Plan de Negocios para la Organización de Eventos

Un plan de negocios sirve para comunicar el plan estratégico de un evento, que se realiza por lo general durante un período de tres a cinco años (si no es un evento único). Cada evento debe tener un plan de negocios. Independientemente de la escala, la edad o el historial de su evento, el plan de negocios es un elemento esencial, pues es una herramienta que permite:

Comunicar la visión, el propósito y los beneficios del evento a otros.
Enfocarse en el potencial del evento para desarrollarse y crecer
Ilustrar y ayudar a asegurar la viabilidad y sostenibilidad del evento a largo plazo
Mostrar cuánto dinero se necesita y para qué se necesita
Ayudarte a planificar los recursos, desarrollo y estructura operativa del evento
Ayudarte a recaudar fondos
Ayudarte a medir el éxito

No dejes que el término «Plan de negocios» te desanime. Es probable que ya hayas pensado muchas veces en todo lo que escribes en el plan. Al escribirlo, te ayudará a organizar tus pensamientos para luego compartirlos con otros y para cometer errores en el papel antes de poner los planes en acción. Un plan de negocios no tiene que ser complicado.

Mantenlo simple y lógico. Usa tus recursos e invita a miembros clave del equipo, así como los socios del evento (si corresponde) para contribuir a su formación para que el plan sea «propiedad» del equipo.

El plan incluye:

La visión y la misión del evento, es decir, lo que en última instancia se tiene como objetivo lograr.
Quiénes son los principales interesados, qué beneficios obtendrán y cómo el desarrollo del evento encaja con sus estrategias.
La experiencia relevante y la trayectoria de los organizadores.
Los antecedentes del evento y una visión general de los planes para el año en curso.
El análisis FODA (identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas)
El perfil de la audiencia / espectador / participante (existentes y potenciales)
Objetivos clave y estrategia de logros para el año en curso
Un plan de desarrollo: objetivos y objetivos clave en el futuro (más allá del año actual)
Planificación de marketing y comunicaciones
Requisitos del evento: estructura de personal, instalaciones, servicios, lugares, etc.
Cuánto costará el evento: proyecciones presupuestarias para un período de 3 a 5 años
Cómo se pagará: identificar las fuentes de ingresos
Gestión y controles de negocio
Gestión de riesgos y planes de contingencia
Consideraciones futuras

A continuación, se incluye una guía amplia para ayudarte a crear tu propio plan de negocios único. Agrega o elimina elementos que consideres apropiados para tu evento y situación: no hay un formato correcto o incorrecto.

La escala y la complejidad del evento determinarán el tamaño del plan, por lo que no te alarmes si tu documento final parece demasiado corto o muy largo. Mientras los temas clave se aborden de manera exhaustiva y estén escritos en un lenguaje sencillo, será un documento muy útil que brindará confianza para llevar adelante el evento.

La siguiente guía establece una secuencia lógica para compilar un plan de negocios de evento genérico. No se sugiere que este enfoque se ajuste a todos los eventos, pero debería ofrecer un punto de partida si consideras que necesita orientación.

Índice

Guia para Elaborar un Business Plan del Evento

Página de portada

> Prepara una portada con el nombre del evento, el título del documento y el período que cubre el plan. Incluye el logotipo / imágenes del evento y detalles de contacto

Contenidos

> Crea una página de contenido para garantizar que el plan sea fácil de navegar. Enumera los capítulos y el contenido de los mismos con los números de página correspondientes.
> Si corresponde, indica la lista de distribución
> Asegúrate colocar la fecha del plan

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo debe extenderse a no más de dos o tres páginas y debe contener un resumen de lo siguiente:

Qué es el evento
La visión y la misión del evento
Sus objetivos
Cuándo y dónde se llevará a cabo
Por qué se ha desarrollado el evento
A quién pretende atraer el evento (el mercado objetivo)
Cuáles son los beneficios clave de organizar el evento, para a la comunidad, sector, partes interesadas, etc.
Quién desarrolló el evento y el plan de negocios
Declaración sobre los ingresos y gastos estimados del evento
Revisión del plan de negocios (es decir, planes de monitorización y actualizaciones)
Cuáles son las secciones principales del plan de negocios

