Guías Management

El Coste Oculto de los Festivales. Cómo Hacer Rentable un Festival

coste festivales

¿Es posible ganar dinero con festivales, o sobrepasan las demandas logísticas?

¿Qué riesgo e implicaciones tienen las condiciones climatológicas para la cancelación de actividades en los festivales?

En este monográfico se analizan varios casos de festivales del Reino Unido.

A continuación tienes una lista de datos y hechos relacionados con los festivales.

1. Coachella, el festival californiano más grande del mundo, vende 198,000 entradas  generando ganancias de $84 millones. El festival más grande del Reino Unido, Glastonbury, tiene una facturación de 37 millones de libras, pero ganancias de solo £ 86,000: menos de 50 por entrada.

2. En el húmedo verano de 2012 se cancelaron 57 festivales de música del Reino Unido. Es un negocio difícil: eventos famosos como The Big Chill, Sonisphere, Oxegen y Cloud 9 se han silenciado recientemente. Este año, el Levitation Festival de Austin de 3 días de duración, el festival All Today’s Parties y el festival Forgotten Fields de Manchester, del año 2016, ya se han unido a sus filas.

3. 14 millones de residentes en el Reino Unido planean asistir a un festival en 2016. Se planean alrededor de 1.000 festivales en el Reino Unido para 2016 y, con el precio promedio de las entradas siendo más de £ 200 para eventos importantes, es una industria de £ 2,300 millones.

4. La logística detrás de un gran evento es increíble. Los cinco escenarios de Download pesan 278 toneladas y requieren 57 artics para transportarlos. También se cuenta con 160 toneladas de luces, sonido y video, incluyendo equipo para moverse.

5. Se podría pensar que los festivales son considerados con el medio ambiente, pero generan 23,500 toneladas de residuos y menos del 32% de material es reciclado. Los festivales de música son responsables de 20 kilotones de C02e en el sitio y 100 Kilotones de CO2e. No es de extrañar que el Festival 6 gaste £ 30,000 en actividades de limpieza.

6. Los artistas no son baratos. Los organizadores pagan más de $ 1 millón por Bruce Springsteen, Justin Bieber y Madonna; Sin embargo, Bob Dylan puede ser contratado por $ 150,000, Ed Sheeran $ 125,000, the Kaiser Chiefs por$ 25,000, y MC Lars por tan solo $ 2,500.

7. Las estrellas también tienen algunos deseos inusuales especificados en sus contratos: Adelle pide seis tazas grandes de té y un paquete de Marlboro Lights; Kanye West requiere una silla de barbero; Madonna insiste en un asiento nuevo de inodoro, y Paul McCartney no tendrá ningún producto animal, incluso su limusina negra no puede tener asientos de cuero. Pero Van Halen hizo una prueba al pedir en su contrato que nunca debería recibir M&M marrones, para ver si los organizadores estaban leyendo los contratos.

8. Los festivales de libros son casi tan pesados como el heavy metal. 60,000 libros fueron vendidos en el Festival Literario de Edimburgo del año pasado: 60,000 libros de tapa dura pesan al menos 60 toneladas, el equivalente a 38 furgonetas de transporte de carga, 230,000 personas asistieron al Festival de Hay on Wye en 2013.

9. El Festival de Literatura de Cheltenham 2012 vendió 135,000 entradas por £ 4,887,251, pero se gastó £ 4,937,645: una pérdida de más de £ 50,000.

10. La lluvia puede cambiar todo y hacer la diferencia. Cornbury vendió 1,200 entradas en el día en 2013, pero durante las fechas húmedas de 2012 sólo se vendieron 200 – £ 80,000 menos.

11. Los festivales ganan dinero a través de los puestos de catering. Download acoge a 120.000 asistentes al festival que pide 1.2 millones de bebidas y come 650,000 hamburguesas.

12. El patrocinio de festivales y giras es una industria de $ 1.3 mil millones: alrededor de 450 marcas importantes persiguen a las principales 3000 festivales en todo el mundo.

Introducción

Es verano, 14 millones de residentes del Reino Unido planean asistir al menos a un festival de algún tipo, y 3.5 millones de festivales de música; mientras que en los Estados Unidos 32 millones de personas asistirán a festivales de música. Hasta ahora, tan solo se han planeado unos 1.000 festivales en el Reino Unido para 2016: desde festivales de música hasta festivales literarios y festivales de cerveza.

