La Confidencialidad en Recursos Humanos

¿Quieres saber qué significa realmente la confidencialidad en RR.HH.?

Los profesionales de Recursos Humanos en línea reciben correos electrónicos frecuentes de empleados que dicen:

«Tuve un problema, así que fui a Recursos Humanos. Se lo dije a Recursos Humanos y ellos le dijeron a mi jefe, y ahora mi jefe está enojado conmigo. ¿No se supone que Recursos Humanos debe mantener todo confidencial?”

Cuándo debe actuar RR.HH.

Es fácil ver cómo la gente puede pensar que los recursos humanos no son confidenciales. RR.HH. se ocupa de una gran cantidad de información que debería ser confidencial. Por ejemplo, manejan el seguro médico (aunque no están sujetos a las regulaciones de HIPAA, excepto en los casos en que las empresas están autoaseguradas), manejan los salarios y manejan la disciplina de los empleados.

Advertencia: Un empleador despediría a cualquier persona de recursos humanos que compartiera información sobre cualquiera de estos temas sin autorización y sin una buena razón. Pero, ¿qué pasa con otras áreas que un empleado podría aportar a RR.HH.?

Hay algunas cosas en las que el personal de recursos humanos tiene que actuar, y eso significa que no pueden mantener la confidencialidad de tu información. ¿Conmocionado? No lo estés. Bueno, estos son algunos de los temas sobre los que RR.HH. debe actuar.

Reclamaciones de acoso sexual

Si presentas una queja diciendo que tu jefe, compañero de trabajo o incluso un proveedor te acosó sexualmente, el departamento de recursos humanos tiene que actuar. Legalmente, si ignoran tu reclamo, responsabilizan a la empresa por las acciones del acosador. Esto es cierto incluso si dices: «No quiero que hagas nada, solo quiero que estés consciente». Legalmente, RR.HH. debe actuar o podría considerarse una infracción.

La cantidad de personas que participarán depende del tipo de reclamo que hizo el empleado. Si, por ejemplo, tu reclamo es que Jim ve pornografía en su computadora y te hace sentir incómodo, entonces la persona de recursos humanos puede resolver el problema fácilmente. Él o ella puede levantar el teléfono, llamar al departamento de TI y pedirles que miren el historial informático de Jim. En un par de minutos, RR.HH. puede arrestar a Jim, y nadie tendrá que saber que tu te quejaste en primer lugar.

Pero, ¿y si tu queja es que Jim te hizo movimientos inapropiados? RR.HH. tiene que investigar eso, y eso implicará hablar con la gente. Hablarán con Jim. Hablarán con otros testigos potenciales y, una vez que hayan reunido la información, tomarán una decisión, generalmente junto con un abogado de derecho laboral.

Nota: Mucha gente piensa que un reclamo es suficiente para hacer que RR.HH. castigue a la persona, pero no es así. La empresa siempre debe realizar una investigación exhaustiva y mantener una posición de neutralidad al hacerlo. Esto significa que no asumirán automáticamente que tu eres una víctima.

Ésto es una cosa buena. Quieres que lleguen a la verdad. Recuerda, así como puedes acusar a otra persona, otra persona puede acusarte a ti. No querrías que RR.HH. simplemente crea a tu acusador y actúe sin una investigación imparcial y exhaustiva, ¿verdad?

Si bien RRHH. hace todo lo posible por mantener al menor número posible de personas involucradas en este tipo de investigación, es imposible mantenerlo completamente en silencio. Algunas personas tendrán que saberlo.

Otras reclamaciones por discriminación

Si afirmas que tu jefe es malo contigo debido a tu raza, RR.HH. llevará a cabo una investigación muy parecida a una denuncia de acoso sexual. Es imposible mantener esto completamente en silencio. Pero, ¿qué pasa si afirmas que tu salario es menor debido a tu raza?

A veces, la persona de recursos humanos puede investigar un reclamo de discriminación salarial por raza o género con solo buscar en su base de datos. Esto puede permitirles determinar que no, tu salario es consistente con el de todos los demás en tu nivel y experiencia, por lo que no se está produciendo discriminación salarial. Caso cerrado, nadie más tiene que saberlo.

Advertencia: Pero, ¿qué pasa si simplemente sabes que, a pesar de que tu salario es el mismo que el de tus compañeros de trabajo, no estás recibiendo las asignaciones que te prepararán para la promoción? Luego, tendrás que presentar tu caso y, luego, RR.HH. llevará a cabo una investigación y, nuevamente, la gente, incluido tu gerente, lo sabrá.

Quejas generales

Aquí es donde la situación puede volverse imprecisa. Puedes pensar que tu persona de recursos humanos es solo una caja de resonancia, pero luego van directamente a tu gerente y le informan lo que dijiste. ¿Qué acaba de suceder? En primer lugar, tu persona de recursos humanos debe dejarle muy claro lo que compartirán y lo que no compartirán fuera de tu reunión a puerta cerrada.

También debe dejar en claro cuáles son tus expectativas. Por ejemplo, di: “Me gustaría algunos consejos sobre cómo llevarme mejor con mi jefe, pero no me gustaría que hablara con él. ¿Esta bien?» Deben decir sí o no, y luego puedes continuar, pero con el pleno entendimiento de que tu gerente de recursos humanos ha acordado no acudir a tu jefe para informar.

Advertencia: Ten en cuenta que si uno de los problemas con los que tienes que lidiar tiene que ver con que tu gerente infrinja la ley (acoso sexual, robo, fraude de valores), la persona de recursos humanos tiene que actuar. Incluso si te dijeron al comienzo de la reunión que no lo harían, la naturaleza de tus quejas puede hacer que deban intervenir.

Si tu queja es que tu compañero de trabajo siempre llega tarde y nunca es castigado, ¿qué quieres que haga la persona de recursos humanos al respecto? ¿Quieres que hablen con tu gerente? ¿Hablas con tu compañero de trabajo? ¿Solo escuchar tu desahogo? Decide qué resultado quieres antes de entrar.

Recuerda, una persona de recursos humanos no es lo mismo que tu representante sindical. Están ahí para ayudar a la empresa. Claro, la mejor manera de ayudar a la empresa es asegurarse de que los empleados sean tratados bien, pero eso a veces significa acudir a un gerente con tu queja o ignorar tu queja.

Advertencia: Francamente, no es tu problema que tu compañero de trabajo llegue tarde a menos que afecte tu carga de trabajo. Tu gerente de recursos humanos puede recordártelo. Si te quejas demasiado de cosas que no son tu problema, puedes motivar a tu gerente de recursos humanos para que acuda a tu jefe para informarle que Tu eres un empleado problemático. Confía en que esta no es una reputación que deseas obtener.

Asesoramiento general

Tu gerente de recursos humanos mantendrá tu salario de tus compañeros de trabajo (a menos que trabajes en una oficina donde los salarios son públicos), debe mantener la confidencialidad de tus problemas médicos y debe hacer todo lo posible para mantener las situaciones delicadas lo más cerca posible, solo con aquellos que necesitan saber.

Pero no debes contar con tu gerente de recursos humanos para que actúe como tu sacerdote o tu abogado. Protegerán el negocio. En realidad, no están obligados a mantener en secreto nada más que la información médica (si tu empresa está sujeta a HIPAA).

Descargo de Responsabilidad: Ten en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no garantiza su exactitud y legalidad. Considera que las leyes y regulaciones laborales varían de un estado a otro y de un país a otro. Busca asistencia legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarte de que tu interpretación legal y tus decisiones sean correctas para tu ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.