Merchandising para Eventos Musicales

El merchandising puede ser una fuente clave de ingresos y marca para festivales de música, artistas y discográficas.

Cuando se hace bien, los artículos pueden agotarse rápidamente y generar un entusiasmo positivo en torno a la marca del proyecto musical en cuestión.

En el caso de los eventos en vivo, donde la compra impulsiva por parte de los fans tiene un papel relevante, parte de garantizar que los invitados puedan ver y comprar el merchandising es asegurarse de que el staff se coordine adecuadamente con el departamento de operaciones del recinto para que tengan todo lo que necesiten (carpa, mesas, sillas, luz, iluminación).

Artículos típicos de merchandising que pueden encontrarse en estos eventos y que venden fabricantes como Maxilia.es son:

Camisetas
Tazas
Bolsas de tela
Pulseras
Pegatinas
Chaquetas
Gafas de sol
USB´s
…

Un punto importante para tratar de innovar y/o hacer un producto atractivo es trabajar con un departamento creativo para producir diseños y hacer algún tipo de focus group para validar el concepto y diseño de la pieza de merchandising.

Seleccionar un proveedor externo para producir el merchandising

Asegúrate de comprender los plazos del fabricante, ya que pueden requerirse una planificación varias semanas antes del evento, lo que puede presionar tanto a los creativos como al project manager, director de operaciones, etc. al tener que coordinar las acciones con el resto de tareas del resto de departamentos que intervienen en un evento.

Una manera de asegurarse cubrir gastos, especialmente para eventos que comienzan y no tienen aún un hueco en el mercado, es a través de la venta de merchandising y las barras, por lo que los productos que se venden a lo largo del evento tienen un papel vital para la supervivencia del propio festival en etapas tempranas.

Inventario del Merchandising

Hay firmas que pueden encargarse ya no solo de la producción y envío del merchandising, si no también de llevar el inventario, exhibirla, venderla, gestionar el efectivo y arqueos de caja, entregándole al responsable el informe detallado del inventario e ingresos.

En caso de que no tengas personal externo para la contabilidad asociada al merchandising, será imprescindible contar personal para contabilizar todo el inventario:

Tener una hoja de cálculo que enumere todo el inventario, sus precios y la cantidad de cada pieza de merchandising.
Actualizar esa lista a medida que se vendan las cosas (o hacer una actualización por lotes al final de la noche)
Estar preparado para aceptar no solo efectivo, sino también pagos con tarjeta de crédito o incluso pulsera.
- Si no tienes una cuenta de empresa configurada con una terminal de tarjeta de crédito, puedes registrarte para obtener una cuenta que acepte tarjetas de crédito a través de una empresa como Paypal.
Contar todo el inventario restante y actualizar todas las cantidades en la hoja de cálculo maestra.
Actualizar todos los ingresos, teniendo en cuenta todas las tarifas de tarjeta de crédito pagadas (generalmente es alrededor del 2.9% más una pequeña tarifa de transacción, generalmente de entre 0.15 a 0.30€ por transacción) tu banco o proveedor de servicios de tarjeta de crédito te proporcionará los detalles.

Merchandising de artistas

Determinar si es el artista o el recinto/sala quien se encargará de vender el merchandising.

En caso de que sea el artista, se le debe ofrecer un espacio para la venta .

Por lo general, una mesa con un cable de alimentación, algunas sillas, una pantalla y quizás una rejilla de metal para colgar artículos será suficiente para la mayoría de las necesidades de merchandising de los artistas.
Un reparto común suele ir desde un 80% para el artista y un 20% para la sala para todos los artículos como (camisetas, pegatinas, sombreros) y un 90% artista/10% sala para cualquier medio grabado (CD, DVD, vinilo). También hay sitios que no cobran.
Esto normalmente se negocia incluyéndose en el rider o comentándolo al organizador o responsable de producción.

Si el festival o sala es quien vende el merchandising, se le pedirá al artista que proporcione al personal el inventario, las hojas de contabilidad y cualquier otra cosa que sea necesaria.

Se debe de acordar SIEMPRE de antemano, con el representante del artista si hay algún tipo de reparto (80/20, 90/10, nada…) para evitar malos entendidos y/o comportamientos oportunistas.