Con el precio promedio de las entradas por encima de £ 200 Para los principales festivales de música en el Reino Unido, es una industria de miles de millones de libras: de hecho, Think Money establece un valor promedio de £ 2,300 millones.

Al generar ganancias de este nivel, algunos de nosotros podemos estar considerando organizar nuestro propio evento, en vez de simplemente asistir a otro más. Pero ¿cuáles son las logísticas detrás de la puesta en escena de un festival exitoso? ¿Por qué cuestan tanto?

Si estás pensando en organizar tu propio festival, estás siendo advertido: el término de la industria para sobredimensionar cargas que no caben en contenedores, se considera ‘carga fea’… Y a veces la logística de la infraestructura de un festival puede ser nada agradable.

Artículo relacionado:

Logística

Si te sientes mareado por la burocracia, ríndete ahora.

Necesitarás licencias, certificados, permisos, etc. Pero incluso antes de comenzar con esto, es útil tener una idea de la escala de lo que debe ser reservado y movido al momento de organizar un festival.

Por supuesto, todo es cuestión de tamaño cuando se trata de la logística detrás de un evento. Para un evento pequeño, de aproximadamente 100 personas, alquilar el equipo para una tarde de música probablemente te hará retroceder unos £ 300, dice Cammy Forbes de Hyper PA, Glasgow. Eso incluye su PA, estación de trabajo de sonido, monitores, micrófonos, y un ingeniero para supervisar todo.

Preparar el festival Download (al cual 120,000 personas asistirán por más de tres días) podría ser “un poco más implicado”.

El promotor de Live Nation, / encargado de contratos de Download, Andy Copping, explica: La construcción del sitio lleva aproximadamente 10 días completos. (24 horas), así como cuatro días para desmontar todas las estructuras. Organizar el festival siempre es difícil.

Nosotros siempre tratamos de mejorar año tras año, además que el festival y el sitio están en continua evolución. Cuando empezamos, éramos un festival de dos días con dos escenarios, contábamos con la participación de 54 bandas y duraba tres días de campamento.

Ahora somos un festival de tres días, con cinco escenarios. ¡Con más de 130 bandas y una semana de campamento! Siempre hay cosas que mejorar, así que trabajamos duro con los fans”.

Y es este compromiso que ha convertido a Download en un milagro: el festival emplea a 8,643 personas cada año, de las cuales 2,097 son miembros del house staff posterior, 4,223 son miembros del house staff frontal, 1,800 guardias de seguridad y 520 médicos. 75,000 personas acamparon en Donwload en más de tres sitios: para lo cual se necesita mucha infraestructura.

El promotor tiene que pagar para contratar el sitio, poner el cercado, construir el escenario, administrar el agua, electricidad y gestión de residuos, resolver la seguridad, entre otras responsabilidades.

Para un festival con capacidad de 10,000 personas, tu poder te cuesta entre £ 60,000 y £ 100,000“, dice Gareth Cooper, cofundador del Festival nº 6. “Gastaríamos hasta £ 30,000 limpiando la basura.” La cuestión del desperdicio es siempre intrigante.

Dato. Creamfield Festival se utilizan 1257 km de rollos de retrete cada año. Y mientras más grande sea la audiencia, mayores serán los costes. “En el Festival Isle of Wight, entre seguridad y policía, se gasta 1 millón de libras“, dice John Giddings, el encargado del evento. Él necesita emplear alrededor de 5.000 personas para instalar las comodidades necesarias, con especial atención a los campistas.

Giddings dice que gastó £ 250,000 construyendo carreteras en el aparcamiento del sitio. La logística detrás de un festival como Download es reveladora:

• Los cinco escenarios que albergan todas las bandas en Download pesan 278 toneladas combinadas. Se requieren 57 camiones articulados para el transporte. Luego, se necesitan 5,500 horas-hombre para instalar 5 millas de andamios y 1.5 millas de armazones con la finalidad de construir los 30,000 pies cuadrados del piso del escenario.
• La puesta en escena está cubierta con 160 toneladas de luces, equipos de sonido y video.
• Hay 150 altavoces para configurar en el escenario principal de Download. Para esto, se necesita un tipo de empresa logística especializada en esta área.

Tal como Andrew Bates, de Agility Logistics, le mencionó a Event Industry News: “Con respecto a otros conductores de HGV, el transporte de una carga de comestibles para un supermercado es muy diferente a un trailer completo de AV o equipos de concierto backline a través de Europa.

