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Business Plan para Eventos | Plantilla Plan de Negocio Eventos

Business Plan para Eventos

Un plan de negocios para eventos sirve para comunicar el plan estratégico necesario para impulsar un evento, frecuentemente realizado durante un periodo de 3 a 5 años (en el caso de que no sea una propuesta única). Todo evento debe tener un plan de negocios.

Sin importar la escala, la antigüedad o la historia de tu evento, el plan de negocios es una herramienta esencial que contribuye con lo siguiente:

  • Comunicar la visión, el propósito y los beneficios del evento para otros.
  • Permite enfocarse en el potencial del evento para desarrollarse y crecer
  • Ilustrar y asegurar la visibilidad y sostenibilidad del evento a largo plazo
  • Mostrar cuánto dinero se requiere y para qué se necesita.
  • Ayuda a planificar los recursos y su ejecución, y la estructura operativa
  • Ayuda a recaudar fondos
  • Ayuda a medir el éxito

Un Business Plan Para Eventos tiene las siguientes partes

  • Resumen del evento:
    • Declaración de la visión y misión
    • Resultados clave
    • El evento
    • El mercado objetivo
    • Participación de las partes interesadas y beneficios
    • Mecanismo de ejecución
  • Plan de Desarrollo:
    • Desarrollo estratégico
    • Análisis FODA
  • Plan financiero y consideraciones:
    • Proyecciones sobre los ingresos y egresos
    • Estimación del impacto económico

Las áreas clave que necesitan ser tratadas dentro del business plan para eventos incluyen:

  • La visión y misión del evento – por ejemplo, lo que se deseas alcanzar.
  • Quiénes son las partes interesadas (stakeholders) más importantes, qué beneficios acumularán y cómo el evento se acopla a sus estrategias.
  • La experiencia relevante y el historial de los organizadores.
  • Los antecedentes del evento y un resumen de los planes para el año actual
  • Análisis DAFO (identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas)
  • Un plan de desarrollo – cómo se alcanzarán los objetivos principales en el futuro (más allá del año actual)
  • Planificación de marketing y de comunicaciones.
  • Requerimientos del evento – estructura del personal, instalaciones, servicios, locales, entre otros.
  • Cuánto costará el evento – proyecciones del presupuesto durante un periodo de 3 a 5 años.
  • Cómo se pagarán los gastos – identificar el flujo de ingresos.
  • Controles administrativos y de negocios.
  • Manejo de riesgos y planes de contingencia.
  • Consideraciones futuras.

Business Plan para Eventos | Plantilla Plan de Negocio Eventos


 

Datos Portada del Documento

<Insertar el título del evento>

<Título del documento, por ejemplo: ‘…… Plan de Negocios 2018-2020’>

(<inserta el número de la versión><inserta la fecha>)

(<Inserta el logo del evento/marca>)

(<Inserta los detalles de contacto>)

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo debe ser conciso y debe contener un resumen de lo siguiente:

  • Qué es el evento.
  • La visión y misión del evento.
  • Sus objetivos.
  • Cuándo y dónde se realizará.
  • Por qué se ha planificado este evento.
  • A quién pretende atraer el evento (el mercado objetivo).
  • Cuáles son los beneficios clave de realizar este evento – para la comunidad, para el sector, para las partes interesadas, entre otros.
  • Quién desarrolló el evento y su plan de negocios.
  • Declaraciones sobre el ingreso estimado del evento y de sus gastos.
  • Revisión del plan de negocios (por ejemplo, planes para el monitorización y actualizaciones)
  • Cuáles son las secciones principales del plan de negocios.

1. Antecedentes e historia

  • Administración de eventos/experiencia

Administración de eventos/experiencia – un esquema de quién eres y cuál es tu experiencia relevante y tu historial

  • Historia del evento

Historia del evento – ¿es este el primer evento del año? ¿de dónde surgió la idea? ¿se han realizado eventos similares? ¿se ha realizado este evento en otro lugar? ¿qué tipo de evento es? ¿a quién atrae?

2. Resumen del evento

  • Visión y misión

Visión – una explicación corta que describa, en términos amplios, el objetivo a largo plazo del evento.

Misión: una explicación más detallada que especifique cómo se logrará la visión.

