 años consecutivos, y por una buena razón. Las posibilidades dentro de Salesforce son prácticamente infinitas.
Salesforce AppExchange en particular alberga miles de herramientas que se pueden integrar directamente con su organización de Salesforce. Y si la herramienta que estás buscando aún no tienes una integración nativa con Salesforce, en la mayoría de los casos puede crear fácilmente conexiones personalizadas para conectar directamente las herramientas en las que confías con tu espacio de trabajo central.
Una de las mejores partes de Salesforce para bufetes de abogados en particular es Litify.
Dado que Litify se basa en Salesforce, puedes conectar toda tu plataforma de gestión de prácticas a una de las plataformas más poderosas del mundo en Salesforce, lo que te ofrece acceso a todos los recursos, capacidades y características de seguridad que vienen equipados.
▶ Hubspot
Después de Salesforce, una de las siguientes herramientas CRM más populares es HubSpot. En general, HubSpot es una gran plataforma con muchas funciones en ventas, marketing y servicio al cliente.
Sin embargo, la desventaja para los bufetes de abogados en particular es que HubSpot está diseñado principalmente para equipos de ventas sin mucho espacio para la personalización para adaptarse a las necesidades de un bufete de abogados.
- Lectura recomendada: Mejores Software de CRM del Mercado
🧑⚖️ Software de comunicación interna para abogados
El software de comunicación interna se utiliza para mover conversaciones en tiempo real de hilos de correo electrónico y en persona a herramientas de estilo de mensajería. El objetivo principal es ayudar a tu organización a comunicarte de manera más efectiva y eficiente, especialmente cuando trabajas en parte de forma remota o administras un bufete de abogados totalmente remoto.
✅ Beneficios del software de comunicación interna para abogados
- Simplifica el proceso de comunicación dentro de toda tu organización
- Ya no es necesario depender únicamente del correo electrónico para todas las conversaciones
- Ten conversaciones en tiempo real virtualmente con miembros del personal para obtener rápidamente respuestas, opiniones, actualizaciones y aprobaciones
▶ Microsoft Teams
Muchas organizaciones ya confían en Microsoft para una gran parte de su negocio. La suite completa de Office, correo electrónico y calendarios de Outlook, OneDrive para almacenamiento de documentos, etc.
Si ese es el caso de tu empresa, es probable que Microsoft Teams sea una excelente opción para administrar tus comunicaciones internas.
▶ Slack
Si tu equipo no confía en Microsoft o prefieres administrar la comunicación interna en otro lugar, el otro jugador importante en la industria es Slack.
Con Slack puedes crear múltiples canales públicos o privados relacionados con clientes, casos, asuntos, departamentos, actividades sociales específicos, lo que sea. También se integra con muchas herramientas de software populares que ya estás utilizando, por lo que conectar Slack a tus flujos de trabajo actuales y convertirlo en parte de tus operaciones diarias no debería ser demasiado difícil.
Además, si usas Litify como su plataforma central de gestión de consultas, puedes crear automatizaciones personalizadas entre sus espacios de trabajo de Slack y Litify. Por ejemplo, puede enviar automáticamente mensajes de notificación cuando se actualiza el estado de un asunto legal.
▶ Salesforce Chatter
Si tu organización utiliza Salesforce como CRM o Litify como tu plataforma de gestión de prácticas, también tendrás acceso a Salesforce Chatter, una red social de comunicación interna integrada directamente en la plataforma.
Con Chatter, puedes mover conversaciones que habrían tenido lugar en Slack, Microsoft Teams o hilos de correo electrónico directamente a la ubicación donde ya estás administrando todos tus clientes, casos y asuntos, y conectar directamente las conversaciones a cada uno.
- Lectura recomendada: Mejores Software de Comunicación Interna
🧑⚖️ Software de gestión de conocimiento para abogados
Cuanto más grande se vuelve tu empresa, más difícil puede ser ofrece apoyo 1 a 1 a cada miembro del personal cuando lo necesitan. El objetivo del software de gestión de conocimiento es proporcionar a tu organización una base de datos en expansión de información a la que tu personal pueda acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana, siempre que busquen respuestas.
