Mejores Software y Herramientas de Comunicación

La mala comunicación da como resultado que las empresas estadounidenses pierdan $ 400.000 millones al año.

El impacto de este problema se puede sentir de diferentes formas. Por ejemplo, los trabajadores dedican alrededor del 22% de su tiempo a leer; eso es mucho tiempo agregado por año para cada empleado. Imagínate cuánto de ese tiempo se pierde tratando de comprender instrucciones o mensajes poco claros.

La falta de comunicación no solo desperdicia el tiempo y el esfuerzo de los involucrados; también podría traducirse fácilmente en la ejecución incorrecta de trabajos. Por ejemplo, si los agentes de campo transmiten la descripción de trabajo incorrecta a la oficina, podrían enviar al personal equivocado. Si hay una falta de comunicación en las tareas realizadas por un trabajador, entonces su factura será afectada.

Sin embargo, algunos de los problemas arraigados en una mala comunicación no siempre se pueden cuantificar. Los correos electrónicos ineficientes o la corrección descuidada, por ejemplo, no entran en el balance de una empresa. Como resultado, las pérdidas pasan desapercibidas u olvidadas.

Sin embargo, no es algo que tu empresa deba sufrir también. Ya existe una gran cantidad de soluciones que se ofrecen para que la comunicación sea clara, fluida y eficiente. Sin embargo, antes de profundizar en el software de comunicación en el que debes invertir, analicemos esta solución en detalle.

¿Qué es el software de comunicación?

Si estás enviando un mensaje o archivo a otra persona usando una aplicación con Skype o Gmail, entonces ya estás usando un software de comunicaciones.

Esta tecnología, como su nombre lo indica, se refiere a un conjunto de aplicaciones o sistemas que puedes utilizar para comunicarte con otras personas en tiempo real. Estas aplicaciones son capaces de transmitir información entre sí.

¿Qué hace el software de comunicación?

El software de comunicación maneja el intercambio diario de mensajes entre las partes interesadas, ya sea interna o externamente. Aparte de eso, este tipo de solución también se usa cuando se debe tener una reunión o discusión remota, en tiempo real. Entre los sistemas más comunes en esta categoría se encuentran las plataformas de chat en vivo, las aplicaciones de mensajería, el correo electrónico, VoIP y FTP.

Muchas soluciones de comunicación son independientes y tienen funciones que se centran en optimizar el aspecto de la comunicación de las empresas, incluidas las conversaciones, los comentarios y las actualizaciones. Sin embargo, también existen diferentes sistemas que integran funciones de comunicación como parte de su funcionalidad. El software CRM y de colaboración son ejemplos típicos de esto.

¿A quién ayuda el software de comunicación?

El término software de comunicación puede asociarse con varios sistemas que pueden ofrecer o no funciones de comunicación exclusivamente. Esta categorización flexible significa que sus usuarios también son de una amplia variedad. En particular, estos incluyen:

• Empresas que se enfocan en la gestión del soporte y la relación con el cliente, así como para aquellas que desean agregar funcionalidades de call center
• Sede de grandes empresas que utilizan un buen número de líneas telefónicas y atención al cliente interno.
• Empresas que tienen oficinas y clientes en muchas ubicaciones. Esto es útil para la interacción remota, la formación, las conferencias telefónicas, etc.
• Empresas de pequeña escala que brindan soporte telefónico a sus clientes.
• Centros de llamadas con un gran volumen de clientes que necesitan equipar a sus agentes con dispositivos de escritorio.
• Proveedores de TI y sitios de comercio electrónico que brindan un servicio de ayuda en vivo para mejorar la experiencia del cliente.

Lista de los mejores softwares de comunicación

Entre los productos de software de comunicación disponibles en el mercado hoy en día, los productos que se enumeran a continuación se consideran las mejores opciones.