Los conductores que trabajan con nosotros entienden el valor de todos los equipos, y su importancia crítica para el evento en sí. Se espera que los conductores supervisen la carga y descarga de su camión en conjunto con el staff. En una gira, el conductor y su camión deben asumir la responsabilidad de la misma carga en cada escenario, asegurando el correcto embalado y desempaquetado.

Al igual que con otros aspectos de la organización de eventos, la tecnología utilizada para planificar el transporte de eventos también ha cambiado considerablemente.

Junto a otros especialistas, la empresa Agility ahora utiliza un software para la carga de camiones y contenedores, permitiéndoles empacar equipos lo más seguro y eficiente posible”.

También comenta que: “La forma en la cual un camión o contenedor es embalado afecta tanto a la seguridad de la carga y al coste total de transporte. El sentido común nos dice que al colocar más peso en un camión o contenedor entonces se ahorrará dinero en el costo total, pero también es vital que podamos calcular el peso total empacado para garantizar un tránsito seguro“.

Andrew agrega: “Es vital que los organizadores nos mantengan informados sobre cualquier cambio en los destinos, especialmente debido al tamaño de los vehículos con los que estamos trabajando. Algunos eventos nos permiten dejar remolques en el sitio para que el propio camión pueda ser desplegado en otra parte. Hemos tenido casos en los que esto ha cambiado, pero no ha sido transmitido a nosotros.

Debido a que algunos eventos crecen, el espacio para mover camiones también se ha reducido, lo que ha causado problemas. Por lo tanto, es importante que los organizadores nos dejen ver el sitio con planes detallados antes del evento, para que así podamos planificar exactamente cómo nuestros camiones pueden cargar, descargar y, crucialmente, definir cómo se realizarán las maniobras.

Además de la instalación, el proceso de desmontaje puede ser exigente.

El nuevo informe de Powerful Thinking – The Show Must Go On – revela que los festivales de música del Reino Unido son responsables de 23.500 toneladas de residuos; Con menos del 32% de material reciclado. Eso significa 2.8KG de residuos por persona por día.

Hay otros problemas relacionados con el medio ambiente que también rodean a los festivales. Los festivales de música son responsables de 20 kilotoneladas de C02e anualmente a través del sitio emisiones; y 100 kilotones C02e anualmente, incluyendo los viajes de la audiencia.

Esto se debe a que un sorprendente 61% de los asistentes al festival viajan en coche (más del 5% utilizan caravanas) y tan solo 15% viajan en carros compartidos. Solo 4% llegan en autocar y 15% en tren.

Ganancias y Pérdidas

Posiblemente ahora te estés preguntando si los festivales generan ganancias. La respuesta es un gran sí.

En 2015 el festival estadounidense Coachella vendió 198,000 entradas y recaudó $ 84 millones en ingresos, por lo que es el festival de música más rentable del mundo.

Pero, en caso de que estés pensando que organizar un festival es una forma rápida para hacerse rico, la cruda verdad es que ¡la mayoría no obtiene grandes ganancias, si es que las hay! La compañía detrás del festival de Glastonbury – el más grande del Reino Unido – ha declarado un beneficio antes de impuestos de solo £ 86,000 para el 2014, y después, los gastos administrativos eliminaron los £ 37 millones de venta de boletos. Eso es un beneficio de menos de 50 libras por entrada.

Alrededor de 175.000 amantes de la música asistieron a Glastonbury en 2014, ayudando a elevar el volumen de negocios en un 5,5 por ciento a £ 37,3 millones. Pero las ganancias antes de impuestos cayeron de £ 764,000 en 2013 a solo £ 86,000, principalmente debido a los pagos de los artistas, donaciones caritativas y mantenimiento.

The Big Chill, Sonisphere, Oxegen, Global Gathering, Cloud 9 y Underage Festival han hecho silencio. Las razones varían desde el aumento de los costos hasta problemas con el local han asegurado que desaparecieron del circuito de festivales.

En 2016, el Levitation Festival de 3 días de Austin fue cancelado con horas de sobra; el Festival All Today’s Paries de Manchester y Forgotten Fields 2016, en Tunbridge Wells, también han sido cancelados a corto plazo, debido a las realidades que afectan la realización de estos festivales.

¿Por qué este tipo de festivales fallan?

Un buen ejemplo es El Bloc Festival / Bloc Weekend. El festival de música electrónica iniciado en Minehead de Butlin en 2006, y fue un éxito hasta 2011.

En 2012 se decidió trasladarse a nueva sede más grande: el London Pleasure Gardens.

