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Autogesti贸n Management

Business Plan para Eventos | Plantilla Plan de Negocio Eventos

Business Plan para Eventos

Un plan de negocios para eventos sirve para comunicar el plan estrat茅gico necesario para impulsar un evento, frecuentemente realizado durante un periodo de 3 a 5 a帽os (en el caso de que no sea una propuesta 煤nica). Todo evento debe tener un plan de negocios.

Sin importar la escala, la antig眉edad o la historia de tu evento, el plan de negocios es una herramienta esencial que contribuye con lo siguiente:

  • Comunicar la visi贸n, el prop贸sito y los beneficios del evento para otros.
  • Permite enfocarse en el potencial del evento para desarrollarse y crecer
  • Ilustrar y asegurar la visibilidad y sostenibilidad del evento a largo plazo
  • Mostrar cu谩nto dinero se requiere y para qu茅 se necesita.
  • Ayuda a planificar los recursos y su ejecuci贸n, y la estructura operativa
  • Ayuda a recaudar fondos
  • Ayuda a medir el 茅xito

Un Business Plan Para Eventos tiene las siguientes partes

  • Resumen del evento:
    • Declaraci贸n de la visi贸n y misi贸n
    • Resultados clave
    • El evento
    • El mercado objetivo
    • Participaci贸n de las partes interesadas y beneficios
    • Mecanismo de ejecuci贸n
  • Plan de Desarrollo:
    • Desarrollo estrat茅gico
    • An谩lisis FODA
  • Plan financiero y consideraciones:
    • Proyecciones sobre los ingresos y egresos
    • Estimaci贸n del impacto econ贸mico

Las 谩reas clave que necesitan ser tratadas dentro del business plan para eventos incluyen:

  • La visi贸n y misi贸n del evento – por ejemplo, lo que se deseas alcanzar.
  • Qui茅nes son las partes interesadas聽(stakeholders) m谩s importantes, qu茅 beneficios acumular谩n y c贸mo el evento se acopla a sus estrategias.
  • La experiencia relevante y el historial de los organizadores.
  • Los antecedentes del evento y un resumen de los planes para el a帽o actual
  • An谩lisis DAFO (identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas)
  • Un plan de desarrollo – c贸mo se alcanzar谩n los objetivos principales en el futuro (m谩s all谩 del a帽o actual)
  • Planificaci贸n de marketing y de comunicaciones.
  • Requerimientos del evento – estructura del personal, instalaciones, servicios, locales, entre otros.
  • Cu谩nto costar谩 el evento – proyecciones del presupuesto durante un periodo de 3 a 5 a帽os.
  • C贸mo se pagar谩n los gastos – identificar el flujo de ingresos.
  • Controles administrativos y de negocios.
  • Manejo de riesgos y planes de contingencia.
  • Consideraciones futuras.

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Datos Portada del Documento

<Insertar el t铆tulo del evento>

<T铆tulo del documento, por ejemplo: 鈥…… Plan de Negocios 2018-2020鈥>

(<inserta el n煤mero de la versi贸n><inserta la fecha>)

(<Inserta el logo del evento/marca>)

(<Inserta los detalles de contacto>)

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo debe ser conciso y debe contener un resumen de lo siguiente:

  • Qu茅 es el evento.
  • La visi贸n y misi贸n del evento.
  • Sus objetivos.
  • Cu谩ndo y d贸nde se realizar谩.
  • Por qu茅 se ha planificado este evento.
  • A qui茅n pretende atraer el evento (el mercado objetivo).
  • Cu谩les son los beneficios clave de realizar este evento – para la comunidad, para el sector, para las partes interesadas, entre otros.
  • Qui茅n desarroll贸 el evento y su plan de negocios.
  • Declaraciones sobre el ingreso estimado del evento y de sus gastos.
  • Revisi贸n del plan de negocios (por ejemplo, planes para el monitorizaci贸n y actualizaciones)
  • Cu谩les son las secciones principales del plan de negocios.

1. Antecedentes e historia

  • Administraci贸n de eventos/experiencia

Administraci贸n de eventos/experiencia – un esquema de qui茅n eres y cu谩l es tu experiencia relevante y tu historial

  • Historia del evento

Historia del evento – 驴es este el primer evento del a帽o? 驴de d贸nde surgi贸 la idea? 驴se han realizado eventos similares? 驴se ha realizado este evento en otro lugar? 驴qu茅 tipo de evento es? 驴a qui茅n atrae?

2. Resumen del evento

  • Visi贸n y misi贸n

Visi贸n – una explicaci贸n corta que describa, en t茅rminos amplios, el objetivo a largo plazo del evento.

Misi贸n: una explicaci贸n m谩s detallada que especifique c贸mo se lograr谩 la visi贸n.

  • Resultados clave

Resultados clave – objetivos – esta es una oportunidad para definir y comunicar los objetivos y los resultados del evento. Estos deber铆an ayudar a alcanzar la visi贸n y misi贸n. Establece horarios e identifica qui茅n dirigir谩 cada acci贸n (por ejemplo, qu茅 organizaci贸n o qu茅 individuo). 脡stos deben ser presentados claramente y deber铆an seguir los siguientes principios inteligentes: Espec铆fico, Medible, Alcanzable, Relevante, y Basado en el tiempo.

