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▷ Fases de la Organización de un Evento Musical

▷ Organización de Eventos ◁ Fases de la Organización de un Evento Musical

¿Te interesa la organización de eventos?

¿Quieres saber cómo planificar, promover y producir un evento musical a gran escala?

Vamos allá.

El entretenimiento en vivo es actualmente uno de los pocos componentes vitales de la industria de la música en su lucha por sobrevivir en el siglo XXI y adaptarse a los cambios drásticos en el mercado de la música.

Diariamente suceden numerosos eventos musicales y es importante planificarlos y producirlos de la manera correcta para seguir siendo relevantes y asegurar su lugar en el mercado.

Este monográfico presenta varios asuntos cruciales que requieren atención durante el proceso de organización del evento, como marketing y planificación estratégica, comunicación y promoción, gestión de riesgos, programación de eventos y gestión de capacidades, por nombrar algunos.

Algunos de los pasos en este proceso pueden omitirse debido a consideraciones por parte del equipo de gestión y/o subcontrataciones a agencias profesionales en función de los requisitos (seguridad, catering).

Se hace evidente además la importancia de ser innovador y estar siempre al día con el estado del mercado para organizar los eventos más exitosos.

Contenidos

⌛ Fases de la Organización de un Evento Musical a Gran Escala ⌛

El cambio constante describe el estado actual de la industria de la música.

Ciertamente esta está pasando por cambios que al final terminaran redefiniendo todo el concepto, mayormente debido a los impactos destructivos causados por la piratería.

Si bien las ventas de discos continúan desplomándose, la mayoría de las personas involucradas en este negocio, desde los artistas hasta gerencia, se dieron cuenta de que en este momento la única forma de llegar a fin de mes es hacer la mayor cantidad posible de giras.

El entretenimiento en vivo se vio afectado por la recesión económica; sin embargo, a diferencia de otros, este sector de la industria de la música todavía está funcionando activamente.

Los eventos musicales se vuelven más grandes y las representaciones en vivo que tienen como objetivo sorprender, complacer y entretener al público más complejas.

Este informe está dedicado al proceso de organización de un evento musical a gran escala, concentrado en las etapas de planificación y producción.

A lo largo de este material se verán los pasos más importantes que deben tomarse durante las etapas de planificación y producción de un evento musical de gran tamaño.

Las actividades de planificación y producción pasan por  5 fases

  1. Iniciación
  2. Planificación
  3. Implementación
  4. Evento
  5. Cierre

I. Organización de Eventos > Fase de Iniciación

✅ Concepto del Evento Musical

Cualquier tipo de evento ya sea musical o no, puede ser completamente nuevo o necesita de su desarrollo.

El desarrollo de un evento existente ocurre cuando se asigna un nuevo equipo de administración para trabajar en un evento que ya ha estado en curso.

En este caso, el evento ya tendrá un formato y proceso establecidos, por lo que la tarea del nuevo equipo será actualizarlo y modificarlo para que el evento gane el éxito posiblemente perdido o sea más relevante.

En caso de que el evento sea un elemento completamente nuevo, lo primero que el equipo organizador debe enfocarse es una necesidad u objetivo que desean cumplir.

Estos eventos pueden ser de una única ocasión o sucederse en el tiempo con cierta recurrencia (Usualmente de manera anual), en cuyo caso el administrador del evento debe desarrollar un nuevo concepto que sustente el éxito y la popularidad del evento.

Ya sea que el evento sea nuevo o esté en desarrollo, el concepto del evento debe ser sólido y debe aplicarse a un contexto y entorno particular en el que tendrá lugar.

El concepto se ve como la base, diseñado para apoyar y guiar todo el proceso del evento.

Se basa en el conocimiento y la comprensión del entorno del evento y sus grupos de interés (stakeholders).

El concepto del evento debe ser capaz de lograr su propósito, puede aplicarse a todas las partes interesadas y ser alcanzable por medio de los recursos disponibles.

Para crear un concepto de evento adecuado, se debe realizar una investigación, con gran ayuda de la creatividad del equipo de gestión.

El concepto de evento correcto es uno de los factores más importantes que pueden garantizar resultados rentables y exitosos.

✅ Propósito del Evento Musical

El primer paso en el proceso de creación del concepto es definir el propósito del evento, pudiendo un mismo evento responder a varios propósitos.

Los eventos musicales pueden ser organizados por compañías y corporaciones, así como por el gobierno y sus departamentos culturales, teniendo diferentes propósitos.

En el caso de eventos corporativos (Los eventos corporativos son aquéllos patrocinados u organizados por las empresas en lugar de los gobiernos y el sector público), una vez establecido el propósito, se dará dirección a las principales decisiones sobre el desarrollo del evento, que incluyen asuntos tales como el tema y los elementos, así como los mensajes corporativos que deben ser comunicados y transmitidos al mercado.

El propósito central con el que se organizan los eventos de música corporativos es principalmente la publicidad del producto de la compañía.

En general, está enmascarado detrás de un propósito más elevado, como crear entretenimiento para el asistente o contribuir a una causa, sin embargo, el propósito inicial es la publicidad.

⚡ Ejemplos de Eventos Musicales Corporativos

Rockstar Mayhem Festival, un festival de giras en los Estados Unidos, patrocinado por Rockstar Energy Company, que produce una bebida energética, así como Jagermeister, una marca de bebidas alcohólicas

Link: http://rockstarmayhemfest.com

Rockstar Energy Drink también patrocina The Uproar Festival, lo que permite llegar directamente al público objetivo de la compañía

Link: http://rockstaruproar.com/

Vans Warped Tour, patrocinado por la empresa de fabricación de calzado Vans, que a su vez también llega a su público objetivo invitando a los artistas y bandas que atraerán a personas con cierto gusto en música y ropa, que usan zapatos Vans.

Link: http : //vanswarpedtour.com/

Los eventos públicos generalmente tienen un propósito más “noble” que puede ser múltiple como contribuir a una causa, proporcionar entretenimiento, atraer visitantes, turismo, etc.

Por ejemplo, un festival de música llamado Vortex I, organizado en los Estados Unidos en 1970 y patrocinado por el la comunidad de contracultura del estado de Oregón y Portland tuvo su propósito en la demostración de los aspectos positivos del movimiento contra la guerra, así como en la prevención de protestas violentas durante la visita del presidente Nixon.

Un ejemplo más reciente es el New Jersey Folk Festival, patrocinado por la Universidad Estatal de Nueva Jersey y el Douglas College, organizado por los estudiantes como parte de su curso

Link:  http://njfolkfest.rutgers.edu/

En cualquier caso, la definición más precisa del propósito del evento otorgará un punto de partida en la planificación del concepto del evento.

✅ Investigación de Marketing

La investigación de marketing se lleva a cabo para evaluar el concepto del evento y analizar su viabilidad; otros aspectos necesarios a investigar y evaluar incluirían a operaciones y finanzas.

En otras palabras, la investigación de marketing debería examinar la respuesta más probable que la audiencia objetivo podría brindar al concepto del evento.

Un “proceso de escaneo ambiental” determinará esta posible respuesta e identificará si el evento será percibido como interesante y atractivo o viceversa y si corresponde con los gustos y preferencias actuales.

Uno de los indicadores suele ser la respuesta que los medios dan a su concepto.

Si los medios están entusiasmados con tus ideas, es probable que ayuden a promocionar el evento y compartan su entusiasmo.

Sin embargo, una respuesta negativa de los medios puede verse como una señal de alerta y debe tomarse en consideración inmediatamente como un indicador de un resultado no deseado.

Para una gran parte de esta evaluación, la gerencia del evento tendrá que poner a prueba su propia intuición e instinto comercial.

Es posible mostrar la idea de su concepto de evento ante sus amigos, colegas o posibles accionistas.

Otra opción es realizar una encuesta de mercado o una investigación tipo focus group.

Excepto por la posible respuesta al concepto, esta investigación también puede recopilar información sobre la solvencia del público objetivo y sus expectativas de precio, o cómo el concepto del evento puede modificarse para cumplir mejor con los requisitos del mercado.

Otro paso en el proceso de investigación de marketing es el análisis del entorno, que determina la competencia en el mercado.

El análisis del entorno determina si hay eventos similares que tienen lugar durante el mismo tiempo, días festivos o cualquier otro factor que pueda tener un impacto en el mercado objetivo.

✅ Proceso de Decisión del Cliente

Compartimos aquí el enfoque propuesto por Allen et al desginado por las siglas PIECE (por sus siglas en ingles: Problem recognition, Information search, Evaluation of alternatives, Choosing whether to attend, Evaluation of the post-event experience) que ayuda a comprender el proceso de toma de decisiones del consumidor del evento:

Reconocimiento de problemas: la diferencia entre el estado existente de alguien y su estado deseado en relación con el consumo de ocio.
Búsqueda de información: una búsqueda interna y / o externa. procesos de búsqueda limitados o extensivos para soluciones de ocio (incluido el evento).
Evaluación y selección de alternativas de ocio.
Decidir si asistir o no a un evento y qué compras opcionales realizar en el evento o festival.
Evaluación de la experiencia posterior al evento.

De acuerdo con el proceso PIECE, el consumidor se da cuenta de cierta necesidad que el o ella puede satisfacer visitando cierto evento (por ejemplo, esta necesidad puede ser el deseo de ver la presentación en vivo de cierta banda), busca la información acerca de las posibles maneras de satisfacer esta necesidad (encontrando el plan de gira de dicha banda), y luego evalúa todas las opciones disponibles.

Los consumidores potenciales evalúan cómo esta “experiencia de ocio” corresponde a las cualidades que más desean (es decir, si quieren que sea un festival o una presentación en solitario, club show o al aire libre, etc.).

Una vez que finaliza el evento, los consumidores evalúan su experiencia de acuerdo con la calidad del servicio y el punto de satisfacción de sus necesidades.

✅ Estructura de la Demanda

En general, para el organizador del evento, un interés en las posibles fuentes de demanda es la clave para proporcionar un evento exitoso, porque sin este conocimiento será imposible proporcionar lo que el mercado objetivo espera.

Incluso si se realiza un gran trabajo en publicidad para el evento, el mercado objetivo podría responder o no, ya que muchos eventos están haciendo algo nuevo.

Por lo tanto, cualquier estimación del mercado objetivo puede no corresponder con la realidad.

Naturalmente, con eventos que han tenido lugar antes y que se repiten en varios intervalos de tiempo (anualmente, dos veces al año), el mercado es relativamente conocido y estimado a partir de las ocurrencias previas.

Sin embargo, incluso en este caso, existe una cierta limitación que puede o no depender siempre de las acciones del equipo organizador.

Por ejemplo, un festival de música de 3 días podría tener las entradas agotadas durante un año, pero sufrirá una asistencia deficiente al año siguiente, principalmente debido a una cartel menos popular de artistas.

Por otro lado, factores como el clima, el tráfico o un conflicto de programación inesperado con otro evento están más allá del control de los organizadores.

Con el fin de evitar otras razones que pueden no atraer a la cantidad deseada de personas a su evento, la investigacón de marketing debe llevarse a cabo, como se indicó anteriormente.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que cualquier tipo de investigación de mercado puede concentrarse únicamente en las tendencias actuales, que pueden ser solo una parte del potencial del evento.

Hay cuatro tipos de demanda, divididos en el principio de los potenciales de demanda:

Demanda actual: la demanda que su evento satisface en este momento.

Demanda futura: la demanda que su evento podría satisfacer durante un período de crecimiento normal.

Demanda latente: esa demanda que está hibernando hasta que se le brinde un evento.

Demanda frustrada: esa demanda que existe para nuestro evento, pero que no puede llegar a ella debido a que está limitada por el precio, el tiempo, la disponibilidad, la falta de ingresos u otras razones.

