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El Reto de los Gestores de Recintos en la Era Pandémica

Nadie puede negar que este último año y medio ha sido un dolor de cabeza para las organizaciones deportivas de todos los países del mundo. Una de sus grandes preocupaciones, entre muchas otras, ha sido la incertidumbre sobre el regreso del público a los estadios.

Los clubes han tenido que conseguir mantenerse al día con la situación epidemiológica y, ante la falta de claridad en las distintas normativas sanitarias, han pedido desesperadamente ayuda para al menos empezar a ver la luz al final del túnel.

Algo que parecía tan simple como mantener una distancia segura entre las personas se convirtió en un desafío difícil de resolver. No solo por la incógnita que proporciona la fecha en la que la gente podría entrar a un recinto, sino también por saber quiénes serían los pocos afortunados que podrían disfrutar de un juego o espectáculo.

El debate sobre quién tenía prioridad para ingresar apareció sorprendentemente mucho más tarde de lo que muchos pueden pensar. Al principio, todo era por saber a qué mínimos se enfrentarían los clubes: ¿será rentable abrir el estadio para un porcentaje de ocupación bajo? Al ver cómo ha evolucionado la pandemia, esta respuesta se desvaneció en cuestión de semanas.

Al ceder la mayor parte de los ingresos de la venta de entradas, el enfoque ha terminado en garantizar la seguridad de las personas y, poco a poco, en generar confianza para asistir a eventos masivos. Esto podría sugerir que los gobiernos permitirían que las instalaciones se abrieran antes y, por lo tanto, generarían ingresos lo antes posible.

Desafortunadamente, no existe una ley universal que las autoridades sanitarias y los organizadores de eventos puedan consultar y aplicar. Esto ha provocado situaciones extrañas y contradictorias en España y en otros lugares. Desde hace unos meses, hemos visto público en estadios en partidos organizados por la Real Federación Española de Fútbol (RFEF), pero no en los organizados por LaLiga.

Hemos visto salas como teatros y cines, albergando eventos en los últimos meses, pero no hemos podido ver audiencias en estadios al aire libre.

El primer problema al que nos enfrentamos es el pequeño despliegue tecnológico al que tienen acceso los clubes -depende del país en mayor o menor medida- y esto obliga en primera instancia a buscar soluciones rápidas y manuales.

Por ejemplo, se ha visto el supuesto de que, si se dejan tres asientos vacíos entre personas de una misma fila, habrá una distancia de seguridad de entre 1,4 y 1,6 metros, debido a lo anchos que suelen ser los asientos en un recinto.

Lo que ni los clubes ni las autoridades empezaron a considerar es que entre filas no se cumplía la distancia entre personas. La primera propuesta de capacidad máxima fue del 30%; Paradójicamente, no se ha visto ningún local donde manteniendo una distancia de 1,5 metros entre personas (recordemos, dejando tres asientos vacíos) se pueda alcanzar un 30% de capacidad. Dejar tantos asientos libres puede alcanzar, como máximo, un 15-20% de capacidad.

Y todo ello sin tener en cuenta que las propias sedes cuentan con cierres de asientos ajenos al distanciamiento social (compromisos del club, posición de las cámaras de televisión, etc.).

La primera observación fue utilizar distancias reales en salas de dejar un número fijo de asientos y filas vacías. Gracias a tener acceso a representaciones virtuales de varias salas, se ha podido simular medidores donde efectivamente se respetó la distancia entre las personas en todas las direcciones. A medida que se cancelaron más asientos, la capacidad se desplomó.

Se dieron cuenta de que el uso de grupos de asientos podría aumentar significativamente el número de personas. Estos grupos pueden considerarse como personas de una misma burbuja de convivencia, donde podemos omitir la distancia entre ellos.

Un ejemplo muy simple: si solo se sientan grupos de cuatro personas, la capacidad que se puede lograr, a diferencia de las personas sentadas individualmente, prácticamente se duplica.

Para defender el argumento de los grupos, se realizó un breve estudio de mercado para conocer el interés y la posibilidad de incluir grupos entre los asistentes. Se vió que la diferencia entre países era notoria: en España a día de hoy todavía se aboga por no introducir grupos, mientras que en Estados Unidos se utilizaron desde el primer día de apertura.

