ᐈ Cómo Usar Acciones Disciplinarias de Manera Efectiva y Legal

Nadie quiere escuchar que su desempeño es menor al esperado. Sin embargo, después de que el asesoramiento y el entrenamiento de un gerente no produzcan ninguna mejora, se debe iniciar una acción disciplinaria por escrito para proteger los intereses de la empresa y para proteger los intereses del empleado.

Los empleados se sienten incómodos con una acción disciplinaria, como una reprimenda. Se sienten tristes e incómodos cuando su gerente les dice que su desempeño merece una advertencia verbal, el paso final antes de que comience la acción disciplinaria por escrito.

Los gerentes se preguntan por qué los empleados no solo mejoran su desempeño a medida que avanza la gravedad de la acción disciplinaria. Un proceso de acción disciplinaria comunicativa y eficaz debe mantener al empleado informado y responsable en cada paso del camino.

A muchos gerentes no les gusta la parte disciplinaria de su trabajo más que cualquier otra cosa. De hecho, en los estudios, los gerentes clasifican el despido de un empleado en la parte superior de la lista de acciones en las que más odian participar. Los gerentes prefieren dedicar su tiempo a actividades como establecer metas, revisar el progreso y eliminar los problemas que experimentan los empleados mientras se esfuerzan por completar su trabajo.

Propósito y progreso de las acciones disciplinarias

Desde la perspectiva de la empresa, una reprimenda a un empleado demuestra que la empresa estaba trabajando con el empleado para ayudarlo a mejorar. Al mismo tiempo, la empresa documentó su creciente descontento con el desempeño del empleado y el hecho de que el creciente descontento se compartía con el empleado.

La reprimenda escrita del empleado muestra que el empleado también fue informado de los problemas de desempeño y sus consecuencias si no se corrigen. Es por eso que los empleadores piden a los empleados que firmen un documento que indique que han leído y comprendido el contenido del documento.

Después de la carta de reprimenda, dependiendo de las políticas de acción disciplinaria de la empresa, los pasos adicionales pueden incluir cartas de reprimenda subsecuentes con multas de acompañamiento, como días libres del trabajo sin paga.

Si el supervisor tiene fe en que el empleado puede mejorar su desempeño, en cualquier momento durante el proceso de acción disciplinaria, y preferiblemente antes de la primera carta de reprimenda, el supervisor puede introducir un plan de mejora del desempeño (PIP).

El PIP es un documento más formal y detallado con metas, expectativas y plazos, la oportunidad del supervisor para comunicar expectativas claras sobre el trabajo y el desempeño al empleado que no cumple. Cuando un empleado está en un PIP, el empleado generalmente se reúne con el gerente y, a menudo, con el personal de recursos humanos, cada semana o dos semanas para observar el progreso hacia la mejora del desempeño.

La acción disciplinaria, como una reprimenda a un empleado, puede ser beneficiosa para todos si el empleado escucha el mensaje. Si el empleado no lo hace, la empresa y el gerente han protegido efectivamente sus intereses y los intereses de los empleados que se desempeñan satisfactoriamente.

El objetivo es evitar un impacto negativo en el desempeño de los empleados cuya moral se ve afectada por el empleado que no está haciendo su trabajo. De hecho, nada tiene un impacto más grande en el desempeño de los empleados que tener que trabajar junto a un empleado que no lo está. Esto es especialmente cierto si ven que este empleado es elegible para los mismos aumentos y beneficios que recibe.

Temas a considerar en las acciones disciplinarias de los empleados

Como herramienta de comunicación con los empleados, una reprimenda a los empleados debe ser justa. Los empleadores deben asegurarse de que están utilizando la herramienta de manera adecuada y de que existen ciertas condiciones para su uso eficaz y exitoso.

Deben existir descripciones de trabajo de los empleados que detallen el área de desempeño requerida por la cual el empleado está recibiendo la reprimenda. Si el problema de desempeño ocurre en una función laboral no esencial, esto debe ser considerado o una descripción del trabajo reescrita.
La reprimenda del empleado debe ser congruente con el proceso de acción disciplinaria descrito en el manual del empleado. Los manuales para empleados bien redactados sugieren posibles acciones disciplinarias, pero permiten al empleador un margen de maniobra según las circunstancias de las acciones o el desempeño del empleado.

No se deben prometer ni considerar esenciales acciones disciplinarias. Una lista de acciones disciplinarias requeridas obstaculiza la capacidad del empleador para remover a un empleado que no está desempeñando. Pueden hacer felices a los abogados, pero causan un dolor innecesario al empleado que no trabaja, a sus compañeros de trabajo y a la organización.

Las prácticas pasadas de la empresa, en situaciones similares con otros empleados, deben ser coherentes con la reprimenda actual del empleado. La inconsistencia es motivo potencial para cargos de discriminación si los empleados de un grupo protegido están sobrerrepresentados en casos de acción disciplinaria. Si descubres que esto es así, revisa tus prácticas de contratación, políticas y cualquier otra práctica laboral que pueda ser una señal de alerta para el trato discriminatorio.
El grado o tipo de acción disciplinaria tomada se ajusta a los problemas de desempeño de los empleados. Una vez, un abogado preguntó por qué una empresa cliente proporcionaba cada vez más tiempo libre del trabajo a los empleados que tenían problemas de asistencia. Para ser justos con los empleadores, las opciones son limitadas cuando el problema es la violación por parte de los empleados de las reglas y políticas.

Lo importante, más allá de la coherencia en situaciones similares, es esforzarse para que la acción disciplinaria «se ajuste al delito». Por ejemplo, un automóvil de la empresa se retiró del uso de un empleado durante un período de tiempo porque el empleado había cobrado la etiqueta EZPass de la empresa por un viaje personal, cobrando así a la empresa sus peajes personales.

En un segundo ejemplo, un empleado fue destituido de dos comités de la empresa en los que disfrutaba desempeñándose porque su tardanza y ausentismo afectaron su jornada laboral habitual. En un tercero, un empleado perdió el uso inicial de la tarjeta de crédito de la empresa porque sus gastos violaron el código de conducta de la empresa.

Una reprimenda a un empleado, usada apropiadamente como parte de una serie de acciones disciplinarias, puede ayudar a un empleado a mejorar su desempeño y reincorporarse a las filas de empleados con desempeño.