Puede observarse como dentro del mercado de los eventos musicales se diferencian naturalmente por el género de la música lo que atrae a diferentes grupos objetivo.

Las personas que asistan al Tomorrowland dedicado a la música electrónica y dance, pueden no ser las mismas personas que asistirán al Mera World Music Festival.

Dependiendo de la popularidad del género, algunos eventos disfrutarán de mayor asistencia que los demás.

Además, cada año aparecen nuevos eventos y algunos de los que se repiten se ven obligados a cerrar por diversas razones.

Por lo tanto, el mercado actual no es la única cuestión importante en el proceso del evento.
La evaluación de la respuesta potencial de la audiencia es responsabilidad del promotor quién siempre debe estar al día con el estado del negocio del espectáculo, la popularidad y la demanda del artista, con quien planean trabajar.

La evaluación de los promotores se basa en gran medida en años de experiencia y en pensar en el futuro, en su intuición, así como, por supuesto, la respuesta que obtuvo el artista durante sus giras anteriores, su posición actual en las listas de éxitos en un determinado mercado  y las ventas de discos y mercancías.

✅ Las 3 “E”´s del Marketing de Eventos

Hay tres elementos que son importantes para el éxito de cualquier evento, que ayudan a desarrollar conciencia e incrementar los ingresos del evento. Estos elementos son:

  1. Entretenimiento
  2. Emoción
  3. Empresa

Hoy en día el entretenimiento se puede encontrar en cualquier lugar. La gente tiene televisión, cine en casa, sistemas de sonido digital y lo más importante, Internet.

Ya no tienen que ir a ningún lado para entretenerse, pueden tenerlo todo con un solo clic del mouse. Por lo tanto, debe hacer que su evento sea lo suficientemente atractivo como para que su público objetivo salga de la comodidad de sus hogares y experimente algo que no puede lograr.

Esto se vuelve cada vez más difícil ahora para la industria de los conciertos ya que cualquier espectáculo posible se puede encontrar en Internet, y muchos de ellos de hecho se graban profesionalmente y se venden en DVD.

Sin embargo, el único punto de venta aquí es la atmósfera, la energía entre el artista y la audiencia que solo se puede crear durante el show en vivo y no se puede experimentar de forma remota.

La singularidad de un concierto en vivo es exactamente lo que genera emoción, algo intangible, pero es la emoción lo que hace que el evento sea el más memorable.

Muchos artistas se esfuerzan por mejorar la emoción con el uso de varios efectos especiales y, a menudo tienen éxito.

En este caso, la tarea de los promotores del evento es concentrarse en este aspecto particular del espectáculo para crear el efecto “wow” y enfatizarlo.

La emoción siempre debe ser parte de un plan de marketing de eventos efectivo.

La empresa es lo que impulsa a los gerentes de eventos a nuevos territorios, lo que los hace emplear nuevos aspectos y lograr un éxito a menudo inesperado.

Les da una mejor comprensión de las necesidades y deseos de su grupo objetivo.

La gente siempre quiere experimentar algo nuevo, por lo que este tipo de demanda nunca fallará.

✅ Las 5 “W”s del Marketing

(Del inglés, Why, Who, When, Where y What)

 Para poder configurar su campaña de marketing de eventos de la manera correcta, se debe realizar un análisis exhaustivo del concepto de el evento y responder a las 5 preguntas:

⭐Why? / ¿Por qué?

Tienes que comenzar tu mensaje promocional animando al público a que asista.

Este elemento a menudo se omite en publicidad, en su lugar, se suele proporcionar al público la información sobre la hora y la ubicación del evento.

Como se indicó anteriormente, las personas están sobresaturadas con infinitas formas de entretenimiento que pueden obtener simplemente moviendo un dedo.

No basta con decir “Estas invitado” o “Te veo en el show”, es pasivo y no parece lo suficientemente atractivo como para hacer que la gente abandone la comodidad de sus casas.

En la industria de los conciertos, el nivel de popularidad del artista puede ser tan alto, que se lo considera una marca registrada y, por lo tanto, solo el nombre es suficiente para responder la pregunta “¿Por qué?”.

Sin embargo, el mercado está saturado y esos nombres son escasos.

Los carteles de conciertos, como una de las herramientas de promoción más fuertes, a menudo carecen de espacio para proporcionar información adicional.

Cuando se trata de promociones online, el espacio no tiene límites, lo que le da al promotor la oportunidad de dar al público un adelanto, una muestra de lo que obtendrán si asisten al espectáculo.

⭐Who? / ¿Quién?

Hablamos ahora del público objetivo.

Es esencial para el marketing y el presupuesto determinar y dirigirse a su público objetivo de la manera más adecuada y convincente.

En la industria de los conciertos, el público variará según el género de la música.

Los canales a través de los cuales los aborda y el mensaje que transmite también deberían variar en consecuencia.

Una audiencia interesada en la música rap probablemente usará diferentes medios y tendrá intereses diferentes a los del público de heavy metal.

Conocer a tu público es el factor determinante del éxito del evento.

⭐When? / ¿Cuándo?

Un equipo de gerencia profesional siempre debe recordar que el tiempo lo es todo. En el proceso de planificación del evento, se debe prestar especial atención a las necesidades, los horarios y los patrones del mercado objetivo.El tiempo tendrá influencia directa en la asistencia y todos los aspectos deben ser tomados en cuenta.

Un concierto puede tener lugar en cualquier momento de la semana, sin embargo, en general, los espectáculos de fin de semana siempre disfrutan de una mayor asistencia.

El tiempo de lanzamiento del evento depende de la hora del día: si es un día de semana, debería comenzar lo suficientemente tarde, dando a las personas la oportunidad de terminar su día de trabajo y llegar al lugar de celebración, mientras que al mismo tiempo termina lo suficientemente temprano, dando a la audiencia la posibilidad de descansar lo suficiente antes del próximo día de trabajo.

Los espectáculos de fin de semana siempre comienzan más tarde y generalmente finalizan después de la medianoche.

En caso de que esté planeando un festival de varios días, definitivamente debería ser durante el fin de semana para obtener la mejor asistencia posible.

El grupo de edad de la audiencia es otro elemento importante.

Si el espectáculo planificado está abierto para todas las edades, es importante terminar antes de las 11 p.m., de lo contrario la asistencia se verá obstaculizada debido a que los padres estarán preocupados por sus hijos.

La estación del año en la que se desarrolle el evento también debe tenerse en cuenta.

Los espectáculos al aire libre naturalmente no están organizados durante las estaciones frías; los pocos festivales que suceden en invierno tienen lugar en espacios cerrados, lo que arruina enormemente la atmósfera.

Las fiestas nacionales son otra amenaza más a la asistencia.

Si no está familiarizado con la ubicación, dónde tendrá lugar el evento, busca la información relativa a todos los días festivos locales que pueden crear posibles conflictos de programación.

⭐Where? /¿Dónde?

Ésta es una de las claves más importantes en la promoción del evento: la ubicación.

Los lugares de conciertos a menudo se clasifican según su accesibilidad y calidad de sonido.

Si el lugar que ha elegido para su evento está históricamente plagado de problemas de sonido y tiene un sistema de sonido defectuoso, muchas personas preferirán esperar al próximo evento que tenga una mejor ubicación.

Si realizas un evento al aire libre en un campo, playa u otro territorio grande, prepárate para recibir quejas sobre polvo, rocas, barro o cualquier otro inconveniente que el público pueda tener en un espacio abierto.

⭐What?” / ¿Qué?

Cada evento debe presentarse al público como único, ofreciendo la oportunidad de ver y experimentar algo nuevo y emocionante.

Siempre deben enfatizar los beneficios que obtendrá el consumidor asistiendo al evento.

✅ Mercado Objetivo

El término “mercado objetivo” se refiere principalmente a los posibles asistentes al evento.

Sin embargo, hoy en día con Internet y la nueva tendencia a transmitir programas en vivo en línea o en los cines, creo que los espectadores también deberían considerarse como parte del mercado objetivo si este es el caso del evento en cuestión.

Como se mencionó anteriormente, en los mercados de la industria de conciertos se segmenta sobre la base del interés en el género musical particular, el estilo de vida correspondiente a él y los grupos de edad.

Uno de los problemas para el organizador del evento en este caso es cuánto conocimiento se puede obtener sobre un mercado objetivo en particular y cómo este conocimiento se puede utilizar con ventaja.

Además, los eventos de música popular pueden abarcar un mercado objetivo más amplio, ya que las personas interesadas en diferentes subgéneros de música más pequeños pueden seguir siendo potenciales asistentes de un gran espectáculo de estrellas pop.

Por lo tanto, el promotor tendrá que tratar con una gama más diversa de personas, lo que requiere una segmentación de mercado más amplia.

Una vez que se determina si el evento está dirigido al público en general o a un grupo específico, a su vez ayudará a determinar qué técnicas de marketing y enfoque se pueden utilizar para el mercado objetivo.
El área de influencia determina si el mercado objetivo del evento está situado dentro de una ciudad, una región, un país o quizás también incluya a los países vecinos.

El tamaño y la singularidad del evento están directamente relacionados con el tiempo de viaje que los asistentes potenciales podrían pasar para llegar a la ubicación.

Por ejemplo, en el caso de un espectáculo único de un artista extremadamente popular, que no se puede ver a menudo, es normal esperar visitantes incluso desde fuera del país.

La regla general es: cuanto más importante es el evento, mayor es su captación.

El límite exterior del área de influencia se define por el tiempo de viaje y no la distancia.

A día de hoy un asistente potencial puede pasar 3 horas en un avión o un día en un automóvil, llegando al mismo destino.

Esta información le da a la gerencia de marketing la posibilidad de calcular el tamaño del área de captación en términos de población y, por lo tanto, una estimación aproximada del mercado objetivo.

El conocimiento del mercado objetivo ayuda al gerente del evento a adaptar el concepto del evento más cerca de las necesidades y deseos de la audiencia, cómo promover el evento para ellos, cómo debe transmitirse el mensaje y a través de qué medio, u otras cosas que pueden ser utilizado como un mecanismo de comercialización.

Es útil revisar conceptos previos para eventos similares para ver qué se puede usar y qué se debe mejorar o evitar.

Resulta fundamental pues basar las actividades de promoción en un amplio conocimiento del personal del mercado objetivo.

Los artistas traídos al evento musical en cuestión por la compañía debería ser los más populares posibles y que la publicidad se presente de una manera aceptable para la mentalidad y perfil psicográfico de la audiencia del evento.

II. Organización de Eventos > Fase de Planificación

La naturaleza diversa de los eventos puede hacerlos más laboriosos y lentos, debido a que la mayoría de los eventos generalmente se consideran como una actividad no rutinaria.

Por lo tanto, se debe realizar un gran esfuerzo en el proceso de organización y gestión antes del día del evento.

Naturalmente, los nuevos eventos harán que el proceso sea más complicado en comparación con los que vuelven a ocurrir, donde los procesos de planificación y organización se documentan en los registros de años anteriores.

Es importante tener en cuenta la incertidumbre de muchos eventos, que luego requieren algunos planes de respaldo en caso de que el evento dé un giro inesperado.

✅ Planificación de Marketing en Eventos

La planificación del marketing es esencial para todos los eventos de cualquier tamaño y naturaleza desde pequeños eventos familiares y de amigos hasta conciertos de tamaño de campo y ferias de ámbito nacional e internacional.

Todos quieren que su evento sea interesante y atractivo para los posibles asistentes, también conocido como marketing de eventos.

Consta de dos etapas principales

  1. Investigación de mercado (para establecer su público objetivo, su capacidad de pago, intereses, etc.)
  2. Marketing interno/externo, con marketing externo aplicado en caso de eventos públicos.

Para recibir publicidad (favorable) y cobertura de los medios, se deben planear varias actividades de marketing.