Slack

Una aplicación de mensajería basada en la nube que es la mejor para empresas de todos los tamaños que buscan desarrollar una comunicación más eficiente con su equipo. Esta aplicación reúne todas sus conversaciones en una sola plataforma. Es decir, puedes usar la aplicación para enviar, archivar o buscar mensajes, hacer llamadas de video o audio y compartir archivos con otros usuarios. Además, ofrece amplias integraciones.

La aplicación funciona bien con las principales plataformas de redes sociales y otras aplicaciones de uso común en la oficina, como Google Drive, Dropbox, Zendesk y más. También ofrece muchas características increíbles como inicio de sesión único, cifrado de datos, sincronización y exploración de archivos, por mencionar algunas.

Además, la mayoría de estas funciones forman parte de sus planes gratuitos. Si deseas disfrutar de funciones avanzadas, puedes actualizar de forma gratuita a su plan de red estándar, plus o empresarial. El precio comienza en $ 6.67.

RingCentral

Un robusto sistema de telefonía en la nube que cuenta con un PBX avanzado. Se puede utilizar para comunicaciones de voz, reuniones en línea y conferencias de negocios.

Debido a que está basado en la nube, no hay necesidad de pagar por hardware, mantenimiento, operadores y otros gastos adicionales que vienen con la configuración de las comunicaciones físicas.

Todo lo que necesitas pagar es el cargo por servicio mensual. La plataforma ofrece varios planes de precios para pymes y empresas. Tanto si eres un usuario de un solo producto como si tu empresa tiene miles de empleados, existe un plan para ti.

Generalmente, el coste de su plan se basa en la cantidad de usuarios. Entonces, cuantos más usuarios haya, menor será el precio. También hay una prueba gratuita de 15 días para aquellos que quieran comprobar sus funciones.

Zoom

Una plataforma de reuniones y videoconferencias en línea basada en la nube que pueden utilizar las pymes, empresas, organizaciones de atención médica e instituciones educativas para organizar seminarios, realizar capacitaciones en línea, reuniones virtuales, demostraciones de video y videoconferencias.

Ofrece capacidades de uso compartido de pantalla, audio y video de calidad, así como funcionalidades de colaboración y te permite acomodar hasta 10,000 participantes de solo lectura y 100 participantes interactivos en seminarios web de video.

El producto está disponible en cuatro planes de precios diferentes. El precio comienza en $ 14,99 / mes / anfitrión. También está disponible un plan gratuito.

GoToMeeting

Un software de conferencias web potente, robusto y asequible que incluye funciones internacionales, como números gratuitos multinacionales.

Esto hace que la solución sea una buena opción para empresas con clientes y empleados en el extranjero. Es compatible con dispositivos PC, Mac, Android e iOS. Además, la plataforma cuenta con una interfaz fácil de usar, reuniones con un solo clic, unirse a través de opciones móviles o de escritorio, videoconferencia HDFaces, una grabadora con un solo clic y un programador de reuniones, por nombrar algunos. Por último, la solución está disponible en cuatro planes de precios, uno de los cuales es gratuito.

Skype

Una plataforma de comunicación basada en la web conocida por brindar excelentes pero económicos servicios de VoIP. No es sorprendente, ya que la plataforma permite a los usuarios enviar y recibir mensajes en tiempo real, compartir documentos e imágenes, realizar videoconferencias grupales, chat grupal o chat de video de forma gratuita. Todos los servicios básicos se ofrecen de forma gratuita.

Hay funcionalidades avanzadas, como la capacidad de llamar desde Skype a números de teléfonos móviles y teléfonos fijos reales. A menudo, estos se cobran más tarde, pero el costo es generalmente económico. Puedes optar por suscribirte a sus planes o simplemente pagar por los minutos. Algunas llamadas pueden costarte solo un centavo por minuto.

Además, la plataforma es compatible con todos los dispositivos. Por lo tanto, ya sea que estés usando un teléfono móvil o una computadora de escritorio, puedes mantener la comunicación. También es fácil de instalar y muy fácil de usar.

