Guía de Seguridad en Eventos | Planificación y Gestión II

En la primera parte de la guía enumeramos los elementos clave de una buena gestión de la salud y la seguridad y argumentamos el primer punto: Crear una política de salud y seguridad. En esta segunda parte pasamos a desglosar el segundo elemento clave, que es la planificación para garantizar que la política se pone en práctica.

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Planificación de la seguridad

Una planificación eficaz se ocupa de la prevención mediante la identificación, eliminación y control de riesgos. La cantidad de tiempo que se debe dejar de lado para la planificación dependerá en gran medida del tamaño, el tipo y la duración del evento musical. Para eventos grandes, la experiencia demuestra que 6-9 meses antes no es demasiado pronto para comenzar.

Las fases de un evento

Las cuestiones de planificación para un evento se pueden considerar en partes separadas:

El desarrollo: Implica la planificación del diseño de la sede, la selección de los trabajadores competentes, la selección de los contratistas y subcontratistas, la construcción de las etapas, carpas, cercas, etc..
La carga: Implica la planificación para la entrega segura y la instalación de equipos y servicios que se utilizarán en el evento, por ejemplo, equipo escénico utilizado por los artistas intérpretes o ejecutantes, iluminación, sistemas de audioguía, etc…
El espectáculo: Consiste en la planificación de estrategias eficaces de gestión de la multitud, las estrategias de gestión del transporte y los arreglos de bienestar. Planificación de estrategias para hacer frente a incendios, primeros auxilios, contingencias e incidentes importantes.
La descarga: Requiere la planificación para la eliminación segura del equipo y de los servicios.
El desglose: Planificación para controlar los riesgos una vez que el evento ha terminado y la infraestructura está siendo desmantelada. La recolección de basura y eliminación de aguas residuales presenta riesgos y estos aspectos deben ser planificados y gestionados.

Pasamos a explicar cada una de estas fases.

El desarrollo

Para minimizar los riesgos durante el desarrollo, asegúrese de que el lugar está diseñado para la seguridad (en otras partes de la guía veremos el diseño del sitio). También es necesario asegurarse de que cualquier infraestructura que se utilizará en el evento, tal como etapas, asientos, tiendas de campaña, marquesinas u otras estructuras, será construida de manera segura y estructuralmente segura una vez erigida y utilizada.

Preparar planos para mostrar la ubicación de las etapas, barreras, torres frontales, torres de retardo, entradas y salidas, rutas de emergencia, áreas de primeros auxilios y triaje, colocación de baños, puestos de merchandising, etc. puede ser necesario para obtener planos de los locales existentes del propietario, ocupante o gerente del lugar en el que se celebrará su evento. Es posible que se deba dar copias de estos planos a los contratistas que construyan la infraestructura para asegurar el correcto posicionamiento de las diferentes estructuras que se usarán en el evento.

Pida a los contratistas y subcontratistas que proporcionen copias de sus propias políticas de salud y seguridad, y detalles de los peligros y riesgos asociados con su trabajo, antes de que comience la construcción. También se necesitarán documentos y cálculos en relación con las etapas, asientos u otras estructuras desmontables temporales. Estos planes, documentos y cálculos serán necesarios al discutir su evento con inspectores de salud y seguridad, oficiales de licencias de autoridades locales y oficiales de los servicios de emergencia.

Planifique la llegada de los contratistas y asegúrese de que sus actividades en el lugar estén coordinadas con otras. También planifique la provisión de servicios de primeros auxilios y bienestar para las personas que estarán trabajando en el sitio, y asegúrese de que son adecuados, en número suficiente y disponibles desde el momento en que empieza el trabajo.

Es una buena práctica elaborar un conjunto de normas de seguridad del sitio y comunicar estas normas a los contratistas antes o tan pronto como lleguen al sitio. Pueden ser colocados en forma de letreros en las oficinas y en otras áreas. Los contratistas entonces estarán al tanto de las prácticas de trabajo seguras requeridas en el sitio o lugar particular.

La carga

Una vez que se haya construido la infraestructura, todos los demás equipos y servicios deberán ser llevados al lugar e instalados en o sobre las estructuras. Por ejemplo, la carga del equipo de los artistas en el escenario (que probablemente implique procedimientos de manipulación manual), o la entrega de equipos para ser utilizados en las áreas de bar. Estas operaciones también necesitarán una planificación cuidadosa.

El espectáculo

La planificación del espectáculo requiere la preparación de estrategias para la gestión de la multitud, la gestión del transporte, el fuego, los primeros auxilios, los incidentes importantes y la planificación de contingencia. Una planificación acertada para el espectáculo requiere un enfoque de equipo. No puede lograrse por un solo individuo que trabaja solo, pero requiere buscar información y asesoramiento de los servicios de emergencia (como la policía, los bomberos, etc.), la autoridad sanitaria, la autoridad local, los administradores de instalaciones existentes, los administradores y los contratistas de seguridad.

Crear un equipo de gestión de la seguridad del evento para coordinar los aspectos de planificación del espectáculo en sí. El equipo de gestión de seguridad de eventos podría incluir miembros de la autoridad local y servicios de emergencia. También puede ser aconsejable establecer una serie de reuniones de planificación de seguridad para que la información pueda ser intercambiada entre las partes y para asegurar que los organismos pertinentes sean conscientes del proceso de planificación. También pueden ser útiles los ejercicios de planificación de emergencia para probar la validez de los planes de emergencia para los eventos más grandes y más complejos.