Pero las preocupaciones de seguridad del público – tal vez debido a exceso de reservas o falta de control en el lugar – llevó a la cancelación del evento, y a la evacuación por parte de la policía en su primera noche.

Tomó tiempo para que el evento se recuperara, convirtiéndose en un local de música en el este de Londres. En 2015, el evento regresó a su hogar original de Butlin. Sin embargo, donde se repitió por última vez en 2016.

Al igual que con el All Today’s de este año, algunas partes intentaron el cambio de última hora del lugar a Manchester, fue un cambio de ubicación que trajo complicaciones para este evento.

Con el poder de un festival con capacidad de 10.000 personas, que cuesta £ 100,000 y que necesita seguridad / vigilancia policial para el Isle of Wight Festival que cuesta £ 1 millón; no es difícil ver por qué tantos festivales han cesado sus festividades.

Y luego está el temido clima británico, como veremos más adelante.

La Restauración en los Festivales

Si, después de leer eso todavía crees que tienes la capacidad económica suficiente para apoyar un evento, tendrás que tener en cuenta los requisitos de restauración. La tarea de alimentar a miles de espectadores hambrientos en festival no es fácil, pero es una forma de generar dinero.

Download – como se mencionó – da la bienvenida a 120,000 personas cada año durante tres días. Estas son demasiadas personas que necesitan alimentación e hidratación: estos asistentes al festival consumen un promedio de:

  • 1.2 millones de cervezas
  • 650,000 hamburguesas
  • 650.000 litros de agua.

Las cinco comidas favoritas más populares en los festivales. son:

  • Pizza
  • Sandwiches
  • Perros calientes
  • Kebabs
  • Hamburguesas

A modo de ejemplo, en un festival de Isle of Wight (asistencia de más de 58,000 personas):

  • Se comieron 1,070 hamburguesas por hora.
  • Un máximo de 35,000 cervezas fueron servidas durante una hora.

Recuerda, el 97% de los asistentes al festival toman alcohol (y el 22% admite consumir drogas, pero no vamos a enfocarnos en esto).

La comida y la bebida es una forma clave para que los festivales recuperen dinero, ya sea vendiéndolo ellos mismos o traer empresas externas y cobrar alquiler (o algunas veces se ejecutan con una ganancia división).

Graeme Merifield, director de Wychwood, estima que la venta de entradas solo va a pagar el 60% de los que dirige su festival. “El otro 40% se compone de tasas de lanzamiento de los comerciantes y servicio de catering, patrocinio del dinero y ganancias de nuestro bar”.

Hugh Phillimore, director del festival de Cornbury, sugiere que le cobraría a un comerciante entre £ 300 y £ 400 para adquirir un puesto en el festival. “Tienes que tener cuidado“, advierte, “de no tener demasiados puestos que luego no quieran concretar el negocio“. Pero hazlo bien, basta de puestos para atender a todos de forma masiva, con muchas colas para comprar. Ofrece buena comida y bebida – y así esto puede convertirse en una atracción en sí misma.

Permisos

Si los requisitos de restauración masiva no te han causado problemas, entonces tal vez estés listo para organizar un evento. Lo primero es lo primero: reservar un local.

Lo ideal es conocer la ubicación de tu evento, y su tamaño, con doce meses de anticipación. En el mundo espontáneo de eventos musicales, esto no es siempre posible, pero sí es muy recomendable. Por supuesto, lo ideal es usar el mismo lugar por más de un año, pues, con cada evento realizado, las cosas serán más fáciles.

Asegúrate de que tu sitio sea adecuado para el tamaño específico y el tipo de festival. Si tienes la suerte suficiente de tener un castillo o una granja grande, mucho mejor, pero incluso entonces necesitarás un enlace con las autoridades locales.

Recuerda, así como debes considerar los aspectos financieros, también tienes que tener permisos escritos para utilizar este lugar, ya sea privado o público. Las plazas públicas, calles, parques y playas son cuidadas por su consejo local.

Aspectos Legales

Sentirás un alivio cuando hayas conseguido un lugar para realizar tu evento; pero es genuinamente la punta del iceberg del festival. Una vez que tus permisos estén listos, tendrás que saber todas las regulaciones con las que tu evento debe cumplir.

Para aquellos que deseen conocer más sobre el tema:

Para el resto de nosotros, echemos un vistazo rápido a las principales regulaciones que deberán cumplir tu evento. Éstas podrían matar tu festival incluso tienes que elegir una fecha.