Lifesize

Una plataforma que ofrece un conjunto de soluciones de videoconferencia y salas de reuniones virtuales. Considerada como una de las plataformas de comunicación alojadas en la nube de hoy en día, permite a sus usuarios configurar un espacio de reunión que se adapte a sus necesidades.

Se puede utilizar para realizar un seminario con cientos de participantes o para la interacción uno a uno. El precio comienza en menos de $ 12 facturados mensualmente. Hay tres planes de precios disponibles y un plan de prueba gratuito para ayudarlo a saber si la solución se adapta a tus necesidades.

Xgenplus

Una plataforma de gestión de correo electrónico completa y personalizable para todo tipo de usuarios, desde empresas hasta agencias gubernamentales. Con sus opciones de seguridad y sus estrictos protocolos de protección de correo electrónico, esta solución se puede utilizar para enviar y recibir correo electrónico de alta prioridad, documentos confidenciales, archivos de audio, videos y más.

Puedes probar sus funciones de forma gratuita y, si se adapta a tus necesidades, puedes hacer uso de sus planes de pago. No hay precios fijos, por lo que debes comunicarte con el proveedor para saber cuánto te costará el software.

Speakap

Una solución segura diseñada para agilizar las comunicaciones en las empresas. Emula aplicaciones populares de redes sociales con funciones como líneas de tiempo, chat y suministro de noticias.

Con esta aplicación, los empleados pueden comunicarse sin problemas entre sí e incluso compartir videos e imágenes. Los planes de precios se basan en cotizaciones, por lo que debes comunicarte con el proveedor para obtener una cotización.

TxtSync

Como su nombre lo indica, esta solución permite a los usuarios recibir y enviar mensajes de forma masiva sin problemas. No solo eso, también permite a los usuarios rastrear sus SMS y saber si el mensaje se entregó con éxito o no.

Con las herramientas que ofrece, puede beneficiar a los especialistas en marketing que realizan campañas de marketing por SMS. También es bastante asequible. Pero solo puedes obtener información sobre precios si la solicitas. También está disponible una prueba gratuita si deseas ver lo que este producto tiene para ofrecer.

MirrorFly

Una herramienta de comunicación todo en uno, MirrorFly combina teléfono, video y mensajería en línea en uno. Además de la mensajería en la aplicación, también admite llamadas SIP y VoIP. MirrorFly ofrece un sólido conjunto de herramientas e integraciones que permiten a los usuarios mantener y administrar las conexiones con los miembros de tu equipo y los clientes.

El programa viene con herramientas como mensajería multiplataforma, llamadas privadas, conversión de voz a texto y conferencias, todas diseñadas para satisfacer una amplia gama de necesidades. MirrorFly es ideal para varios tipos de grupos y empresas, desde equipos remotos hasta centros de contacto y proveedores de eLearning. Los planes de suscripción se basan en cotizaciones, lo que permite una mejor personalización del servicio.

MyOwnConference

Una plataforma de seminarios web y videoconferencias basada en la nube que se adapta tanto a las pequeñas como a las grandes empresas.

Con esta herramienta, puedes realizar reuniones en línea, conferencias de negocios y debates de panelistas. MyOwnConference viene con herramientas como compartir pantalla, sondeos y encuestas, grabación, chat, programación. Todas estas funciones están incluidas en su plan gratuito.

El plan gratuito puede acomodar hasta 20 asistentes al seminario web. Si necesitas más asistentes, se puede considerar un plan pago.

Características del software de comunicación

La característica más aparente e importante del software de comunicación es facilitar y agilizar la comunicación entre las partes interesadas. Sin embargo, esta funcionalidad se presenta de muchas formas, según las necesidades y la naturaleza del negocio. Estas son algunas de las características clave que ofrece esta categoría de software:

Recepcionista automático

Algunos software de comunicación pueden manejar las llamadas por sí mismos sin intervención humana. Actúan como la recepcionista de la recepción que facilita a los huéspedes de negocios. También pueden desviar la llamada al agente más adecuado disponible, según las necesidades o preferencias del cliente.