Los eventos de música a gran escala generalmente tienen un presupuesto de promoción extenso, que debe identificarse mientras se elabora el plan de marketing.

Hay dos opciones para identificar el presupuesto: primero es tomar una cierta parte del presupuesto del evento completo y asignarlo a la publicidad, o, la más eficiente, basar el presupuesto en las actividades que se deben realizar con respecto a los objetivos del evento.

Una vez que se establece el presupuesto, el siguiente paso es planificar las actividades de marketing en el tiempo: esto debe incluir todas las actividades que tendrán lugar antes del evento y, a veces, también después (como recibir informes y fotografías de la prensa).

El equipo de marketing tendrá que calcular el tiempo que puede consumir cada actividad de marketing.

Por ejemplo, se requiere un folleto que presente el próximo festival o concierto.

El equipo de marketing debe tener en cuenta el tiempo necesario para obtener la información incluida en el folleto, así como los tiempos de impresión y entrega.

También es esencial conocer todos los plazos necesarios para los problemas de relaciones públicas y tenerlos en cuenta: es posible que la radio deba tener el anuncio tres semanas antes de lo esperado.

En general, cuanto más tiempo se permite para las actividades de marketing, cuanto más cuidadoso se calcule, es más probable que todo esté listo justo cuando se necesite.

III. Organización de Eventos > Fase de Planificación Estratégica

La planificación estratégica es crucial para el éxito de cualquier tipo de negocio, por lo que también es importante para el proceso de planificación del evento.

En pocas palabras, este proceso debe determinar dónde está ubicado su evento (organización) en el mercado en el momento presente y qué posición se esfuerza por lograr.

El proceso de llegar a esa posición final mediante diversas tácticas y estrategias es el proceso de planificación estratégica.

Es importante ajustar la estrategia en el camino a las circunstancias que ocurren para lograr los mejores resultados posibles.

Es uno de los muchos errores cuando la organización dedica muy poco tiempo a planificar una estrategia y después ya no la revisa.

Otras dificultades en la planificación incluyen:

– Sobreplanificar y obsesionarse con los detalles en lugar de las consideraciones estratégicas generales.

– Ver los planes como ejercicios únicos, cerrados y estancos en vez de documentos activos para ser consultados y adaptados regularmente.

– Ver los planes como concluyentes en lugar de direccionales .

El proceso de planificación estratégica implica una serie de pasos correlacionados ilustrados en el siguiente esquema:

organizacion de eventos - planificacion estrategica

En el caso de nuevos eventos, la etapa preliminar en la planificación estratégica implica muchas decisiones definitorias, como la forma del evento, la ubicación, el programa y la duración.

En otras palabras, estas decisiones definen el concepto del evento.

Cuando se desarrolla el concepto, se puede analizar más a fondo.

Esos eventos, para los cuales generalmente se hace una oferta, primero son identificados por varias organizaciones involucradas en el proceso, por ejemplo, las principales agencias de conciertos.

Una vez que la identificación ha finalizado, se realiza una evaluación para determinar si el posible equipo organizador del evento es capaz de manejar el evento de la manera requerida.

Los eventos que se consideran dignos pueden convertirse además en sujetos del análisis de viabilidad.

El análisis de viabilidad evalúa el potencial que tiene un evento para el éxito.

Tiene en cuenta cuestiones tales como los requisitos presupuestarios, las sedes, el área de ubicación y su comunidad, la disponibilidad de voluntarios y otros servicios de apoyo, el historial anterior del resultado financiero del evento si se realizó anteriormente.

Estos detalles varían según el tamaño del evento.

En muchos casos, el análisis de viabilidad se lleva a cabo cuando se buscan fondos públicos.

Los resultados del análisis determinan si el evento continuará o terminará.

Si bien es importante tener una idea clara (estrategia) de lo que se va a hacer y de cómo se  va a proceder con la planificación, la flexibilidad sigue siendo un activo crucial.

El plan estratégico debe tener espacio y opciones para cambios y mejoras sobre la marcha y ser flexible de acuerdo con la situación que se produzca.

Por ejemplo, una vez que comience la venta de entradas, podría ser necesario llevar a cabo campañas promocionales adicionales más cerca del espectáculo, lo que requerirá la reubicación de una parte del presupuesto de promoción.

✅ Alternativas Estratégicas

La estrategia del evento debe basarse en los resultados del análisis DAFO.

Las amenazas deben evitarse, las fortalezas se utilizan al máximo, las debilidades se minimizan y se aprovechan las oportunidades.

Con todos estos puntos en mente, hay varias estrategias comerciales genéricas que pueden ser consideradas por una organización de eventos para avanzar en su visión y misión.

⭐Estrategia de crecimiento

Muchos organizadores de eventos se concentran demasiado en el crecimiento constante del evento: lo hacen más grande que el anterior y que el de los competidores.

El crecimiento se puede reflejar en los ingresos, asistencia, participantes y participación de mercado.

En muchos casos, lo más grande no necesariamente significa mejor.

Es posible que los organizadores del evento pierdan el foco, lo que lleva a una disminución en la calidad y mala publicidad.

El evento no siempre tiene que crecer en tamaño, se pueden asignar recursos adicionales y se puede asignar atención a aspectos tales como actividades, planificación y posicionamiento.

Sin embargo, hay, por supuesto, casos donde el crecimiento en tamaño es apropiado.

Particularmente, cuando hay datos de eventos anteriores que ilustran una demanda creciente de un evento de ese tipo.

⭐Estrategia de consolidación o estabilidad

La estrategia de consolidación significa mantener la asistencia a un nivel determinado.

Es apropiado en un entorno de demanda fuerte, que podría permitir a los organizadores vender entradas por adelantado y limitar los números de asistencia.

De esta forma, los organizadores podrían tener cierta libertad de fijación de precios y mejorar constantemente la calidad del evento.

⭐Estrategia de reducción

Este tipo de estrategia se puede adoptar en caso de que el entorno operativo habitual haya experimentado cambios económicos y / o socioculturales significativos.

Se puede ver como una estrategia negativa, pero a veces puede ser la única solución en lugar de cancelar el evento por completo.

Por ejemplo, un festival de música de 2 días puede convertirse en un evento de un día.

Por lo tanto, teniendo ciertos recursos, el equipo organizador podrá brindar artistas más grandes y populares, lo que podría aumentar la asistencia.

⭐Estrategia combinada

Está claro por el nombre que este tipo de estrategia involucra varios elementos de los otros tipos.

Una de las posibles implementaciones de esta estrategia sería, por ejemplo, eliminar algunos de los aspectos del evento que ya no son relevantes en el mercado objetivo, y al mismo tiempo, incluir algo diferente y nuevo.

Puede ser necesario realizar un análisis para encontrar la mejor opción estratégica.

Cada equipo organizador de eventos abordará este tema a su propia manera.

Algunos criterios que pueden usarse para determinar la opción de estrategia:

  1. Consistencia entre la misión y los objetivos: la opción estratégica debe corresponderse con la misión y los objetivos de la organización.
  2. Idoneidad: la estrategia debe ser adecuada para el entorno operativo del evento.
  3. Validez: cualquier aspecto sobre el cual se construya la estrategia debe ser respaldado por investigaciones relevantes.
  4. Viabilidad de las opciones: la estrategia debe ser viable y posible de implementar, teniendo en cuenta todas las posibles restricciones que puedan surgir en el camino (recursos, falta de compromiso, etc.).
  5. Riesgo comercial: cualquier opción estratégica trae ciertos riesgos comerciales que deben ser identificados. Atractivo para las partes interesadas: cualquier estrategia elegida debe ser atractiva para los principales grupos de interés de la organización del evento.

✅ Propósito, Visión y Misión

Una declaración clara de propósito debería ser la base de cualquier evento.

Debería estar determinado por las necesidades y deseos de los grupos interesados, como posibles asistentes, patrocinadores, etc.

Muchos eventos musicales a gran escala son muy directos, y basta con una declaración corta para dar una dirección estratégica.

⚡ Ejemplos

Download Festival in UK

Download Festival es el principal festival de rock del Reino Unido. Un gigantesco evento de rock de 5 días, con sede en el hogar espiritual de rock – Donington Park

 Queda claro que Download Festival está dedicado a la música rock y, evidentemente, une a los fans de este género musical durante 5 días.

Cabe mencionar que cuando se trata de grandes conciertos que son eventos únicos, es decir que no forman parte de un evento más grande, como un festival, tales declaraciones generalmente se pasan por alto, a menos que el evento esté dedicado a una causa determinada.

De otro lado, aquellos eventos que son de naturaleza más compleja como festivales de música y arte a menudo publican una declaración de propósito más elaborada, creando así su visión y misión.

Link: http://www.downloadfestival.co.uk/

Danish Roskilde Festival

Roskilde Festival es el festival de música y cultura más grande en Europa del Norte y ha existido desde 1971.

 Somos una organización sin fines de lucro que consta de aproximadamente 25 Empleados de tiempo completo y miles de voluntarios.

 Cada año, la Roskilde Festival Charity Society, que es la asociación detrás del Roskilde Festival, asegura que las ganancias del festival se donen directamente con fines humanitarios y culturales

Link: http://roskilde-festival.dk/

Glastonbury

 El Festival de Glastonbury tiene como objetivo alentar y estimular la cultura juvenil de todo el mundo en todas sus formas, incluyendo música pop, música dance, jazz, folk, teatro marginal, drama, mimos, circo, cine, poesía y todas las formas creativas de arte y diseño. Incluyendo pintura, escultura y arte textil*

*La declaración de este festival es mucho más extensa.

Link: http://www.glastonburyfestivals.co.uk/

Las declaraciones de visión y misión pueden ser separadas o combinadas.

Las declaraciones de visión describen lo que una organización de eventos busca lograr a largo plazo a través de la realización de un evento.

Se hace una declaración de misión para describir la tarea de la organización del evento.

Si la organización ha establecido su visión, entonces su misión debe explicar cómo se cumplirá la visión.

Una vez que se establece la declaración de la misión, debe servir como base para las metas y objetivos del evento, y las direcciones estratégicas.

✅ Metas y Objetivos

Al contrario del uso popular de estas palabras como sinónimos, las metas y los objetivos tienen diferentes conceptos.

Los objetivos son declaraciones amplias que buscan proporcionar dirección a aquellos involucrados en la organización del evento.

Estos tienen un papel importante para expandir la declaración de la misión de un evento a fin de proporcionar una dirección más detallada a los involucrados en su creación y entrega-

Mientras tanto, los objetivos representan los medios a través de los cuales se pueden lograr los objetivos: los pasos exactos que establecerán ciertos puntos de referencia de rendimiento.

Naturalmente, los eventos varían en términos de sus objetivos establecidos, sin embargo, las áreas más comunes que deben tenerse en cuenta al hacer los objetivos incluyen: económico, asistencia, calidad, conciencia y recursos humanos.

Cuando se está constantemente involucrado en el proceso de organización de eventos musicales, ciertas cosas como la misión, las metas y los objetivos generalmente se omiten, ya que son siempre los mismos para todos los eventos.

En caso de que el equipo organizador carezca de experiencia en esta área, una recomendación sería establecer la misión y los objetivos a fin de garantizar la mejor implementación posible del evento.

IV. Organización de Eventos > Fase de Planificación de Operaciones

El siguiente paso después de la planificación estratégica es la planificación operativa: una serie de planes y acciones que respaldan la estrategia.

Los planes operativos se desarrollan para todas las áreas cruciales para la implementación exitosa del evento, por lo que para diferentes eventos estas áreas variarán.

Algunas de las áreas comunes incluyen administración, organización, seguridad y gestión de riesgos, marketing, transporte, programación, etc.

