La gente pasa tanto tiempo en reuniones de negocios que convertir el tiempo de reunión en resultados sostenibles es una prioridad para las organizaciones exitosas.
Las acciones que hacen que las reuniones de negocios sean exitosas requieren una gestión por parte del líder de la reunión antes, durante y después de la reunión.
Acciones a tomar antes de la reunión de negocios
Las acciones antes de la reunión de negocios establecen las bases para lograr los resultados de la reunión. Puedes hacer todo el seguimiento necesario, pero sin el trabajo previo, no tendrás éxito.
Planifica la reunión de negocios
Comienza con una planificación inteligente. Primero, identifica si necesitas que otros empleados te ayuden a planificar la reunión (es decir, atraer personas de algunos departamentos). Luego, decide lo que esperas lograr al realizar la reunión y establece metas factibles.
Los objetivos que establezcas para tu reunión de negocios crearán el marco para un plan de reunión eficaz. Como dice Stephen Covey en los «Siete hábitos de las personas altamente efectivas», «Empiece con el fin en mente». El propósito de tu reunión determinará el enfoque de la reunión, la agenda de la reunión y los participantes que necesitarás para asistir a la reunión.
Asegúrate de que necesitas una reunión
Puede sonar atrasado, pero, una vez que hayas desarrollado tu plan de reuniones de negocios, asegúrate de que una reunión sea un vehículo apropiado para lograr los objetivos que estableciste.
La celebración de reuniones es un riesgo alto si se considera el costo facturable de los asistentes. Haz todo lo posible para determinar que una reunión es la mejor oportunidad para resolver el problema, mejorar el proceso o crear una estrategia a largo o corto plazo para tu equipo o departamento.
Asegurar una participación adecuada en la reunión
Si una reunión de negocios es el medio apropiado para lograr tus objetivos, consulta con los participantes cuya asistencia es necesaria para que la reunión tenga éxito. Esto puede parecer una obviedad, pero hace tropezar al líder más inteligente: los asistentes clave deben estar disponibles para asistir a la reunión.
A veces, la gente envía delegados en su ausencia. Si un delegado asiste en lugar de un tomador de decisiones crucial, asegúrate de que el miembro del personal designado tenga la autoridad para tomar decisiones finales que puedan aprobarse. De lo contrario, pospon la reunión.
Distribuir y revisar el trabajo previo antes de la reunión
¿A cuántas reuniones que comienzan con el facilitador de la reunión repartiendo una resma de papel o haciendo una presentación de PowerPoint para iniciar una discusión has asistido? Es frustrante porque la reunión se convierte en una lectura grupal que es poco productiva para tu negocio.
Puedes hacer que las reuniones de negocios sean más productivas y garantizar resultados proporcionando el trabajo previo necesario antes de la reunión. Proporcionar trabajo previo, cuadros, gráficos y material de lectura 48 horas antes de que comience una reunión significa que todos vienen preparados para participar.
La documentación que te ayudará a lograr los objetivos de la reunión puede incluir lo siguiente:
- Informes y datos
- Gráficos y enlaces a información competitiva
- Ventas al mes
- Planes de producción
- Diapositivas de Microsoft PowerPoint que ilustran los puntos clave de discusión
- Actas de reuniones, notas y seguimiento de reuniones anteriores o reuniones y proyectos relacionados
Acciones a tomar durante la reunión de negocios
Durante la reunión de negocios, si usas el tiempo de manera efectiva, generarás entusiasmo por el tema y generarás compromiso por parte de los participantes. La gente se sentirá parte de algo más grande que sus desafíos diarios. Por lo tanto, una reunión activa y bien facilitada que prepare el escenario para el seguimiento producirá resultados de la reunión.
Facilita la reunión de negocios de manera efectiva
El líder de la reunión establece un tono positivo y productivo para la interacción entre los participantes de la reunión. La facilitación eficaz de la reunión comienza con una revisión de las metas o los resultados previstos de la reunión y la agenda. El facilitador ayuda a los miembros del grupo a mantenerse concentrados y productivos.
