Tendencias en Organización de Eventos para 2019

En este artículo abordamos las tendencias que determinarán las prioridades de los planificadores de los nuevos eventos en 2019.

Echemos un vistazo a estas tendencias.

• Seguro que te interesa nuestro Curso de Organización de Eventos Gratis · Online

Tendencias en Organización de Eventos 2019

La Audiencia Anhela Autenticidad

A pesar del número creciente de eventos que se llevan a cabo anualmente, muchos todavía se sienten como imitadores de otras conferencias exitosas. Estos eventos no logran establecer su propia identidad, confiando en cambio en imitar lo que hizo a otros exitosos

Esto ya no va a servir durante el 2019. La autenticidad es importante para la inmersión, pero eso solo ocurre cuando el propósito del evento es claro. No se trata solo de poner tu marca por todos lados, sino también de demostrar tu experiencia en la industria.

La autenticidad implica tomar las decisiones correctas en cada paso del camino. ¿Estas eligiendo patrocinadores que coincidan con tus valores? ¿Tus temas reflejan el propósito del evento y resuena con la audiencia? ¿Tus influencers reflejan bien tu marca?

Infundir Eventos con Experiencias Prácticas

La interactividad durante los eventos no se limita a las experiencias digitales. Los talleres se están convirtiendo rápidamente en la actividad preferida de muchas conferencias y reuniones. El público quiere experimentar, no solo aprender de lo que trata el evento.

En lugar de discursos largos, las charlas cortas se combinan con actividades que permiten al público aprender de primera mano cómo aplicar lo que aprendieron. Las experiencias prácticas tienen la ventaja de agregar un valor extremo al aprendizaje, al tiempo que ayudan a reducir el estrés del público. Para facilitar un nivel de inmersión aún más profundo, asegúrate de que tus sesiones tengan marcos de tiempo definidos e incentivos tangibles.

Si estás considerando agregar talleres a tus eventos, ten en cuenta que debes elegir el lugar adecuado que permita a las personas moverse libremente para facilitar la interacción. Además, agregue un poco de presupuesto para cubrir la logística de las actividades, tanto en tiempo como en dinero.

Citas Virtuales: Redes 2.0

Aparte del formato tradicional de la conferencia y los talleres más incluyentes, otro formato del evento es el centro de atención: las “citas virtuales”, reuniones individuales que fomentan un nuevo nivel de intercambio de conocimientos.

Por lo general, el organizador del evento facilita la cita y les pide a los participantes que completen el conocimiento que deben compartir y el conocimiento que desean obtener. Evita el ajetreo que implica la red, permitiendo a los pares crear conexiones más profundas entre sí. Además de intercambiar conocimientos, las citas virtuales también son una forma de obtener nuevos contactos y clientes.

Ha ido ganando popularidad de forma rápida debido a su formato innovador para aprender y enseñar, que satisface la sed de intercambio de conocimientos sin tener que gastar tiempo y dinero en un gran evento. En la misma línea, las citas virtuales también se están convirtiendo rápidamente en un evento dentro de un evento, con grandes conferencias como C2 Montreal iniciando sesiones de «citas cerebrales» (Brain dating).

Bleisure Travel se Convierte en la Nueva Norma

La combinación de «negocios y placer» siempre ha sido un elemento básico de los viajes corporativos. Las reuniones de negocios y eventos similares son bastante agotadores, con objetivos y fechas límite que deben cumplirse en todo momento. Si bien los asistentes a estos eventos tienden a ser personas de alto funcionamiento, no podemos enfatizar lo suficiente la importancia de insertar ocio y relajación en medio de un evento corporativo. Con el nivel adecuado de diversión y descanso, todos pueden rendir mejor.

Esta es la razón por la cual las salas VIP, bares, estaciones de masajes y spas se están convirtiendo lentamente en un elemento en muchos eventos. Por supuesto, el lugar en sí puede hacer o deshacer un evento de Bleisure*. Algunos lugares son una mejor opción debido a las oportunidades de ocio que brindan.