Cada una de estas áreas requerirá un conjunto de sus propios objetivos que están vinculados a la estrategia general del evento, como los planes de acción. y horarios, sistemas de monitoreo y control.

En caso de eventos recurrentes, se usan planes permanentes en algunas de las áreas operativas.

Estos planes describen procedimientos estándar que manejan constantemente las situaciones recurrentes de manera consistente para no perder tiempo en problemas que ya se resolvieron anteriormente.

✅ Pronóstico Estratégico

Pronosticar es una parte esencial de la gestión de operaciones en eventos.

En algunos casos, se considera que es la etapa de implementación, en algunos casos se considera parte del proceso de planificación.

Los resultados del pronóstico afectan directamente algunos de los aspectos de planificación.

El pronóstico es un requisito previo para la mayoría de las decisiones de gestión: pronósticos de comercialización, ventas y asistencia, pronósticos del departamento de contabilidad de ingresos y gastos, etc.

Todas las decisiones se vuelven efectivas en algún momento en el futuro, por lo que deben basarse en circunstancias no como en presente, pero como lo serán cuando las decisiones se vuelvan efectivas.

Los pronósticos no siempre son completamente precisos, ya que se basan en los datos recibidos de eventos pasados.

En este caso, los números por sí solos no son suficientes y algunas de las circunstancias que dieron forma a la demanda del pasado podrían necesitar establecerse.

Puede destacarse que la extrapolación de tendencias es la forma más fácil de predecir la asistencia del siguiente año, pero pueden intervenir muchos factores (por ejemplo, el clima, la competencia).

Las condiciones prevalecientes de la oferta y la demanda deben tenerse en cuenta.

En algunos casos de previsión de la demanda, es suficiente determinar las tendencias estacionales, la actividad de la competencia y los niveles de promoción para construir un pronóstico adecuado.

En otros casos (principalmente de eventos bastante complejos) la demanda a menudo dependerá de muchas circunstancias.

Es crucial hacer una estimación de la asistencia por una serie de razones:

  • Evitar la superpoblación y otros problemas de seguridad.
  • Planificar mejor la entrada al sitio del evento para evitar grandes colas.
  • Ayuda a determinar el precio del evento.

Y es que debemos tener en cuenta que sin una estimación de la demanda futura, no es posible planificar de manera efectiva las situaciones posibles, solo reaccionar ante ellas.

A diferencia de muchos otros eventos, la capacidad de los eventos musicales es estática: en la mayoría de los casos, las entradas del público no les permiten irse y regresar, y la mayoría del público suele llegar a la hora del espectáculo y se quedan la mayor parte del tiempo, si es que no se quedan de principio a fin.

Esto distingue los eventos musicales de las exposiciones, por ejemplo, donde las personas vienen y salen constantemente.

A continuación se señalan los principales requisitos para un pronóstico de la demanda:

  1. Debe expresarse en términos que sean útiles para la planificación y el control del aforo.
  2. Debe ser lo más preciso posible.
  3. Da una indicación de incertidumbre relativa.

Existen varios métodos de pronóstico, pero ninguno de ellos es mejor que el otro y se deben usar los métodos apropiados según la situación de cada evento.

Algunos de los métodos de pronóstico difieren según la escala de tiempo: hay una planificación de largo alcance, en cuyo caso los pronósticos deben hacerse con varios años de anticipación; esto es muy raro si se hace en la industria de la música.

De otro lado, los pronósticos a corto y mediano plazo se realizan de 3 meses a 2 años y son el caso más frecuente de eventos musicales a gran escala.

En el caso de los espectáculos más grandes de un solo artista (Grandes Estrellas) la planificación se realiza con 8 meses de anticipación como orientación.

En el caso de los grandes festivales anuales, la planificación de la próxima suele comenzar justo después de que termine el festival, por lo tanto, con un año de antelación.

✅ Gestión del Aforo

La gestión de la capacidad del evento es una de las responsabilidades clave del equipo de gestión de eventos, ya que su objetivo principal es hacer coincidir la capacidad del evento con la demanda.

La capacidad del evento está determinada por los recursos disponibles: la cantidad de personal, el tiempo, el espacio y la experiencia administrativa requerida.

En los servicios minoristas, por ejemplo, la capacidad puede almacenarse, ya que los productos que no se vendieron hoy pueden venderse al día siguiente.

En la industria de la organización de eventos, sin embargo, esto sería imposible: si la capacidad no se utiliza, entonces se pierde.

Por ejemplo, en un concierto los asientos vacíos no pueden venderse más tarde, demuestran una pérdida en las ventas, teniendo en cuenta que se proporcionaron suficientes costos para garantizar una capacidad total.

En caso de que la demanda no coincida con la capacidad del evento, podrían tomarse tres opciones para el control de esa situación:

  1. Ignorar los cambios en la demanda y mantener el nivel de recursos sin cambios.
  2. Configurar la capacidad para que coincida con los cambios en la demanda.
  3. Manipular la demanda para que se ajuste a la capacidad.

En este sentido es relativamente fácil influir en la proporción de capacidad de demanda en la industria de eventos musicales.

Mencionaremos a continuación algunas prácticas llevadas a cabo por los líderes del sector de la organización de eventos musicales al máximo nivel.

Menos entradas disponibles para la venta que la capacidad del lugar.

Una vez que las entradas dispuestas en un principio se agotan, una vez se esté más cerca del día del espectáculo, más entradas pueden hacerse disponibles para su venta, lo que provoca que la demanda aumente aún más.

Si existe una fuerte demanda desde el comienzo, mucho más alta de lo que inicialmente se esperaba, se realiza un intento de cambiar el lugar por otro más grande.

En este caso, también es una cuestión de suerte, dependiendo de si hay un lugar, qué capacidad coincidiría con la demanda y si este lugar está disponible para la fecha requerida.

En algunos casos, esto no funciona, dejando que el evento continúe en el lugar inicial.

Sin embargo, esto significa que está agotado, el promotor ha cumplido sus objetivos, pero la mayor demanda se tendrá en cuenta la próxima vez que el artista en cuestión llegue nuevamente.

La capacidad del personal puede no corresponder siempre a la demanda fluctuante.

Por ejemplo, en grandes festivales al aire libre, pueden aparecer colas en las áreas de bares y restaurantes durante los descansos entre las actuaciones o durante los actos de apertura.

Esto suele ser inevitable, por lo tanto, para hacer que el tiempo de espera sea tolerable, el administrador del evento puede planificar el área de restauración para tener una buena vista del escenario y aquellos que no pudieron obtener sus refrescos durante el descanso pueden comenzar a mirar el espectáculo sin tener que salir de la cola.

Cuando se trata de industria de eventos musicales, en los casos de eventos a gran escala, los entradas se compran con bastante antelación, lo que hace que sea más fácil tener una estimación precisa de la demanda y administrar la capacidad del evento en consecuencia.

✅ Ubicación

Una de los factores en la organización de eventos que contribuyen a su éxito es el de seleccionar una ubicación adecuada para el evento.

Cuando se promueve un lugar fácilmente accesible o céntrico con el evento, puede aumentar la asistencia.

El transporte es uno de los principales aspectos a tener en cuenta, ya que el equipo organizador del evento debe asegurarse de que los clientes puedan llegar al lugar fácilmente, utilizando su modo de transporte típico.

Algunas prácticas para garantizar el transporte adecuado serían por ejemplo si el evento tiene lugar en una ciudad o en un determinado municipio, se puede llegar a un acuerdo con el sector de transporte público para proporcionar medios adicionales de transporte (metro, autobuses, tranvías, etc.) y para que tengan horas de trabajo más largas el día del evento para garantizar que los clientes también puedan llegar a casa fácilmente.

Si un evento, como un festival, se lleva a cabo fuera de una ciudad o cualquier municipio, algunas organizaciones ofrecen autobuses gratuitos, que llevan a los clientes del centro de la ciudad u otros municipios ubicados en la zona, a la ubicación del festival y de regreso.

En el caso de algunos eventos aún más grandes, como el festival Graspop Metal Meeting que tiene lugar en Bélgica, la organización del festival organiza paquetes especiales con compañías privadas de autobuses, que traen a personas de países vecinos y aeropuertos.

El proceso de búsqueda de un lugar o sitio para un evento también está estrechamente relacionado con la logística, para garantizar la posibilidad de que todo el personal, los recursos, el equipo y los visitantes necesarios lleguen a tiempo.

Esto debe planificarse con cuidado, de lo contrario, un elemento crucial para el rendimiento podría no llegar correctamente y provocar un error.

Otros criterios que deben tenerse en cuenta al elegir un lugar para el evento incluyen:

  • Costes (alquiler y costes adicionales de las modificaciones apropiadas necesarias para el evento, decoraciones, etc.)
  • Capacidad de la ubicación para satisfacer la demanda del cliente.
  • Instalaciones y el servicio disponible en el sitio o el coste y la posibilidad de traerlos
  • Cuestiones legales y posibles restricciones (toques de queda, etc.).

Si es necesaria una visita previa al sitio, es útil tener una idea clara de los requisitos del evento y asegurarse de que se cumplan.

La primera impresión del lugar que recibe el promotor del evento podría ser también la primera impresión que el cliente recibirá.

Por lo tanto, el promotor debe prestar atención a sus propios sentidos, el aspecto general del lugar, los olores y sonidos, el entorno, la acústica, etc.

⭐ Plano del sitio (arquitectura)

En el caso de los eventos en el interior, el lugar generalmente tiene su propio plano, que puede usarse como base para el plan del sitio.

Sin embargo, los eventos al aire libre requieren más a través de la planificación con todo lo dibujado desde el principio.

Una inspección del sitio y fotografías pueden proporcionar la ayuda visual necesaria para la planificación.

Un plano a escala brinda una comprensión visual del espacio disponible en la ubicación, que también debe incluir el movimiento del cliente, no solo las dimensiones de la estructura.

El plano del sitio puede verse como una herramienta de comunicación, que ilustra el uso del espacio para todas las partes interesadas involucradas.

Algunos de los proveedores necesitan conocer las distancias entre diferentes objetos y suministros eléctricos, la ubicación de las áreas de almacenamiento y los puntos de entrega de sus productos.

Puede ser útil crear diferentes planes para diferentes grupos, según la información que requieran.

El plan debe dibujarse de una manera escalada y precisa, con la indicación de dirección norte.

Todos los símbolos que se usan en el plan deben ser explicados. Las entradas, salidas, estacionamiento, primeros auxilios y acceso de emergencia deben estar claramente indicados y mantenerse libres de cualquier posible bloqueo.

No todo debe dibujarse en un solo mapa, puede conducir a malentendidos.

Por lo general, hay un plano de sitio separado preparado para el público en general, a veces dibujado en forma de caricatura, pero que aún muestra claramente todos los objetos necesarios: escenarios, áreas de barra, inodoros, primeros auxilios, entradas.

Estos planos se publican en la página web del evento, así como en los folletos, junto con el calendario del evento.

Durante la planificación del sitio para eventos al aire libre, todas las partes están interconectadas.

Comienza con encontrar una ubicación adecuada para el escenario, con el objetivo de obtener la capacidad máxima del área.

Si el evento tiene lugar en la ciudad, es esencial examinar dónde soplará el viento y hacia dónde irá el sonido.

Si hay edificios que están muy cerca del sitio del evento, el escenario debe ser alejado de ellos.

Los restaurantes y las áreas detrás del escenario aparecen a continuación en el plan, así como la planificación de la ruta para que el artista entre bastidores.

Como las áreas de bares, donde se vende alcohol, tienen que estar cercadas del territorio general, esto también afecta la planificación del sitio: las terrazas abiertas con una buena vista del escenario son uno de los requisitos para que la gente pase tiempo en los bares en el sitio.

