Simplificar el enfoque que utiliza RRHH. para prestar servicios a los empleados es fundamental para que la función de Recursos Humanos satisfaga las necesidades de los empleados.
Tu sabes que los líderes de Recursos Humanos son una fuente importante de apoyo y consuelo para los empleados, tanto en su vida personal como profesional.
Los RR.HH. como servicio, si se simplifica el sistema de RR.HH. acelerará la prestación de servicios a los empleados.
Quieres ayudar a los empleados a avanzar en nuestras carreras de RRHH y resolver problemas entre los empleados y sus gerentes.
Simplifica tu sistema de recursos humanos para acelerar la prestación de servicios
Reconoce también que RR.HH. también apoya a los empleados a través de algunos de los eventos más importantes y trascendentales de sus vidas, como el matrimonio, el parto y la lucha contra una enfermedad grave.
Pero con demasiada frecuencia, los servicios administrativos de rutina, como responder las mismas preguntas una y otra vez o completar transacciones administrativas simples, consumen la mayor parte del tiempo de RR.HH. cuando la necesidad de simplificar y acelerar la prestación de servicios de RR.HH. es clave.
Reduce la carga de trabajo administrativa de RR.HH.
La clave para reducir esa carga de trabajo administrativo es capacitar a los empleados para que sean más autosuficientes y automatizar las tareas más mundanas. Ahí es donde puede resultar útil aplicar un enfoque de gestión de servicios a la prestación de servicios de recursos humanos.
La gestión de servicios simplifica la prestación de servicios administrativos de rutina, lo que libera tiempo al personal de recursos humanos para que se concentre en actividades de alto valor.
La organización típica de recursos humanos probablemente tenga sistemas para administrar los datos de los empleados y las actividades relacionadas con el pago. Sin embargo, probablemente no tenga un sistema automatizado para manejar las consultas de los empleados y cumplir con las solicitudes.
Considera lo que sucede cuando un empleado recibe una citación para actuar como jurado: es probable que la empresa todavía dependa del papeleo físico o una serie de correos electrónicos para atender la solicitud del empleado de tiempo pagado fuera del trabajo.
Advertencia: Debido a que las interacciones de los empleados generalmente se rastrean mediante correos electrónicos y hojas de cálculo, las solicitudes de los empleados a menudo se pasan por alto. Entonces ocurren errores, creando más frustración y trabajo adicional para RR.HH. en la prestación de servicios a los empleados.
Con el correo electrónico, no existe una manera fácil de ver si la solicitud de un empleado está estancada o de identificar y eliminar los cuellos de botella del proceso. Del mismo modo, es difícil analizar y responder a las necesidades de los empleados, por ejemplo, identificar la información solicitada con frecuencia y asegurarse de que esté disponible en línea.
Los procesos administrativos manuales frustran a los empleados y suponen una gran pérdida de tiempo para los equipos de recursos humanos. Una encuesta revela que, al parecer, RR.HH. dedica constantemente alrededor del 25% de su tiempo a actividades estratégicas de asociación empresarial, alrededor del 50% a la prestación y desarrollo de servicios y programas de RR.HH. y aproximadamente al 25% al mantenimiento de registros y a las prácticas laborales de auditoría.
Utiliza un enfoque de gestión de servicios para simplificar tu sistema de recursos humanos y satisfacer las necesidades de los empleados
El enfoque de gestión de servicios elimina esos procesos tediosos y que requieren mucho tiempo. No solo reemplaza el correo electrónico, sino que transforma la forma en que RRHH. se relaciona con los empleados.
Importante: Piensa en la gestión de servicios como la combinación perfecta de asistente administrativo y director de proyecto. Responde instantáneamente a las solicitudes de los empleados, avanza los casos, automatiza los procesos manuales repetitivos e incluso gestiona complejas actividades interdepartamentales, como la incorporación y baja de empleados.
La administración de servicios nunca olvida ni comete errores, siempre hace un seguimiento de las personas para que se hagan las cosas y te permite saber si hay un problema que no puedes resolver. También te muestra dónde pasan su tiempo tus empleados, para que puedas optimizar la implementación de tus recursos y maximizar la productividad.
