Mejores Software, Programas y Apps de Teletrabajo

Una de las cosas innegables que ha traido la pandemia ha sido la redefinición de la palabra «normal» para muchas empresas, especialmente las que adoptaron el trabajo remoto.

A medida que las empresas experimentaron los beneficios de operar de forma remota, muchas de ellas se dieron cuenta de que el trabajo remoto aporta multitud de ventajas, especialmente en momentos tan duros en inciertos como hemos pasado en pleno confinamiento.

Según un estudio de 2020, la mayoría de las empresas planean permanecer al menos parcialmente remotas a largo plazo.

El 58,25% de las empresas tiene previsto combinar el trabajo a distancia y en la oficina en el futuro

Por supuesto, ya sea que estés trabajando de forma remota o administrando un equipo remoto, deberás realizar algunos ajustes.

Según una encuesta reciente, las empresas remotas enfrentan desafíos con la comunicación, la interacción con los compañeros de equipo y la visibilidad.

Tener un conjunto adecuado de software de trabajo remoto puede ayudar a tu equipo a ahorrar tiempo y desempeñarse a un nivel superior. Puedes abordar todos los desafíos más comunes con la herramienta adecuada.

Para ayudarte a comenzar, reunimos las 15 mejores soluciones de software de trabajo remoto.

Estas herramientas te ayudan a gestionar proyectos, realizar un seguimiento de tus finanzas, mejorar la seguridad y más.

Usa esta guía para ayudar a decidir qué herramientas, aplicaciones y programas necesitas para teletrabajar.

1. Hubstaff

Ideal para el seguimiento del tiempo, las hojas de tiempo y la gestión del equipo.

Ahora que estás trabajando de forma remota, necesitas una aplicación que pueda ayudarte a realizar un seguimiento de las horas de trabajo y el progreso como si estuvieras en la oficina. Hubstaff puede ayudar.

Construido por un equipo remoto para equipos remotos, Hubstaff es una aplicación de gestión del trabajo y seguimiento del tiempo creada para ayudar a los equipos a aprovechar al máximo su tiempo, generar confianza y generar responsabilidad.

Las aplicaciones de escritorio livianas para Mac, Windows y Linux (también hay versiones web y móviles) rastrean el tiempo con un clic para iniciar o detener el reloj.

Hubstaff registrará automáticamente las horas que tu y los miembros de tu equipo trabajan, con funciones de responsabilidad como seguimiento de URL y aplicaciones, capturas de pantalla opcionales y recordatorios de tiempo de inactividad para cuando un miembro del equipo se olvide de detener el temporizador.

Desde el panel de Hubstaff, puedes ver:

Qué tan activo es tu equipo en el trabajo con las tasas de actividad del teclado y el mouse.

Dónde se gastan las horas de trabajo por proyecto y tarea.

El progreso de tu equipo a lo largo del tiempo con capturas de pantalla aleatorias una, dos o tres veces cada diez minutos (o apagadas por completo).

Puedes personalizar o desactivar estas funciones de productividad para cada empleado.

Hubstaff se integra con más de 30 aplicaciones diferentes, desde software de gestión de proyectos y contabilidad hasta soluciones de mesa de ayuda y CRM.

Con Hubstaff, puedes realizar un seguimiento de tus horas, obtener informes de progreso de los proyectos y controlar tus gastos en un flujo de trabajo optimizado. Otras características útiles incluyen rastreo por GPS, geofencing, rastreo de asistencia y facturación.

Características

•         Seguimiento del tiempo
•         Hojas de horas automatizadas
•         Monitoreo de productividad
•         Seguimiento de la rentabilidad del proyecto
•         Gestión de nóminas
•         Facturación
•         Programación de empleados
•         Informes detallados

Precios

Hubstaff ofrece un plan gratuito que está limitado a un solo usuario. Los planes pagados incluyen:

•         Básico ($ 7 / usuario / mes)
•         Premium ($ 10 / usuario / mes)
•         Enterprise ($ 20 / usuario / mes)

2. Hubstaff Tasks

Ideal para organizar tareas y hacer avanzar proyectos.

Para tener éxito como equipo remoto, necesitas una herramienta de gestión de proyectos que facilite el seguimiento del progreso, mantenga actualizados a los miembros del equipo y se centre solo en el trabajo de mayor prioridad.