  • El evento

El evento – describe con mayor detalle el evento y sus distintos elementos. Escribe un resumen acerca del contenido/programaci贸n deseada para el evento y cualquier desarrollo nuevo.

  • El mercado objetivo

El mercado objetivo – escribe un esquema acerca del perfil de la audiencia/espectador/participante existente (en el caso de que ya exista uno) y presenta los objetivos para el crecimiento y desarrollo (esto se deber铆a especificar con mayor detalle en la secci贸n 5).

  • Participaci贸n de las partes interesadas y beneficios

Participaci贸n de las partes interesadas y beneficios – describe la participaci贸n y los beneficios que cada participante deber铆a esperar (socios de eventos, financiadores p煤blicos, patrocinantes, promotores, local anfitri贸n / ciudad anfitriona, la comunidad local, entre otros. Es importante asegurarse de mencionar c贸mo se alinear谩n las estrategias del evento con las de los participantes.

  • Mecanismo de ejecuci贸n.

3. Plan de desarrollo – ir hacia adelante

En esta secci贸n se debe presentar un esquema sobre c贸mo se desarrollar谩 聽el evento durante los siguientes 3-5 a帽os:

  • Desarrollo estrat茅gico

Desarrollo Estrat茅gico – al tener en mente la visi贸n y misi贸n del evento, escribe un esquema de los objetivos clave y c贸mo 茅stos ser谩n ejecutados y desarrollados m谩s all谩 del a帽o actual; establece horarios e identifica qui茅n liderar谩 cada acci贸n (por ejemplo, una organizaci贸n o un individuo)

  • An谩lisis DAFO

Fortalezas Debilidades
Es el 煤nico evento en el calendario

路Punto 2

路Punto 3

Posibilidad de que el clima afecte la programaci贸n

路Punto 2

路Punto 3

 

Oportunidades Amenazas
Crecer en nuevos mercados e invitar a personas pertenecientes a distintos grupos de edades.

路Punto 2

路Punto 3

Choca con otros eventos que se realizar谩n en el 谩rea local

路Punto 2

路Punto 3

4. Requerimientos del evento

Esta secci贸n debe mencionar lo que se requiere a un nivel operacional para realizar el evento:

  • Instalaciones

Instalaciones – qu茅 instalaciones se necesitan, en t茅rminos de espacios p煤blicos, hospedaje (dentro y fuera del sitio), restauraciones, comunicaciones, otras tecnolog铆as (tales como equipos de cronometraje para eventos deportivos), entre otros.

  • Servicios

Servicios – qu茅 servicios se necesitar谩n y qui茅n los ofrecer谩: servicios m茅dicos, policiales, protecci贸n de ni帽os, 聽fuego, control del tr谩fico, salud y protecci贸n, seguridad, medios de comunicaci贸n, entre otros.

  • Producci贸n

Producci贸n – detalla los equipos de producci贸n requeridos, tales como electricidad, cercado, tarimas, sonido, iluminaci贸n, visi贸n, equipos pesados, entre otros.

  • Asuntos legales y cobertura

Aspectos legales y cobertura – considera las implicaciones de los acuerdos contractuales y la cobertura necesaria para cubrir todos los aspectos del evento.

5. Plan de marketing y de comunicaci贸n

Proximamente incluiremos un caso detallado. Por el momento te dejamos recursos sobre marketing para eventos y un caso desarrollado de un plan de marketing musical.

6. Plan financiero y consideraciones

  • Proyecciones de los ingresos y gastos

Proyecciones de los ingresos y gastos- se deben presentar presupuestos detallados del evento y proyecciones del flujo de ingresos para el periodo del plan

  • Estimaci贸n del impacto econ贸mico.

Estimaci贸n del impacto econ贸mico – el ingreso adicional que generar谩 la realizaci贸n del evento, destinado a tu 谩rea/econom铆a.

Esta secci贸n es crucial. Es necesario demostrar que el evento es financieramente viable y posible de alcanzar.

