Guía sobre ticketing, gestión y planificación de eventos

Uno de los más grandes quebraderos de cabeza de todo equipo de gestión de eventos, festivales, etc es cómo gestionar las entradas sin problemas.

En el siguiente artículo veremos cómo una buena planificación, tecnología y un socio de venta de entradas fuerte puede resultar en una mejor experiencia para el fan desde su entrada.

Gestiona sin problemas la entrada a los festivales.

Los fans se están poniendo en fila. Tu personal está preparado. Has hecho estrategias, organizado y hecho publicidad desde hace meses. Ahora es el momento de abrir las puertas del gran evento en el que tanto has trabajado para crear.

Éste es el momento decisivo para tu evento. Una fila muy larga o una pequeña cagada en el registro puede convertir tus mejores intenciones en algo que arruine la fiesta rápidamente. Incluso el más mínimo fallo puede ser difundido a la velocidad de la luz por Twitter o Facebook, manchando la reputación de tu evento. En este Britpaper te daremos consejos de experto, ideas y las mejores prácticas recomendadas por los equipos del Servicio al Cliente y del Campo de Operaciones de Eventbrite sobre cómo dar una genial primera impresión mientras tus fans van llegando a tu puerta y pasando por ellas sin dificultades.

El éxito comienza antes de que nadie ponga un pie en la puerta.

Todos sabemos qué tipos son: ese tío desorganizado que ha olvidado su identificación o los estudiantes que intenta colar comida y bebida escondidas en sus mochilas. Aunque algunos fallos son inevitables, preparar a los asistentes anticipadamente puede ayudarnos a reducir la confusión y los retrasos en tu festival.

Incluye una lista de «qué hacer y qué no hacer» en tu web y en la página de registro.

Familiariza a los asistentes a tu festival desde el principio con reglas básicas e información mientras visitan la página de tu evento y la de compra de entradas.

Pon recordatorios clave en las entradas y en las páginas de confirmación.

Asegúrate de que los puntos más importantes como «apertura de puertas a las 5pm», «acceso VIP» o «todos los de tu grupo deben de estar presentes para su admisión» están localizados prominentemente en las entradas impresas o en las confirmaciones de compra. En los e-tickets de los smartphones puedes añadir un link a una página que ofrezca información adicional.

Alenta a que se llegue pronto.

En los eventos con actuaciones programadas o apariciones especiales, publica las horas de apertura de puertas para animar a la gente a que llegue pronto. Esto te puede ayudar a suavizar la hora punta en la puerta y a reducir el tiempo que lleva procesar las entradas.

Corre la voz por todas partes antes del evento.

Los anuncios por correo y las redes sociales no son sólo efectivos para crear entusiasmo, también son una gran oportunidad para repetir las reglas y la información que ayudará a los asistentes a llegar al lugar y a pasar por las puertas rápidamente.

Familiariza a tus fans con el diseño del festival.

Pon un mapa del lugar en tu web (será aún mejor si está disponible para los móviles) y una versión impresa en todos los puntos de entrada.

Termina con una señalización llamativa.

Ofrece mucha señalización clara para que sea fácil para los fans saber adónde ir y qué hacer una vez lleguen. Recuerda a los fans las reglas y prohibiciones mientras se acercan a la puerta. Creas señales que respondan cuestiones básicas sobre dónde encontrar puestos, baños y primeros auxilios.

Un equipo fuerte incluye un personal bien preparado, especialistas pagados y voluntarios.

Todo el mundo ha ido a tu festival a pasarlo bien. Tu personal y tus voluntarios – desde escaneadores de entradas y guardias de seguridad hasta los corredores de suministros – son una extensión de tu marca. Un equipo de operaciones bien preparado puede hacer que la gente se lo siga pasando bien si les fortaleces con la información, tecnología y autoridad necesaria para resolver problemas y ofrecer un buen servicio.

Incorpora voluntarios.

Tan pronto como la gente se presente voluntaria, familiarízalos con el lugar, el calendario de eventos y las reglas que han de ser enfatizadas. Una página web dirigida específicamente a tus voluntarios es una buena manera de darles información importante, establecer las expectativas y animarles a que inviten a otros a hacerse voluntarios.

Ten orientación en el mismo lugar.

Reune a tu equipo de administración de entradas tan cerca de la hora de apertura del festival como sea posible. Familiariza a todos con el sitio y déjales practicar con los artilugios y procedimientos que utilizarán en el check-in. Este también es un buen momento para motivarles, darles confianza y darles las gracias.

Está bien decir «no lo sé».

Si la gente que se hace cargo de la puerta de entrada no puede responder a una pregunta, haz que puedan dirigir a los asistentes a un servicio al cliente cercano o a un punto de información.

Contrata un servicio de seguridad profesional.

No es buena idea poner a tu personal o a tus voluntarios en el papel del «poli malo». Utiliza a profesionales de la seguridad para supervisar identificaciones y pertenencias.

Use personal de finanzas pagado.

Por razones obvias es mejor tener personal pagado en roles donde se maneja dinero. Los profesionales deberían de hacer los registros y los balances necesarios para mantener tu dinero a salvo.