Idealmente estarás en una posición para emplear un contratista al tanto de todas las pautas en este asunto relevantes para garantizar un trabajo seguro.

Aparte de las leyes nacionales, también deberás obedecer los estatutos locales sobre eventos, límites de ruido, etc. Para cualquier evento pagado en un área urbana es más difícil conseguir un permiso oficial.

Estas son algunas de las áreas que pueden romper un festival:

Daño auditivo: ¿Cuan ruidoso puede ser tu evento?

Para un evento pagado sin reglas locales, debe asegurarse un nivel sonoro continuo en cualquier parte de la zona donde se encuentra la audiencia, que no supere los 107 dB. (A) (ese es el sonido de un cortacésped a 1 metro distancia), y el nivel máximo de presión de sonido no puede exceder los 140 dB (eso es más alto que un taladro neumático y el equivalente de estar cerca de un motor a 30 metros de distancia). Incluso la exposición temporal puede causar daños auditivos.

Emergencias médicas: se debe ofrecer primeros auxilios para el personal, en conformidad con el Reglamento. También se debe ofrecer un punto de primeros auxilios para el público, con un mínimo de dos paramédicos para eventos de hasta 500 asistentes.

Puedes ampliar información en esta Guía de Seguridad para Festivales.

Láseres y otros efectos especiales: todo buen festival de música necesita láseres (aunque tal vez sean menos necesarias en una obra literaria, o en un festival de cerveza).

Algunos láseres pueden causar daño en los ojos, y también pueden causar quemaduras o daños en la piel. Las precauciones de seguridad utilizadas por los profesionales de la iluminación láser deben incluir paradas y procedimientos para que el láser se proyecte sobre las cabezas de la audiencia.

Es divertido, pero potencialmente peligroso, incluir el escaneo de audiencia con láseres en festivales. Si esto está planeado, se supone que el show está diseñado para mantener el haz en movimiento, de modo que nunca se reciba una cantidad dañina de energía láser por cualquier miembro de la audiencia individual.

El escaneo de audiencias fue prohibido por un corto tiempo en el Reino Unido, y generalmente es mal visto en los Estados Unidos; pero todavía es una parte popular de algunos festivales del Reino Unido. Los láseres pueden necesitar permiso y una licencia concedida por las autoridades, en conjunto con una completa evaluación de riesgos.

Desorden público: entre tantas consideraciones de seguridad, debe haber un número de personal adecuado de seguridad capacitado; una cantidad específica de personas admitidas – y en cuales áreas – deben ser revisados; reglas tales como “no se permite vidrio” en el evento debe ser publicadas con anticipación, etc.

Es altamente recomendable emplear personal certificado. Personal de seguridad en lugar de depender de voluntarios. En 1969, el Altamont Free Festival es una historia de terror y un ejemplo de cómo no organizar tu evento: su principal error estuvo en la organización de su seguridad.

El lugar del festival se cambió a una autopista tan sólo dos días antes del evento, y se le pidió a miembros de los Hells Angels que proporcionaran seguridad alrededor del escenario. Se les pagó $ 500 en cerveza.

No solo los Hells Angels atacaron a la multitud, sino también a los intérpretes. Marty Bailin de Jefferson Airplane fue dejado inconsciente por un miembro de los Hell Angels. Cuando los Rolling Stones empezaron su presentación, una persona de la audiencia, Meredith Hunter, se dirigió al escenario con un revólver. Fue apuñalado hasta la muerte por los Hells Angels. También ocurrieron tres muertes accidentales en el evento. Hoy en día, el festival es visto como la antítesis de Woodstock y ha sido descrito como ‘Rock y el peor día de Roll’.

Contratar a la Bandas

Es hora de empezar a reservar el talento, lo cual es algo más costoso. En el caso inglés, el 3% de los de este apartado de ingresos van a PRS que recoge el dinero adeudado para los compositores por las interpretaciones de sus canciones.

Para que un escritor / compositor sea remunerado cuando su música es utilizada por empresas, tocadas en público o utilizadas por terceros en lugares como Radio y TV, sus obras deben estar registradas con PRS en el caso británico o por su entidad de gestión correspondiente:

Esto también incluye regalías de artistas que realizan sus propios shows en vivo, como en tu festival – u otros artistas tocando versiones cover de sus pistas. Para conseguir que una banda toque a un precio bajo o gratis, podría valer la pena trabajar con una organización de caridad – preferiblemente una con conexiones con bandas.