El diseño de la reunión y la agenda establecen el marco para la reunión. Un facilitador eficaz, que mantiene a los participantes en el camino correcto, asegura el logro de los resultados esperados y deseados como resultado de la reunión.
Involucrar a cada participante en acciones factibles
Cada grupo de trabajo tiene diferentes personalidades que se presentan a las reuniones. Tienes compañeros de trabajo tranquilos, así como personas que intentan dominar cada punto de discusión. Ya sea para facilitar o asistir a la reunión, debes involucrar a cada asistente en el proceso de los objetivos de la reunión.
Esto asegura que cada participante esté involucrado en el tema de la reunión y hará un seguimiento. No tendrás un miembro, ni tu mismo, tratando de llevar toda la carga.
Cree un plan de seguimiento de reuniones de negocios eficaz
Durante la reunión de negocios, haga un plan de seguimiento con elementos de acción. Los planes efectivos incluyen lo siguiente:
- El elemento de acción específico
- El nombre de la persona que asumió la propiedad para realizar el elemento de acción.
- La fecha de vencimiento del elemento de acción
- Consenso sobre lo que constituye la finalización del elemento de acción.
Discute los escenarios de la vida real y las barreras para el éxito que los miembros del equipo pueden experimentar mientras intentan lograr los elementos necesarios para producir resultados. Si necesitas una reunión de seguimiento, establece la hora antes de que los participantes se vayan para que esté en el calendario de todos.
Acciones a tomar después de la reunión de negocios
Las acciones y la planificación antes y durante la reunión juegan un papel importante para ayudarte a lograr los resultados esperados, positivos y constructivos. Tus acciones después de la reunión son igualmente cruciales. El seguimiento en la próxima reunión programada nunca es una inversión suficiente para garantizar resultados.
Publicar actas de la reunión
Publica tu acta y plan de acción dentro de las 24 horas. Las personas contribuirán de manera más eficaz a los resultados si comienzan a trabajar con los elementos de acción de inmediato. Todavía tienen un recuerdo fresco de la reunión, los diversos puntos de discusión y la justificación de cada tema de la reunión.
Además, un retraso en la distribución de los minutos afectará tus resultados porque la mayoría de las personas esperan a que lleguen los minutos antes de abordar sus compromisos.
Seguimiento eficaz
Respetar y observar los plazos y el seguimiento te ayudarán a lograr resultados en tus reuniones. Después de la reunión, cada persona con un elemento de acción debe hacer un plan de acción para cumplir con cada uno de sus compromisos.
Ya sea que escriban los pasos en su planificador, deleguen las tareas a otro miembro del personal o completen la tarea de inmediato, la persona es responsable del seguimiento.
Y puedes mejorar los resultados de la reunión haciendo un seguimiento de cada persona a mitad de camino entre las reuniones. Tu objetivo es verificar el progreso y asegurarse de que las tareas estén en marcha.
Genera responsabilidad durante la próxima reunión
¿Alguna vez te has sentado en una reunión de seguimiento en la que cada participante le dice al grupo por qué no pudo cumplir con su compromiso? El establecimiento de la norma o costumbre de la responsabilidad por los resultados comienza al principio del ciclo de reuniones.
El seguimiento por parte del facilitador a mitad de camino entre las reuniones ayuda, pero el grupo debe hacer que el incumplimiento de los compromisos sea inaceptable. Haz que los participantes informen sobre el progreso y los resultados en la próxima reunión con la expectativa de que todos los participantes habrán logrado sus objetivos asignados. Si una tarea se detiene, en la próxima reunión tendras que ver si hay un obstáculo legítimo para progresar y determinar cómo proceder.
Informa sobre el proceso de la reunión para mejorar continuamente
La práctica de informar cada reunión de negocios es una herramienta poderosa para la mejora continua. Los participantes se turnan para discutir qué fue efectivo o ineficaz sobre el proceso actual de la reunión de negocios. También discuten el progreso que sienten que está haciendo el grupo en el tema en cuestión.
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