Podemos señalar motivos culturales, y sentimos una desconfianza a la hora de formar burbujas de convivencia para asistir a los juegos.

Por lo tanto, la primera iteración en las simulaciones de capacidad se basó en ajustar los grupos (por ejemplo, determinar el porcentaje de grupos de diferentes tamaños) para lograr los números de capacidad deseados.

A medida que se relajaron las restricciones, también se ajustó la distancia entre los grupos. Cabe destacar que la regla de llegar a un máximo del 30% de capacidad en los estadios terminó muriendo por desuso, y en el momento de la apertura simplemente se ha fijado un número máximo de personas – parece que alguien se dio cuenta de la incongruencia.

La siguiente tarea, y la más compleja, fue proporcionar aplicaciones web para que los propios clubes y organizadores de eventos tuvieran un simulador de capacidad a su disposición basado en varios parámetros de entrada (incluida la distancia social y los porcentajes de grupo). El objetivo final era que el propio club pudiera extraer una lista de asientos bloqueados y así poder comunicar a su respectivo sistema de venta de entradas qué asientos estaban disponibles.

En un principio, asignar estos asientos a los abonados fue un enigma, ya que los criterios de selección de personas para ingresar a los estadios eran muy difíciles de racionalizar.

Uno de los primeros clubes en probar una asignación de membresía fue el Club Brugge KV de Bélgica. Se ideó un sistema de registro y sorteo que permitió llenar tímidamente el estadio en algunos partidos del verano de 2020.

El concepto básico se basó en una simulación que satisfacía las necesidades operativas del club, y a partir de ahí se limitaban los grupos de personas que podían unirse; De esta forma, se aseguraron que el número de grupos inscritos se correspondiera con el número de grupos de asientos disponibles.

Por el contrario, en las grandes ligas de EE. UU. se optó más por la venta de entradas desde el principio, y el sistema de abonados allí es más abierto (por ejemplo, paquetes para una determinada cantidad de partidos en el tiempo de toda una temporada).

Se hizo un análisis de los porcentajes de grupos que habitualmente asisten a los eventos y, junto con el razonamiento de aumentar los grupos para ganar más capacidad, se vendió gran parte de las entradas a la venta.

A día de hoy, se puede afirmar que la gran mayoría de organizaciones tienen la mirada puesta en Estados Unidos y están lanzando la venta de entradas disponibles. En este sentido, muchas regiones donde los clubes ya habían vendido entradas presentan datos tan positivos que permiten llenar los estadios hace semanas más de lo esperado.

Esto permite vender más sobre una capacidad previamente cerrada, por lo que se ha requerido hacer simulaciones con una menor distancia social sobre una capacidad previamente bloqueada. El dolor de cabeza de los gestores de salas es la incertidumbre, por lo que se ha tenido que simular todos los escenarios posibles.

Por su parte, los Minnesota Twins (equipo de la MLB en EE. UU.) han anunciado que a principios de verano podrán llenar el estadio al 100% de su capacidad. Para llegar, habrá que ampliar poco a poco el aforo para llenar los asientos que estaban bloqueados, pero siempre con cabeza y respetando las medidas presentes en cada uno de los eventos.

No se pueden ignorar las dificultades operativas que conlleva la apertura de un local en esta situación: entradas, restaurantes, aseos, y el control de que la gente se siente en los asientos correspondientes.

Se ha experimentado cómo, dependiendo del país e incluso de la competencia, la operación no ha sido un camino de rosas y ha quedado claro que es un tema pendiente para muchos. Desde el primer juego de Brugge ya hemos visto las salas bloqueadas físicamente marcados – en muchas otras partes del mundo todavía se cruzan los dedos confiando en la buena voluntad de la gente.

La crisis derivada de la pandemia tendrá pocos precedentes, pero, como ocurre con todos, hay que buscar alguna lectura positiva. Los gestores de recintos necesitan tener cada vez más herramientas de visualización y gestión de capacidad a su disposición, y así demostrar tanto a los aficionados como a las autoridades que tienen mecanismos para garantizar la salud de las personas.

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