Más allá de esta funcionalidad básica, los excelentes sistemas de gestión de conocimiento también te permiten aprovechar la información y los recursos existentes de los empleados que han trabajado en casos similares en el pasado.
✅ Beneficios del software de gestión de conocimiento para abogados
- Crea una wiki interna para toda la información importante
- Recurso dedicado para que los miembros del personal acudan primero cuando tengan preguntas sobre procesos, políticas o necesiten buscar algo
- Incorporar nuevos empleados más rápido y con un proceso más consistente
- Aprovecha la información y los conocimientos existentes dentro de su organización, ya sea información de los empleados o documentos anteriores sobre casos similares.
▶ Aderant Handshake
Handshake de Aderant te permite alojar todos tus datos en una ubicación y luego acceder a ellos a través de intranets, extranets y funciones de búsqueda. Uno de sus principales puntos de venta es la velocidad, con sus funciones de búsqueda Handshake y localizador de experiencia creadas para acelerar el proceso de búsqueda de información cuando la necesita.
▶ West Km
Otro popular sistema de gestión del conocimiento para bufetes de abogados y profesionales del derecho es West km de Westlaw y Thomson Reuters. West km es una excelente herramienta para almacenar y recuperar grandes cantidades de documentos a través de búsquedas avanzadas que se pueden reutilizar para ahorrar tiempo.
▶ Gestión de conocimiento en litify
Con Litify, puedes lograr los mismos objetivos principales que ofrecen Aderant Handshake y West km: almacenar documentos y datos en un solo lugar y luego acceder a ellos fácilmente a través de la búsqueda.
El beneficio adicional de usar Litify como tu sistema de gestión de conocimiento en comparación con una herramienta independiente como las dos opciones anteriores es cómo se conecta a tus flujos de trabajo y sistemas actuales.
Si ya estás ejecutando tu práctica a través de Litify, el beneficio de mantener todo en un solo lugar es enorme. Además, puede utilizar las integraciones integradas en Litify o una API avanzada para conectar su software de gestión del conocimiento a cualquier otra herramienta que necesites.
🧑⚖️Software de sistema telefónico para bufetes de abogados
El software del sistema telefónico remoto funciona de la misma manera que lo haría un sistema telefónico estándar en un centro de soporte o de llamadas: la principal diferencia es que ya no necesita teléfonos reales para operar el sistema.
✅ Beneficios del Software de sistema telefónico para bufetes de abogados
- Opera un call center para tu despacho de abogados sin necesidad de un espacio físico
- Recibe y redirige llamadas telefónicas a través de software en línea para evitar la necesidad de sistemas telefónicos reales o teléfonos celulares individuales
- Ahorra en costes iniciales y generales al no tener que comprar teléfonos físicos y espacio de oficina dedicado para operar un equipo de soporte o un centro de llamadas de admisión
- Integración completa de tus sistemas telefónicos con su software de gestión de práctica central
▶ RingCentral
Una de las opciones más populares entre los bufetes de abogados en particular es RingCentral. Posicionan el software de tu teléfono comercial como fácil de usar, rápido de configurar y bien conectado para que nunca pierda una llamada.
RingCentral también se integra con una gran cantidad de populares softwares de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y de gestión de bufetes de abogados, incluido Litify.
▶ Vonage
Vonage es otro jugador en el espacio del sistema telefónico en línea a considerar. Un factor en particular que los hace destacar del resto para algunos es su fuerte integración con Salesforce.
Si estás utilizando Salesforce (o Litify a través de Salesforce), definitivamente vale la pena explorar esta integración en particular para ver cómo puede conectar directamente tus datos de Salesforce a la funcionalidad de su sistema telefónico.
▶ Nextiva
Otra opción popular de software de sistema telefónico es Nextiva. Para los bufetes de abogados que buscan una solución de VoIP (voz sobre IP) que puedan usar para hacer y recibir llamadas en línea y desde cualquier lugar, Nextiva es una excelente opción.
▶ Aircall
Aircall no funciona de manera diferente a como lo haría un teléfono normal en un centro de llamadas. Puedes hacer y recibir llamadas de la misma manera.
Las principales diferencias son las funciones de seguimiento y la capacidad de administrar tu centro de llamadas desde cualquier lugar con conexión a Internet. El seguimiento en particular te permite informar sobre cuántas horas pasa tu personal al teléfono, con quién ha hablado y más.
