A veces, te encuentras solo a la hora de abordar las tareas de promocionarte a través de eventos pero conocer todos los entresijos para establecer contratos con la sala o lugar donde vayas a pinchar son importantes para asegurar tu tiempo y dinero.
Un buen contrato escrito puede hacer mucho para garantizar que ninguna sorpresa arruine tu evento cuando se lleve a cabo.
Personalmente, no puedes anticipar todas las posibles imprevistos que puedan ocurrir en medio de tu evento, pero gracias a un contrato bien pensado, siempre puedes protegerte contra el peor escenario posible.
Puede ser beneficioso consultar a un experto legal cuando se trate de eventos más grandes, pero en la mayoría de los casos bastará con tener cuidado al redactar el contrato.
Todos los miembros importantes tanto la sala como promotores deben estar representados en el contrato.
Es importante no dejar a nadie fuera, porque hay muchas personas que desempeñan roles importantes durante el evento y todas sus responsabilidades y derechos deben figurar en el contrato.
También se debe incluir la descripción de los locales donde tendrá lugar tu evento.
Deseas que no haya malentendidos con respecto al edificio y el espacio exacto que se le asignará.
Tanto la hora como la fecha en que se lleva a cabo el evento deben mencionarse claramente. Es necesario evitar cualquier confusión con respecto a la cantidad de tiempo que las instalaciones estarán disponibles para ti.
El evento debe describirse en detalle, incluidos los estilos de música y el formato del evento. Esto evitará que el lugar realice cambios inesperados en el último momento.
La duración del contrato debe detallarse, incluido el período de prueba, si corresponde.
Los términos de la cancelación deben indicarse claramente en el contrato para protegerte de la pérdida de cualquier pago que ya se haya realizado antes del evento.
Esta política también le dará al lugar un incentivo adicional para cumplir con el contrato, en caso de que surjan complicaciones.
Los eventos especiales y los días festivos deben tenerse en cuenta al redactar el contrato. Si tu evento está planeado para ese día, esto debe discutirse en detalle con la sala.
Si el presupuesto, el formato o la ubicación deben ajustarse de manera diferente a los días habituales, todo eso debe incluirse en el contrato.
La responsabilidad de reservar tu talento y cubrir todos los costes es algo que el contrato debe indicar explícitamente.
El uso y la disponibilidad de sonido u otros equipos no deben pasarse por alto en el contrato.
Las condiciones de patrocinio son una de las principales preocupaciones del contrato, ya que cualquier acuerdo de patrocinio requiere cooperación entre el lugar donde se desarrollará el concierto y los promotores.
En el caso de un patrocinador de bebidas, por ejemplo, estas bebidas deben presentarse exclusivamente durante el evento, que es responsabilidad de la sala o recinto.
Las personas involucradas deben conocer las condiciones del contrato no solo de palabra sino también por escrito, donde sus firmas lo pueden confirmar.
Debe quedar claro que todos los asuntos de responsabilidad financiera serán soportados por la sala o recinto.
El personal y sus responsabilidades se detallarán en el contrato. Ya sea que el dinero recaudado de la puerta sea tuyo, del lugar o dividido, aunado a otros asuntos como seguridad y otras responsabilidades; todo importa y puede potencialmente conducir a disputas, si no se describe con suficiente detalle.
La forma en que se compartirán los ingresos con el lugar debe abordarse en el contrato. El ingreso principal generalmente proviene de tomar las tarifas de entrada en la puerta y servir bebidas en el bar. Durante algunos eventos, la venta de mercancías también genera muchos ingresos. Esta parte del contrato debe reflejar los porcentajes exactos que irán a cada lado del contrato.
En cuanto a la venta de mercancía, los productos como los CD y las camisetas no se pueden vender solo por capricho. El derecho a hacerlo por cualquiera de las partes debe estar explícitamente establecido en el contrato.
La forma en que se manejarán la promoción y el marketing es otra preocupación del contrato.
Anuncios publicitarios, carteles promocionales, flyers, correo masivo y equipos de promotores son solo algunas de las formas posibles de gestionarlo.
El contrato prescribe qué lado maneja los gastos y en qué medida.
Del mismo modo, cualquier persona externa que pueda ser invitada a realizar esfuerzos promocionales adicionales en el evento en sí debe mencionarse en el contrato.
Si otros promotores estarán presentes en el evento, ya sea en colaboración contigo o en tu propio nombre, el lugar debe informar sobre esto lo a través del contrato y al revés.
La supervisión del recuento de dinero es un derecho que debe incluirse si tu parte desea obtener algún recorte de los ingresos del evento.
Incluso si la confianza no parece ser un problema, es simplemente el orden regular de las cosas y solo servirá como una medida de seguridad adicional
El tiempo exacto de pago puede aclararse en el contrato para evitar malentendidos con el lugar y asegurar que tu relación comercial se finalice correctamente.
Algunos pagos deben manejarse antes del evento, como el salario garantizado de tu equipo.
Si la sala se encarga de todos los pagos, el contrato debe permitirles que lo eviten y paguen a todos los promotores, DJ y demás personal de tu lado antes de que tenga lugar el evento.
Alternativamente, puedes manejar los pagos tu mismo, pero que sea igual de rápido.
Al final, lanzar un evento exitoso tiene que ver con comprender tus responsabilidades y tener en cuenta las posibles complicaciones.
La mala planificación puede dejarte sin ganancias, incluso después del mejor evento del mundo, y la ausencia de un contrato pensado explicará gran parte de ese fracaso.
Si estimas todas las complicaciones posibles, sin importar qué tan poco probable sea, y las incluya en tu contrato, tus posibilidades de aumentar las ganancias aumentarán significativamente. Espera lo mejor y espera lo peor, como dicen.
Por último, no intentes organizar un evento que no puedas pagar por adelantado. Las cosas no siempre van a tu manera, así que no arriesgues más de lo que puedes manejar.
Quede por delante que este artículo es a título orientativo, nuestra recomendación es que te pongas en manos de un abogado especializado.
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