Hubstaff Tasks hace que la gestión del trabajo sea eficiente y la creación de un flujo de trabajo fluido de forma remota sea muy fácil.

Es un software de gestión de proyectos creado con los principios ágiles en mente. Las características centrales de Hubstaff Tasks son tableros estilo Kanban que son fáciles de entender y navegar, stand-ups que mantienen a todos informados y sprints que pueden ayudar a tu equipo a enfocar sus esfuerzos.

Planificar el trabajo diario es sencillo con las tareas pendientes de Hubstaff Tasks.

Crea una lista de tareas pendientes y organiza tus tareas en función de tu horario directamente desde el panel. Ve u oculta las tareas completadas para tener una idea de cuánto has logrado durante el día.

La función Timeline simplifica el seguimiento de proyectos. Ve proyectos en curso, futuros y vencidos en forma de diagrama de Gantt para estar al tanto de todo.

Menciona a los miembros del equipo en los comentarios y se les notificará automáticamente para que no se pierdan nada. Puedes crear listas de verificación dentro de las tareas, agregar etiquetas y automatizar los flujos de trabajo para hacer avanzar los proyectos.

Hubstaff Tasks se integra perfectamente con Hubstaff. Las tareas pendientes y los proyectos en Hubstaff Tasks aparecerán automáticamente en el rastreador de tiempo de Hubstaff, lo que permitirá a los usuarios asignar entradas de tiempo a las tareas rápidamente.

Características

•         Flujo de trabajo estilo Kanban
•         Sprints
•         Cronogramas del proyecto
•         Hojas de ruta
•         Stand-ups automatizados

Precios

Hubstaff Tasks es gratuito para hasta cinco usuarios. El plan Premium admite usuarios ilimitados y cuesta $ 5 por usuario.

3. Google Drive

Ideal para el almacenamiento en la nube y la colaboración de documentos.

Si aún conservas archivos relacionados con el trabajo en tu computadora local, estás jugando con fuego. Google Drive puede ayudarte a mover todos tus archivos a la nube y garantizar que estén seguros.

Es una solución de almacenamiento basada en la nube que te permite mantener los archivos de tu proyecto en una ubicación centralizada. Puedes cargar archivos, crear directorios y compartirlos con otras personas.

Google Drive viene con un poderoso conjunto de herramientas de oficina que te permiten crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Puedes realizar un seguimiento de las ediciones realizadas por los colaboradores en tiempo real, aceptar y rechazar sugerencias y etiquetar personas en comentarios y notas.

Características

•         Almacenamiento e intercambio de archivos en la nube
•         Procesamiento de documentos
•         Hojas de cálculo
•         Presentaciones

Precios

Google te ofrece 15 GB de espacio de almacenamiento en Google Drive de forma gratuita. Si necesitas más espacio, puedes optar por uno de los planes de pago:

•         100 GB ($ 1.99 / mes)
•         1 TB ($ 9,99 / mes)
•         2 TB ($ 19,99 / mes)
•         10 TB ($ 99,99 / mes)
•         20 TB ($ 199,99 / mes)
•         30 TB ($ 299,99 / mes)

4. Slack

Ideal para la comunicación en tiempo real.

Cuando estás en una oficina, comunicarte con tus colegas es tan simple como girar la silla y hablar. Para muchas empresas que trabajan de forma remota, Slack es el principal centro de comunicación.

Slack proporciona una solución a algunas de las dificultades de comunicación que surgen al trabajar de forma remota. Te permite tener conversaciones en tiempo real con cualquier miembro de tu equipo, crear canales para diferentes propósitos y crear hilos dentro de los mensajes para mantener tus chats organizados.

La aplicación también admite el intercambio de archivos. Puedes enviar archivos directamente a tu equipo como alternativa al correo electrónico.

Slack se integra con varias soluciones populares, incluido Hubstaff.

Características

•         Canales
•         Mensajería directa
•         Llamadas de audio y video
•         Búsqueda de mensajes
•         Compartición de archivos

Precios

Slack ofrece un plan gratuito con funciones limitadas y adecuado para equipos pequeños. Los planes pagados incluyen:

•         Estándar ($ 8 / usuario / mes)
•         Más ($ 15 / usuario / mes)
•         Enterprise (precios personalizados)

5.  Todoist

Ideal para realizar un seguimiento de las tareas pendientes.

Todoist mantiene todas tus tareas pendientes en un solo lugar, para que puedas planificar mejor tu día y asegurarte de no olvidar nada importante.