▶ 8×8 Call Center
8×8 Call Center es similar a Aircall, pero más popular entre los bufetes de abogados en particular. Esto se debe en parte a que no requiere ningún recurso de TI dedicado para configurar e integrarse con sus herramientas y flujos de trabajo existentes.
🧑⚖️ Software de informes de bufetes de abogados
Si tu empresa no está midiendo activamente las palancas que conducen al crecimiento, puede resultar mucho más difícil tomar decisiones importantes de contratación, asignar presupuestos de marketing y más. Con el software de generación de informes diseñado específicamente para bufetes de abogados, puedes realizar un seguimiento de las métricas más importantes para tu empresa.
✅ Beneficios del software de informes de bufetes de abogados
- Realiza un seguimiento de los KPI importantes del bufete de abogados para monitorear el progreso hacia las metas
- Visualiza cualquier combinación de datos en la que confíe tu empresa sin tener que tocar los hombros de un analista de datos o soporte de TI cada vez
- Accede a una descripción general de los ingresos, las horas facturadas, el progreso del asunto, etc. con paneles de actualización en vivo o informes personalizados
▶ Hojas de cálculo de Excel
Una hoja de cálculo de Excel puede ser una herramienta poderosa. Hoy en día, puedes hacer casi cualquier cosa con una hoja de cálculo si ya sabes lo que estás tratando de lograr y tiene los conocimientos para configurar un excelente informe basado en una hoja de cálculo.
Una de las desventajas, por supuesto, es que no todos tienen los conocimientos para hacer exactamente eso.
Más allá de la experiencia y el conocimiento necesarios para configurar un excelente informe en Excel, es probable que también requiera una gran cantidad de extracción manual de datos y se limite a las visualizaciones de datos que Excel te ofrece.
▶ Google Data Studio
Donde las hojas de cálculo de Excel pueden fallar a veces es cuando se trata de visualización de datos, Google Data Studio es todo lo contrario. Puedes crear informes detallados llenos de visualizaciones personalizadas en Data Studio para resaltar cualquier KPI legal importante (indicadores clave de rendimiento).
Aun así, deberás exportar manualmente cualquier dato para incluirlo de todas las herramientas que estes utilizando actualmente para ejecutar tu práctica cada vez que quieras hacer un informe.
▶ Información y análisis de Litify
En lugar de depender únicamente de los sistemas de generación de informes que requieren que exportes manualmente los datos individualmente desde cada herramienta que utiliza tu empresa, puedes crear paneles de actualización en vivo e informes personalizados en Litify para monitorear los números que más le importan a yu empresa en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Y al usar Litify en todo su potencial como una solución de plataforma de administración de práctica completa, ya tendrá las herramientas de terceros en las que aún confía conectadas directamente a su espacio de trabajo de Litify, lo que significa que no se necesitarán exportaciones manuales desde ninguna herramienta.
🧑⚖️ Software de cronometraje legal
El software de cronometraje ha sido durante mucho tiempo un elemento básico en la industria legal. Muchas firmas y equipos legales operan en base a tarifas por hora facturables, por lo que mantener registros precisos de dónde se ha gastado su tiempo y el de tu personal es crucial para fines de facturación del cliente.
Además de las funciones básicas de facturación, el software de cronometraje también puede ayudarlo a comprender mejor qué abogados y miembros del personal son sus empleados más eficientes y fuertes.
✅ Beneficios del software de cronometraje para abogados
- Llevar un registro de las horas dedicadas a asuntos o tareas específicas para cada empleado, asistente legal y abogado de la empresa en un solo lugar.
- Evita las hojas de cálculo manuales y las hojas de tiempo donde los errores tipográficos y otros errores humanos simples pueden conducir a una facturación incorrecta e inexacta.
- Integra directamente el tiempo y las horas trabajadas en el software de contabilidad y el software de gestión de asuntos legales para evitar saltar entre herramientas.
▶ Hojas de cálculo de Excel y software personalizado
Uno de los métodos más comunes para realizar un seguimiento del tiempo en los bufetes de abogados es una combinación de hojas de tiempo de Excel y software creado internamente por su propio equipo de desarrollo.
