Esta sección describe dos herramientas de comunicación operativas:
- El Manual del evento
- El Documento informativo para el personal.
Se proporcionan guías para ayudarte a crear tus propias versiones.
Manual del Evento
¿Qué es un Manual del Evento?
Es una herramienta clave que proporciona orientación y referencia para todo el personal principal y los asesores que trabajan en el evento en sí. Recuenta las decisiones finales tomadas por los planificadores clave del proyecto en todos los aspectos operativos del evento y proporciona una guía operativa práctica.
¿Necesito un manual de eventos?
Nuestro consejo es «sí, lo necesitas» porque e ayudará a garantizar que todos los aspectos operativos que se han decidido hasta la fecha se registren en un documento. Por lo tanto, cuando se trata del evento en sí, los que toman las decisiones clave en el equipo del evento y las agencias externas están trabajando desde la misma información.
La información que sigue puede parecer bastante extensa, pero utilízala como guía e incluye solo lo que sea relevante para el evento. Si tu evento es pequeño y directo, el Manual debe ser bastante magro y puede tener una distribución muy limitada / interna. Si tu evento es más complejo, por ejemplo, si es un gran evento al aire libre o si se lleva a cabo en varios lugares, el Manual contará con más información y es probable que tenga una lista de distribución más amplia.
¿Quién escribe el Manual del Evento?
Los organizadores del evento deben principalmente escribir el Manual del Evento. Pero si los aspectos operativos del mismo se han planificado con la asistencia y el asesoramiento de agencias externas o socios que tienen un rol operativo, asegúrate de reflejar esto de la manera que todo esté incluido en el Manual. Es importante que todos los planificadores y agencias clave estén de acuerdo con los métodos y recomendaciones del Manual antes de que se publique y distribuya.
¿Quién debería recibir un Manual del Evento?
El Manual del evento puede contener información confidencial y, por lo tanto, la distribución debe limitarse a personas, agencias o autoridades clave que tienen un rol de decisión en el evento y aquellos que han contribuido y aceptado la información de seguridad importante que se incluye en este documento.
¿Qué hay en el Manual del Evento?
Es esencialmente una guía de cómo realizar el evento. Debe contener toda la información que sea relevante para los aspectos operativos del evento. Organiza tu manual en capítulos o secciones claras y asegúrate de que cada página esté numerada.
Un formato sugerido puede incluir lo siguiente:
> Portada: recuerda indicar el nombre y las fechas del evento, así como la fecha de emisión
> Página de contenido: establece claramente los capítulos / secciones con referencias de página. Indica quién ha preparado el Manual
> Lista de distribución: enumera todos los que recibirán un Manual
> Detalles de contacto – para cada individuo
> Roles y responsabilidades – de todas las agencias clave involucradas en el proyecto en términos operativos
> Introducción y / o Declaración de intención: un mensaje del administrador del evento sobre el uso del Manual del Evento
> El Evento – una descripción general
> Orden de ejecución – del evento principal y de cualquier atracción auxiliar
> Planes del sitio / lugar – la distribución física del sitio del evento
> Declaración de métodos – sobre todos los aspectos operativos y de seguridad del evento. Esta sección puede incluir información sobre producción, acceso y egreso (de artistas, competidores, personal y público), disposiciones de seguridad y administración, trámites de tránsito, transporte y estacionamiento e instalaciones del sitio (como baños, disposiciones médicas, personas perdidas, agua potable, etc.). etc). Asegúrate de que todas las instalaciones mencionadas estén representadas en los planos del sitio. Ordena estas secciones de manera lógica.
> Programación de producción: cronogramas programados para la acumulación, eventos en vivo y desmontaje
> Comunicaciones de eventos: en todos los aspectos de la comunicación, como la información básica sobre los contactos del sitio (dónde encontrar personas y cómo comunicarse con ellos), y enlaces de radio (quién tiene una radio, en qué canal están). Una copia de los permisos y pases del evento (es decir, pases de estacionamiento, acceso a todas las áreas, personal, etc.) podría incluirse en esta sección para informar a todos sobre su aspecto y su significado, pero asegúrate de que la información no se pueda duplicar. Si el tamaño o la complejidad del evento requieren una Sala de control de la Agencia Conjunta, se puede incluir en esta sección una explicación de su función e identificación de quienes estarán presentes.
> Emergencias y protocolo: también se deben incluir procedimientos detallados para personas perdidas, emergencias médicas, paros, evacuaciones y otros avisos de emergencia.
> Apéndices: para información auxiliar y de soporte que puede ser necesaria para referencia durante la operación del evento. Las evaluaciones de riesgo, las reglas del sitio, las notas de seguridad, el documento informativo para el personal, las medidas de control previas al evento, las declaraciones de intenciones de la agencia externa, etc. pueden incluirse aquí, según corresponda.