  • Resultados clave

Resultados clave – objetivos – esta es una oportunidad para definir y comunicar los objetivos y los resultados del evento. Estos deberían ayudar a alcanzar la visión y misión. Establece horarios e identifica quién dirigirá cada acción (por ejemplo, qué organización o qué individuo). Éstos deben ser presentados claramente y deberían seguir los siguientes principios inteligentes: Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, y Basado en el tiempo.

  • El evento

El evento – describe con mayor detalle el evento y sus distintos elementos. Escribe un resumen acerca del contenido/programación deseada para el evento y cualquier desarrollo nuevo.

  • El mercado objetivo

El mercado objetivo – escribe un esquema acerca del perfil de la audiencia/espectador/participante existente (en el caso de que ya exista uno) y presenta los objetivos para el crecimiento y desarrollo (esto se debería especificar con mayor detalle en la sección 5).

  • Participación de las partes interesadas y beneficios

Participación de las partes interesadas y beneficios – describe la participación y los beneficios que cada participante debería esperar (socios de eventos, financiadores públicos, patrocinantes, promotores, local anfitrión / ciudad anfitriona, la comunidad local, entre otros. Es importante asegurarse de mencionar cómo se alinearán las estrategias del evento con las de los participantes.

  • Mecanismo de ejecución.

3. Plan de desarrollo – ir hacia adelante

En esta sección se debe presentar un esquema sobre cómo se desarrollará  el evento durante los siguientes 3-5 años:

  • Desarrollo estratégico

Desarrollo Estratégico – al tener en mente la visión y misión del evento, escribe un esquema de los objetivos clave y cómo éstos serán ejecutados y desarrollados más allá del año actual; establece horarios e identifica quién liderará cada acción (por ejemplo, una organización o un individuo)

  • Análisis DAFO

Fortalezas Debilidades
Es el único evento en el calendario

·Punto 2

·Punto 3

Posibilidad de que el clima afecte la programación

·Punto 2

·Punto 3

 

Oportunidades Amenazas
Crecer en nuevos mercados e invitar a personas pertenecientes a distintos grupos de edades.

·Punto 2

·Punto 3

Choca con otros eventos que se realizarán en el área local

·Punto 2

·Punto 3

4. Requerimientos del evento

Esta sección debe mencionar lo que se requiere a un nivel operacional para realizar el evento:

  • Instalaciones

Instalaciones – qué instalaciones se necesitan, en términos de espacios públicos, hospedaje (dentro y fuera del sitio), restauraciones, comunicaciones, otras tecnologías (tales como equipos de cronometraje para eventos deportivos), entre otros.

  • Servicios

Servicios – qué servicios se necesitarán y quién los ofrecerá: servicios médicos, policiales, protección de niños,  fuego, control del tráfico, salud y protección, seguridad, medios de comunicación, entre otros.

  • Producción

Producción – detalla los equipos de producción requeridos, tales como electricidad, cercado, tarimas, sonido, iluminación, visión, equipos pesados, entre otros.

  • Asuntos legales y cobertura

Aspectos legales y cobertura – considera las implicaciones de los acuerdos contractuales y la cobertura necesaria para cubrir todos los aspectos del evento.

5. Plan de marketing y de comunicación

Proximamente incluiremos un caso detallado. Por el momento te dejamos recursos sobre marketing para eventos y un caso desarrollado de un plan de marketing musical.

6. Plan financiero y consideraciones

  • Proyecciones de los ingresos y gastos

Proyecciones de los ingresos y gastos- se deben presentar presupuestos detallados del evento y proyecciones del flujo de ingresos para el periodo del plan

  • Estimación del impacto económico.

Estimación del impacto económico – el ingreso adicional que generará la realización del evento, destinado a tu área/economía.

Esta sección es crucial. Es necesario demostrar que el evento es financieramente viable y posible de alcanzar.

Una recomendación sería incluir, como mínimo, lo siguiente

Formato del Presupuesto Anual

FORMATO DEL PRESUPUESTO ANUAL
Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Notas
INGRESOS 2017/18 2018/19 2019/20
 
· Financiamiento de las autoridades locales      
· Financiamiento de empresas nacionales      
· Otras donaciones / financiamiento público      
· Cantidad solicitada a instituciones      
· Fondos / fundaciones      
· Patrocinio      
· Venta de entradas      
· Merchandising – comisiones de comercio / hospitalidad / programación      
· Otros ingresos      
Ingreso total £/$/€/ 0 £/$/€/0  £/$/€/ 0   £/$/€/ 0
   