*Bleisure = Business + Leisure | Negocio + Ocio

Si bien los eventos internacionales de Bleisure son emocionantes, los viajes nacionales aún dominan el mercado, al menos para los datos centrados en los Estados Unidos. Esto no se ve que cambie este año, aunque los viajes internacionales están definitivamente en aumento.

Las principales consideraciones al elegir la próxima ubicación de su evento de Bleisure incluyen seguridad, costes, acceso a todas las formas de transporte, clima y clima, impacto cultural y disponibilidad de alojamiento. Con esto en mente, aquí están algunos de los principales lugares de EE. UU. para viajes de Bleisure:

• Austin, Texas
• San Diego, California
• Orlando, Florida
• Phoenix, Arizona
• Denver, Colorado
• Charlotte, North Carolina
• Las Vegas, Nevada
• Columbus, Ohio

En España destacarían Madrid, Valencia y Barcelona.

Uso de Métricas para la Configuración y la Personalización

Las métricas siempre han sido un gran placer entre las tendencias de eventos anuales. Pero este año, estamos obligados a ver un cambio significativo en la forma en que se recopila. Si bien las mediciones en su mayoría se obtuvieron de manera manual en los últimos años, la interactividad ahora está tomando las riendas.

La personalización permite la interactividad, que a su vez permite un nivel más profundo de participación. Esto permite a los organizadores de eventos obtener los datos correctos en el momento adecuado. Ahora, los organizadores de eventos tienen más posibilidades de recopilar datos personalizados e interactivos. Las aplicaciones de eventos, rastreadores y sensores, dispositivos portátiles, quioscos de eventos, redes sociales y fuentes similares se pueden aprovechar para obtener la información que necesita. También se pueden utilizar varios canales de comunicación, desde chats en persona a SMS. Alimenta los datos sin procesar en una herramienta de procesamiento de inteligencia artificial cada vez más inteligente y podrá obtener información en vivo que le permitirá realizar la multitud de formas, el proceso de mejorar la experiencia del evento a través de datos en tiempo real.

Una buena parte de hacer que la interactividad sea exitosa también se basa en el tiempo; por ejemplo, la realización de encuestas inmediatamente después de las sesiones garantiza una mayor precisión. Si bien las aplicaciones y los sensores tienen su lugar, la comunicación en persona con el personal también debe fomentarse tanto como sea posible.

Pero la recopilación de métricas se está convirtiendo en un tema espinoso en estos días. Necesita el equilibrio correcto entre la invasividad y la personalización para que esto funcione. Otro problema potencial radica en dar sentido a las métricas producidas. No deberían ser solo números para ser reportados, sino tendencias para ser interpretados y aplicados.

En su forma más poderosa, las métricas se pueden usar en tiempo real para predecir y satisfacer los deseos de tu público. Luego, se pueden utilizar herramientas similares, como tu aplicación, para guiar a los clientes a viajes individuales que harán que el evento sea más significativo para ellos.

Ahorro en Costes de WiFi

Probablemente no esperabas esta tendencia, pero es una de los aspectos más importante para todos los eventos. El WiFi, esencial tal como es, tiende a ser muy costoso cuando se accede desde los hoteles de eventos. Afortunadamente, los costes de WiFi son negociables.

Comprender cómo funciona el WiFi es la clave para reducir los costes, ya que te ayudará a concentrarte en la configuración exacta que necesitarás. A medida que más proveedores de eventos empiecen a comprender los conceptos básicos de WiFi, obtendrás más ahorros porque te pueden decir exactamente qué conexiones necesitan, cuántas se necesitan y por cuánto tiempo deben durar las sesiones.

De nuevo, WiFi también podría ser un lugar de patrocinio, donde puede intercambiar algo de tiempo en línea para la visibilidad de sus socios en los dispositivos de tu audiencia.

Mejorar la Seguridad Cibernética del Evento

Este año, un enfoque de seguridad más holístico está tomando la iniciativa a medida que la lucha se extiende hacia el ámbito digital. Un flujo continuo de amenazas cibernéticas ha golpeado incluso a gigantes tecnológicos como Facebook y marcas establecidas como Under Armour. Esto ha resultado en violaciones de datos que comprometen los datos personales de millones de clientes.