Cuando surja algo inesperado, puedes agregar un recordatorio y volver a lo que estabas trabajando originalmente antes de que te interrumpieran. Puedes crear tareas pendientes y recordatorios en cuestión de segundos mediante la función de adición rápida.

Todoist te permite crear subtareas y te muestra tus tendencias de productividad para el día o la semana. También se integra con asistentes virtuales como Google Home y Alexa, por lo que puedes agregar tareas a tu lista a medida que surgen.

Características

•         Administración de tareas
•         Dependencias de tareas
•         Tareas recurrentes
•         Tableros Kanban

Precios

Todoist es gratuito para hasta 80 proyectos y cinco personas por proyecto. Los planes pagados incluyen:

•         Premium ($ 3 / mes)
•         Negocio ($ 5 / usuario / mes)

6. PukkaTeam

Ideal para crear un entorno de trabajo virtual saludable.

PukkaTeam está diseñado para acercar los equipos remotos. Te permite ver las caras de tus compañeros de trabajo durante el día al tomarles fotos automáticamente.

Esto te permite saber qué miembros del equipo están actualmente en su escritorio y disponibles para hablar, así como también cuáles están ausentes en ese momento.

La aplicación se integra con Skype y admite videollamadas con un solo clic. Las actualizaciones de estado les permiten a los miembros del equipo saber en qué estás trabajando en un momento dado.

No es necesario descargar nada para utilizar PukkaTeam; funciona directamente desde tu navegador.

Características

•         Notificaciones de disponibilidad
•         Estados personalizados
•         Videollamadas

Precios

PukkaTeam ofrece una prueba gratuita de 60 días que puedes utilizar para probar el software. Los planes pagados incluyen:

•         Paquete grupal ($ 7 / usuario / mes)
•         Paquete de fiesta ($ 9 / usuario / mes)
•         Paquete de multitudes ($ 12 / usuario / mes)

7. HelloSign

Ideal para gestionar firmas electrónicas.

HelloSign es una solución de firma electrónica que te permite diseñar flujos de trabajo de firma flexibles. Puedes solicitar firmas de hasta 20 personas y hacer que se envíe una copia del documento firmado a la bandeja de entrada de todos los involucrados.

La plataforma admite la marca personalizada, lo que significa que puedes asegurarte de que cada documento y contrato se alinee con el aspecto de tu marca. También hay plantillas que puedes utilizar para comenzar rápidamente con un documento.

Puedes configurar HelloSign para que te envíe una notificación cuando alguien revise o firme un documento. También existe la opción de permitir que las personas firmen documentos en persona mediante un dispositivo móvil.

Características

•         Plantillas de documentos
•         Marca personalizada
•         Notificaciones de estado
•         Pistas de auditoría

Precios

HelloSign es gratuito para hasta tres solicitudes de firma por mes. Los planes pagados incluyen:

•         Esenciales ($ 20 / mes)
•         Negocios ($ 50 / mes)
•         Enterprise (precios personalizados)

8. 1Password

Ideal para proteger tus contraseñas.

1Password es una aplicación de administración de contraseñas que puede almacenar todas tus contraseñas en una bóveda segura de contraseñas en línea. Esto elimina la necesidad de recordar docenas de contraseñas diferentes o arriesgarte a que alguien las descubra escribiéndolas.

Con 1Password, solo necesitas recordar una única contraseña maestra y la aplicación hará el resto. Puedes completar formularios de sitios web automáticamente en función de los datos de inicio de sesión guardados, lo que te permite ahorrar tiempo en el proceso.

1Password sincroniza tus datos entre todos tus dispositivos, lo que te da acceso a tus contraseñas en todos los dispositivos que utilizas.

También tiene una función llamada Watchtower, que monitorea la web en busca de violaciones de seguridad y te alerta cuando tus datos de inicio de sesión en un sitio web en particular pueden verse comprometidos.

Características

•         Llenado automático de formularios
•         Cifrado avanzado
•         Alertas de violación de datos

Precios

1Password ofrece una prueba gratuita de 14 días. Los planes pagados incluyen:

•         Personal ($ 2.99 / mes)
•         Familias ($ 4,99 / mes)
•         Equipos ($ 3.99 / usuario / mes)
•         Empresa ($ 7,99 / usuario / mes)
•         Enterprise (precios personalizados)

9. Xero

Ideal para seguimiento e informes financieros.