Lo más importante a tener en cuenta a la hora de planificar el sitio de un evento es asegurarse de que el público pueda ver y escuchar todo claramente y no molestar a las personas que viven o trabajan en los alrededores.

⭐ Señalización del evento

Cualquier evento grande requiere una señalización adecuada para mostrar la dirección a lugares importantes.

Cuando se lleva a cabo un evento en el interior, los carteles ya están disponibles internamente, pero el equipo organizador debe ocuparse de ellos en un evento al aire libre.

Existen 6 tipos de señalización:

  1. Externa: que muestra las indicaciones para el lugar y las áreas de estacionamiento.
  2. Interna: que indica la ubicación para el registro, letreros que indiquen “Estás aquí”.
  3. Estatutarias: salidas de emergencia, primeros auxilios…
  4. Identificación de la estancias: baños, restaurantes.
  5. Señales de patrocinio: Imagen y comunicación de mensajes de patrocinadores
  6. Señales generales: “gracias por venir”…

La ubicación de todos los letreros debe agregarse al plan del sitio del evento y el cronograma de trabajo debe indicar los tiempos de instalación y desmontaje.

Es importante que todas las señales tengan un diseño similar, lo que facilita que el cliente vea lo que se dice.

El tema del evento se puede reflejar en los colores y la forma de los señales.

Deben instalarse a una altura adecuada para evitar la obstrucción de otras personas.

Esta altura debe ser consistente, de modo que el cliente pueda acostumbrarse a buscar información en un nivel particular.

Se debe prestar especial atención a que los letreros puedan resistir el agua en caso de lluvia.

✅ Gestión del tiempo

Crear un cronograma para todas las actividades que se deben realizar durante la preparación de un evento es una forma de garantizar que todos los elementos necesarios estén en el lugar correcto en el momento correcto.

Al comienzo de la planificación de este cronograma, se pueden iniciar varias actividades, pero incluso más de ellas dependerán de las anteriores.

Cuantas más tareas se hagan, más nuevas se podrán encargar.

Por ejemplo, se debe establecer la fecha del evento, el lugar de celebración del alquiler, y los precios de las admisiones y los refrigerios deben calcularse antes de poder realizar cualquier publicidad.

Después de que se hayan acordado todas las decisiones principales, se pueden iniciar las actividades de seguimiento.

La mayoría de los equipos de gestión de eventos usan el método de actividad de programación hacia atrás: se conoce la fecha final y la hora de finalización, se enumeran todas las actividades y sus tiempos de finalización, luego el cronograma se calcula hacia arriba: desde la actividad final hasta la primera.

La gestión de proyectos tradicional a menudo utiliza una determinada técnica, cuando se crea una hoja de desglose del producto.

En el caso de la industria de la organización de eventos, el producto es el evento, que se divide en partes componentes, teniendo en cuenta sus objetivos originales.

Es importante prestar atención a la misión y las esperanzas señaladas anteriormente durante este proceso.

Una vez que el evento se dividió en componentes, el siguiente paso es analizar todo el trabajo que debe completarse y dividir el evento en unidades de trabajo más pequeñas, lo que hace que sea más fácil de administrar.

Esas unidades más pequeñas se pueden asignar a diferentes equipos o incluso subcontratistas y mostrar las áreas de responsabilidad de esos equipos.

Este análisis de actividad refleja todo el proyecto y puede ser fácilmente comprendido por todos los interesados.

Su objetivo es garantizar que no se pase por alto nada y que todo el personal conozca las responsabilidades mutuas para evitar malentendidos sobre quién completa cada una de las tareas.

Una hoja de contacto que incluye toda la información de contacto necesaria de personas relevantes (números de teléfono, correos electrónicos) es un documento útil que mejora la comunicación entre los involucrados.

Una forma recomendada de ilustrar el proyecto del evento es un diagrama de Gantt. Cada tarea se puede introducir en el gráfico, indicando su hora de inicio y la fecha límite.

Puede ser útil tener dos diagramas de Gantt: uno que represente una línea de tiempo semanal de todo el proyecto y el otro para mostrar el orden de funcionamiento del evento, para mostrar sus componentes principales.

Link: Plantilla para Crear un Diagrama de Gantt

V. Organización de Eventos > Fase de Implementación de Operaciones

✅ Programando el Evento

Un aspecto importante del evento como producto es el desarrollo de un programa emocionante.

Es importante que el equipo de gestión del evento tenga en cuenta el nivel de calidad que satisfaga los criterios artísticos y de mercado y cumpla los objetivos de rentabilidad.

Uno de los elementos clave para lograr una programación exitosa es discernir un concepto central en el programa: lo que tiene un significado para la audiencia a partir de las cosas presentadas.

Este sería el caso de los eventos musicales, que tienen algunos aspectos históricos, caritativos, culturales y de otro tipo que se les atribuyen.

Por ejemplo, un festival australiano llamado The Stompem Ground está dedicado a músicos aborígenes.

Puede apreciarse que cuando se trata de los festivales al aire libre más grandes o espectáculos únicos, con el fin de atraer la mayor cantidad de público posible, rara vez hay otro concepto distintivo aparte del entretenimiento y ciertas peculiaridades del espectáculo en sí mismo. .

También es importante conectar el programa con el sitio del evento real.

Muchos gerentes de la organización de eventos tienden a pasar por alto el hecho de que los alrededores se suman a la experiencia general y buscan la ubicación más conveniente, lo que también puede justificarse.

Un ejemplo es el festival Tuska, que tiene lugar todos los veranos en Helsinki y está dedicado a las formas más extremas del heavy metal.

Hasta 2011, el festival se llevó a cabo en el parque Kaisaniemi y se trasladó a Suvilahti en 2011.

Kaisaniemi es una zona muy agradable con sus árboles con sombra y hermosas vistas, pero el entorno industrial de Suvilahti corresponde mucho más a la música presentada en el festival, por lo tanto mejorando la experiencia de un evento de heavy metal verdadero.

El enfoque operativo del productor/promotor del evento es crucial para el programa, ya que estas personas son las que seleccionan los actos que se realizan en el evento.

Los criterios para el contenido del programa son un elemento significativo, que incluye la compatibilidad de los artistas con el mercado y la calidad técnica de los espectáculos.

Por ejemplo, no puede esperarse que aparezca un artista pop en un festival de heavy metal.

El factor que se asocia a todo el entretenimiento exitoso: el factor “sorpresa” también puede definir un buen programa de eventos.

Se sugiere que el programa del evento dependa de lo que la audiencia espera, las capacidades del lugar y la infraestructura, la logística y la intención creativa del equipo organizador.El programa debe permitir que el evento se desarrolle de manera que el público pueda tener tiempo para experiencias intensas y tiempo para descansar.

Por lo general, el programa del evento se planifica junto con la gestión del artista.

La organización del evento informa sobre la hora del toque de queda y de cuándo las puertas estarán abiertas para el público en general.

La gerencia, a su vez, informa a los organizadores locales  sobre sus tiempos de carga, que provienen de todo el plan de la gira y qué tan pronto pueden llegar desde la ubicación anterior.

En los eventos grandes con algunos artistas, también se aplica el método de programación hacia atrás, como se describió anteriormente en gestión del tiempo.

Comienza desde el cabeza de cartel, teniendo en cuenta el tiempo de duración de su espectáculo y el toque de queda, y se cuenta hacia atrás a partir de allí, con todos los cambios necesarios a lo largo del tiempo, hasta el momento de apertura de la puerta.

✅ Comunicación de Marketing Integrada

Para alcanzar los objetivos de marketing del evento a través de la comunicación, todas las actividades, imágenes y mensajes transmitidos al público en general deben ser coherentes para ayudar a motivar a los clientes a asistir al evento.

Significa que un mensaje unificado debe transmitirse a través de todas las técnicas de comunicación utilizadas por el equipo organizador.

Las ventajas de tener una comunicación de marketing integrada son la precisión de marketing, el uso efectivo de los medios, la coherencia y la integridad creativa dentro del equipo.

Naturalmente, todas las estrategias de marketing se basan en el conocimiento de los clientes potenciales.

Hay cuatro fuentes de comunicación de marketing:

  1. Mensajes planificados: Comunicados de prensa, publicidad, agencias de ticketing, sitios web en los que toda la promoción que se puede planificar.
  2. Mensajes no plananificados: Opiniones positivas o negativas derivadas del boca a boca, cobertura de los medios u otras fuentes.
  3. Mensajes del producto: Información sobre el evento – precios, cartel, ubicación.
  4. Mensajes de servicio: La naturaleza del contacto con el personal del evento, la calidad de los servicios de soporte.

Estos tipos de mensaje muestran que la impresión general del evento y la disposición a participar pueden verse influidas por más factores que las actividades promocionales planificadas.

Un análisis DAFO junto con una investigación de consumidores, partes interesadas y competidores puede ayudar a recopilar información a fin de determinar el tipo de objetivos del mensaje de comunicación.

La siguiente figura ilustra los tipos de mensajes:

Este tipo de objetivos se corresponden con el modelo de “pensar, sentir, actuar” del comportamiento del consumidor, pero en el caso de la mayoría de los eventos musicales, la atención y los recursos se otorgan a los objetivos informativos.

⭐Política de comunicación

Para construir una política de comunicación, se deben analizar sus objetivos y metas, así como los medios de comunicación disponibles.

Pueden seguirse generalmente sigue dos de los objetivos principales:

Informar: Proporcionar información sobre la fecha, ubicación y precios de las entradas del evento, así como los lugares para comprarlos.

Motivar: Animar a la gente a visitar los espectáculos a través de diversos concursos y promoción de la música del artista en cuestión.

Excepto para clientes potenciales, los objetivos de comunicación deben incluir varios grupos de personas que puedan influir en un resultado exitoso del evento: los medios, posibles patrocinadores, la comunidad local, amigos y familiares de clientes potenciales, porque a las personas no les gusta visitar conciertos solos.

Los consumidores no necesariamente siguen el orden del modelo “pensar, sentir, actuar”, pueden sentir, luego actuar (asistir a un evento de música local) y luego pensar en su experiencia y compartirla con los demás a través de Internet, por ejemplo.

O pueden pasar por todo el modelo en ese orden, por ejemplo, tomar la decisión de asistir a un evento musical en el extranjero, que requiere recursos financieros adicionales y la necesidad de pensar en toda la experiencia.

Es importante considerar estas diferencias en el proceso de toma de decisiones al establecer los objetivos de comunicación.

Existen muchas herramientas de marketing que pueden formar parte de IMC y el experto en marketing de eventos debe conocer sus fortalezas y debilidades.

Por ejemplo, una batalla constante entre las formas tradicionales de publicidad, como la televisión y los medios impresos, y la publicidad en línea puede ser mejor resuelta, teniendo en cuenta el artista en cuestión y la demografía de su público.

Cuando el vendedor está atendiendo a adultos jóvenes, entonces el marketing online puede ser más útil. Sin embargo, si un artista, como Paul McCartney está presentando un espectáculo, debe entenderse que su audiencia estará compuesta por adultos y personas mayores, que no necesariamente están en línea, por lo que la televisión y los medios publicitarios son una mejor opción para llegar a los clientes potenciales.

La publicidad y el marketing digital ofrecen muchas herramientas y dejan más espacio para el pensamiento creativo, pero los medios tradicionales de comercialización aún tienen una mayor cobertura y aseguran que su mensaje fue efectivamente recibido.

⭐Publicidad y promoción

La publicidad es cualquier forma de promoción no personal que tiene numerosos canales para llegar a su audiencia: radio, televisión, periódicos y revistas, sitios web, vallas publicitarias, autobuses, paradas de autobús, taxis, etc.

