Una parte esencial de la gestión eficaz de eventos involucra tus responsabilidades relacionadas con la ley y la normativa.
Organizar un evento implica cuidar una variedad de asuntos legales.
Para comenzar, se deben definir las responsabilidades legales asociadas con la ejecución de tu evento en particular, y si se pueden cumplir dentro de los plazos estipulados.
Esta sección no tiene como objetivo proporcionar asesoramiento legal específico, sino que pretende servir como una guía inicial para impulsar tu pensamiento y acción.
Debes conocer las posibles responsabilidades, por lo cual sugerimos que tomes los consejos legales que correspondan. Las áreas que debes considerar sobre este tema, como mínimo incluyen:
- Estructura organizativa y estatus legal
- Propiedad del evento
- Contratos y acuerdos
- Licencias y permisos
- Problemas de discapacidad
- Igualdad de oportunidades
- Protección de datos
- Seguro (consultar el Capítulo 8)
Estructura Organizativa y Situación Legal
Al tener una variedad de estructuras organizativas, se debe considerar que cada una tiene un estatus legal diferente.
A continuación, se enumeran algunas de las opciones disponibles:
Asociación no incorporada
Configurar este tipo de organización es relativamente sencillo. Por lo general, implica un acuerdo entre los miembros mediante el cual se forma un comité y la organización se ejecuta bajo una constitución simple.
Los eventos operados por grupos comunitarios o asociaciones de deportes y artes a menudo funcionan de esta manera. Sin embargo, como la organización no tiene una identidad legal separada de sus miembros, es importante tener en cuenta las posibles dificultades al organizar eventos a través de este modelo. Por ejemplo, los miembros del comité tienen una responsabilidad personal conjunta ilimitada por cualquier deuda o acción que la organización pueda haber planteado en su contra. Esto podría amenazar a los activos personales de los miembros si algo sale mal con el evento.
A este tipo de organizaciones a menudo les resulta difícil atraer miembros activos y comprometidos, lo que puede generar una sensación de inseguridad.
Por todas las razones anteriores, a las asociaciones no incorporadas les puede resultar más difícil atraer fondos de terceros. Este tipo de organización solo debe ofrecer eventos que impliquen un riesgo muy limitado.
Constitución
Para proporcionar claridad de propósito y dirección, es aconsejable que las organizaciones no incorporadas elaboren una constitución escrita acordada que describa lo que hace la organización y cómo se gestiona. Esta puede ser una declaración de propósito relativamente simple, escrita en un lenguaje sencillo, y que cubra las siguientes áreas:
- El nombre de la organización
- Los objetivos de la organización
- Los medios por los cuales se pueden lograr estos objetivos
- Elegibilidad para la membresía
- Selección del comité y período de servicio
- Procedimiento de renuncia y expulsión de miembros
- Funciones y obligaciones de los titulares de oficinas
- Procedimientos de gestión financiera
- Calendario de reuniones
- Procedimiento
Si las cosas salen mal, o si la organización deja de operar de forma individual:
Este es un negocio dirigido por un individuo para su propio interés o beneficio personal. Es muy sencillo comenzar a operar de esta manera. Se puede configurar una cuenta bancaria a tu nombre o se podría negociar para utilizar el nombre del evento. Ten en cuenta que todas las deudas y obligaciones serán tuyas y que también esto podría traer dificultades para recaudar fondos públicos.
Organización Principal
Algunos eventos se ejecutan a través de una organización más grande y existente. Los miembros de la organización matriz asumen la responsabilidad del evento sin necesidad de establecer una organización nueva e independiente.
En este tipo de escenario, se recomienda crear un «departamento» de cuentas por separado para el registro de la actividad financiera asociada con el evento. Esto es para que los ingresos y gastos relacionados específicamente con ese evento puedan mostrarse independientemente de las cuentas de la organización matriz. Si solicitas fondos públicos para el evento, ese procedimiento generalmente se requiere por razones de transparencia.