Xero te permite rastrear y pagar facturas con un solo clic. Puedes usarlo para reclamar gastos, aprobar y reembolsar reclamos, así como para controlar los gastos.

También existe la opción de conectar la aplicación a yu cuenta bancaria y permitirte importar transacciones automáticamente. Luego, puedes categorizar y conciliar las transacciones bancarias manualmente o configurar reglas para que Xero lo haga automáticamente.

La aplicación admite la creación de facturas y pagos en línea. También puedes usarlo para crear una variedad de informes para analizar el desempeño financiero de tu empresa.

Características

•         Conciliación bancaria
•         Reclamaciones de gastos
•         Pagos online
•         Gestión de nóminas

Precios

Xero ofrece una prueba gratuita de 30 días. Los planes pagados incluyen:

•         Entrante ($ 20 / mes)
•         Estándar ($ 30 / mes)
•         Premium ($ 40 / mes)

10. Officevibe

Ideal para encuestas de satisfacción de los empleados.

Ya sea para preguntar sobre actualizaciones o cómo se sienten los empleados con respecto a su trabajo, asegurarte de que todos los miembros de tu equipo estén satisfechos es esencial para un excelente desempeño del equipo. Sin embargo, cuando trabajas de forma remota, pierdes algunas de las señales de advertencia de que tus empleados no están contentos.

Aquí es donde ayuda Officevibe. Te permite controlar a los miembros de tu equipo automáticamente.

Officevibe es una herramienta de participación de los empleados que recopila información sobre tu equipo mediante el envío de encuestas breves para que las completen los miembros del equipo. Estas encuestas te ayudan a comprender a los miembros de tu equipo y te permiten obtener mejores estadísticas sobre su desempeño.

Tu equipo tiene la opción de responder y dar comentarios de forma anónima, para que puedan ser completamente honestos con lo que tienen que decir.

Características

•         Encuestas de pulso
•         Informes de encuestas
•         Reuniones 1 a 1
•         Comentarios anónimos

Precios

Officevibe ofrece un plan gratuito con funciones limitadas. El plan pago (Premium) cuesta $ 4 / usuario / mes.

11. Userlane

Ideal para formación en software.

Userlane puede ayudarte a crear recorridos de software sin escribir una sola línea de código. Esto es útil para mostrar a los miembros del equipo o clientes cómo utilizar una herramienta de software en particular.

Con Userlane, puedes diseñar guías interactivas paso a paso que ayuden a dirigir a los miembros del equipo y a los usuarios a través de cualquier proceso. Te permite registrar rutas de clic automáticamente y agregar materiales de apoyo como enlaces e imágenes a tus guías.

También existe la opción de crear experiencias únicas e individualizadas segmentando páginas o audiencias. Puedes enviar mensajes directos a los usuarios para compartir información importante o solicitar comentarios.

Userlane también ofrece análisis detallados que puedes utilizar para comprender mejor la participación de los usuarios.

Características

•         Guías interactivas paso a paso
•         Segmentación de audiencia y páginas
•         Mensajería directa en la aplicación
•         Análisis de usuario

Precios

Userlane ofrece precios personalizados, que se determinan caso por caso.

12. Coffitivity

Ideal para ruido de fondo.

Coffitivity es una aplicación web que tiene como objetivo ayudar a recrear los sonidos de las cafeterías para las personas que trabajan desde casa. La compañía detrás de la aplicación cita estudios en su sitio web que muestran que el ruido ambiental puede ayudar a las personas a ser más creativas y, a veces, incluso a mejorar la concentración.

Si tu o tu equipo quieren crear la sensación de estar en un café rodeado de gente, esta aplicación podría ser una gran opción para ti.

Actualmente, Coffitivity ofrece seis tipos diferentes de sonidos ambientales entre los que puede elegir cuando usa la versión gratuita de la aplicación.

Características

•         Varios sonidos ambientales
•         Modo offline

Precios

La versión básica de Coffitivity es gratuita. También hay un plan Premium que incluye más sonidos. Cuesta $ 9 al año.

13. Forest

Ideal para reducir las distracciones.

Puede ser muy tentador navegar por el feed de tus redes sociales cuando estás trabajando. La aplicación Forest intenta ayudarte a reducir las distracciones recompensándote por no usar tu teléfono inteligente.