Los eventos manejan grandes cantidades de datos, lo que los convierte en objetivos muy atractivos para entidades maliciosas. Esta es la razón por la cual los organizadores de eventos deben trabajar de la mano con especialistas en seguridad de datos para que los eventos se mantengan seguros tanto digital como físicamente. Estos profesionales de seguridad también son responsables de garantizar el cumplimiento de las siguientes normativas y normas orientadas a la seguridad cibernética.

Asegúrate de cumplir con:

• Ley de protección de datos. Este conjunto de reglas controla cómo se recopila y almacena la información personal. Garantiza que los nombres de los asistentes, las direcciones y similares no se compartan a menos que obtenga su permiso expreso. La Ley de protección de datos también exige la inclusión de mecanismos de inclusión y exclusión para compartir información.
• PCI DSS. Esto significa estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago. Cumplir con las normas PCI DSS significa que debe tomar medidas estrictas para proteger la información de pago de sus asistentes. Una de las formas más fáciles de cumplir con las normas PCI DSS es subcontratar su infraestructura de pago con empresas bien establecidas y compatibles como PayPal y Stripe.
• Esto significa Regulación general de protección de datos, una directiva de la UE que se aplica si tu evento ocurre en un país de la UE o si tiene audiencia o clientes que son ciudadanos de la UE. Esto requiere que la información personal, e incluso los datos no identificables personalmente, como las direcciones IP y los datos de cookies, estén protegidos bajo una capa de protección razonable.

Estas medidas de protección de datos sirven como la columna vertebral de los esfuerzos de seguridad cibernética de 2019. Por supuesto, las siguientes mejores prácticas también probablemente continuarán este año.

Protege tus datos a través de:

•  Autenticación de dos factores. Los nombres de usuario y las contraseñas ya no son suficientes para proteger los datos confidenciales. La autenticación de dos factores que utiliza elementos físicos como tokens o llaves USB está ganando un uso generalizado para proteger adicionalmente los datos relacionados con eventos.
• SSL. Equipar el sitio web de su evento con una conexión SSL permite que los datos se transmitan en forma cifrada. Esto se puede agregar fácilmente por el desarrollador web o el alojamiento de su sitio.
• Cifrado de datos. El cifrado no debería ser opcional, debería estar habilitado de forma predeterminada. Esto se aplica a todas las comunicaciones, incluida (y especialmente) la conexión WiFi del evento.

La clave para administrar la ciberseguridad en 2019 es asegurarse de tener una buena infraestructura. Habla con tus proveedores y expón sus planes para asegurarse de que puedan proporcionar las herramientas de seguridad adecuadas. Además, asegúrate de que incluso ellos no tienen acceso a los datos que recopila. Hay muchos puntos de entrada para datos en un evento, como aplicaciones de eventos, rastreadores y similares. Estos dan a luz a más información, todos los cuales deben ser protegidos.

Finalmente, los eventos también deben centrarse en crear un equipo de seguridad que se encargará del monitoreo en tiempo real de los datos que está manejando. Este equipo estará compuesto por las partes interesadas y las personas detrás de tu infraestructura de datos. Estarán a cargo de mantenerse al día con las actualizaciones de seguridad y evaluar todas las formas de riesgo digital. También estarán a cargo de tomar medidas cuando se identifique un peligro potencial o cuando se detecte una violación de datos.

Diversidad como Norma

Este 2019, veremos que la diversidad se arraiga no solo en la asistencia y oradores sino en todas las áreas de la conferencia. Los patrocinadores, por ejemplo, comenzarán a usar la diversidad como un factor determinante al elegir qué eventos financiar. Buffer ya está haciendo esto, asegurándose de que tus eventos financiados tengan mujeres visibles y personas de color entre sus oradores. Por supuesto, la inclusión en el discurso está aquí para quedarse, con más eventos que incluyen panelistas de todo el espectro de raza y género.

Debido a esto, es importante utilizar la diversidad como una consigna en la planificación del evento en primer lugar. La diversidad no debe ser una idea de último momento, sino estar bien integrada en tu plan de eventos. Esto significa brindar diversidad en todos los aspectos, desde servir alimentos con conciencia cultural hasta proporcionar baños para todo el espectro de género. Un código de conducta para el evento también es útil, para guiar a las personas detrás de la conferencia en la toma de decisiones, especialmente cuando se trata de la inclusión.