Lau estaría dispuesto a participar en un evento de Folk Against Fascism porque es una organización en la que ya estamos involucrados”, dice Martin Green, acordeonista y pianista de la banda.

En cuanto a las personas que organizan eventos, lo que los hace atractivos para las bandas, es ser creativos.

Suponiendo que tus artistas no están participando en tu evento por amor o caridad, el coste para contratarlos está aumentando considerablemente: los músicos están aumentando constantemente sus tarifas de presentación, como un medio para compensar la disminución de los ingresos de ventas de discos.

Los festivales están efectivamente ofertando uno contra el otro para asegurar los artistas más importantes. No olvides que los creadores de artistas pueden cambiar los precios cuando quieran; a veces es negociable, y a veces no lo es.

Los precios indicados originalmente son solo el coste de reservar el acto. Generalmente, los costos de transporte y alojamiento no están incluidos, así que cuando hagas una oferta, asegúrate de incluir el paquete completo. Los artistas y bandas pueden ser representados por más de una agencia. Es importante que hagas tu investigación al respecto para encontrar el precio más preciso por ese acto.

¿Y cuánto necesitarás pagar realmente para reservar tus bandas favoritas?

De acuerdo a un artículo de Variety, a artir de 2014 pagarás:
• Más de $ 1 millón para Bruce Springsteen, Justin Bieber y Madonna;
• $ 750,000 para Adele (puede haber subido, ahora), Coldplay y Lady Gaga;
• Mientras que Bob Dylan y Ed Sheeran tienen un buen valor de entre $ 150-300,000 y $ 125,000 respectivamente.
• Kaiser Chiefs costarán sólo $ 25-35,000
• Y si tienes un presupuesto limitado, Eazy cuesta tan solo $ 5,000 y MC Lars $ 2,500.

Artículo relacionado:

Pero no asumas que tu artista estará disponible en un abrir y cerrar de ojos, Download Festival trabaja con dos años de anticipación para asegurar que sus artistas que desean contratar estará disponibles para el evento.

Una vez que hayas reservado a la banda, recuerda pensar en cosas como vestuarios para ellos: hay 57 vestuarios para artistas en Reading (lo cual es necesario debido a que se cuenta con 200 artistas durante los tres días) y 53 en Leeds.

También necesitarás mantenerlos alojados y alimentados.

Algunas estrellas tienen algunos deseos específicos:

  • Beyoncé no puede tomar ni tener cerca de ella ninguna bebida de Coca Cola, debido a que ella promociona los productos de Pepsi. Y su vestidor siempre debe estar a 78 grados Farenheit (25,5556 grados centígrados)
  • Adele pide un hervidor y seis tazas grandes para infusiones, más un paquete de Marlboro Lights.
  • Kanye West requiere una silla de barbero.
  • Los requisitos de Kate Perry dicen nada de claveles.
  • A Sir Paul McCartney le gusta una variedad de flores en su habitación, pero nada de cuero ni productos animales, ya que él es vegano. Esto también incluye los asientos de su limusina.
  • Eminem requiere mancuernas.
  • Madonna requiere un nuevo asiento de inodoro
  • Y la famosa solicitud de Van Halen con respecto a los M&Ms, ninguno debe ser marrón. Lo cual resulta ser una prueba, dice el protagonista de la banda, David Lee Roth: “Si veo M&Ms marrones en una mesa de catering, entonces sabré que el promotor no leyó el contrato completo”. Y esto podría haber incluido asuntos más importantes como cuestiones de seguridad.

En caso de que pienses que son solo las estrellas complicarán la logística de tu festival, piénsalo de nuevo. En el reciente evento artístico de Nueva Zelanda, el NZ Festival, un artista no mencionó que había plumas en un contenedor enviado desde el Reino Unido, y una cola de oveja con piñas pegadas a ella incorporados en su escultura.

Las reglas de Nueva Zelanda sobre la importación de materiales orgánicos son notoriamente estrictas.

El envío ya estaba retrasado, además de que fue fumigado para permitir su entrada al país, lo cual significó que, en lugar de tener cuatro o cinco días para preparar todo antes del espectáculo, los organizadores del evento tuvieron tan solo unas 12 horas.

Patrocinios y Activaciones de Marca

Además de ganar dinero a través de la comida, algunos eventos obtienen un ingreso considerable a través del patrocinio. “El patrocinio es como una red de seguridad que ayuda a cubrir los costos del evento“, dice John Giddings, del Isle of Wight Festival.