¿Qué tan detallado debe ser el Manual del Evento?
No subestimes la importancia que puede tener el Manual de eventos en el buen funcionamiento de un evento. Es una herramienta a la que deben referirse continuamente los que reciben una copia.
El lector debe poder confiar en sus compañeros. Así pues, la información debe ser lo más detallada y actualizada posible. La información debe presentarse en un lenguaje sencillo y estar claramente indexada. El manual debe ser ágil y portátil.
Si la información que estás proporcionando se está demorando, decide si los apéndices podrían presentarse por separado. Sin embargo, asegúrate de que todos aquellos que han aceptado los métodos incluidos en el Manual del evento también estén familiarizados y se suscriban a la información contenida en cualquier apéndice.
¿Cuándo escribir el Manual de eventos?
Un Manual de eventos debe estar lo más actualizado posible, y no debe dejar de escribirse hasta el fin de la planificación. Inicia el primer borrador del Manual tan pronto como el proyecto se ponga en marcha. Agrega información cuando esté disponible y elimina cualquier información obsoleta cuando la versión actualizada esté disponible. Asegúrate de guardar una copia de seguridad de la última versión del Manual en disco o en forma de copia impresa.
¿Cuándo distribuir el Manual del Evento?
Se debe establecer una fecha de distribución en las etapas de planificación inicial / intermedia. Esto proporciona una fecha límite que debe ser considerada. La fecha elegida debe ser lo suficientemente cercana al evento para permitir que se incluya la mayor cantidad de información actual y relevante posible, pero se debe permitir el tiempo para que el destinatario la lea y responda.
Cualquier modificación o adición debe ser distribuida a la lista de distribución completa antes de que se lleve a cabo el evento (nuevamente, deja suficiente tiempo para que se lea la nueva información).
Asegúrate de que las modificaciones incluyan la fecha de edición para que el lector sepa que están buscando la última versión. Marca las copias «borrador» o «final» según corresponda.
Documento Informativo del Personal
¿Qué es un documento informativo del personal?
El propósito de este documento, (que a veces puede denominarse Código de práctica) es proporcionar un conjunto firme de principios, prácticas e instrucciones para ayudar a guiar al personal del evento en sus funciones operativas.
Este documento puede resultar muy útil al comunicar una gran cantidad de información vital de manera sucinta. Al hacerlo, se puede garantizar la continuidad, reducir la cantidad de tiempo de información y proporcionar un nivel de comodidad para el personal que trabaja en el evento.
¿Quién debe recibir un documento informativo del personal?
Todo el personal del evento. También debe incluirse como un apéndice del Manual de eventos.
¿Qué información está incluida en un documento informativo para el personal?
Todos los procedimientos, prácticas y regulaciones que dictan la conducta del personal deben incluirse junto con información general sobre el evento. Para ayudarte a comenzar con esto, agrega y adapta los siguientes encabezados para crear un documento informativo para el personal relevante para tu evento en particular.
Algunos elementos pueden tomarse del Manual del evento, pero, debido a la distribución ocasional del Documento informativo del personal, no se incluye información confidencial.
> Página de contenido: que establece claramente los encabezados de las secciones y dónde encontrarlos.
> Declaración de intenciones: informar al lector sobre el propósito del documento. Copias adicionales, incluida la información sobre dónde obtener una en caso de pérdida o daño.
> Quién es quién: proporciona una lista del personal del evento, sus funciones, responsabilidades y cadena de mando
> Descripción del evento: incluido un programa o una orden de ejecución y una ubicación mapa que muestra la distribución del lugar, los elementos del evento y todas las instalaciones (inodoros, primeros auxilios, agua potable, etc.)
> Procedimientos, prácticas y reglamentos que el personal deberá cumplir en sus tareas diarias y que deben implementar en caso de surgir un incidente. Puedes separar esta sección en tres categorías amplias:
1) Identificación, apariencia y conducta: cómo se identifican las diferentes funciones del personal (p. Ej., ID / laminados, qué se requiere que lleve el personal y cómo deben comportarse)
2) Prácticas operativas: orientación sobre cómo se deben llevar a cabo los deberes y cómo funcionan otros aspectos del procedimiento
3) Guía de salud y seguridad: memorándum de seguridad del evento que contiene detalles de las medidas de control, los procedimientos para tratar problemas de salud y seguridad (por ejemplo, accidentes, incendio, evacuación, etc.)
Informes pro forma: informes que el personal debe completar. Estos pueden ser hojas de tiempo, hojas de entrada / salida de la propiedad del evento (uniformes, equipo, etc.), informe de accidentes, informe de incidentes, etc. Asegúrate de que se indique claramente al principio de esta sección y en cada uno de los informes individuales. El procedimiento para completar, reportar y archivar.
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