1. Antecedentes e Historia

Esta sección debe incluir información sobre:

> Gestión de eventos: en esta parte se debe describir quién eres y cuál es tu experiencia relevante e historial con respecto a la planificación de eventos.
> Historial de eventos: este es el evento primer año; de dónde vino la idea; ¿ha habido eventos similares?; ha sido previamente puesta en escena en otro lugar; ¿Qué tipo de evento es? ¿A quién atrae?
> Presenta el análisis FODA

2. Resumen del Evento – Año Actual

Esta sección debe incluir planes para el año del evento:

> Replantea la visión y misión
> Objetivos clave: se deben establecer claramente los objetivos clave y cómo se alcanzará cada uno. Establece escalas de tiempo e identifica a quién se le otorgará cada tarea (es decir, qué organización / individuo).
> El evento: describe el evento y sus diversos elementos con más detalle. Incluye una descripción general del contenido / programa del evento previsto y cualquier nuevo desarrollo.
> Mercado objetivo: explica resumidamente el perfil existente de la audiencia / espectador / participante (si lo hay) y los objetivos estatales para el crecimiento y desarrollo (más detalles en la apartado 5).

> Participación y beneficios de las partes interesadas: describe la participación y los beneficios que cada parte interesada debe esperar (socios del evento, patrocinadores públicos, simpatizantes, sede / ciudad anfitriona, la comunidad local, etc.). Asegúrate de indicar las estrategias de las partes interesadas.

3. Plan de Desarrollo

Esta sección debe presentar un resumen de cómo se desarrollará el evento en los próximos 3 a 5 años:
> Desarrollo estratégico: con la visión y misión en mente, describe los objetivos clave y cómo se alcanzarán y desarrollarán más allá del año en curso; establece escalas de tiempo e identifica quién liderará cada acción (es decir, organización / individuo).
> Implicaciones de desarrollo: explica resumidamente la política que se aplicará para garantizar el control de calidad y un programa de eventos relevante.
> Alineación estratégica: más adelante, describe cómo tu evento puede desarrollarse según los planes estratégicos de las partes interesadas actuales y potenciales.

4. Requisitos del Evento

Esta sección debe describir lo que se requiere a nivel operativo para realizar el evento:

> Instalaciones: qué instalaciones se requieren en términos de servicios públicos, alojamiento (dentro y fuera del sitio), catering, comunicación, otras tecnologías (como equipos de cronometraje para eventos deportivos), etc.
> Servicios: qué servicios se requerirán y quién los proporcionará: médicos, policía, protección infantil, incendios, gestión del tráfico, salud, seguridad, medios de comunicación, etc.
> Producción – detalla el equipo de producción requerido, tales como electricidad, cercas, escenificación, sonido, iluminación, visión, etc.
> Aspectos legales y seguros: considera las implicaciones de los acuerdos contractuales y el seguro necesario para cubrir todos los aspectos del evento.
> Etc.

5. Plan de Marketing y Comunicaciones

Esta sección debe describir quiénes son tu audiencia / participantes / espectadores y cómo te acercarás a ellos:

> Análisis de la situación: proporciona información general sobre las audiencias / participantes / espectadores existentes; fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas con referencia específica al esfuerzo de marketing y comunicación.
> Objetivos: es necesario identificar los mercados primarios y secundarios que son objetivo para cada año del plan de negocios.
> Estrategia de marketing: establecer objetivos y estrategias para alcanzarlos.
> Comunicación / Estrategia de medios: resume los mensajes de comunicación clave y cómo se transmitirán en una línea definida de tiempo.
> Plan de acción de marketing– trazar la actividad en una línea de tiempo mensual.
> Presupuestos y recursos – mostrar cómo se financiarán los recursos.
> Monitorización, investigación y evaluación – establece cómo se monitorizará y evaluará el éxito del plan de Marketing y Comunicaciones. Describe cómo investigarás y supervisarás a las audiencias / participantes (en el apartado 12 se proporciona más información sobre este tema).

6. Plan Financiero y Consideraciones

Esta sección es crucial. Debes demostrar que el evento es financieramente viable y alcanzable.