Los eventos musicales (o cualquier tipo de evento) son intangibles por naturaleza, sin embargo, tienen elementos tangibles: logotipos de bandas, fotografías de miembros de la banda, clips cortos de sus DVD o shows en vivo; la continuidad en el tiempo ya viene con la banda, cuando participan personalmente en un anuncio de video, por ejemplo, promocionando la próxima gira o un solo espectáculo.

Si está disponible, las reseñas en vivo y los videos de la gira actual pueden ser un poderoso avance para alimentar las expectativas del público sobre lo que está por venir; y, por supuesto, la evidencia visual del público que disfruta del espectáculo: imágenes o videos de admiradores en las primeras filas dan una sensación de tangibilidad al evento prometido.

La efectividad de la publicidad generalmente se mide por el número de personas que puede alcanzar y la cantidad de veces que el mercado objetivo recibirá el mensaje.

La regla general es que si la persona está expuesta al mensaje al menos cuatro veces, será efectiva.

El departamento de marketing y promociones de la organizadora de eventos puede generalmente recibir instrucciones de la organización de gestión del artista.

A veces difieren, puesto que algunas de estas organizaciones quieren controlarlo todo y otras son más flexibles.

Hay otras formas de transmitir su mensaje al mercado objetivo, excepto las tradicionales.

Conocido como “publicidad especializada”, prácticamente cualquier artículo que se puede imprimir, puede servir como un canal de publicidad: bolígrafos, camisetas, tazas, calendarios, imanes, gorras, etc.

Con su ayuda, incluso es posible anunciar el evento, mientras que está en curso: puede ver puestos de merchandising en todos los espectáculos, vendiendo todo tipo de prendas de vestir con los logotipos e imágenes del artista, los festivales también tienen su propia mercancía, que representa su logotipo y la línea de un determinado año.Ayuda a crear un recuerdo, algo que el cliente puede seguir disfrutando cuando termine el evento.

Los enfoques publicitarios pueden y deben probarse para determinar su efectividad antes de que estén expuestos al público.

Muchos anunciantes usan un “enfoque dividido”, escogen algunas opciones de publicidad y las prueban en grupos focales separados, lo que también puede ayudar a juzgar la aceptación general del mensaje publicitario.

Una manera eficiente de promocionar tu evento es dar algo gratis, garantiza interés y emoción.

En la industria de eventos musicales, tales obsequios incluyen entradas gratis, CD y merchandising del artista en cuestión.

⭐Relaciones Públicas

La principal diferencia entre publicidad y relaciones públicas es que lo primero es lo que dices de ti mismo y lo segundo es lo que otros dicen de ti.

Las relaciones públicas ayudan a construir relaciones mutuamente rentables con las partes interesadas y los consumidores, así como a formar lo que tu audiencia potencial siente y piensa sobre tu evento.

La publicidad en los medios es a menudo favorecida por los organizadores de eventos musicales ya que les da espacio no remunerado en los periódicos y, por lo tanto, es una gran oportunidad para llegar al mercado objetivo.

Téngase en consideración que la gente generalmente disfruta leyendo sobre artes y entretenimiento.

Sin embargo, los medios solo retomarán la historia si es una noticia digna.

Por lo tanto, un comunicado de prensa efectivo puede resultar en una publicidad de incalculable vaor para el evento.

Actualmente, en la era digital, la mayoría de los comunicados de prensa se envían a periodistas por correo electrónico.

Cuando se trata de gigantes del mercado, éstos tienen su propio sistema online que envía comunicados de prensa a todos los periodistas que ingresaron sus datos en la base de datos, los kits de prensa digital también están disponibles para su descarga.

A continuación, el enfoque de “pirámide invertida” para ilustrar cómo debería construirse un comunicado de prensa efectivo.

organizacion de eventos - como hacer un comunicado de prensa efectivo

El encabezado tiene el nombre del espectáculo, la ubicación del evento y la hora.

El cuerpo explica lo que se indicó en el encabezado, dando detalles más concretos sobre las 5 W, luego siguen los antecedentes y debajo de ella los detalles del evento (mencionando los límites de edad) e información sobre precios de entradas, lugar donde comprar y las fechas en que comienza la venta de entradas.

Por último está la información de contacto.

Todos los aspectos importantes están cubiertos y no se proporciona información innecesaria.

Los comunicados de prensa generalmente se envían por la mañana al comienzo o en la mitad de la semana.

El manager del artista es usualmente quien decide la fecha del anuncio del programa, pero generalmente se ajusta para asegurarse de que la prensa esté disponible para recibir las noticias al instante: no se enviarán comunicados de prensa el viernes por la tarde o durante el fin de semana.

Es habitual que en el negocio de eventos musicales, la cobertura preliminar de la prensa generalmente se presenta en forma de entrevistas realizadas con las actuaciones por teléfono o correo electrónico antes de su visita al país.

En dicha entrevista, lo más probable es que los artistas cuenten cuánto desean tocar en el país en cuestión, cuánto han disfrutado de sus visitas anteriores o qué han escuchado sobre el país si nunca lo han visitado.

Esto da un sentido de conexión entre el público y el artista, respaldado por su deseo mutuo de verse entre sí sin dar un incentivo directo de “compra las entradas, ven a nuestro show”.

Un artículo escrito independientemente dará al lector una sensación de credibilidad que podría no provenir de la publicidad real.

⭐ Página web

Una página web del evento es otra herramienta para la comunicación de marketing integrada.

En la industria de la música, rara vez se crean sitios webs únicamente para espectáculos que se presentan una sola vez, ya que la mayoría de toda la información turística necesaria se concentra en el sitio web del artista.

Los que probablemente si tengan sus propios sitios web son los festivales musicales que tienen mucha información importante para compartir con el público, desde la línea hasta las precauciones y restricciones necesarias en el área del festival.

Para la creación del sitio web generalmente se subcontrata a un diseñador profesional; sin embargo, el equipo de gestión del evento debe informar al diseñador sobre sus necesidades y objetivos.

Es importante establecer el objetivo principal del sitio web, que generalmente sirve para proporcionar información sobre el evento, brindar una plataforma para que los clientes potenciales se comuniquen entre ellos y con el equipo organizador , proporcionar detalles de contacto.

Una vez que se definen los objetivos del sitio web, el siguiente paso es determinar el aspecto general y los contenidos, que deben corresponderse con el resto del material de comunicación de marketing utilizado por la organización.

El aspecto principal para recordar es que el sitio web debe ser fácil de usar, de modo que los clientes potenciales puedan encontrar fácilmente lo que están buscando, y no te olvides de las omnipresentes redes sociales del evento.

Algunos de los consejos básicos de diseño web incluyen

– Crear un diseño básico que se usaría en todas las páginas del sitio web.

– Elija una fuente y un color de texto que sea agradable y aceptable a la vista; no escribas largas parrafadas de texto. Usa párrafos cortos y listas de viñetas cuando sea necesario.

– Un sistema de navegación fácil de entender es crucial para evitar la frustración de los visitantes.

– La página de inicio debe cargarse rápidamente y presentar la idea general del evento para captar la atención del visitante y mostrarle los beneficios de la asistencia.

– Asegúrate de que los visitantes del sitio web puedan ponerse en contacto con el equipo organizador para obtener comentarios;

– Piense en lo que generalmente lo frustra, cuando visite diferentes sitios web y trata de evitar estas cosas.

– Antes del lanzamiento, es recomendable mostrar el sitio web a un grupo de personas y obtener sus comentarios.

Posicionamiento de la web en buscadores.

Una vez que el sitio web esté listo, se puede lanzar a Internet obteniendo un nombre de dominio.

El nombre debe tener algunas de las palabras clave relacionadas con su evento, para que los clientes puedan encontrarlo fácilmente con la ayuda de los motores de búsqueda.

La práctica general es que los festivales simplemente tienen sus propios nombres como nombres de dominio para evitar confusiones.

Como parte del enfoque de comunicación de marketing integrado, todos los materiales de marketing offline también deben ser coherentes y estar vinculados al sitio web.

En otras palabras, todos los volantes, carteles y comunicados de prensa deben incluir la dirección del sitio web del evento.

La página web del evento generalmente se vincula con los sitios web de los patrocinadores y los socios de medios, lo que estimula el flujo de visitantes entre estos sitios.

✅ Puesta en Escena

El término “puesta en escena” originalmente se refería a reunir todos los elementos de una representación teatral para presentarlos en el escenario.

Hoy en día también puede referirse a la organización de una de las etapas dentro de un gran festival, que puede tener diferentes áreas de rendimiento ubicadas alrededor del sitio del evento.

Al ser parte de un gran evento, cada escenario debe encajar con la planificación, programación y logística de todo el evento.

A su vez, cada escenario tiene su propia logística, administración y personal.

Cada escenario requiere un mapa también conocido como un plan de escenario.

Representa la vista del área de actuación desde arriba, que representa toda la infraestructura: entradas, salidas, tomas de corriente e instalaciones de iluminación.

El plan de escenario se puede ver como un medio de comunicación que ayuda al evento a funcionar como debería.

Para grandes eventos, el plan de escenario tiene diferentes versiones para diferentes áreas de especialización.

Por ejemplo, el mapa de escenario para un técnico de iluminación diferirá del que se le dio a los artistas intérpretes o ejecutantes.

El plan de escenario maestro tiene todas las versiones, dibujadas en capas de papel transparente o en más actualmente, en formato digital.

Otros planos muestran el área de preparación desde la vista del nivel del suelo vista desde el frente y el costado. Ilustran la vista del público del escenario y el espectáculo.

 

La persona que controla el funcionamiento es el director de escenario.

Es el que da las señales que coordinan el trabajo de los artistas, por ejemplo, mostrándoles la cantidad de minutos o canciones que quedan.

El gerente de eventos hace el cronograma de cada escenario, pero el director de escena se asegura de que todo funcione de acuerdo con el cronograma.

La persona que presenta el evento al público generalmente se llama maestro de ceremonias y trabaja junto con el director de escena para asegurarse de que el evento se desarrolle de la manera planificada.

El área de escenario tiene muchos elementos peligrosos: cableado eléctrico, efectos especiales, pirotecnia, luces calientes, movimiento rápido de personas en un espacio pequeño, el cual puede estar 2 metros sobre el suelo.

Por ello la gestión de riesgos también es una de las responsabilidades del director de escena.

Para evitar estos riesgos, se deben tomar ciertas precauciones: el escenario debe ser construido por profesionales, con puntos de acceso claros.

Todos los equipos y cajas deben estar claramente marcados y evitar que obstruyan los pasillos.

Los cables deben estar asegurados y etiquetados, en la mayoría de los casos están sujetos al piso con cinta, y un botiquín de primeros auxilios debe estar siempre a mano.

El área de bastidores es un área privada cerca del escenario, generalmente preparada para que los artistas y el personal se comuniquen, se preparen para el espectáculo y se relajen después.

También se puede usar para almacenar algunos de los equipos.

El área de bastidores generalmente se planifica de acuerdo con los deseos y necesidades del artista presentados en su rider técnico: cuántos vestuarios necesitará, cuántas salas adicionales, salas de ensayo, etc.

Por supuesto, las cosas básicas como los baños y las áreas de servicio de comidas siempre son incluidas en el plan.

✅ Programa de Producción

La reunión de producción se lleva a cabo en el sitio del evento tan cerca del momento del evento como sea posible.

Involucra al personal responsable de la producción del evento, incluidos los directores de escena, los productores, los representantes del personal de iluminación y sonido, la gestión de los artistas y el MC.

Esta reunión se lleva a cabo para comparar las notas del cronograma de producción final, discutir los posibles problemas de producción de último minuto, resumir el flujo del evento y probar el sistema de comunicación.

El cronograma de producción es el documento principal a partir del cual se crean otros cronogramas, incluidas las hojas de ejecución y las hojas de referencias.