Se estima que el festival y el patrocinio de la gira es una industria de $ 1.300 millones, con alrededor de 450 grandes marcas persiguiendo a los principales 3000 festivales en todo el mundo.

No hay duda de que vale la pena para algunas marcas: el patrocinio a largo plazo de Tennent de T in the Park, por ejemplo, con la marca y el evento convirtiéndose en sinónimos en la mente de la mayoría de las personas que asisten a los festivales.

Además del patrocinio general, también hay otras ideas interesantes de marketing.

En 2013 Hunter – El conocido fabricante de botas Wellington – accedió a realizar un intercambio, y regaló 3000 pares de wellies, lo cual convirtió a una serie de asistentes a festivales en compradores leales.

El tipo de patrocinio realmente puede resumir el espíritu del evento. El patrocinador más común de un festival de música son las empresas cerveceras. Pero para un evento más pequeño, como Cornbury, los cereales Dorset y Waitrose han sido patrocinadores. Pero no es solo un caso de tomar el dinero y salir corriendo. Los patrocinadores quieren ser más directos, involucrados, buscando hacer “marketing experiencial” en el sitio.

Algunos festivales creen que, si se hacen bien, esto puede mejorar el evento para los asistentes. Otros deben enfrentarse a grandes dilemas morales. “Encontrar ética en los patrocinadores nunca es sencillo, así que tenemos nunca confió en el patrocinio“, explica el director Womad, Chris Smith.

Si un fabricante de automóviles se nos acerca para ser nuestro patrocinador, esto no funcionaría para nosotros en absoluto. Tienes que conocer cuál es la motivación correcta detrás de eso.”

Otros no tienen el lujo de decirle “no” a los patrocinadores – simplemente porque son muy pequeños para atraer otras ofertas.

Estamos interesados en patrocinios, pero uno de nuestros problemas es nuestro tamaño“, dice Marina Blake, directora de la Brainchild de capacidad para 1.000 personas, que tiene lugar en Bentley Country Park en East Sussex. “Pero solo llegar a 1.000 personas no es muy emocionante para muchos patrocinadores“. En otras formas, sin embargo, Brainchild tiene un trabajo más facil: los artistas, el staff y los asistentes al festival acampan juntos.

Acampada

Otra fuente prometedora de ingresos si todavía estás planificando tu festival es acampar, “Nosotros vendemos más boutique de campamento por persona que cualquier otro festival “, dice Bradley Thompson, director de festival Festival Nº 6. “Esto representa alrededor del 15% de la audiencia.”

Hay una creciente demanda para ello – los recintos para acampar a menudo tienen sus propios baños y duchas, y carpas para cargar teléfonos – y los festivales están dispuestos a proporcionarlos.

Por ejemplo, Volt ofrece un servicio de cargadores intercambiables en festivales como T in the Park y Reading. En eventos como el ex festival Big Chill y el próspero Green Man Festival, puedes utilizar bicicletas de pedales eléctricos para generar electricidad para tu. teléfono. Chris Carey, CEO de Media Insight Consulting, explica los beneficios de acampar en términos fiscales “En el contexto de una gran cantidad de los festivales que llegan al mercado, están haciendo un mejor trabajo de monetización con la gente en el sitio “, explica.

Artículo relacionado:

Contratar a Autores

Los festivales literarios más grandes del mundo incluyen Edimburgo, que vendió 123,00 entradas el año pasado; Cheltenham que vendió 136,000.

El festival más grande puede cobrar por entradas desde los £ 5 a más de £ 20 por cada evento.

Simon Prosser, editor de la imprenta Penguin, Hamish Hamilton, así como un co-fundador del Festival Port Eliot en Cornwall, le dijo a la Financial Times recientemente que: “La carpa más grande en Hay podría contener más de 600, y así un autor que tiene un libro recién publicado, podría generar una cola de firmas de cientos de personas que comprarán ese libro“. En 2013, la librería del festival Hay vendió 35,000 libros, y El festival de Edimburgo cambió 60,000.

Quizás puedas estar preocupado por la logística detrás del establecimiento de un festival de heavy metal, pero 60,000 libros de tapa dura pesan al menos 60 toneladas; y, como el límite máximo de peso del Reino Unido para un camión (vehículo y carga) es de sólo 44 toneladas, entonces enfrentarás una logística interesante. De hecho, es el equivalente de dos artics o 38 furgonetas de reparto promedio (3.5 furgonetas de una tonelada con una capacidad de carga útil de 1,6 toneladas).

