Política Sobre los Archivos del Personal en la Empresa

Un archivo de personal es la documentación guardada por el empleador del historial y el estado de toda la relación laboral con un empleado individual. El empleador mantiene esta documentación de empleo en un archivo de personal por tres razones.

Como empleador, deseas tener información precisa a mano y organizada cuando necesites acceder a la información por cualquier motivo. Los cambios en los contactos de emergencia, las direcciones de los empleados, el seguimiento de las evaluaciones de desempeño, las cartas disciplinarias, el reconocimiento de los empleados y los materiales de solicitud de empleo son ejemplos del tipo de información a la que el empleador querrá poder acceder rápidamente.

2. El empleador debe conservar la documentación sobre cuestiones de personal, como la selección de empleados, el desempeño, el historial laboral, la justificación de la compensación y las solicitudes de promoción interna, por nombrar solo algunos. Un reclamo de la EEOC (Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de Estados Unidos), una demanda o incluso la necesidad de justificar la falta de un aumento o un ascenso a un empleado requieren que el empleador haya recopilado y retenido este tipo de documentación del empleado.

3. Algunos registros de empleados son requeridos por los gobiernos estatales o federales para que los empleadores los mantengan. Organizar la información de los empleados en un archivo de personal tiene sentido para el acceso y el cumplimiento legal y la preparación.

Tipos de expedientes de personal

Un empleador generalmente mantiene varios tipos de archivos de personal, para uso comercial, para la confidencialidad de los empleados, para la privacidad médica y para el cumplimiento legal. No existe ninguna ley que indique cuántos archivos debe conservar un empleador; algunas leyes cubren el acceso de los empleados a los archivos y otras prácticas relacionadas con los archivos del personal.

Sin embargo, existen muchas leyes y mejores prácticas del personal para la confidencialidad de los empleados, que rigen el contenido de los archivos del personal y quién tiene acceso a esa información.

Estos son los archivos de personal que mantienen la mayoría de los empleadores en los EE. UU. (Las leyes y prácticas en todo el mundo pueden diferir).

Archivo de personal: Este es el archivo principal del empleado que contiene el historial de la relación laboral.
Archivo de nómina: deseas mantener un archivo separado para todos los problemas de nómina relacionados con el salario y los beneficios. No deseas que tu personal de nómina tenga acceso a la información del personal.
Expediente médico del empleado: La Ley federal de portabilidad y responsabilidad del seguro médico de 1996 (HIPAA) exige que los empleadores protejan los registros médicos de los empleados de manera confidencial. Muchos empleadores guardan estos archivos bajo llave en un cajón de archivos en un armario cerrado con llave.
Formularios I-9 para empleados: debes mantener un archivo separado para todos los formularios I-9 para empleados (no por empleado) ya que no deseas que los empleados del gobierno, que están autorizados a verificar estos formularios en una variedad de circunstancias, revisen tu sarchivos principales y confidenciales del personal de los empleados.

Acceso de los empleados a los archivos de personal

Los empleados pueden acceder a sus archivos de personal de empleados bajo la guía y supervisión del personal de Recursos Humanos. Los archivos de personal de los empleados se consideran propiedad del empleador, quien tiene la responsabilidad de mantenerlos y salvaguardarlos.

Ejemplo de política de archivos de personal

A continuación, se muestra una política de archivo de personal de muestra para su uso en tu empresa. Se analizan los distintos archivos que se recomiendan y quién debería tener acceso a cada archivo.

Ejemplo de política sobre archivos de personal

La Compañía mantiene tres archivos de empleados para cada empleado.

Archivos de personal

Se mantiene un archivo de personal para cada empleado de (Nombre de tu empresa). Estos archivos de personal contienen documentos confidenciales y son administrados y mantenidos por el personal de Recursos Humanos.

El acceso a este archivo está limitado al personal de RR.HH. y asume que el gerente de cada empleado mantiene su propio archivo con documentos relevantes para el desempeño laboral del empleado.

Los documentos típicos en un archivo de personal incluyen la solicitud de empleo, un formulario de contacto de emergencia familiar, historial de acciones disciplinarias documentado, un currículum vitae, un manual del empleado y hojas de firma a voluntad del empleador, información personal actual y evaluaciones de desempeño escritas.

No todos los archivos de personal contienen los mismos documentos, pero cada archivo de personal tiene algunos documentos que son iguales.

Archivos de nómina

También se mantienen archivos de nómina; Los archivos de nómina contienen un historial de los trabajos, departamentos, cambios de compensación, etc. del empleado. El acceso al archivo de nómina está limitado al personal de contabilidad y recursos humanos correspondiente.

Expediente médico del empleado

También se mantiene un expediente médico del empleado. El contenido del archivo médico no está disponible para nadie excepto para el personal designado de Recursos Humanos y el empleado cuyos registros se conservan en el archivo, los archivos médicos reciben el más alto grado de almacenamiento seguro y confidencialidad.

Ver archivos de empleados

Un empleado puede ver su expediente personal comunicándose con un miembro del personal de Recursos Humanos durante el horario laboral normal. El personal de recursos humanos programará una cita durante la cual el empleado podrá ver el contenido de su archivo. Ningún empleado puede alterar o eliminar ningún documento de su expediente personal que deba verse en presencia de un miembro del personal de recursos humanos.

Preguntas o inquietudes sobre el contenido y el acceso del expediente personal

Si tienes preguntas o inquietudes sobre el contenido de los archivos recomendados o tu capacidad para acceder a ellos, comunícate con un miembro del personal de recursos humanos.

Descargo de responsabilidad: ten en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no garantiza su precisión y legalidad. El sitio es leído por una audiencia global y las leyes y regulaciones laborales varían de un estado a otro y de un país a otro.

Busca asistencia legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarte de que tu interpretación legal y tus decisiones sean correctas para tu ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.