 Sostenibilidad como Parte del Plan

La sostenibilidad vino de la mano con la diversidad en las tendencias de los años anteriores, pero ahora se ha vuelto más urgente que nunca debido a la disminución de los recursos. Al igual que la diversidad, la sostenibilidad no puede ser simplemente una idea de último momento. Necesita estar arraigado en la planificación y ejecución de eventos. Técnicas simples como ir sin papel y optar por el transporte ecológico cuando esté disponible se suman significativamente cuando se adjunta a eventos grandes.

La restauración, en particular, debe formar parte del plan de sostenibilidad, con los procesos de reciclaje y compostaje listos para tratar los residuos. Los mejores métodos de planificación y la capacidad de predecir el número y el comportamiento de los asistentes también juegan un papel importante para garantizar que no haya sobras en primer lugar. Aun así, asegúrate de equilibrar la necesidad de conservar los recursos con la mejor experiencia para los asistentes.

Reconocimiento Facial por Seguridad y Feedback

La tecnología de reconocimiento facial se vuelve más y más precisa cada año. Ahora también es más conveniente para el usuario final, lo que permite una integración fácil y sin problemas con el registro de tu evento. Y gracias a los nuevos teléfonos inteligentes, cada vez más personas están familiarizadas con la tecnología, ya que es parte de algo que usan todos los días.

Este año veremos una mayor integración entre el software de reconocimiento facial y la inteligencia artificial. Los chatbots, por ejemplo, podrían «mirar» una cara y personalizar sus respuestas según los datos de esa persona. Por ejemplo, puede tomar un tono más reconfortante para los usuarios angustiados o esperar para responder si la persona parece estar pensando.

La tecnología de reconocimiento facial también puede medir el comportamiento de multitudes enteras. Las emociones que se identifican, por ejemplo, se pueden hacer a través de un software que rastrea las expresiones faciales. Esto se vincula con tus métricas en tiempo real, otra tendencia de 2019, que le permite controlar el estado de ánimo de su evento a medida que se desarrolla.

Además de escanear multitudes, puedes equipar quioscos de encuestas y aplicaciones para que puedan evaluar la expresión facial de un usuario a medida que toma las respuestas, lo que agrega contexto a las entradas. Los analistas pueden confirmar las tendencias en las respuestas de la encuesta en comparación con los estados de ánimo exhibidos por los usuarios, estén o no satisfechos con el evento.

Nuevas Reglas para Influencers

Los influencers ciertamente se han vuelto más relevantes últimamente. Más que simplemente agregar «me gusta» y «compartir», los influencers ahora pueden dirigir comunidades enteras hacia tus eventos. Pero la comunidad de personas influyentes también está experimentando algún cambio, gracias a un nuevo fallo de la agencia gubernamental de los Estados Unidos encargada de proteger a los consumidores: la Comisión Federal de Comercio o la FTC. Esencialmente, la FTC ha publicado pautas de aprobación que se aplican a influencers en todas las formas de medios, desde sociales hasta tradicionales.

Después de la decisión de la FTC, todas las actividades influyentes relacionadas con una campaña pagada de una marca o sitio web deben ir acompañadas de una divulgación completa. Esto incluye todo, desde publicar un video, volver a publicar una imagen o «gustar» la publicación de una marca. Si bien la regla no especifica lo que estos descargos de responsabilidad deberían decir en realidad, los influencers deben, sin embargo, revelar abiertamente el alcance de su participación en cualquier campaña de marketing.

Usar Wearables Tecnológicos Sabiamente

Hemos visto una gran aceptación en el uso de wearables este año, desde insignias y relojes inteligentes hasta llaveros simples. Pero la tendencia aún está en desarrollo, ya que no todos los eventos pueden aprovechar los wearables a su máximo potencial.

Este es el desafío de este 2019. Los eventos deben saber no solo cómo usar los wearables, sino también cuándo. Todo comienza con saber qué datos desea recopilar y cómo desea que los wearables influyan en el evento. ¿Debería usarse solo para recopilar datos? ¿Cuántos datos debemos recopilar? ¿Quién se encarga de manejar los datos? El uso excesivo de los wearables puede ser tan perjudicial como subutilizarlos.