Pero antes de que comiences a pensar que esta es una mejor manera para ganar dinero que un festival de música, observa las matemáticas: en el 2013 el festival Cheltenham de literatura, se emitieron 135.000 entradas, para 518 eventos a un precio promedio de £ 8.60.

El festival es una organización benéfica registrada y las cuentas auditadas recientes – desde el final del año en diciembre de 2012 – muestran que la organización general del festival (responsable de los cuatro eventos) tuvo un ingreso de £ 4,887,251.

En el mismo año, se gastó £ 4,937,645 – una pérdida de £ 50,394. Y estos es en los grandes eventos.

Muchos festivales en realidad no le pagan a los autores por venir al evento: creen que la publicidad y la oportunidad para la venta de libros son recompensas adecuadas. Sin embargo, hay una reacción cada vez mayor contra esto. La sociedad de los autores recomienda un pago de al menos £ 150 por autor.

Los autores que asistan a un evento esperarán alojamiento y comida. Por Ejemplo, los organizadores del festival Cheltenham ofrecieron una cena para los autores.

Reservar un lugar o varios lugares con anticipación es la clave; y otra vez necesitas considerar equipos de sonido, tales como micrófonos; ayudantes para el evento, etc.

Los autores esperarán ver copias de sus libros disponibles para la venta en el lugar; e idealmente con un descuento ofrecido al autor. De lo contrario, la audiencia ahorrará su dinero y comprará en Amazon. Eso podría no sonar demasiado difícil, pero recuerda, si estás organizando el Festival de Edimburgo, esto significa 38 vans cargados de libros para entregar.

El formato para tal evento es a menudo una entrevista. Parece algo obvio que decir, pero asegúrate de que el entrevistador haya leído el (los) libro (s) en cuestión. También es vital que las librerías locales hayan sido informadas acerca del evento. Si bien un festival de música podría presumir a Adele o Lady Gaga, las estrellas en un festival literario serían probablemente chefs famosos con su último libro de cocina. Al igual que con un festival de música, la clave es conseguir un equilibrio y cubrir todos los géneros de hechos reales y ficción.

El Tiempo

Incluso si tienes todos los elementos logísticos debidamente planificados, un elemento final podría deshacer todo tu esfuerzo. En el verano húmedo de 2012, 57 festivales se salieron de negocio debido a que los costes para controlar las inundaciones o tratar con las cancelaciones era algo que les sobrepasaba financieramente.

Gareth Cooper, cofundador de Fesival Nº 6, dice: “Tu plan para un año puede ser destruido. Eso no es un negocio sensato. Es un negocio imprudente.”

La mejor noticia es que hubo 929 eventos ese año, de modo que solo 6.13% de los eventos fueron cancelados: pero no hay duda de que muchos vieron una caída significativa en los ingresos. En 2016 el enorme Levitation Festival de tres días, en Austin, Estados Unidos, fue cancelado horas antes su inicio debido a posibles inundaciones.

Muchos asistentes al festival ya estaban llegando y los organizadores estaban trabajando en las cuestiones relacionadas con el seguro contratado.

Incluso si no llueve totalmente, las condiciones también pueden afectar las ventas de “walk-up”. (Personas que compran una entrada el mismo día).

En 2013, Cornbury vendió 1,200 entradas diarias durante el evento, pero el año anterior, debido a lluvia, solo se vendieron 200 – equivalente a un déficit de alrededor de £ 80,000.

No todos los festivales pueden agotarse de antemano, así que las caminatas pueden significar la diferencia entre el desastre y el éxito.

Incluso si no llueve, el clima cálido podría impactar en sus márgenes: “Cuando llueve, tienes que pagar una gran cantidad de dinero extra“, tal como el organizador del evento de Isle of Wight, John Giddings lo explica. “Cuando el sol brilla, tienes que pagar mucho dinero para regalar agua gratis.” Tal vez, en reflexión, es mejor solo asistir a tu evento favorito de este año. Tal vez con un mayor respeto hacia la logística del evento .


Fuente: 

Jinks, D.,  Facing the music: The hidden costs festivales. Parcelhero.com

¿Te gustó el artículo?
1 Estrella2 Estrellas3 Estrellas4 Estrellas5 Estrellas (1 Votos, Promedio: 5,00 de 5)
Cargando…

Sobre el autor

PromocionMusical.es

Todo sobre promoción, autogestión y emprendimiento musical donde encontrarás artículos sobre marketing, social media, informes, infografías, propiedad intelectual, salud y mucho más.

Dejar un comentario