Buzón de voz y saludos

Te permite grabar un mensaje que se reproducirá automáticamente cuando alguien te llame y no estés disponible. Otras herramientas proporcionan muchos saludos personalizados que puede utilizar para el mismo propósito.

Videoconferencia

Esta función te permite realizar videollamadas grupales. Es especialmente útil para equipos con miembros que se encuentran a millas de distancia entre sí. Puedes realizar reuniones virtuales en lugar de dejar que todos viajen y se reúnan en un solo lugar.

Conferencias de audio

Con esta función, puedes llamar y hablar no solo con una persona. Permite que muchas personas conversen simultáneamente entre sí.

Grabación de llamada

Varias plataformas de comunicación tienen la capacidad de grabar conversaciones, ya sea de audio o video. Esto es útil ya que la llamada grabada es útil de varias formas. Por ejemplo, puedes usarlo como referencia futura o como evidencia que ayudará a resolver disputas y problemas. También es ideal para fines de capacitación o como material de resumen de sesiones de reuniones anteriores.

Tipos de software de comunicación

Debido a la amplia variedad de usuarios que tiene el software de comunicación, apenas existe una solución única para todos que contenga todas las ventajas de cada sistema que se comercializa. Por lo tanto, es natural que este tipo de plataforma tenga diferentes variaciones según su propósito principal. Éstos son algunos de ellos:

Chat en vivo

Normalmente instalado en sitios web, este tipo de software permite a las empresas brindar un soporte al cliente más personalizado a sus clientes actuales y potenciales. También es el más accesible entre la familia de software de comunicación, ya que generalmente está integrado en sitios web comerciales, y cualquiera que los visite será recibido por un bot o un agente en vivo a través del chat.

El chat en vivo también es una buena herramienta de análisis, ya que te proporciona informes sobre el comportamiento de navegación de tus visitantes. Esto, a su vez, se puede utilizar para crear soporte personalizado y experiencias de chat para los clientes. La información recopilada también se puede utilizar para realizar y gestionar campañas publicitarias.

Ejemplos: RumbleTalk, HelpOnClick Live Chat Software

Software de video y conferencias web

Perfecto para configuraciones remotas, este tipo de solución te permite realizar reuniones, conferencias, seminarios web, etc. en caso de que el personal involucrado no pueda reunirse contigo físicamente. También está disponible en varios dispositivos como computadoras de escritorio, portátiles, tabletas, teléfonos inteligentes y otros. También se admiten capacidades avanzadas, como compartir pantalla y transferencia de documentos en vivo.

Ejemplos: GoToMeeting, Speek, GoToWebinar

Software de comunicaciones unificadas y software de centro de llamadas

Este tipo de producto es ideal para uso en centros de llamadas. También es el mejor software de comunicación para empresas con una gran cantidad de líneas telefónicas. Además, este tipo de solución es la más completa con funciones avanzadas que admiten voz sobre protocolo de Internet (VoIP) y centralita privada (PBX).

Ejemplos: Five9, Phone.com, RingCentral

¿Cuáles son los beneficios del software de comunicación?

Todo lo que facilite una comunicación clara, oportuna y fluida es beneficioso para muchas empresas. Esto es lo que ofrece el software de comunicación a lo grande. En particular, estos son algunos de los beneficios que puedes obtener al usar una buena plataforma de comunicación:

Comunicación mejorada

La comunicación clara y eficiente es de suma importancia porque es una de las claves principales para evitar errores costosos, como fechas límite incumplidas y resultados incorrectos. Para eso, el software de comunicación proporciona a tu empresa amplias herramientas para garantizar que se transmita el mensaje correcto.

Además, dado que hay historiales y rastros digitales, el sistema también mejora la responsabilidad de los empleados. Además, los equipos remotos podrán disfrutar de la coordinación casi como si estuvieran trabajando con tus compañeros de equipo en la misma oficina debido a las funciones de colaboración que ofrece el sistema.