El plan de gestión de la seguridad del evento y las reuniones del equipo de seguridad del evento

Para proporcionar una visión general completa de todos estos aspectos de planificación, puede ser útil elaborar un plan de gestión de la seguridad del evento. Los componentes de un plan de gestión de seguridad de eventos podrían incluir lo siguiente:

La declaración de política de seguridad del evento que detalla el organigrama y los niveles de responsabilidad de seguridad.
La evaluación del riesgo del evento.
Detalles del evento, incluyendo el diseño del lugar, las estructuras, el perfil del público y la capacidad, la duración, los alimentos, los baños, los desperdicios, el agua, las precauciones contra incendios, los primeros auxilios, los efectos especiales, el acceso y las salidas, los niveles de música, etc…
El plan de seguridad del sitio detallando las reglas de seguridad, los administradores de la tripulación del sitio y el coordinador de seguridad, cálculos de seguridad estructural y dibujos.
El plan de gestión de los espectadores que detalla los números y los tipos de administradores, los métodos de trabajo y las cadenas de mando.
El plan de gestión del transporte que detalla los arreglos de estacionamiento, las cuestiones de gestión de autopistas y los arreglos de transporte público.
El plan de emergencia que detalla las medidas que deben tomar las personas designadas en caso de un incidente o contingencia grave.
El plan de primeros auxilios que detalla los procedimientos para administrar los primeros auxilios en el lugar y los arreglos con los hospitales locales.

Recuerde que los componentes del plan de gestión de la seguridad del evento son sus documentos de trabajo y deberán revisarse y actualizarse a medida que se reciba nueva información antes o durante el evento. Sólo es necesario producir este plan para los miembros clave de su equipo de seguridad de eventos. Asegúrese de que hay un control completo de documentos para que los documentos redundantes o reemplazados no se confundan con la versión final.

Las reuniones de planificación de seguridad de eventos son una manera ideal de asegurar que los miembros del equipo de gestión de seguridad de eventos se actualizan sobre el contenido del plan, así como proporcionar un mecanismo para garantizar un flujo de información de seguridad sobre una base regular. Estas reuniones se pueden organizar en las semanas o días previos al evento. Si el evento tiene lugar durante unos días, por ejemplo festivales, las reuniones deben tener lugar al menos una vez al día del evento.

La evaluación del riesgo del evento

El propósito de una evaluación de riesgos es identificar los peligros que podrían causar daño, evaluar los riesgos que pueden derivarse de esos peligros y decidir medidas adecuadas para eliminar o controlar los riesgos. Los hallazgos significativos de la evaluación del riesgo deben registrarse si cinco o más personas están empleadas. Una evaluación del riesgo para la acumulación, demostración y desglose, sólo se puede llevar a cabo una vez que la información ha sido recibida de los contratistas, otras empresas y personas que trabajan por cuenta propia que trabajarán en el sitio. También será necesario visitar el sitio o lugar para identificar peligros específicos.

Un peligro es cualquier cosa que tenga el potencial de causar daño a la gente. Esto podría ser una propiedad peligrosa de un artículo o una sustancia, una condición, una situación o una actividad.

El riesgo es la probabilidad de que el daño de un peligro se realice y su alcance. En una evaluación de riesgos, el riesgo debe reflejar tanto la probabilidad de que ocurra daño como su gravedad.

Los riesgos asociados al montaje de un gran número de personas pueden variar de acuerdo con la naturaleza del evento y estos peligros deben ser evaluados de manera similar en términos de riesgo. La historia previa de los artistas intérpretes o ejecutantes y la audiencia que atraen puede proporcionar información valiosa. La evaluación general del riesgo de los acontecimientos indicará entonces las zonas en las que los riesgos deben reducirse a niveles aceptables.

Hay cinco pasos que deben tomarse para evaluar el riesgo asociado con la puesta en escena del evento:

Identificar los riesgos asociados con las actividades que contribuyen al evento, dónde se llevan a cabo las actividades y cómo se llevarán a cabo las actividades.
Identificar a las personas que pueden ser perjudicadas y cómo.
Identificar las precauciones existentes, por ejemplo, el diseño del lugar, los procedimientos operativos o los sistemas de trabajo seguros existentes.
Evaluar los riesgos.
Decidir qué acciones adicionales pueden ser requeridas, por ejemplo, mejoras en el diseño del lugar, sistemas de trabajo seguros, etc…

Habrá que registrar los hallazgos de la evaluación de riesgos y elaborar un sistema para asegurar que la evaluación del riesgo se revise y, si es necesario, modificarla.

La descarga

Aunque el evento musical ha terminado, esto no significa que las responsabilidades hacia la salud y la seguridad han terminado. Asegúrese de que ha considerado cómo se eliminarán los equipos y servicios de las escaleras, carpas y puestos al final del evento.

El desglose

Las etapas, carpas y puestos tienen que ser desmantelados de forma segura y controlada y retirados del sitio. Planea asegurar que las mismas reglas de seguridad del sitio se aplican en relación con la gestión de contratistas durante esta fase del evento.

Hasta aquí el segundo de los cinco elementos clave de una buena gestión de la salud y la seguridad en eventos. En siguientes capítulos de esta guía veremos los restantes.