La idea detrás de esto es bastante simple: configursa un temporizador para el tiempo que deseas trabajar sin distracciones y la aplicación cuenta el tiempo para ti. Pero aquí está el truco: mientras la aplicación se está ejecutando, verás una animación de un árbol.

Ese árbol seguirá creciendo mientras no desbloquees tu teléfono inteligente. Si lo desbloqueas antes de que el temporizador llegue a cero, el árbol muere.

Si bien es posible que no te importe un árbol virtual, debes saber que Forest premia a los usuarios con monedas virtuales que pueden gastar para que la empresa detrás de la aplicación done dinero real a organizaciones que plantan árboles en todo el mundo.

Entonces, además de ayudarte a ser más productivo, Forest también te permite contribuir a salvar el medio ambiente.

Características

•         Lista blanca de aplicaciones
•         Seguimiento del uso del teléfono y del tiempo de pantalla
•         Categorización de tareas

Precios

•         La versión básica de Forest es gratuita. La versión Pro cuesta $ 1.99

14. Krisp

Ideal para reducir el ruido durante las llamadas.

Krisp es una herramienta que silencia el ruido de fondo durante las llamadas. La aplicación utiliza tecnología de inteligencia artificial para filtrar cualquier sonido que no sea tu voz durante una llamada.

Esto significa que puedes usar Krisp para evitar que los ladridos de tu perro o el ruidoso proyecto de renovación de tu vecino interfieran con tus reuniones virtuales nunca más.

Krisp te permite silenciar tu propio ruido de fondo, así como el ruido de tus compañeros de equipo. Puedes activarlos y desactivarlos con un solo clic.

No necesitas ningún hardware especial para usar la aplicación. Una vez que hayas instalado Krisp, puedes usarlo con cualquier tipo de auriculares o micrófono que tengas.

Características

•         Cancelación de ruido impulsada por IA
•         Eliminación de eco

Precios

Krisp ofrece un plan gratuito limitado a 120 minutos por semana. Los planes pagados incluyen:

•         Personal Pro ($ 12 / mes)
•         Equipos ($ 12 / usuario / mes)
•         Enterprise (precios personalizados)

15. Loom

Ideal para grabar tutoriales en video.

Imagína tener que hacer una presentación para tres personas que viven y trabajan en tres zonas horarias diferentes. Programar una presentación como esta puede ser complicado.

Lo que puedes hacer en su lugar es crear un recorrido en video usando una aplicación como Loom y luego enviárselo a cualquiera que necesite verlo.

Con Loom, puedes crear grabaciones de video a las que tus compañeros de equipo pueden acceder en cualquier momento. Ya sea que se trate de una breve actualización de un proyecto, un tutorial o un video de introducción para los nuevos empleados, Loom hace que crear y compartir todo esto sea fácil.

Te permite grabar la pantalla de tu computadora y hacer marcas con una superposición de tu cara. Esta es una manera mucho mejor de compartir información con tu equipo que tratar de explicar por correo electrónico o luchar para encontrar una hora de reunión adecuada para todos. Además, es más atractivo y conveniente.

Loom tiene aplicaciones de escritorio, una extensión de Chrome y una aplicación de iOS, lo que significa que puedes usarla para hacer videos en cualquier momento y en cualquier lugar.

Características

•         Grabación de pantalla y webcam
•         Herramienta de dibujo de video
•         Llamadas a la acción
•         Marca personalizada
•         Informes

Precios

Loom tiene un plan gratuito que te limita a grabar videos de hasta cinco minutos de duración. Los planes pagados incluyen:

•         Negocios ($ 10 / usuario / mes)
•         Enterprise (precios personalizados)

Próximos pasos

¿Alguna de las herramientas enumeradas despertó tu interés? Esto es lo que debes hacer a continuación:

•         Identifica las actividades difíciles: piensa en qué actividades remotas son actualmente difíciles o consumen mucho tiempo para ti. ¿Es gestión de proyectos, comunicación o algo más? Elifge el software para facilitar estas actividades.
•         Inicia pruebas gratuitas: la mayoría de las herramientas de esta lista ofrecen una prueba gratuita que puedes utilizar para probarlas. Utiliza estas pruebas para ver si una herramienta en particular es la adecuada para ti.
•         Implemente herramientas útiles en tu flujo de trabajo: una vez que veas qué herramientas funcionan para ti, impleméntalas en tu flujo de trabajo y facilita el trabajo remoto para ti o tu equipo.