Es una lista detallada de tareas con los tiempos de inicio y finalización, comenzando desde la carga hasta la carga. A

menudo se presenta como un diagrama de Gantt, también, con columnas que incluyen actividades, responsabilidades, horarios y ubicación.

Las hojas de ejecución muestran el orden de los trabajos en un evento, dependiendo del área de especialización: los proveedores de servicios e intérpretes tendrán diferentes hojas de ejecución.

En muchos casos, el cronograma de producción es una carpeta que tiene todas las hojas de ejecución.

Las hojas de referencia muestran la lista de los tiempos de cualquier tipo de cambios que tengan lugar durante el evento y describen qué es exactamente lo que va a suceder.

En el caso de algunos eventos, especialmente cuando se trata de un paquete turístico de bandas o es un gran acto con un personal y una administración altamente profesionales, el calendario de producción a menudo es proporcionado por la dirección del artista.

En este caso, las responsabilidades del gerente de producción local se vuelven bastante limitadas. Solo necesita asegurarse de que todo esté listo para cuando las puertas estén abiertas y que el espectáculo termine antes de la hora del toque de queda.

VI. Organización de Eventos > Fase de Evento

✅ Montar / Desmontar

El tiempo para montar y desmontar suele ser bastante limitado.

El montaje es cuando se trae y se instala todo el equipo e infraestructura necesario; el desmontaje es cuando dicho equipo es recogido.

Aunque el equipamiento puede ser llevado al sitio a cualquier hora, los factores que establecen el momento son los costos de contratación y la disponibilidad del equipo.

El proceso de montaje puede que comience desde el escenario ya que puede tomar un par de días para completar la instalación del equipo, lo cual debería estar incluido en el cronograma.

Se debería colocar una copia del plan de sitio en el sitio para que se pueda continuar el proceso inclusive si el organizador no está presente.

Después de que el escenario esté listo, se trae el equipo técnico, iluminación y sonido.

Para que la instalación proceda de la manera más eficiente y rápida posible, los planos de distribución y diseño son de gran ayuda, igual que marcar claramente el área de acuerdo con los planos. Una vez que el equipamiento esté listo, puede ser probado o usado durante los ensayos.

El proceso de desmontar puede ser bastante desafiante, ya que acabo toda la emoción, y el personal está cansado y solo desean irse.

Sin embargo, es responsabilidad de ellos no pasar por alto las reglas de seguridad del proceso. El desmonte requiere un cronograma detallado también, el cual usualmente es el cronograma del proceso de montar, pero al revés.

La parte final del desmonte se llama “verificación de idiota”, que es cuando el personal examina el área por cualquier cosa que se haya olvidado después de que se ha recogido todo el equipamiento.

✅ Audiencia

La audiencia es la que determinará el éxito o el fracaso del evento.

Por lo tanto, el equipo de gestión del evento siempre debe tener en cuenta las necesidades de la audiencia, incluida la seguridad y la comodidad.

Excepto por las necesidades básicas, el equipo de gestión también debe esforzarse por establecer una conexión emocional para que el evento sea memorable.

Los espectadores se centran principalmente en el contenido, la ubicación, la sustancia y el funcionamiento del evento.

Los factores clave de su experiencia positiva incluyen la capacidad de ver el espectáculo, el acceso a alimentos y bebidas, el contenido del programa, las comodidades, etc.

El equipo de organización de eventos debe prestar especial atención al área de entrada, tratando de verlo desde el punto de vista del cliente.

El flujo de personas debe controlarse para evitar largas colas; toda la señalización necesaria debe concentrarse en esta área.

En eventos musicales, es común que la gente corra a las primeras filas, una vez que las puertas están abiertas.

Tales situaciones requieren personal de seguridad adicional para mantener la situación bajo control.

El equipo organizador debe tener un análisis adecuado de las expectativas del cliente, ya que tiene un gran impacto en la sensación posterior de satisfacción.

Las altas expectativas pueden traer un aumento en las ventas de entradas, pero si esas expectativas no se cumplen, entonces la futura pérdida de ventas podría esperarse.

La calidad del producto del evento debe igualar o superar la de los competidores.

Las expectativas de los clientes se basan en lo que han visto anteriormente, en lo que ofrecen los competidores en su publicidad; por lo que el equipo de gestión de eventos está ofreciendo en su anuncio y por lo que se dice en los medios.

El requisito principal para la satisfacción del cliente es cumplir con sus especificaciones.

Los clientes pueden aceptar un servicio que no cumpla con sus requisitos por completo, dependiendo de lo que ofrece la competencia o qué las opciones alternativas.

Algunas de las especificaciones pueden ser intercambiadas por costo o ciertas fechas.

Sin embargo, un evento que coincida exactamente con los factores de éxito requeridos por la audiencia tendrá la calificación más alta.

✅ Artistas e Intérpretes

Cuando se trata de eventos musicales, ellos son el elemento más importante de todo el espectáculo.

En el momento de las negociaciones, es crucial establecer contacto con la dirección del artista, particularmente con la persona responsable de su empleo.

Dependiendo del tamaño, el acto puede ser representado por ellos mismos, por una agencia de promoción o por un gerente. Es importante resolver esto al principio y negociar con la persona adecuada.

El coordinador de entretenimiento del evento presentará los requisitos del escenario de artistas, lo cual también es conocido como la hoja de especificaciones.

Incluye los requisitos del equipo y cualquier otra especificación técnica que el artista y su equipo necesiten para el espectáculo.

La organización del evento también proveerá el equipo organizador y el tiempo que necesitaran para preparar el escenario, así como para desmontarlo y desocupar el escenario después de que termine el espectáculo.

Es necesario considerar ese tiempo cuando se realice el cronograma del escenario de varios actos.

Muchos artistas viajan con su propio personal: técnicos, roadies, estilistas, etc.

El equipo organizador del evento debe estar informado sobre la cantidad de personas en el entorno, sus responsabilidades y requisitos.

Los artistas intérpretes o ejecutantes provienen de diferentes orígenes y tienen diferentes expectativas de lo que tienen derecho: las instalaciones a su disposición y la forma en que serán tratados en general.

Independientemente de lo populares que sean, algunos no demandarán mucho, mientras que otros podrían hacer un escándalo por pequeñas cosas.

Sin realizar ningún tipo de juicio de valor al respecto, a continuación puedes ver un vídeo de un altercado entre miembros de una conocida banda y miembros del equipo de escenario.

Para evitar situaciones incómodas como esa, se recomienda obtener más información sobre el artista en cuestión, dado que la mayoría de ellos ya tienen cierta reputación, tanto buena como mala.

Los artistas generalmente son supervisados por el asistente del director de escena o por el propio director de escena.

Es una parte importante del proceso de organización del evento.

El director de escena debe reunirse con los artistas o sus managers apenas llegue, proporcionarles las hojas de ejecución necesarias y presentarle al equipo con el que trabajarán.

Después del espectáculo, el supervisor debe ayudar a los artistas a abandonar el escenario.

✅ Gestión del Riesgo

La conducta de la gestión de riesgos de eventos profesionales está compuesta por un acrónimo de EPAC que significa evaluar, planificar, administrar y controlar los riesgos en cualquier evento en particular.

El administrador de riesgos debe garantizar la finalización de cada uno de estos pasos.

Independientemente del tamaño del evento, seguir al EPAC ayuda al gerente a evaluar y prepararse para cualquier posible factor de riesgo.

Para determinar una cantidad adecuada de seguridad y personal, el gerente de riesgos necesita saber la cantidad aproximada de audiencia que asiste.

Deben tenerse en cuenta los datos demográficos de la audiencia a medida que surgen diferentes tipos de riesgos entre una audiencia de adultos jóvenes o, por ejemplo, familias.

La observación directa es el método más eficiente utilizado en la gestión de riesgos.

Por ejemplo, en un evento al aire libre, una inspección del sitio puede revelar riesgos potenciales.

Es importante tener en cuenta que el “riesgo” es algo que podría suceder en el futuro, pero debe ser visto como algo que ya sucedió para planificarlo y prepararse para dicha situación.

El gerente del evento no puede “observar” el riesgo, solamente lo puede asumir, confiando en su conocimiento y experiencia, que ciertas situaciones pueden volverse peligrosas.

Una buena relación de trabajo con los profesionales de seguridad, el personal y otras partes interesadas en el evento es de suma importancia para el gerente de riesgos.

Él necesita asegurarse de que todos lo conozcan a él y sus responsabilidades.

El gerente también debe saber a quién contactar si necesita ayuda. Deben desarrollarse folletos de seguridad y señalización para que la audiencia y todos los demás participantes conozcan cosas como salidas, puntos de primeros auxilios, señales de advertencia, puntos de información y números de teléfono de acceso de emergencia. Se requiere una preparación completa para el posible control de daños en todo momento.

Las amenazas naturales ocurren a partir de fenómenos naturales, como huracanes, tormentas, terremotos, etc.

En teoría no se pueden prevenir, sin embargo, si los meteorólogos lo pronostican, el equipo de gestión de riesgos puede realizar las preparaciones necesarias, posponer o cancelar el evento.

Conseguirá una pérdida financiera significativa, pero en casos de peligro inevitable para el público, los funcionarios pueden aplicar la cancelación.

Sin embargo, si una tormenta o un terremoto son inesperados, solo hay esperanza de que el equipo de gestión de riesgos haya tomado en cuenta ese riesgo potencial y haya preparado un plan para dichos escenarios.

Evitar la amenaza que puede generar el alcohol es algo muy importante en los eventos musicales, ya que la demografía del público principal es de adultos jóvenes, y esto puede afectar negativamente al éxito del evento.

Por lo tanto, en este caso, es especialmente importante contar con un equipo profesional de gestión de riesgos.

El alcohol solo debe ser servido por personas entrenadas y capacitadas para ello.

Nunca se debe servir bebidas alcohólicas a los menores de edad.

También es aconsejable tener los precios de las bebidas alcohólicas por encima del promedio para mantener el consumo regulado.

Los materiales pirotécnicos a menudo se utilizan en conciertos para crear una experiencia más atractiva.

Como el propósito principal de estos dispositivos es quemar y explotar, también pueden representar ciertos riesgos para los artistas, el equipo y la audiencia.

Los artículos pirotécnicos solo deben comprarse a proveedores confiables y autorizados, deben tener un etiquetado explícito y no deben haber pasado su fecha de vencimiento.

Esos espectáculos que involucran pirotecnia, a menudo tienen un ensayo previo al espectáculo, para garantizar que todo funcione correctamente y se instale en los lugares específicamente asignados.

Además, el manager del artista se encarga de entregar los llamados “pases de fuego” a cualquier persona que esté presente en el escenario durante el espectáculo.

Este pase proporciona un seguro en caso de que ocurra una desgracia durante el tiempo que estará en el escenario.

⭐Comunicación de riesgos

Para poder llevar a cabo una comunicación de riesgos efectiva, es esencial comprender el riesgo en sí mismo y su terminología: debe ser suficientemente descrito y comprendido por todos los miembros del personal.

Los canales de comunicación deben mantenerse abiertos y fluidos: una de las amenazas que ocurren repetidamente proviene del hecho de que los miembros del personal a menudo tienen miedo de informar al administrador del evento que no pudieron completar una determinada tarea.

Si pueden hacer esto sin dudarlo, el administrador del evento aún podría tener tiempo para tomar el control de la situación y resolver el problema.

La comunicación informal también juega un papel importante para mantener en marcha el mecanismo del evento: las charlas informales durante el almuerzo o el café pueden ayudar en el proceso de comunicación.

El proceso de comunicación formal incluye la distribución del plan de riesgos, que debe contener una lista de riesgos potenciales, su evaluación, personal responsable, cómo actuar y los tiempos asignados para cada curso de acción.

En los casos de comunicación de riesgos, lo importante es hacer que la persona adecuada se comunique: dar comentarios a la prensa, por ejemplo.