Confía en los datos.

Utiliza datos de ventas anticipadas y de registros históricos – funciones integradas en la plataforma Eventbrite – para afinar la necesidad de personal de acuerdo a los puntos álgidos de la programación, el día de la semana y la hora del día.

Tareas y áreas claramente para gestionar con rapidez y eficiencia a los fans.

Cuando planees cómo vas a llevar a los fans al lugar de tu evento, aquí tienes algunas ideas de cómo optimizar el área de puerta para hacer que todo esté en movimiento.

¿Cuántas colas?

Estima cuántas colas necesitarás, especialmente en las horas punta. Ten en cuenta cuánto tiempo conlleva registrar a los fans, imprimir entradas, repartir lanyards o poner pulseras.

Ponlos en fila.

Para establecer un orden y paliar los amontonamientos a medida que llegan los fans, utiliza vallas o barreras para crear un canal o una entrada «de choque» que lleve a tus puntos de registro. Empieza ese choque tan pronto como sea posible, pero ajusta la cantidad de zigzagueo que tengan que hacer tus fans según el tráfico que estés experimentando.

Muchas tareas pequeñas.

Parte el proceso de registro en distintos trabajos pequeños. Si necesitas cosas para ser puestas – brazaletes, chapas, lanyards o sellos – separa la distribución de identificaciones y los escaneadores en estaciones adyacentes (nos hemos dado cuenta de que poner pulseras lleva el doble de tiempo que escanear una entrada). Es mejor tener a dos voluntarios dedicándose a poner pulseras por cada escaneador de entradas para que todo fluya como es debido.

Ordena tus prioridades.

Como hacer comprobaciones de seguridad lleva más tiempo que escanear entradas, organiza un «cacheo» de bolsas y personas antes de escanear las entradas. Esto asegura que no habrá un retraso entre dos estaciones y aquellos que necesiten atención extra por parte del personal de seguridad no harán esperar a aquellos que no la necesiten.

Ofrece a los fans un lugar en el que echar una mano.

Pon contenedores de basura y reciclaje al principio del punto de choque, en la entrada y en los puntos de comprobaciones de seguridad para que puedan tirar los objetos que no puedan llevar.

Consejo: planea más allá y crea un mapa de puertas.

Maker Faire Bay Area es una feria de arte, artesanía, ciencia y tecnología que atrae a unos 100.000 curiosos cada año. Hacer planes para organizar las entradas a lo grande es crucial para conservar una experiencia positiva en los asistentes. Esta feria y el equipo de Campo de Operaciones de Eventbrite crean un plan de entrada detallado, incluyendo una lista de redes de ordenadores, de hardware y de voluntarios necesarios el día del evento.

Crea un mapa de las puertas para los puntos de mayor entrada con áreas bien definidas de escaneamiento de entradas, venta de entradas y servicio al cliente. Sitúa el servicio al ciente justo después del punto de entrada, para que los asistentes no creen un embotellamiento en la puerta al preguntar a tus voluntarios. En tu mapa incluye los puntos de carga de baterías y de internet y el número de voluntarios dedicados, filas y escáneres de entradas que necesitarás para que tu personal no se lleve sorpresas el día del evento.

Incluso los planes mejor asentados, necesitarán alguna pequeña modificación.

Cuando todo está en marcha y los fans empiezan a aparecer, necesitarás echar un ojo a todo. Tu habilidad para responder rápidamente a los altibajos y de tomar decisiones al momento para administrar tus recursos es esencial para conseguir el éxito.

Asegúrate de que tus fans están totalmente preparados.

Posiciona personal al principio de la cola para comprobar las entradas. Si permites que muchos asistentes utilicen una sola entrada, asegúrate de que quien tenga la entrada a su nombre no entre hasta que todo el grupo esté allí (puedes designar un punto a parte para grupos para que no congestionen la cola). Ten personal por toda la cola para repetir las normas sobre lo que se puede hacer y lo que no se puede hacer.

Busca embotellamientos.

Prepara tu administración y a tu equipo de primera línea para que vigilen por posibles amontonamientos. Los clientes de Eventbrite pueden usar cuentas a tiempo real de las puertas generadas por la aplicación móvil Entry Manager para aliviar los embotellamientos rápidamente.

Escoge un socio de registro con experiencia probada en la administración de entradas.

Si tus fans no se acuerda de su experiencia con las entradas, entonces están haciendo algo bien. Las impresiones que recuerden deberían ser de los buenos ratos pasados en el evento.

Cuando pienses en socios para el registro, ve con una plataforma testada y un equipo de administración de eventos. Pregunta a tu proveedor por sus planes para hacer que tu evento tenga lugar con tan pocos poblemas como sea posible. Con miles de eventos a nuestra espalda, millones de entradas vendidas y un servicio al cliente práctico en algunos mayores éxitos en la industria festivalera, Eventbrite tiene a los expertos en la administración entradas que asegurarán que tus asistentes entran y salen con la menor dificultad – y la mayor diversión – posible.

(Fuente original: «Hassle free entry management. How smart planning, technology, and a strong ticketing partner lead to a better fan experience at the gate» disponible en Eventbrite.com«)