Mejor captura de información

Un beneficio significativo que proporciona el software de comunicación es que puede capturar datos automáticamente. Esto se debe a que, si bien el sistema actúa como remitente y receptor de mensajes, también sirve como almacenamiento.

Algunas herramientas incluso ofrecen funciones de archivo para mensajes, videollamadas / llamadas de audio, correos electrónicos, etc. Esto se puede usar para buscar información fácilmente cuando lo necesites, como cuando tienes que hacer referencia a un punto de discusión o para preparar las actas de una reunión.

Fácil de integrar

Debido a que está prácticamente presente en todas las empresas, la mayoría de las herramientas de comunicación, como las aplicaciones de mensajería o los correos electrónicos, pueden integrarse con otros sistemas que utilices.

Esta es una excelente manera de automatizar ciertos procesos, haciendo que los flujos de trabajo sean más fluidos y eficientes. Ejemplos de esto incluyen la capacidad de convertir correos electrónicos en tickets, canalizar mensajes en vivo al sistema CRM para clientes potenciales y grabar seminarios web, que se cargan directamente en su base de conocimientos.

Gastos más bajos

Los empleados pueden acceder a muchos sistemas de comunicación directamente desde sus dispositivos móviles, como los teléfonos inteligentes. Debido a esto, se pueden reducir los costos de hardware.

No solo eso, muchas herramientas de comunicación están disponibles de forma gratuita y se pueden usar indefinidamente para intercambiar mensajes, compartir archivos y hacer llamadas de video / audio.

Factores a considerar al comparar y buscar software de comunicación

En esencia, el software de comunicación sirve para intercambiar mensajes. Pero no significa que todos los productos de esta categoría sean iguales. Es importante tener en cuenta que los productos de software de comunicación tienen características únicas, usuarios objetivo y diferentes beneficios.

Para encontrar la solución adecuada para tu negocio, considera los siguientes factores al buscar y comparar software de comunicación.

Precio

Hay muchas soluciones de software en esta categoría que ofrecen planes gratuitos y de pago. Si tienes una pequeña empresa, sería mejor elegir una solución escalable o un producto que te permita actualizar de planes gratuitos a pagos con funciones más avanzadas, para que no necesites cambiar un sistema de vez en cuando.

Además, recuerda que las herramientas caras no siempre garantizan la calidad. Para comprobar el producto y asegurarte de que satisface tus necesidades, aprovecha los planes de prueba gratuitos que ofrece el proveedor o al menos solicita una demostración gratuita.

Características

Cada producto de software de comunicación viene con un conjunto único de características. Algunos ofrecen un conjunto completo de herramientas, mientras que otros brindan una única función, como las de conferencias web o chat en vivo.

Para asegurarte de que obtendrás el producto adecuado, es fundamental saber cuáles son tus necesidades de comunicación empresarial. Cuando sepas exactamente lo que necesitas, será más fácil filtrar tus opciones y encontrar el producto que mejor se adapte a tus necesidades.

Seguridad

Lo más probable es que estés utilizando un software de comunicación; estarías intercambiando información comercial confidencial. Para evitar fugas de datos, es fundamental analizar las medidas de seguridad que implementa tu posible sistema.

Algunas de las características de seguridad que debes considerar son los planes de respaldo, los permisos del usuario y el cifrado administrado.

Integraciones

Probablemente ya tengas otros sistemas como CRM, mesa de ayuda y gestión de proyectos en tu oficina. Para poder seguir usándolos, busca un software de comunicación que pueda conectarse a ellos. Verifica las integraciones de terceros de tu producto elegido y averigua si es compatible con las aplicaciones actuales que estás utilizando.

Apoyo

¿Ofrece el proveedor soporte continuo a sus clientes? ¿Qué tipo de apoyo ofrecen? ¿El soporte es suficiente para que tu equipo tenga una experiencia fluida al usar el software?

