Organización de eventos. Cómo optimizar a tu equipo de voluntarios

Puede que no estés pagando a tus voluntarios, pero definitivamente puedes contar con ellos entre tus recursos más valiosos en la organización de eventos.

Después de todos, han comprometido su propio tiempo y energía ayudándote a que tu evento sea exitoso. Y con la motivación adecuada, podrían ser promotores apasionados por tu causa antes, durante y mucho después de que tu evento haya terminado.

Pero el entusiasmo no siempre se traduce en efectividad.

Para asegurarte de que tus voluntarios están preparados para ayudarte a crear una gran experiencia para los asistentes, necesitarás poner tiempo y recursos en la incorporación y formación.

E igual que en cualquier otro aspecto del negocio de organizar un evento, cuanto más eficientemente lo lleves a cabo, mejores serán los resultados.

De modo que a continuación veremos una serie de mejores prácticas e ideas para ayudarte a tener una buena estrategia de administración de voluntariado para prácticamente cualquier clase de evento.

Organiza voluntarios para el éxito

Una gran experiencia de incorporación reduce la no-asistencia y anima a los voluntarios a llegar al lugar del evento listos para trabajar. Por esta razón, es importante empezar a reclutar voluntarios con mucha anticipación y asegurándote de tener un modo de estar en contacto con tu personal voluntario rápido y fácilmente antes del evento.

Consigue compromiso pronto

Una buena práctica que hemos encontrado particularmente útil para los organizadores de eventos es preparar un proceso de registro online gratis y por separado, diseñado específicamente para los voluntarios. Algunos directores de eventos prefieren tener un registro de todos los voluntarios para tener un apoyo general y entonces comunicar asignaciones de turnos, ya sea en los días cercanos al evento o el mismo día del evento. Otros con eventos más grandes, de un día o de varios, ha encontrado más útil dejar que los voluntarios elijan anticipadamente trabajos específicos y compromisos de tiempo utilizando tipos de registro especiales en su página de registro.  Preparar el registro de los voluntarios de esta manera puede permitir que limites el número de personas que pueden presentarse voluntarias para una labor o un turno específicos, asegurando así que se cubre apropiadamente todo el evento.

CONSEJO: Considera el uso de una pregunta personalizada en tu flujo de registro que pida a los voluntarios que estén de acuerdo con su compromiso, similar a un formulario de renuncia, como otra manera de reducir las ausencias el día del evento.

La comunicación es clave

Da igual qué método hayas utilizado en tu registro de voluntarios; tener toda la información, incluidos el email y el teléfono de todos los voluntarios, centralizados en un solo sitio te ofrece la ventaja no sólo a la hora de la planificación, sino a la hora de comunicarte.

Antes del días evento, recomendamos preparar un email recordatorio que incluya toda la información pertinente y específica para el voluntariado. Esto incluye información como las direcciones del evento, dónde aparcar, cómo fichar como voluntario y cualquier otro detalle que pudiera ser importante saber por adelantado. Esta información también podría ser confirmada en la sección de detalles de evento en la página de registro de voluntarios.

Una vez en el evento, podrías considerar métodos alternativos de comunicación. Esos días, por ejemplo, casi todos los voluntarios tienen acceso a un teléfono móvil, así que enviar mensajes con información importante y actualizaciones ofrece a los voluntarios un acceso sencillo y rápido a detalles relevantes. Proveer a tus voluntarios de walkie-talkies puede ser otro método para diseminar la información rápidamente.