Egresos Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Notas
Administración
· Administración general      
· Cobertura general      
· Viajes y hospedaje      
· Salarios del personal y comisiones      
· Administración de las comisiones      
· Otros gastos administrativos      
Subtotal de gastos de administración  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0
Costos del evento Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Notas
· Evaluación del evento / costos de licitación      
· Tarifa de las sanciones (si aplican)      
· Instalaciones / costos del local      
· Otros costes de producción (Plantas, Equipos, Contratación, Personal, Seguridad)      
· Salud y protección      
· Cobertura del evento      
· Ceremonias      
· Programación artistic y de entretenimiento (tarifas y costes)      
· Hospitalidad      
· Costos de la mercancía      
· Viajes, hospedaje y servicios      
· Comunicación (Radios etc)      
· Otros costos del evento      
Subtotal de los Costos del Evento  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0   £/$/€/ 0
Gastos de Marketing y Promoción Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Notas
· Publicidad    
· Tarifas de Diseño y Producción Impresa    
· Correo directo/Distribución/Display    
· Internet    
· Promociones    
· Investigación sobre el mercado    
· Producción de entradas    
· Otros gastos de Marketing y Promoción    
Subtotal de Marketing y Promoción  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0
Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto Valor total del presupuesto
2017/18 2018/19 2019/20
GASTOS TOTALES  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0
CONTINGENCIA (10%  DE LOS GATOS TOTALES)  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0
GASTOS TOTALES + CONTINGENCIA  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0

SUPERÁVIT / DÉFICIT
 £/$/€/ 0  £/$/€/ 0  £/$/€/ 0

7. Control administrativos y de negocios

En esta sección se necesita mostrar que estás listo para administrar el evento de forma correcta

  • Formato del Plan de Acción del Evento

Plan de Acción del Evento (ver a continuación) – presenta un horario que incluya todos los aspectos de la ejecución del evento

Formato del Plan de Acción del Evento
Nombre del Evento:
Fecha del evento:                                                            Última actualización del plan:                                                           Versión:
Actividad Responsabilidad

 (Insertar el nombre)

E F M A M J J A S O N D E Estado
Actualizar el plan de negocios                              
Reuniones con la directiva                              
Marketing                              
Acordar Objetivos                              
Contratar al Diseñador                              
Diseños Aprobados                              
Impresiones Listas                              
Etc                              
Prensa                              
Contratar al Oficial de Prensa                              
Acordar Logros                              
Investigación a largo plazo                              
Lanzamiento                              
Funciones Añadidas                              
Fotografías del sitio                              
Etc                              
Recaudar fondos                              
Listar e insertar objetivos/logros                              
Programación                              
Listar e insertar objetivos/logros                              
Producción                              
Listar e insertar objetivos/logros                              
Licenciamiento y aspectos legales                              
Listar e insertar objetivos/logros                              
Monitorización e investigación                              
Listar e insertar objetivos/logros                              
En el local                              
Listar e insertar objetivos/logros                              
Evento en vivo                              
Listar e insertar objetivos/logros                              
Eliminar/Retirar                              
Listar e insertar objetivos/logros                              
Reportes                              

 

  • El negocio

El negocio – describe cómo le harás seguimiento al negocio, describe los sistemas de control y administración que asegurarán una ejecución fluida del evento.

  • Monitorización y evaluación de los resultados

Resultados del monitorización y de la evaluación – ¿cómo medirás los objetivos y los resultados en comparación con los niveles de logro (mercadeo, presupuesto, entre otros) y cómo realizarás los reportes necesarios?

  • Factores de riesgo

Factores de riesgo – identifica los principales factores de riesgo (con respecto a tus objetivos, tu planificación, finanzas, operaciones, reputación, aspectos legales, audiencia, salud y protección, entre otros). Explica cómo administrarás y mitigarás los riesgos, y ofrece una evaluación inicial de los riesgos.

  • Otros factores

Otros registros – explica los sistemas que colocarás para monitorear el progreso de cada operación, cuándo se realizará, quién lo realizará, etc.

8. Apéndices

Estos podrían incluir documentos apropiados como:

  • Información financiera adicional
  • Un mapa del local / sitio donde se realizará el evento
  • Información e investigaciones anteriores acerca del impacto económico
  • Política de oportunidades equitativas
  • Política de salud y protección
  • Prácticas étnicas
  • Código de prácticas / documentos sobre información del personal

Y si triunfas con tu evento acuérdate de nosotros ;P

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