Cómo se integra la gestión de servicios con la simplificación de tu sistema de recursos humanos para acelerar la prestación de servicios
La administración de servicios no reemplaza tu sistema actual de administración de capital humano; se integra con él y lo complementa, brindándote visibilidad y control del trabajo que probablemente realizas principalmente a través del correo electrónico en la actualidad.
También proporciona el mismo nivel de visibilidad a los empleados. Pueden ver el estado de sus consultas, en lugar de sentir que sus solicitudes desaparecieron en un agujero negro poco después de que las enviaron.
Importante: Proporcionar a los empleados la capacidad de supervisar el progreso de sus solicitudes reduce significativamente la cantidad de correos electrónicos de seguimiento frustrados, llamadas telefónicas y visitas en persona a RR.HH., lo que reduce aún más la carga de trabajo administrativo de RR.HH.
Ventajas de un enfoque de gestión de servicios de recursos humanos
La gestión de servicios comienza con la implementación de un portal de recursos humanos basado en la web donde los empleados pueden encontrar información de recursos humanos y solicitar servicios de recursos humanos. Idealmente, los empleados pueden acceder a este portal en sus PC de trabajo, equipos domésticos, portátiles y sus teléfonos inteligentes y tabletas.
Esto les permite tomar el control de sus necesidades básicas de recursos humanos, como la inscripción a los beneficios o las actualizaciones de cambios de estado. Los empleados simplemente eligen los servicios reales que necesitan de un catálogo de servicios o buscan información en la base de conocimientos del portal.
Cuando un empleado envía una solicitud a través del portal, el sistema de gestión de servicios crea automáticamente un caso y lo guía a través del proceso de cumplimiento completo. Esto incluye asignar el caso al experto en recursos humanos adecuado, enrutar automáticamente el caso de persona a persona a medida que se completa cada paso de cumplimiento y mantener un historial completo del caso.
También puedes extender este servicio a otros departamentos. Por ejemplo, los sistemas de gestión de servicios pueden configurar automáticamente cuentas de TI o solicitar espacio de oficina para las nuevas contrataciones como parte del proceso de incorporación.
El sistema de gestión de servicios impulsa los procesos de prestación de servicios de recursos humanos de un extremo a otro y sabe cómo se están desempeñando estos procesos. Por ejemplo, pueden indicar automáticamente cuando un caso está estancado para que puedas tomar medidas.
También genera una amplia gama de KPI y otras métricas de procesos, como qué tan bien responde tu equipo a las consultas de los empleados. Incluso puede analizar los tipos de consultas de la base de conocimientos, lo que facilita la identificación y la solución de las lagunas de contenido.
Conclusión
Los profesionales de RR.HH. eligen seguir una carrera en RR.HH. porque quieren ayudar a las personas, no pasar sus días archivando documentos, actualizando hojas de cálculo y respondiendo correos electrónicos.
Con demasiada frecuencia, solicitudes mundanas y montones de papeleo interrumpen ese trabajo, lo que los frustra a ellos y a los empleados a los que intentan ayudar.
RR.HH. es un proveedor de servicios y puede mirar el ejemplo de su compañero proveedor de servicios, el departamento de TI.
TI ha tomado la iniciativa en muchos esfuerzos empresariales para aplicar una disciplina de gestión de servicios para automatizar el envío y el cumplimiento de las solicitudes de la mesa de ayuda de TI.
La automatización de estas tareas permite que TI se concentre en un trabajo más estratégico que pueda ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos comerciales más amplios y demostrar mejor el valor de TI.
Un enfoque de gestión de servicios es clave para que RRHH aumente su perfil ante los líderes empresariales al simplificar los sistemas de RR.HH. para ofrecer servicios de mayor calidad y una mayor satisfacción de los empleados, al tiempo que reduce su propia carga de trabajo. RR.HH. puede dedicar su tiempo y experiencia a actividades más estratégicas que hacen avanzar su negocio.
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