Sociedad Limitada
Si tu evento involucra riesgos financieros razonables, puede ser apropiado establecer una Sociedad Limitada. Este tipo de organización tiene una identidad legal separada de sus miembros y puede, por ejemplo, recibir dinero, celebrar contratos y ser demandado por derecho propio. Una sociedad de responsabilidad limitada ha nombrado directores cuya responsabilidad financiera está limitada por garantía (generalmente una suma nominal de una cuantía determinada o por acciones del nivel de capital social comprometido por los directores).
La configuración de este tipo de organización implica costos y tiempo adicionales para poder cumplir con la Ley en cuestión (por ejemplo, cuentas anuales formales, devoluciones de la compañía, etc.) pero es probable que valga la pena si tu evento es de tamaño razonable. Las empresas están registradas a través de la casa de las empresas.
Para más información:
Propiedad del Evento
Desde el principio se debe establecer quién es el propietario real del evento y, por lo tanto, quién tiene los diversos derechos y responsabilidades asociados con el mismo.
Es necesario aclarar si el propietario tiene derecho a realizar contratos con terceros en nombre del evento.
Sanciones
En algunos casos, puede ser necesario recibir un permiso formal o legal de parte de un organismo de sanción designado, o de un gobernante de un deporte o actividad determinada para organizar o gestionar un evento.
Este permiso puede denominarse «sanción» y, por lo general, se requiere para cualquier evento deportivo nacional e internacional que se lleve a cabo según normas internacionales específicas.
El propósito de sancionar un evento es garantizar que éste se realice a un estándar acordado con el órgano rector. A cambio de la sanción, generalmente se requiere que el evento proporcione un retorno financiero al cuerpo sancionador, ya sea una suma global y / o una tarifa de capitación. La sanción proporciona la autoridad legal para ejecutar / organizar un evento.
Esto también puede proporcionar beneficios adicionales para el organizador del evento, como el acceso a:
- Cobertura de seguro de responsabilidad civil pública
- Uso de logotipos reconocidos internacionalmente
- Soporte de marketing, es decir, inclusión de tu evento en calendarios
- Funcionarios y voluntarios calificados
- Experiencia en el tema / acciones / sector específicos
Copyright
Si estás encargando algún trabajo creativo como parte del evento, por ejemplo, un nuevo espectáculo, fotografía, diseño de impresión, sitio web, etc., asegúrate de aceptar por escrito los derechos de cualquier uso futuro.
La legislación de derechos de autor establece varias reglas para determinar el autor de cualquier tipo de trabajo con derechos de autor. En general, la persona con derechos de autor es la persona que crea el trabajo, pero no siempre es sencilla. Si tienes la intención de reproducir en cualquier forma una obra con derechos de autor, asegúrate de obtener la autorización adecuada.
Más información:
Contratos y acuerdos
La organización de un evento implica la celebración de toda una serie de acuerdos con varias organizaciones e individuos, incluidos los financiadores, patrocinadores, lugares, proveedores, artistas intérpretes y voluntarios. Es esencial plasmar los acuerdos por escrito, asegurando que cada parte entienda exactamente lo que se espera de ellos.
Es probable que los acuerdos que se realicen varíen desde contratos formales bastante sustanciales entre los socios clave del evento hasta la compra de pedidos con proveedores.
Acuerdos con socios clave
Al principio, debes establecer quiénes son los socios clave y qué esperan de su participación en el evento. Asegúrate de tener un contrato por escrito en el que se describa lo que se realizará por parte de ambos lados.
Si tu evento es financiado con fondos públicos, es probable que los organismos de financiamiento emitan un contrato estándar adaptado para el evento.
Asegúrate de leer y entender completamente todos los contratos antes de firmar. El incumplimiento de los términos de un contrato puede dar lugar a un retiro o falta de pago de los fondos.
Emisión de tus propios contratos
No todos emitirán un contrato para ti. Es posible que debas emitir tu propio contrato en nombre de la organización, por ejemplo, para involucrar a los artistas o confirmar patrocinios.
No te asustes con el término «contrato”, pues es simplemente un acuerdo escrito que ambas partes firman.