> Proyecciones de ingresos y gastos: presenta presupuestos detallados y proyecciones de flujo de efectivo para el período del plan (consultar el Capítulo 4 para obtener orientación).
> Notas del presupuesto: según sea necesario, explica cómo se calcularon estas cifras; explica cualquier suposición que se haya hecho; brinda información sobre los compromisos de los financiadores.

> Plan de ingresos: describe los objetivos y las estrategias para obtener financiamiento, patrocinio y otros ingresos; incluye periodos de tiempo esperados y planes de contingencia (consultar el apartado 5).
> Evaluación de inversiones: qué valor para el dinero trae el evento; quién / qué beneficios y cómo se monitoreará este asunto.
> Estimación del impacto económico: los ingresos adicionales que el evento llevará a cabo en su área / economía.

7. Control de Administración y Negocios

En esta sección, debes mostrar que estás preparado para administrar el evento apropiadamente:

> Administración y organización: describe el estado legal de la organización y sé claro acerca de la propiedad del evento. Detalla la gestión clave y los roles y experiencia de los interesados; muestra la estructura organizativa y la cadena de mando (ver Apartados 3 y 7).
> Plan de acción del evento: diseña un calendario claro que cubra todos los aspectos del desarrollo del evento (ver el Capítulo 1).
> El negocio: describe cómo se le hará un seguimiento al negocio; describe los sistemas de administración que garantizarán el buen funcionamiento del evento.
> Otros registros: explica los otros sistemas que se implementarán para monitorear el progreso de cada operación, cuándo se hará, quién lo hará, etc. Información de administración de sistemas: ¿cómo medirás los objetivos en función de los niveles de logro (marketing, presupuesto, etc) y cómo se proporcionarán informes?
> Revisión: indica cuándo se revisará el plan y de quién es la responsabilidad de hacerlo.

8. Gestión de Riesgos

En esta sección, se debe explicar cómo se abordará el proceso de gestión de riesgos:

> Factores de riesgo: identifica los factores de riesgo clave (por ejemplo, con respecto a los objetivos, programa, finanzas, operaciones, reputación, legal, audiencia, salud y seguridad, etc). Muestra cómo gestionarás y mitigarás los riesgos y proporcionarás una evaluación inicial de éstos (ver el Apartado 9).
Apéndices: Estos pueden incluir documentos apropiados tales como:
> Información financiera adicional.
> Un mapa del sitio / lugar.
> Información de investigación previa e impacto económico.
> Política de igualdad de oportunidades.
> Política de salud y seguridad.
> Prácticas éticas.
> Código de práctica / documento informativo para el personal.

¿Cómo se debe presentar el plan de negocios?

Tu plan debe ser fácil de leer y navegar. Debe escribirse en una fuente clara con un buen espaciado. Cada página debe estar numerada y todo el documento encuadernado. Asegúrate de producir copias múltiples para distribuir entre los miembros clave del equipo, los financiadores y las partes interesadas, según sea necesario. Si el plan se presenta en persona en cualquier momento (es decir, a un posible financiador), asegúrate de que el presentador esté familiarizado con todos los aspectos del plan y que tenga buenas habilidades de presentación cara a cara.

Es recomendable considerar revisar el plan a menos que se acuerde lo contrario con los socios del evento, es probable que tengas que esperar hasta que se haya organizado el evento del año en curso y que se haya completado el proceso de evaluación antes de volver a evaluar el plan. Se debe calcular un período de revisión para el plan de acción del evento para garantizar que su desarrollo se complete con el tiempo suficiente para adoptar nuevos objetivos y recaudar fondos para años futuros.

Recomendaciones

Mantener buenos registros, documentar toda la actividad y crear planes no consiste en mantener contentos a los patrocinadores y partes interesadas. Te ayuda a operar de manera más eficiente, a comunicar lo que debe lograrse, y también evita la necesidad de «reinventar la rueda» cada vez que comiences a planificar el evento.
Ahorra tiempo: recuerda que debes poder cortar y pegar secciones de información estándar de tu plan de negocios en las solicitudes de financiamiento, según corresponda.
Una vez que hayas escrito tu plan, asegúrate de mantenerlo como un «documento vivo».
Mantenlo simple.

Aquí tienes un ejemplo: