El Post Evento en la Organización de Eventos

Es posible que haya terminado el evento, pero. Aún no has terminado.

El paso final en el proceso de gestión del evento es una buena práctica comercial y un buen mantenimiento del lugar, y nuestro consejo es que comience lo antes posible después del evento.

El proceso de evaluación y presentación de informes, que involucra principalmente reuniones informativas, recopilación de información y redacción de informes, es un ejercicio importante y útil que:

> Permite que todos los que participaron en el evento realicen comentarios sobre sus experiencias, consejos y recomendaciones. Evalúe el éxito del evento basándose en información objetiva y anecdótica

> Brinda la oportunidad de «firmar» el evento (física y emocionalmente)

> Te ayuda a planificar el próximo evento

Reuniones

Puedes sentir que en esta etapa ya has tenido suficientes reuniones, pero es importante tener tu opinión y dejar que todos los demás hagan lo mismo. La naturaleza, el tamaño y la estructura del evento influirán en la cantidad de reuniones que tengas, pero es probable que debas reunirte con:

> El equipo de administración de su organización y el personal temporal / a tiempo parcial
> Contratistas externos clave
> Su cliente (si tienes uno)
> Subgrupos de dirección y del grupo directivo
> Financiadores y patrocinadores del evento

Toma nota de los puntos clave, las observaciones, los consejos y las recomendaciones que las personas ofrecen (positivas y negativas) para incluirlas en el resumen final del informe. En estas reuniones es importante ser objetivo y poder tomar críticas constructivas junto con los elogios. Alienta a las personas a hablar con libertad y honestidad a hacer lo mismo.

Informes Detallados

Solicita a los miembros de tu propio equipo de administración que preparen informes resumidos breves y constructivos que detallen su rol en el evento, sus experiencias (y la de las personas que estaban en su equipo) y recomendaciones para eventos futuros. Esto te ayudará a la hora de escribir el informe final.

Al igual que el plan de negocios, un informe breve es un documento muy útil.

Servirá como un registro único y claro del evento y sus resultados. Te referirá a él una y otra vez cuando planifiques eventos futuros, por lo que debe incluir toda la información relevante, como:

Recordatorio general del tipo de evento, programa, fechas, ubicación (es), cuántas personas asistieron, etc.
Declaración general sobre el éxito del evento
Revisión del plan de negocios, sus objetivos y acciones: ¿se lograron?
Quién participó en la planificación y las operaciones del evento y cuáles fueron sus funciones, incluida la información sobre el grupo directivo y los subgrupos
Descripción general del programa y atracciones auxiliares
Recordatorio de los aspectos de producción, salud y seguridad
Análisis detallado de la efectividad del marketing y las comunicaciones, incluido un recordatorio de las herramientas de marketing empleadas, la actividad de los medios de comunicación, los recortes de prensa, el desglose de la audiencia, la investigación de mercado, las fortalezas y debilidades de la campaña, etc.
Análisis de la recaudación de fondos comparados con su plan de ingresos inicial
Presupuesto final que muestra todos los ingresos y gastos
Recomendaciones para cada área cubierta por el informe detallado (puedes hacer recomendaciones al final de cada sección o esperar hasta el final del informe)
Resumen y conclusión

La distribución del informe puede o no ser tan extensa como otra documentación que hayas preparado para el evento.

En general, aquellos que han sido intrínsecos en el proceso de planificación del evento y aquellos que tienen interés en el futuro del evento, como cliente, patrocinadores y personal clave de administración, recibirán una copia del informe.

Aparte de eso, antes de comenzar a planificar el próximo evento, tendrás muchas otras tareas que realizar, como escribir cartas de agradecimiento, realizar los pagos finales al personal, artistas y subcontratistas y la facturación final a los financiadores, etc. El período puede ser un tiempo ocupado, pero será un tiempo bien empleado en el largo plazo.

Planificación Para el Próximo Evento

A estas alturas, es probable que los planes para el próximo evento ya estén en sus etapas iniciales.

El proceso de resumen te ayuda a organizar sus pensamientos sobre lo que acaba de suceder y qué hacer a continuación.

Tómate el tiempo para reflexionar sobre todo lo que ha ocurrido; intenta pensar en el proceso de planificación del evento y en el evento en sí mismo desde un punto de vista objetivo. Regresa y mira tu plan de negocios original. Revisa y actualiza el plan según el conocimiento que hayas adquirido, y los resultados reales.