El alcance de este documento no puede ofrecer asesoramiento legal específico, y nuestra guía no debe tomarse como tal, sin embargo, ten en cuenta lo siguiente al formalizar cualquier acuerdo: hazlo simple, no es necesario escribir en términos legales avanzados.
- Incluir siempre la información de contacto completa de ambas partes y nombrar a un representante para cada.
- Asegúrate de que los firmantes tengan el poder de firmar en nombre de sus respectivas organizaciones.
- Añadir la fecha del contrato e indica la fecha de devolución según corresponda.
- Incluye detalles completos y claros de lo que esperas recibir.
- Incluye detalles completos de lo que proporcionarás.
- Incluye detalles específicos del acuerdo financiero y recuerda que debes considerar si el IVA está incluido o no.
- Si estás tratando con una empresa extranjera, ten claro en qué legislación del país se redacta el contrato y la tasa de cambio aplicado a la tarifa.
- Incluye una declaración sobre lo que sucedería en caso de cancelación o si alguna de las partes no puede cumplir con el acuerdo.
- Incluye una declaración sobre cualquier requisito de seguro.
- Al final, proporciona una sección que permita que cada parte imprima su nombre, proporcione una firma y coloque la fecha del acuerdo.
- Envía dos copias firmadas a la otra parte para que se pueda devolver una firmada por ellos.
- Asegúrate de guardar copias en tu computadora, así como una copia impresa en un archivo de ‘Contratos’.
Finalmente, siempre pídele a un abogado (tal vez haya uno en tu comité o junta) que revise cualquier documento sobre el cual tengas dudas. Cuando exista una cantidad significativa de riesgo, siempre debes buscar asesoría legal.
Cotizaciones y órdenes de compra
Por supuesto, no redactarás ni recibirás un contrato por cada acuerdo que suscribas. Cuando solicites suministros o servicios, asegúrate de recibir siempre un presupuesto por escrito antes de continuar. Es una buena práctica enviar una orden de compra para confirmar la aceptación de una cotización, asegurándose de incluir cualquier entrega o instrucciones adicionales según corresponda. Mantén todas tus cotizaciones y pedidos archivados para una fácil referencia.
Licencias y permisos
Es probable que tú, la sede, los concesionarios y los subcontratistas, etc., necesiten tener ciertas licencias o permisos antes de que se lleve a cabo el evento. Muchas licencias son emitidas por las autoridades locales, por lo que es mejor tomar su consejo temprano en las etapas de planificación del evento.
A continuacion tienes varias posibilidades de licencias apropiadas que puedes incluir. No obstante recuerda asesorarte por un especialista a fin de determinar las que son interesantes para tu evento:
> Licencia de entretenimiento público: generalmente es emitida por la autoridad local para todos los edificios y ubicaciones al aire libre en los que se ofrece entretenimiento al público. Se puede emitir una licencia para una o más ocasiones (Licencia Ocasional o Temporal) o por un período de un año (Licencia Anual).
El objetivo principal de estas licencias es permitirle a las autoridades locales garantizar la salud, la seguridad y el bienestar de los miembros del público. Por lo tanto, las licencias solo se otorgan cuando las instalaciones (o el sitio) y los arreglos cumplen con los estándares exigidos por la Policía, el Servicio de Bomberos y los departamentos pertinentes del consejo.
> Licencia de comerciante callejero: generalmente se requiere cuando la venta de productos está en funcionamiento, o cuando se venden alimentos o bebidas frías y calientes. Esta licencia es emitida por la autoridad local.
> Licencia de Comerciante Temporal del Mercado – similar a la anterior, pero en este caso aplica cuando tu evento básicamente constituye la operación de un mercado – es decir, una feria de arte, artesanía o alimentos. Es emitida por la autoridad local.
> Ventas de alcohol: el lugar del evento puede tener una licencia existente o puede negociar un acuerdo con un titular de la licencia para proporcionar un bar. Si no aplica ninguno, debes investigar si puedes solicitarle una licencia ocasional a la autoridad local.