CONSEJO: Las comunicaciones pre-evento con los voluntarios deben tener:
– Reglas para el evento claramente establecidas. Nadie quiere ser sorprendido con políticas y normas inesperadas. Si tienes un código de vestuario para los voluntarios u otras políticas específicas como no llevar joyería, piercings, no mascar chicles o llevar comida y bebida de fuera, comunícalas con tiempo en tu comunicación pre-evento.
– Una lista pre-evento. Un voluntario con una quemadura solar o con los pies empapados no tenderá a estar de buen humor. Dar a los voluntarios una lista de objetos que deberían llevar (por ejemplo protección solar, sombrero, linterna o impermeable) les ayudará a estar cómodos y a ser productivos.
Cómo seguir en contacto con tus voluntarios en el sitio:
– GroupMe (https://groupme.com/) te ofrece una gran herramienta diseñada para permitir a los directores de eventos el envío de comunicados rápidos y eficientes a los voluntarios a través de textos en grupos.

Establece expectativas claras.

Permitir que los voluntarios sepan exactamente lo que esperas de ellos antes de que su labor empiece es la manera número uno de asegurar que harán su trabajo satisfactoriamente. Una preparación bien pensada hace mucho a la hora de minimizar deslices y deserciones.

• Sé específico en cuanto a sus compromisos y tareas. Asigna tareas claras y turnos y cíñete a ellos. Si resulta que tu voluntario no puede estar todo el tiempo que originalmente tenía establecido, es mejor saberlo de antemano mientras tienes la posibilidad de hacer ajustes rápidos.

• Crea la conexión entre cada tarea y el éxito del evento. Afrontémoslo: muchas de las tareas relacionadas con eventos no son ni glamurosas ni ilusionantes. Comunicar lo esencial que es cada trabajo para el éxito de tu evento ayudará a los voluntarios a apreciar la importancia de hacer el mejor trabajo que puedan.

Dale a la persona adecuada el trabajo adecuado.

Puede ser tentador pensar en los voluntarios como si fueran recursos intercambiables, pero eso no suele cuadrar con la realidad. Hacer un esfuerzo para emparejar personas con tareas puede hacer mucho a la hora de crear una situación más gratificante para todos. Considera además qué trabajos no son adecuados para ser llevados por voluntarios y asígnaselos a los miembros más fiables de tu personal remunerado.

• No asumas riesgos innecesarios. Ya sea para revisar los abrigos, manejar dinero o reforzar la seguridad, los trabajos con una actuación pobre que pueden poner en riesgo el evento deben ser ejecutados por profesionales pagados.

• Considera permitir que los voluntarios escojan sus trabajos. Prepara el proceso de registro de voluntarios de forma que los voluntarios puedan revelar sus habilidades y preferencias de trabajo antes del evento. También puedes hacer una criba de voluntarios antes de empezar el día del evento para tener una idea de dónde podrían encajar mejor antes de que todo esté decidido.

• Sé prudente al asignar las tareas. No todo el mundo se siente cómodo gritando órdenes a una multitud, utilizando escáneres de entradas o llevando cajas de camisetas. Asegúrate de que la gente tiene las habilidades adecuadas para hacer su trabajo.

• Hazlo sencillo. Las tareas que son fáciles de aprender rápidamente y que no requieren de conocimientos especiales son las más adecuadas para los voluntarios con menos experiencia.

CONSEJO: Usa datos de registro en tiempo real disponibles a través de tu proveedor para afinar las necesidades del personal voluntario durante el evento. Si ves un repentino pico por minutos en los escaneos de entradas en una puerta en particular mientras que otras están menos frecuentadas, por ejemplo, utiliza este conocimiento para mover al personal de registro de una localización a otra.

Consigue voluntarios listos para trabajar.

Una vez tus voluntarios estén en el lugar, es el momento de que estén entusiasmados y listos para preparar un gran evento. Para tus asistentes, los voluntarios representan el evento y tu marca tanto como cualquier personal remunerado. Una sola experiencia con un voluntario desagradable o perdido se quedará en sus mentes mucho después de que finalice el evento.

Orientación en el lugar: hazlo genial.

En el acelerón del último minuto para montar el evento, no te olvides de que la orientación a los voluntarios sea una de las mayores prioridades. Quieres que tus voluntarios estén entusiasmados y bien informados y aquí es donde les tienes que enseñar cómo hacer que suceda.

