Sistema Numérico de Calificación de Empleados, Como Hacer que Funcione

Las calificaciones numéricas son un método para evaluar el desempeño de tu empleado durante un período de calificación. Si no se implementa correctamente, las calificaciones numéricas pueden causar confusión, estrés y conflictos internos entre los empleados.

Las corporaciones modernas están comenzando a alejarse de las calificaciones numéricas de desempeño hacia otros métodos. Incluso con la presión de los académicos y las mentes corporativas que promocionan el valor anticuado de este sistema de medición del desempeño, aún puedes usarlo para promover una fuerza laboral productiva y feliz.

Índice

Razones para utilizar la clasificación numérica

Según Dick Grote, autor de The Secrets of Performance Appraisal: Best Practices from the Masters, las evaluaciones rigurosas del talento y el potencial están ayudando a las empresas a lograr grandes avances en el desarrollo de culturas de desempeño.

Stanley B. Malos, J.D., Ph.D. hace seis Recomendaciones Sustantivas para Evaluaciones de Desempeño Legalmente Sólidas en Temas Legales Actuales en Evaluación de Desempeño. Estas seis recomendaciones preparan el escenario para lo que hace que un sistema de calificación de evaluación sea sólido y potencialmente motivador.

Según Malos, los criterios de valoración deberían:

Ser objetivo en lugar de subjetivo
Estar relacionado con el trabajo o basado en el análisis del trabajo
Basarse en comportamientos en lugar de rasgos
Estar bajo el control del empleado calificado
Relacionarse con funciones específicas, no con evaluaciones globales
Ser comunicativo con el empleado

Malos también cita recomendaciones de procedimiento para evaluaciones de desempeño legalmente sólidas. Sus recomendaciones son que los procedimientos deberían:

Estar estandarizado para todas las personas dentro de un grupo de trabajo.
Notificar las deficiencias de desempeño y oportunidades para corregirlas
Proporcionar instrucciones escritas y capacitación para los evaluadores
Requerir documentación completa y coherente entre los evaluadores que incluyan ejemplos específicos de desempeño basados en el conocimiento personal
Utilizar evaluadores múltiples, diversos e imparciales
Comunicarte formalmente con los empleados
Brindar acceso a los empleados para revisar los resultados de la evaluación.
Proporcionar mecanismos formales de apelación que permitan la participación de los empleados.
Establecer un sistema para detectar efectos discriminatorios o abusos del sistema.

Pautas del sistema de clasificación numérica

Las siguientes diez pautas ayudarán al sistema de evaluación y medición del desempeño, que es más motivador que conflictivo.

Lleva a cabo un análisis de trabajo exhaustivo para proporcionar los criterios para medir el desempeño.
Desarrolla medidas efectivas que le digan a las personas lo que están haciendo bien y lo que no
Establece criterios sencillos y honestos que le digan a las personas exactamente lo que deben hacer para lograr una calificación numérica en particular. La mayor parte del tiempo se revisa a las personas y luego se les dan instrucciones generales sobre cómo mejorar
Pon un mayor énfasis en la identificación y evaluación de competencias
Comunica los criterios establecidos a las personas que necesitan la información para desempeñarse de manera efectiva. Si la información se traduce mal en un número, comunica una imagen de los resultados esperados que sea comprensible y más cuantificable.
Obtén información de los empleados al establecer los criterios y las mediciones para las calificaciones numéricas.
Revisa el progreso del empleado en los criterios, objetivos y competencias definidos con regularidad. Los intervalos mensuales son buenos, pero debes intentar establecer más sesiones de retroalimentación para aquellos que puedan necesitarlo.
Evita el efecto de «cuernos» o «halo». Si una persona cumple con todos los criterios establecidos durante dos meses y luego no alcanza el objetivo durante el tercer mes en un período de informe trimestral, ten en cuenta los tres meses
El empleado necesita ver y leer sus calificaciones y clasificaciones de desempeño y comprender cómo se llegaron a las conclusiones.
Encargue la responsabilidad de informar los logros a los empleados exigiendoles que enumeren sus logros durante las revisiones para compararlos.

Un ejemplo de criterios para la evaluación y el éxito de un gerente podría incluir la siguiente declaración, logrando las calificaciones más altas que darían. Observa la imagen pintada por el gerente:

Para obtener las calificaciones más altas, debes trabajar para aumentar la satisfacción del cliente en un 50%, según lo medido por las tarjetas de comentarios de los clientes; aumentar la rentabilidad de la tienda de bocadillos en un 20% y presentar un ambiente de limpieza y eficiencia en el que no se ensucie el piso con papel, las mesas se limpian y despejan tan pronto como los clientes se van, y la basura se vacía antes de que la basura exceda los contenedores.

También se establecieron y comunicaron criterios para una calificación numérica de rango medio y una calificación numérica deficiente. Este gerente se aseguró de que no hubiera preguntas sobre las expectativas de las calificaciones de desempeño.

Involucrar a los empleados

Los empleados también deben asumir la responsabilidad de sus calificaciones. Muchos no recuerdan los criterios para obtener calificaciones más altas, no prestaron atención o no entendieron el sistema de calificación.

Al mismo tiempo, los empleados deben realizar un seguimiento de sus propios logros o la falta de ellos. Un gerente puede hacer que un empleado entregue una lista de sus logros durante el período para que el gerente pueda comparar la información que tiene con la información que el empleado proporciona.

Esto le da al gerente una imagen más clara de lo que el empleado piensa de sí mismo y muestra qué tan bien comprende el sistema de medición del desempeño. También responsabiliza al empleado de asegurar que sus logros se anoten durante la evaluación y coloca la obligación de precisión en el empleado.

Si los empleados pueden acceder a sus datos y medir su propio desempeño, deberían poder ver por sí mismos cómo lo están haciendo. En el ejemplo del gerente descrito anteriormente, si un empleado pudo ver que solo había aumentado la satisfacción del cliente en un 48%, no se sorprendería de sus calificaciones durante el tiempo de revisión.

Si los datos están disponibles para los empleados durante todo el período, el gerente puede asegurarse de que los empleados conozcan los pasos a seguir para mejorar sus calificaciones al brindar retroalimentación continua.

Cuando tanto los empleados como los gerentes pueden acceder a sus datos, pueden tener una discusión bilateral sobre sus calificaciones. Ambos pueden ver cómo se desempeñó el empleado y se pueden hacer acuerdos sobre una calificación numérica precisa para cada empleado.

Pensamientos finales

Si se hace bien, los criterios de desempeño y las calificaciones pueden contribuir a una experiencia positiva y motivadora para los miembros de la organización. La presencia de calificaciones numéricas y criterios de desempeño en tu sistema de gestión del desempeño puede ayudarte a formular la cultura que necesitas para el éxito como organización.

Cuando los empleados saben lo que se espera de ellos y participan en su propia calificación, se apropian del seguimiento de su desempeño. Experimentan muy pocas sorpresas y tienen metas claras por las que trabajar. Conocen las recompensas y el reconocimiento que obtendrán.

Si estableces un sistema de calificación numérica para la medición del desempeño, asegúrate de que las calificaciones más altas sean alcanzables. Es muy común en este tipo de sistema que la gerencia afirme que no hay un empleado con una calificación perfecta, lo que significa que nunca habrá un empleado con una calificación superior.

Si tu sistema califica a los empleados en una escala de cinco, y tiene un empleado que cumple con todos los criterios publicados, dales la calificación de cinco que merecen. Una calificación de 4.9 para alguien que logró todo será desmoralizante y hará que los empleados no se esfuercen por obtener calificaciones más altas.