Los wearables también pueden recopilar datos en tiempo real, otra tendencia que verá cierto crecimiento este año. Los organizadores lo usarán para dirigir el tráfico hacia las cabinas a través de la gamificación, modificar el entorno a través de la aglomeración y mejorar la seguridad a través del seguimiento de la audiencia en tiempo real.

Agregando Personalidad a los Chatbots

Los chatbots se están volviendo mucho más inteligentes, pero una cosa que aún les falta es una personalidad completa que la marca pueda personalizar para tus eventos. Por «personalidad», nos referimos a darles habilidades de conversación distintas y peculiaridades que los hacen más fáciles de relacionar. Las marcas pueden aprovechar esto agregando personalidad a tus chatbots, uno que esté en sintonía con los valores de tu marca.

Por supuesto, una vez que tengas un chatbot inteligente con una personalidad identificable, todavía necesitas exponerlo a tu audiencia. Las aplicaciones de mensajería ampliamente utilizadas como Messenger, Kik y Viber son plataformas perfectas para presentar a la audiencia los chatbots habilitados para AI. Esto hace que los chatbots sean más accesibles para las personas, permitiéndoles responder preguntas, proporcionar información y enviar notificaciones.

Destacar con Diseño de Escenario

¿Qué es lo primero que realmente capta la atención de tu audiencia en tu evento? El escenario, por supuesto.

Las técnicas de imágenes modernas, como la proyección en 3D y el uso creativo de la iluminación, se mantendrán en el centro de atención este 2019. Pero esto no significa que se eliminen los elementos básicos antiguos. Las letras y los fondos de cartón siguen siendo efectivos cuando quieres algo llamativo a bajo precio.

Se esperan temas bien definidos, que a su vez influirán en el diseño del escenario. El diseño de escenario ideal es aquel que involucra los sentidos, no solo los ojos. Por supuesto, el diseño debe reflejar claramente los objetivos establecidos para el evento.

Por ejemplo, puedes incorporar etapas modulares en tu evento, mezclándolas y combinándolas para que coincidan con el estado de ánimo o el tema de la presentación. Aparte de esto, también puede utilizar el color y la iluminación para reforzar los temas, cambiando la iluminación para que coincida con el tema de la sesión.

Muebles Sociales, Cómodos y Empoderantes

Aquí «empoderar» se refiere a la batería para dispositivos electrónicos (laptops, smartphones y tablets). Todos llevamos nuestros dispositivos con nosotros y todos tenemos el miedo de agotar nuestra batería. Después de todo, ¿cómo puedes compartir el viaje si tu teléfono está muerto?

Así que una de las tendencias que esperamos cuando se trata de muebles para eventos son los asientos y mesas eléctricos. Estas son piezas de excelente apariencia que les brindan a los asistentes la capacidad de encender dispositivos a través de puertos USB y enchufes donde pueden disfrutar del evento. Estas áreas también son los nuevos abrevaderos cuando se trata de eventos, por lo que el diseño también permite que las personas interactúen entre sí mientras se cargan.

Hablando de socializar, los eventos futuros harán bien en incorporar muebles que faciliten las conexiones. Los pufs giratorios y las mesas comunales aumentan las interacciones entre los asistentes. Por supuesto, estos también deben sentirse cómodos con almohadas y cojines que combinen, generalmente en tonos cálidos.

Otra tendencia próxima es la de muebles de marca, algo que estamos seguros de que a tus patrocinadores les encantará. Cualquier cosa con la que tus participantes puedan interactuar puede recibir un impacto de marca, desde cojines hasta mesas de café. Por supuesto, nunca olvides mantener la clase y asegúrate de que la marca se adapte a la decoración.

Estas tendencias dominarán el mundo de los eventos en 2019, pero aunque es importante darles un buen vistazo, no olvides tratar a tu audiencia como personas. Dales experiencias únicas, muéstrales respeto y ayúdalos a llevar a casa ideas nuevas y significativas.