Una recomendaci贸n ser铆a incluir, como m铆nimo, lo siguiente

Formato del Presupuesto Anual

FORMATO DEL PRESUPUESTO ANUAL
Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Notas
INGRESOS 2017/18 2018/19 2019/20
路 Financiamiento de las autoridades locales
路 Financiamiento de empresas nacionales
路 Otras donaciones / financiamiento p煤blico
路 Cantidad solicitada a instituciones
路 Fondos / fundaciones
路 Patrocinio
路 Venta de entradas
路 Merchandising 鈥 comisiones de comercio / hospitalidad / programaci贸n
路 Otros ingresos
Ingreso total 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/0 拢/$/鈧/ 0 聽聽拢/$/鈧/ 0
Egresos Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Notas
Administraci贸n
路 Administraci贸n general
路 Cobertura general
路 Viajes y hospedaje
路 Salarios del personal y comisiones
路 Administraci贸n de las comisiones
路 Otros gastos administrativos
Subtotal de gastos de administraci贸n 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0
Costos del evento Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Notas
路 Evaluaci贸n del evento / costos de licitaci贸n
路 Tarifa de las sanciones (si aplican)
路 Instalaciones / costos del local
路 Otros costes de producci贸n (Plantas, Equipos, Contrataci贸n, Personal, Seguridad)
路 Salud y protecci贸n
路 Cobertura del evento
路 Ceremonias
路 Programaci贸n artistic y de entretenimiento (tarifas y costes)
路 Hospitalidad
路 Costos de la mercanc铆a
路 Viajes, hospedaje y servicios
路 Comunicaci贸n (Radios etc)
路 Otros costos del evento
Subtotal de los Costos del Evento 拢/$/鈧/ 0 聽拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0 聽聽拢/$/鈧/ 0
Gastos de Marketing y Promoci贸n Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Notas
路 Publicidad
路 Tarifas de Dise帽o y Producci贸n Impresa
路 Correo directo/Distribuci贸n/Display
路 Internet
路 Promociones
路聽Investigaci贸n sobre el mercado
路 Producci贸n de entradas
路 Otros gastos de Marketing y Promoci贸n
Subtotal de Marketing y Promoci贸n 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0
Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto
2017/18 2018/19 2019/20
GASTOS TOTALES 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0
CONTINGENCIA (10% 聽DE LOS GATOS TOTALES) 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0
GASTOS TOTALES + CONTINGENCIA 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0

SUPER脕VIT / D脡FICIT
拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0 拢/$/鈧/ 0

7. Control administrativos y de negocios

En esta secci贸n se necesita mostrar que est谩s listo para administrar el evento de forma correcta

  • Formato del Plan de Acci贸n del Evento

Plan de Acci贸n del Evento (ver a continuaci贸n) – presenta un horario que incluya todos los aspectos de la ejecuci贸n del evento

Formato del Plan de Acci贸n del Evento
Nombre del Evento:
Fecha del evento:聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽 聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽脷ltima actualizaci贸n del plan:聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽 聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽Versi贸n:
Actividad Responsabilidad

聽(Insertar el nombre)

E F M A M J J A S O N D E Estado
Actualizar el plan de negocios
Reuniones con la directiva
Marketing
Acordar Objetivos
Contratar al Dise帽ador
Dise帽os Aprobados
Impresiones Listas
Etc
Prensa
Contratar al Oficial de Prensa
Acordar Logros
Investigaci贸n a largo plazo
Lanzamiento
Funciones A帽adidas
Fotograf铆as del sitio
Etc
Recaudar fondos
Listar e insertar objetivos/logros
Programaci贸n
Listar e insertar objetivos/logros
Producci贸n
Listar e insertar objetivos/logros
Licenciamiento y aspectos legales
Listar e insertar objetivos/logros
Monitorizaci贸n e investigaci贸n
Listar e insertar objetivos/logros
En el local
Listar e insertar objetivos/logros
Evento en vivo
Listar e insertar objetivos/logros
Eliminar/Retirar
Listar e insertar objetivos/logros
Reportes

 

  • El negocio

El negocio – describe c贸mo le har谩s seguimiento al negocio, describe los sistemas de control y administraci贸n que asegurar谩n una ejecuci贸n fluida del evento.

  • Monitorizaci贸n y evaluaci贸n de los resultados

Resultados del monitorizaci贸n y de la evaluaci贸n – 驴c贸mo medir谩s los objetivos y los resultados en comparaci贸n con los niveles de logro (mercadeo, presupuesto, entre otros) y c贸mo realizar谩s los reportes necesarios?

  • Factores de riesgo

Factores de riesgo – identifica los principales factores de riesgo (con respecto a tus objetivos, tu planificaci贸n, finanzas, operaciones, reputaci贸n, aspectos legales, audiencia, salud y protecci贸n, entre otros). Explica c贸mo administrar谩s y mitigar谩s los riesgos, y ofrece una evaluaci贸n inicial de los riesgos.

  • Otros factores

Otros registros – explica los sistemas que colocar谩s para monitorear el progreso de cada operaci贸n, cu谩ndo se realizar谩, qui茅n lo realizar谩, etc.

8. Ap茅ndices

Estos podr铆an incluir documentos apropiados como:

  • Informaci贸n financiera adicional
  • Un mapa del local / sitio donde se realizar谩 el evento
  • Informaci贸n e investigaciones anteriores acerca del impacto econ贸mico
  • Pol铆tica de oportunidades equitativas
  • Pol铆tica de salud y protecci贸n
  • Pr谩cticas 茅tnicas
  • C贸digo de pr谩cticas / documentos sobre informaci贸n del personal

Y si triunfas con tu evento acu茅rdate de nosotros ;P

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1 Comentario

  • Me gust贸 la estructura del modelo pero es un poco largo, de todas maneras lo voy a aplicar en todo lo posible y claro, si esto sale, directamente me contacto con ustedes porque deseo seguir de largo con los eventos

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