> Licencia de control de edificios y estructuras temporales: si estás considerando transformar el uso de un edificio, erigir andamios, organizar, etc., necesitarás la asistencia del departamento de la autoridad local correspondiente y tal vez requieras licencias temporales, como Licencia de estructuras temporales (especialmente si pretendes construir estructuras de este tipo, de más de 600 mm).
> Fianza de la tierra: el propietario de la tierra en la que se realiza el evento puede requerir que se establezca una fianza monetaria antes de tomar posesión temporal de la tierra. Esta fianza puede ser retornable si el propietario no ha incurrido en gastos para restablecer el sitio a su estado original. Incluso si no estás obligado a presentar una fianza, asegúrate de obtener el consentimiento por escrito del propietario del terreno para continuar con el evento correctamente.
> Permisos de planificación: si se requieren ciertos tipos de construcción, se erigen esculturas / estatuas, se plantan árboles, etc., es probable que se requiera un permiso de planificación del departamento de la autoridad local correspondiente.
> Uso y cierres de carreteras: si el evento requiere un acceso especial por carretera o cierres de carreteras para elementos como una carrera en ruta, un desfile o una fiesta en la calle, necesitarás el permiso de la autoridad local. Los Servicios de Emergencia también participarán en cualquier decisión de cerrar una carretera.
> Factores ambientales y de higiene: el departamento de la autoridad local pertinente también podrá asesorarte sobre seguridad alimentaria, niveles de contaminación acústica, derechos de los consumidores y asuntos comerciales, limpieza y levantamiento de basura, etc.
> Sociedad de Gestión de Derechos de Autor – para eventos musicales públicos. El propietario de los derechos de autor tiene derecho, por ley, a recibir pagos por el uso de su música. La entidad será una u otra en función del territorio. Es una organización que recolecta y distribuye este dinero (conocido como «regalías») a sus miembros, los propietarios de los derechos de autor (generalmente el compositor o su editor). Se requiere una licencia para la interpretación en vivo o la reproducción pública de música con derechos de autor por cualquier medio. Esto incluye música en altavoces pinchada, CD, video, radio, TV o bandas en vivo y discotecas.
Ten en cuenta que los cargos pueden ser aplicables para algunos o todos los elementos enumerados anteriormente y estos deben incluirse en el presupuesto y la planificación del evento en una etapa temprana.
Es probable que cada autoridad de licencias tenga sus propios procedimientos y reglas: asegúrate de estar familiarizado con aquellos que aplican para tu evento y área. Cuando solicites tu/s licencia/s relevante/s, es probable que tengas que incluir detalles de las operaciones de tu evento, incluido un plan de sitio preciso. Estos serán circulados a las autoridades de licencias pertinentes para su asesoramiento y retroalimentación.
Representantes de varios departamentos (es decir, salud ambiental y control de edificios) podrían comunicarse contigo para obtener más detalles o aclarar información.
Si bien las licencias de operación pueden ser otorgadas en principio antes de un evento, es usual que los eventos solo reciban su inspección final de licencia (y licencia) justo antes de la apertura pública.
Asuntos de discapacidad
Al planificar tu evento, asegúrate de estar al tanto de los requisitos con respecto al acceso para discapacitados. Los organizadores del evento podrían enfrentar desafíos legales de personas con diversidad funcional que no puedan acceder a un evento. Todo ello sin menoscabo de su capacidad de gasto. Porque amig@s… Son personas que como cualquier otra les apetece disfrutar de un evento de música en vivo. Dicho de otro modo, son protagonistas de una decisión comercial importante para el plan de tu evento.
Igualdad de oportunidades
Si tu organización está empleando personal, debes conocer la legislación sobre igualdad de oportunidades. Independientemente de la raza o el origen étnico, la discapacidad, el género u orientación sexual, la edad o la religión, la legislación se está introduciendo y desarrollando continuamente, lo que mejora la igualdad de oportunidades para todos.
Protección de datos
La Ley de protección de datos se ha revisado recientemente y se ha endurecido en ciertos aspectos. Es un fleco que no te va a interesar tener suelto. Por tanto, ponte en manos de un asesor que te asesore e implemente la nueva ley de protección de datos en la organización de tu evento o festival.
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