Este enfoque viene con algunos desafíos diferentes:
- Coste de mantenimiento del software construido internamente (si algo se rompe)
- Inexactitudes en el seguimiento del tiempo basado en hojas de cálculo
- Conectar el tiempo con asuntos o casos específicos
▶ Toggl/Harvest/Clockify
Hay muchas herramientas de seguimiento del tiempo en el mercado, algunas de las más conocidas son Toggl, Harvest y Clockify.
Si bien las tres son excelentes herramientas por sí solas para realizar un seguimiento del tiempo en general, ninguna se creó principalmente teniendo en cuenta las necesidades de un abogado o de un bufete de abogados completo. En la mayoría de los casos, esto significa que deberás exportar manualmente los informes de tiempo cada vez que los necesite.
Dicho esto, si actualmente estás utilizando una de estas herramientas para el seguimiento del tiempo y no está interesado en cambiar, puedes configurar una integración personalizada con tu plataforma de gestión de práctica para sincronizar los informes de tiempo con asuntos y casos específicos.
▶ Cronometraje de Litify
Además de usar herramientas y hojas de cálculo de terceros diseñadas específicamente para el seguimiento del tiempo, también puede administrar el cronometraje directamente dentro de Litify a través de las funciones de cronómetro y registro de tiempo. P
ara cada asunto legal, puedes usar las funciones del cronómetro para realizar un seguimiento del tiempo en vivo o registrar manualmente las horas por tarea, agregar descripciones, establecer si el tiempo era facturable o no facturable y más.
🧑⚖️ Cómo funciona el software para abogados
Bueno pues aquí lo has tenido, un desglose detallado de los diferentes tipos de software para abogados y bufetes de abogados y las principales opciones para cada uno.
Pero el desafío que puedes enfrentar a continuación es este:
Es fácil atascarse en la configuración de todas las herramientas que parecen poder ayudarte.
No podemos negar que se necesita tiempo para configurar una nueva cuenta desde cero, transferir cualquier dato existente en otras herramientas o documentos físicos en las instalaciones, capacitar a tu personal sobre cómo usar la herramienta de manera eficiente e integrar la herramienta en tus flujos de trabajo actuales.
Además, cuantas más herramientas adoptes, más intrincados y tediosos se volverán tus sistemas.
Pronto te encontrarás buscando documentos en un lugar, informando sobre datos en otro, finanzas en otro, hablando con clientes en otro, hablando con su personal en otro, monitoreando estados de casos en otro, organizando videollamadas en otro, administrando contactos en otro, etc…
La verdad es que no necesitas usar una combinación masiva de docenas de herramientas, cada una de las cuales se especializa en un aspecto específico.
En su lugar, recomendamos comenzar desde arriba con una solución de plataforma de gestión de consultas.
🧑⚖️ Soluciones de plataforma frente a herramientas de un solo uso
La diferencia entre una solución de plataforma como Litify y las herramientas de un solo uso es lo mucho que puedes lograr con cada una y qué tan bien se conectan con otras herramientas.
No es sorprendente que una herramienta de un solo uso se centre en hacer una cosa realmente bien y, en la mayoría de los casos, hacen exactamente eso. Una solución de plataforma, por otro lado, actúa como el sistema fundamental para todo su bufete de abogados. Es donde sientas las bases para todo lo que haces en toda tu práctica.
Lo primero que debe hacer tu bufete de abogados es configurar una plataforma de gestión de prácticas. Aquí es donde Litify se destaca del resto. Puede administrar casos, asuntos, documentos, calendarios, informes y casi todas las categorías individuales que hemos cubierto en esta guía, todo desde una sola ubicación.
Una vez que hayas configurado Litify como tu solución de plataforma fundamental, puedes comenzar a conectar las herramientas de un solo uso en las que todavía confías directamente en tu plataforma de gestión de consultas. Todo puede integrarse, herramientas de marketing, software de contabilidad, herramientas de cronometraje con la solución de plataforma adecuada.
Ya no tendrás que navegar por docenas de pestañas y ventanas solo para rastrear todas las diferentes herramientas en las que confías a diario.
Todo estará en un solo lugar.
Esperamos que te haya resultado interesante y sobretodo que te hayamos ayudado a elegir mejor tu software para abogados.
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