Necesitarás asistencia para consultas de actualización, problemas técnicos y disputas de facturas, por nombrar algunos. El tipo y la calidad del soporte pueden afectar tu experiencia general de uso del producto.

Para conocer la calidad del soporte que ofrece el proveedor, lee reseñas de usuarios de productos actuales o pasados.

Las últimas tendencias en software de comunicación

La proliferación de las videoconferencias

La videoconferencia es a menudo el canal tradicional para las reuniones de la sala de juntas. Sin embargo, hoy en día, su aplicación es cada vez más amplia a medida que se pueden utilizar más dispositivos para el software. Por ejemplo, los usuarios pueden simplemente iniciar o unirse a una videoconferencia a través de una tableta o teléfono inteligente utilizando la cámara incorporada del dispositivo.

Las videoconferencias basadas en la web también se están convirtiendo en una forma productiva para los equipos distribuidos. Más que esto, el software de estos días que incluye videoconferencia es más sólido. Te ofrecen herramientas útiles, como compartir documentos, chat de texto y compartir pantalla, que puedes usar mientras se desarrolla la conferencia.

Comunicaciones unificadas

Las herramientas de comunicación integradas que proporcionan funciones de comunicación en tiempo real también se están volviendo más comunes. Esto significa que dentro de una sola plataforma hay herramientas para videoconferencias, servicios de chat, llamadas telefónicas, comentarios, comentarios, etc.

Esta clase de solución se está volviendo más popular debido a las ventajas que ofrece. Estos incluyen una interfaz de usuario consistente en diferentes dispositivos, funciones más receptivas y gastos de infraestructura reducidos.

Posibles problemas con el software de comunicación

No hay una herramienta de comunicaciones unificadas disponible para algunas de las plataformas más grandes.

Estamos hablando de las cuatro plataformas más populares, a saber, Android e iOS para dispositivos móviles y Mac OS y Windows para computadoras portátiles, computadoras de escritorio, estaciones de trabajo, etc.

Una de las mayores ventajas de las comunicaciones unificadas es la consistencia de la experiencia del usuario, incluso si el software se utiliza en diferentes dispositivos. Sin embargo, la falta de soporte para estos sistemas operativos deja a muchos usuarios en la oscuridad.

Hubo un único producto, la solución Lync de Microsoft, que estuvo cerca de lograrlo. Sin embargo, tardó tanto en desarrollarse que, cuando se terminó, ya existía una gran brecha de compatibilidad entre las plataformas que pretendía conectar. Este es un problema importante, especialmente para una fuerza laboral que necesita soluciones móviles, multiplataforma y flexibles. Y esto nos lleva a otro problema de las comunicaciones unificadas: la falta de portabilidad.

¿Cuál es el mejor software de comunicación para tu empresa?

Quizás la razón por la que te interesaste en este artículo es para comprender mejor qué es el software de comunicación y cómo puede ayudarte con tu negocio. Con suerte, pudimos transmitir suficiente información para cumplir con ese objetivo.

En conclusión, el software de comunicación es un tipo de categoría suelta con cientos de sistemas diferentes bajo su definición. Esto significa que para identificar realmente cuál de ellos es el más ideal para tu negocio, primero debes comprender por qué lo necesitas. Esto se debe a que esto determinará el tipo y la escala de la plataforma que deseas comprar. Para empezar, te daremos algunos ejemplos.

Puede ser un advenedizo o una pequeña empresa que necesita necesidades básicas de comunicación, como conversaciones diarias y correos electrónicos con los empleados. Prueba una solución de correo electrónico escalable que viene con una función de chat incorporada. Es barato en este momento y está listo para el crecimiento de tu empresa.

Para aquellos que se especializan en brindar soporte remoto a los clientes, el software de chat en vivo es mejor. Por otro lado, los centros de llamadas suelen necesitar una solución de comunicación unificada. Esto permitirá que tu empresa maneje un volumen masivo de clientes diariamente.