Esta persona tiene que entender la situación completamente y tener responsabilidad en las áreas que se mencionaron en los comentarios.

Gestión del Comportamiento de la Multitud

Cuando ocurren disturbios y desórdenes de multitudes, esto representa un peligro realmente grave.

No solo pueden causar daño y destrucción a otras personas y propiedades a su alrededor, sino que también pueden crear experiencias negativas relacionadas con el evento, que luego se convierten en parte de la memoria colectiva mucho después del evento.

En algunos casos, el daño causado a la reputación de un evento puede terminar costando más que una gestión de riesgo efectiva.

Una ocurrencia negativa en un evento puede causar daño a eventos similares también.

Los gerentes de riesgos deben ser conscientes de que cualquier evento público pacífico puede transformarse instantáneamente en caos y desorden.

Hay cinco atributos de una multitud, que el gerente de riesgos debe tener en cuenta para comprender los conceptos básicos del control de multitudes :

– Las multitudes luchan por crecer.
– En la multitud, todos son iguales.
– Las multitudes buscan obtener más densidad.
– Las multitudes estancadas buscan el ritmo o la descarga.
– Las multitudes se mueven y buscan dirección.

Como se indicó anteriormente, las multitudes crean igualdad, donde cada persona es parte de una mentalidad colectiva, por lo tanto, está expuesto a una conducta sugestiva, que es muy diferente o exactamente opuesta a la conducta típica de esa persona como individuo.

Cualquier multitud tiene el potencial de estallar si se siente amenazado o maltratado.

Cuando esto sucede, las multitudes pueden ser invadidas por el pánico o convertirse en una turba violenta.

El pánico también puede generar a una turba, pero no es lo mismo.

Las turbas generalmente tienen un plan para sus disturbios y una razón que provocó el desorden, que puede no ser entendido por todos.

Las multitudes son proactivas y buscan generar miedo, mientras que el pánico es reactivo y ya incluye miedo.

Algunas recomendaciones para la gestión de multitudes:

– Es esencial estar por encima del nivel de la multitud: estar a caballo o en cualquier otra superficie más alta que la multitud es la mejor posición para tomar el control de la situación.
– Intenta controlar el movimiento de la multitud y no le permitas quedarse quieta. Los gerentes de riesgos deben entender el papel de todos en la situación.
– Las multitudes no pueden permanecer mucho tiempo en un solo lugar, porque crea el potencial de generar violencia.
– Intenta demostrar que estás allí para proteger a la multitud, en lugar de ser su enemigo, actúa lo más amistosamente posible.

En los eventos organizados por grandes promotoras es habitual que todos los problemas relacionados con las multitudes sean responsabilidad de la compañía de seguridad, contratada para este evento en particular.

Ellos preparan el plan de seguridad y son los que deben actuar en caso de una emergencia.

Los espacios cerrados tienen sus propios planes de seguridad, que suelen ser más simples y más cortos que los planes de seguridad en exteriores.

VII. Organización de Eventos > Fase de Evaluación

La evaluación del evento es el gran final del proceso de planificación, donde el éxito del evento se mide de acuerdo con las metas y objetivos establecidos al principio.

De esta forma, los gerentes de la organización de eventos pueden evaluar su propio desempeño y llevar los resultados del evento a las partes interesadas.

La evaluación general del evento es un proceso continuo y no solo al final.

Comienza con la evaluación previa al evento, mencionada en esta tesis como estudio de factibilidad, donde se analiza y evalúa la viabilidad de un evento.

La siguiente etapa es el proceso de control durante la implementación del evento para garantizar que el plan se implemente de manera oportuna y precisa.

La etapa final, que se describe en esta sección, es la evaluación posterior al evento, donde se evalúan los resultados del evento y se observan las mejoras.
Una evaluación importante durante el proceso de evaluación del evento es el impacto que el evento tuvo en la comunidad y sus partes interesadas, incluidos los aspectos positivos y negativos, a corto y largo plazo.

Las partes interesadas del gobierno requieren esta evaluación para ver qué impacto tuvo el evento no solo en su audiencia, sino también en la ciudad o el municipio donde se realizó y su población.

Esta evaluación a menudo se concentra alrededor de los aspectos económicos para ver los logros financieros del evento con respecto a su financiación.

Sin embargo, otros aspectos de la evaluación de eventos también incluyen aspectos sociales y ambientales.

Los impactos sociales se miden por el porcentaje de población local que asiste, ya sea que trabajen o se ofrezcan como equipo de voluntarios en el evento; el porcentaje de empresas locales como proveedores de bienes y servicios, informes de delitos, problemas de tráfico y manejo de multitudes.

Los impactos ambientales se miden por el consumo de energía y el sitio del evento, el consumo de agua, el desperdicio generado y reciclado y el transporte utilizado.

La evaluación posterior al evento se concentra en la evaluación del éxito del evento en términos de sus objetivos, así como en la evaluación del proceso de organización del evento, la retroalimentación y las observaciones realizadas durante todo el proceso.

Por ejemplo, el resultado de un evento puede evaluarse en términos de objetivos relacionados con la cantidad de público presente, los resultados financieros y la satisfacción del cliente. La satisfacción del cliente también puede proporcionar información sobre lo que funcionó y lo que no funcionó, lo que dejó a la audiencia insatisfecha y obtener nuevas ideas para mejorar la experiencia.

Para recibir estos datos, se puede realizar una encuesta en el sitio del evento o más tarde a través de la página web del evento o los perfiles de las redes sociales.

El trabajo del equipo de gestión del evento, la planificación y la realización del evento, también se evalúa durante la evaluación posterior al evento.

Al analizar el proceso del evento, el equipo de gestión puede mejorar sus habilidades y los resultados de eventos futuros.

Esto incluye la evaluación de los recursos y el presupuesto, si fue suficiente, si el cronograma del evento fue adecuado y si varios planes, como marketing, operaciones, gestión de riesgos, etc., deben revisarse y actualizarse.

Una evaluación adecuada de lo que fue bueno o malo sobre el evento ayudará a aumentar la satisfacción del cliente en el futuro y disminuirá la insatisfacción.

Este proceso puede ayudar a encontrar áreas problemáticas que pueden requerir tiempo y recursos adicionales para resolver.

Por lo tanto, en el próximo evento se mejorarán estas áreas y, en consecuencia, se mejorará la experiencia general.

Una vez que se identifiquen las áreas problemáticas, se deben asignar sus soluciones al personal, cuyas responsabilidades incluyen estas áreas.

Este enfoque proactivo será más eficiente y rápido para obtener beneficios en lugar de discutir constantemente los problemas en las grandes reuniones.

Sin embargo, la mayoría de los equipos de la organización mantienen un registro pequeño del evento, principalmente el número de la cantidad de público que asistió, venta de entradas y otras ventas que tuvieron lugar durante el evento.

En algunos casos, esta falta de registro se debe a que las empresas de gestión de eventos deben pasar al siguiente evento, por lo que hay poco tiempo para recopilar datos de evaluación o revisarlos.

VIII. Organización de Eventos > Conclusiones

Las siguientes conclusiones ocurren estrictamente en el negocio de los conciertos y es posible que no se apliquen a otros tipos de eventos.

Hay seis puntos principales que pueden influir en gran medida en el resultado exitoso del evento:

1. Omisión general de ciertos pasos en el proceso de organización y concentración en asuntos de alta relevancia solamente.

  1. Tareas de subcontratación a los profesionales correspondientes.
  2. Importancia de marketing y comunicación.
    Es evidente a partir del informe que el marketing y la comunicación representan una gran parte del éxito del evento.

Los gustos del mercado objetivo determinan la existencia del evento, y la transmisión del mensaje principal del evento al mercado determina la participación.

Es mediante el uso apropiado de varios medios de comunicación que el equipo organizador puede llegar a su público objetivo e influenciarlos para asistir al evento.

Esta comunicación siempre debe enfatizar la naturaleza única del evento y los beneficios que el asistente potencial recibirá al estar presente allí.

4. Segmentación del mercado según los géneros musicales.

Es crucial establecer un concepto de evento que coincida con la demanda del consumidor: el equipo de gestión del evento necesita saber qué es lo que está “en onda”, dependiendo del género musical al que se dedicará su evento.

Este conocimiento debe aplicarse en las decisiones relacionadas con la publicidad, los patrocinios, las relaciones públicas e incluso la elección de la sede o el sitio del evento en el caso de los eventos al aire libre.

Este tipo de segmentación de mercado les dará a los organizadores una imagen clara de su potencial clientela: el estilo de vida de los consumidores, los canales efectivos para alcanzarlos e incluso la idoneidad del lenguaje utilizado en los mensajes de marketing.

El conocimiento del promotor de las tendencias recientes en el mercado de la música debería permitirle pronosticar la asistencia esperada y encontrar una ubicación con una capacidad adecuada.

5. La empresa de management del artista controla la comunicación y promoción de marketing.

Los eventos musicales a gran escala requieren artistas a gran escala.

Dichos artistas generalmente tienen equipos de administración altamente desarrollados que tienden a tomar el control de todo el marketing y las promociones realizadas con respecto al artista en cuestión.

Por lo tanto, el gerente de promociones locales podría no tener mucha libertad en tales casos.

Todas las acciones de promoción y comunicación deben realizarse de acuerdo con las instrucciones recibidas de la administración.

Cualquier tipo de improvisación en tales casos primero debe discutirse con la gerencia para recibir el permiso.

En general, todas las promociones de grandes actos se corresponden entre sí de un país a otro y rara vez difieren.

Por lo tanto, cuando el gerente de promoción local elabora un plan de promoción, debe tener en cuenta no solo el mercado al que está atendiendo, sino también las necesidades y demandas del artista en cuestión.

6. Poder de las herramientas de comunicación digitales

La promoción de eventos en internet y las redes sociales han alcanzado su punto máximo durante los últimos años, brindando a los promotores de eventos más oportunidades y herramientas para llegar a su público objetivo de muchas maneras diferentes y creativas.

La página web de un evento es una poderosa herramienta de comunicación que contiene toda la información necesaria sobre el evento en cuestión.

Nunca debe pasarse por alto o descuidarse, porque una página web de eventos desactualizada generalmente deja una mala impresión sobre el equipo organizador y puede alejar a los consumidores potenciales y dificultar la asistencia.

También es evidente a partir de este estudio que los promotores aún utilizan en gran medida los medios tradicionales de publicidad y promoción, ya que les permite llegar a un público más amplio.

En cualquier caso cada organización en el negocio de conciertos debe diseñar su propia fórmula individual: la mejor combinación posible de pasos implementados para lograr el resultado más exitoso .

Si la definición de declaraciones claras de misión y visión o la creación de planes estratégicos mejora su negocio, entonces no debe descuidarse.

Sin embargo, si la compañía siente que ciertos pasos solo consumen tiempo, pero a la larga son insignificantes para el resultado general, entonces es su decisión omitir esos pasos.

Esta exitosa combinación de pasos solo se puede lograr a través de años de experiencia y aprendizaje, a través de ensayo y error.

La organización de eventos es un proceso complejo y complejo, donde todos los pasos están entrelazados y son mutuamente dependientes.

Este proceso exige mucho tiempo y recursos, pero si se planifica y gestiona correctamente, ofrece una retribución considerable.

No hay un solo aspecto que pueda verse como una garantía para el éxito de un evento, sino que la implementación de cada paso consecutivo es la clave para el siguiente.

El equipo de gestión de eventos siempre debe dirigir sus esfuerzos al nivel de satisfacción más alto posible de todas las partes interesadas del evento, desde los patrocinadores hasta los artistas y la audiencia.

Alcanzar este nivel al menos una vez le dará a la organización una buena reputación y una audiencia leal para los próximos eventos.

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