• Escoge buenos formadores. Nadie tendrá mayor influencia sobre la impresión del voluntario de un evento que la persona que le oriente. Escoge oradores dinámicos y apasionados para que pongan el tono y creen ánimos. Dependiendo del tamaño de tu evento, utilizar el personal de operaciones de campo puede ser una buena opción.

• Estate preparado. Hay mucha información que cubrir. Hazlo a tiempo para organizar y pulir la presentación para que los voluntarios se mantengan comprometidos a lo largo de la orientación. Siempre es una buena idea contratar formadores con experiencia que puedan adaptar la presentación de acuerdo con las necesidades particulares del grupo.

• Permite un tiempo de práctica y preguntas. Si tus voluntarios van a tener que utilizar determinados artilugios y procedimientos, permite que tengan tiempo suficiente de práctica para asegurar que tienen confianza y que son capaces de realizar sus tareas el día del evento. Anima a tus voluntarios a hacer preguntas.

• Diles que está bien decir “no lo sé”. Durante tu evento tendrás voluntarios que no sabrán cómo responder a cada pregunta o cómo manejar cada situación. Asegúrate de que saben a qué personal recurrir cuando tengan cuestiones más complejas para que todo fluya con suavidad.

• Recuérdales las normas. Evita malentendidos repitiéndoles las reglas y políticas más importantes que has compartido con ellos durante el proceso de incorporación.

• Dales las gracias. Para la mayoría de los voluntarios, sentirse apreciados es recompensa suficiente por donar su tiempo. Expresa un agradecimiento genuino durante la orientación y el evento tan a menudo como te sea posible.

Seguid conectados tras el evento.

Al final de un evento, la gente suele desarrollar un sentido de comunidad con sus compañeros voluntarios y demás personal. Puedes ayudarles a mantener eso con vida compartiendo fotos y mensajes de agradecimiento en tu página de voluntariado, Facebook, Twitter y otros medios sociales.  Continuar comprometido con tus voluntarios después del evento es un buen modo de mantenerles comprometidos con tu organización por mucho tiempo.

También es algo de gran valor el tener una respuesta directa de tus voluntarios tras el fin del evento. Ya sea a través de una encuesta online o con un email, puedes preguntar a tus voluntarios cómo de cómodos se sintieron con los trabajos que realizaron, si la experiencia se adaptó o no a sus expectativas y cualquier cosa que pueda ser una aportación constructiva. Estos datos te darán un conocimiento útil y sugerencias que puedas hacer tu siguiente evento aún mejor.

Cuando te tomas tu tiempo y esfuerzo para tratar a los voluntarios como las ventajas estratégicas que son, verás que consigues un retorno significativo en tu inversión. Preparar un plan de organización de voluntariado efectivo significa más voluntarios satisfechos y una mejor experiencia para tus asistentes.

CHECKLIST: ARMA A TUS VOLUNTARIOS CON INFORMACIÓN

Asegúrate de que tus voluntarios tienen la información que necesitan para asistir a los asistentes durante el evento. Incluye la siguiente información tanto en los comunicados pre-evento como en la orientación en el lugar.

• Reglas y políticas de asistentes, personal y voluntariado.

• Localización de los baños (la pregunta que más se les hace a los voluntarios).

• Localización de las salidas de emergencia, rutas de evacuación, extintores de incendios y desfibriladores externos automáticos durante el evento.

• Regulaciones del Acta de Americanos Relevantes con Discapacidad (ADA) y cómo acomodar la entrada y salida para asistentes con necesidades especiales.

• Dónde enviar a los asistentes con cuestiones o preguntas más complejas.

• Cómo lidiar con asistentes revoltosos o enfermos y cómo llamar a seguridad o a la asistencia médica.

(Traducido por África Pérez para PromocionMusica.es. Original: «Getting the most of your volunteers. How to train and retain your loyal event team, disponible en Eventbrite.com)

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