La documentación es fundamental para la correcta toma de decisiones.
En el mundo de los recursos humanos y el empleo, la documentación sobre el desempeño de un empleado puede hacer o deshacer tu capacidad para disciplinar, despedir o promover, recompensar y reconocer a los empleados de manera justa.
La documentación es esencial para los gerentes y el personal de RR.HH. porque necesitas hacer un esfuerzo serio para registrar todos los eventos en el historial laboral de tus empleados, tanto los incidentes de desempeño positivos como los negativos.
Nota: Aquí encontrarás todo lo que los gerentes y el personal de recursos humanos necesitan para documentar cuidadosamente el desempeño de los empleados.
Por qué deberías documentar el desempeño de los empleados
– La documentación proporciona evidencia de que los problemas de desempeño se discutieron con el empleado de manera oportuna y concisa.
– La documentación ofrece un historial de la mejora o fracaso del empleado para mejorar el desempeño a lo largo del tiempo. Es una descripción cronológica y precisa de las acciones del empleado, las acciones del gerente y los eventos a medida que ocurren.
– La documentación proporciona evidencia que respalda las decisiones de la gerencia de tomar medidas desfavorables, como disciplinar o despedir a un empleado.
– La documentación ofrece pruebas de que un empleado merece una promoción u oportunidad disponible sobre otros empleados que también son elegibles.
– La documentación proporciona evidencia para justificar aumentos o disminuciones salariales o por qué un empleado no recibió ningún aumento.
– En el caso de una demanda, la documentación completa y minuciosa protege los intereses de un empleador. La documentación puede respaldar las acciones de la administración para despedir a un empleado que no tuvo éxito. También puede probar que el empleado fue despedido por razones legales en contraposición a otras, como la discriminación ilegal.
Qué deberías documentar
Los gerentes deben documentar el desempeño de los empleados, tanto las contribuciones positivas como las fallas de desempeño. Deben documentar exactamente lo que hizo y dijo el empleado y lo que hizo y dijo el gerente en respuesta durante la reunión o conversación.
Advertencia: Debes documentar los acuerdos realizados durante la conversación, los objetivos establecidos, las mejoras necesarias y esperadas, y el cronograma para la mejora. La documentación también debe contener los compromisos que el gerente asume para ayudar al empleado.
Cómo documentar
La documentación debe escribirse durante o inmediatamente después de la reunión o conversación con el empleado. Nunca debes dejar de escribir la conversación con el empleado el día en que realmente sucedió. Esperar hasta más tarde o el día siguiente afecta la calidad de la documentación porque se basa en lo que recuerdas.
Advertencia: Uno de los peores errores que cometen los gerentes es creer que pueden reconstruir un historial de consejería de empleados según sea necesario. Ninguna persona de recursos humanos que tenga experiencia en documentación decente y oportuna se deja engañar jamás por un registro reconstruido. Los gerentes que reconstruyen de memoria conllevan un riesgo innecesario e inaceptable para su empresa porque un historial inventado no se mantendrá en una demanda potencial.
Necesitas que tu documentación se vea profesional, ordenada y organizada. Escribe la documentación como si estuvieras hablando de la historia de los acontecimientos a un tercero. Nunca se sabe quién puede leer tu documentación algún día, así que asegúrate de que refleje tu profesionalismo. (El reverso de una servilleta de cóctel, un sobre o una nota adhesiva no califica como documentación profesional).
Tu documentación debe ir al nuevo gerente de un empleado si el empleado obtiene un nuevo trabajo, o tu lo haces, en tu organización. Para tu memoria y para informar al nuevo gerente del empleado, debes poner el nombre y el cargo del empleado, tu nombre y cargo, y la fecha completa en cada documento.
Redacta documentación que sea fáctica, justa, legal, objetiva, completa y coherente. Evita las opiniones (Mike es descuidado. Alice es vaga. Tom me estaba mintiendo.), Insultos, editorializar (John es un idiota. Mark tiene un problema de actitud) y etiquetar (Mary es irresponsable. George no contribuye al equipo.).
Advertencia: Evita también intentar interpretar el comportamiento del empleado. (A Marsha no debe gustarle esta tarea. Paula parece estar muy por encima de su cabeza). Minimiza el uso de palabras descriptivas como adjetivos y adverbios (lento, descuidado, infeliz, de mal humor, grosero). Indica el comportamiento y las acciones específicas del empleado, no tu opinión o interpretación al respecto.
Qué documentación debes proporcionar
En la revisión posterior de la documentación, lo que se necesita es un registro preciso de la conversación. Ajustate a los hechos y escribe exactamente lo que dijiste y lo que dijo el empleado. Asegúrate de que tu documentación sea inequívoca y de que los hechos sean claros. (En cualquier situación legal potencial, los errores en cualquiera de los eventos documentados hacen que todo el resto de la documentación sea sospechoso).
Finalmente, documenta cualquier acuerdo, compromiso, cronograma, mejoras necesarias, puntos de control y otros detalles que puedan perderse de la memoria. Asegúrate de establecer una fecha y hora para los plazos y fechas de vencimiento para que no se produzcan malentendidos.
Importante: Conoce la política de documentación de tu departamento de recursos humanos, ellos te indicarán qué documentación debe colocarse en el archivo de personal del empleado. Sin duda, debe incluirse cualquier documentación de las acciones disciplinarias.
Dónde documentar y almacenar la documentación
Dado que la documentación sobre los empleados es confidencial y privada para el empleado, debes asegurarte de que cualquier documentación sea confidencial para el gerente, RR.HH. y, potencialmente, el próximo gerente del empleado. Por lo tanto, no se recomienda guardar la documentación en una unidad de computadora compartida. Es mejor guardar la documentación escrita a mano y la documentación del administrador impresa en un lugar bajo llave.
Conclusión
i sigSues estas pautas, cuando vayas a RRHH. para pedir ayuda para disciplinar, despedir o transferir a un empleado a un trabajo con un mejor ajuste potencial, RR.HH. te ayudará a resolver el problema o mejorar la situación. Cuando RR.HH. te dice que documentes, documentes, documentes o no podran ayudarte; tendrás que tener todas tus bases cubiertas.
Descargo de Responsabilidad: Ten en cuenta que la información proporcionada, es unicacamente a modo de guía y que SIEMPRE debes de consultar las leyes y regulaciones laborales de tu país o región ya que varían de un estado a otro y de un país a otro.
Busca asistencia legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarte de que tu interpretación legal y tus decisiones sean correctas para tu ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.
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