No hay estructuras organizativas «extraoficiales» que puedan emplearse para realizar eventos.
Cada evento es tan individual como los objetivos que pretende alcanzar, incluyendo a las personas que lo realizan. La información sobre el estado legal de las organizaciones que operan eventos se encuentra en el apartado 7.
En este punto, sin embargo, es importante subrayar que los organizadores de eventos tienen muchas formas y tamaños, que incluyen:
- Organización de eventos u festivales profesionales (sin fines de lucro).
- Empresas profesionales de gestión de eventos y promotores (comerciales).
- Asociaciones públicas / privadas.
- Departamentos de eventos dentro de las organizaciones o empresas matrices.
- Autoridades locales.
- Organizadores de eventos independientes que trabajan para organismos públicos o empresas privadas, o en su nombre.
- Foros y organizaciones de turismo.
- Promotores locales.
- Grupos voluntarios.
- Fideicomisos.
- Organizaciones benéficas.
- Órganos rectores del deporte.
- Clubes y asociaciones.
El Equipo Humano del Evento
Sea cual sea su configuración particular, es clave que selecciones el equipo adecuado con las habilidades relevantes para realizar con éxito el evento. Durante la planificación inicial, habrás identificado los resultados que se quieren alcanzar. Reunir al equipo correcto es esencial para el éxito. Según el tipo y el tamaño de tu evento (y los recursos disponibles para él), las áreas clave de responsabilidad pueden incluir:
- Director de eventos.
- Productor / Gerente de eventos / Director de producción.
- Administrador de eventos.
- Asistente de eventos.
- Asistente financiero.
- Director de marketing.
- Administrador de medios.
- Administrador del sitio / sede.
- Gestor de recaudación de fondos / Patrocinador.
- Administrador del programa.
- Diseñador de producción.
- Asistentes de información.
- Enlace entre artistas / participantes.
- Gestión por etapas.
- Equipo de producción.
- Runners
La lista anterior simplemente proporciona un ejemplo de los tipos de roles que pueden ser apropiados para un evento. Quizás, tu evento requiera una variedad de roles, un equipo muy ampliado o tal vez solo dos o tres personas apoyadas por voluntarios para cubrir todos los aspectos de la gestión de eventos. En cualquier caso, asegúrate de estar lo suficientemente equipado para enfrentar el desafío.
El proceso de reunir al equipo comienza con la elaboración de descripciones de los puestos para los distintos roles que se van a crear. Estos deben indicar de manera simple y clara lo que esperas que cada persona haga. Esto debería ayudarte a aclarar los roles reales que se necesita implementar y los conjuntos de habilidades requeridos.
La siguiente etapa es decidir la naturaleza de cada acuerdo: ¿buscas un profesional independiente, un contratista a corto plazo o un miembro permanente del personal? ¿Pagarás semanalmente o mensualmente? ¿Pagarás horas extras? ¿Cuantas horas a la semana? ¿Cuántos días de vacaciones? ¿Se pagarán bonificaciones?
Debe aspirar a proporcionar las condiciones adecuadas para atraer el tipo de personal requerido dentro del presupuesto disponible. Una vez que hayas decidido los roles que necesitas, es una buena idea elaborar un organigrama o un plan de personal que establezca la estructura organizacional del equipo de eventos. Esto e ayudará a demostrar la cadena de mando. Este es un ejemplo de cómo podría verse esta idea para nuestro festival:
Reclutamiento
Si es posible, planifica tu actividad de reclutamiento con suficiente antelación. Si estás publicando anuncios, asegúrate de dejar suficiente tiempo para publicarlos y para que se realicen las entrevistas y los periodos de notificación para trabajar, etc. No olvides que puedes buscar recomendaciones de otros gerentes de eventos (muchos profesionales de eventos son independientes y pueden pasar de un evento a otro como resultado de la recomendación). Asegúrate de tener siempre referencias para cualquier miembro nuevo de tu equipo de eventos.
Conseguir el equilibrio correcto en el equipo es una consideración clave: el personal del evento a menudo tiene que trabajar muy de cerca durante largas horas en entornos presurizados, así que asegúrate de que los miembros del equipo se complementen entre sí. Siempre proporciona una descripción del trabajo y formaliza tus acuerdos de contratación por escrito, asegurando que las tasas de pago (o la base del trabajo voluntario) se entiendan y acepten claramente.
Obligaciones legales
Para obtener información general y consejos sobre las mejores prácticas y sobre las obligaciones legales como empleador, comienza por aquí:
Pero te recomendamos que te dirijas a la entidad correspondiente y tengas asesoramiento legal de primera mano.
También consulta el capítulo 7 para obtener más consejos sobre ésto.
Aclara los roles
Asegúrate de que cada miembro del equipo tenga una comprensión clara de lo que implican sus roles y los de sus compañeros de equipo, qué se espera de ellos y de quiénes son responsables.
Comunicaciones internas
Es esencial que operes con buenas comunicaciones internas. Realiza reuniones regulares con el equipo para actualizar el plan de acción del evento y asegurarse de que todos los miembros clave estén familiarizados y entiendan los problemas y desafíos. Estas reuniones también son una oportunidad para que los miembros del equipo planteen sus propios puntos y compartan conocimientos y experiencias.
Personal de experiencia laboral
Si le ofreces a estudiantes la oportunidad de obtener experiencia laboral en el evento, asegúrate de que seas capaz de instruirlos / guiarlos y supervisarlos. Establece tu acuerdo por escrito, asegurándose de aclarar el alcance del trabajo, si se ofrecerá una remuneración o si se trabajará de manera voluntaria, etc.
Voluntarios
Si estás considerando conseguir voluntarios para que ayuden con el evento, asegúrate de poder especificar claramente lo que se requiere de ellos; los tipos de roles que deseas que realicen; horas; formación; incentivos; a quién informan; cómo lidiar con los incidentes y una idea de qué esperar el día, etc. Los voluntarios deben manejarse con cuidado y su relación con ellos será diferente a tu relación con el personal pagado. Recuerda, los voluntarios están dedicando su tiempo para trabajar en tu evento y es probable que tengan razones específicas para ser voluntarios.
Para seleccionar y obtener lo mejor de tus voluntarios, es un buen enfoque descubrir qué es lo que están buscando para salir de la experiencia e intentar combinar sus habilidades y personalidad con el papel adecuado. Por ejemplo, una recepcionista podría trabajar bien en una cabina de información o tratar con los participantes, mientras que una persona con habilidades de comunicación menos experimentadas puede preferir trabajar en un papel menos público.
Se debe mantener a los voluntarios bien informados / actualizados sobre el evento, especialmente si su rol implica el contacto con el público. Siempre es un toque agradable reconocer la contribución de los voluntarios al proporcionar un pequeño regalo / certificado al finalizar el evento.
El Equipo en Sentido Amplio
Cuando hablamos del “equipo del evento» nos referimos a las personas clave empleadas (o que trabajan de manera voluntaria) para realizar el evento. Además del equipo central de éste, es probable que haya muchos otros que conformarán el equipo más amplio responsable del éxito del evento. Estos pueden incluir, por ejemplo:
Grupo de dirección
Los eventos que involucran el trabajo de una asociación y los fondos generalmente son supervisados por un «grupo de dirección» que a menudo está compuesto por representantes de diferentes socios. Este grupo es responsable de brindar asesoramiento y dirección general al evento y de garantizar que los intereses de todos los financiadores se cumplan adecuadamente. El grupo directivo puede representar a la junta directiva (si la hay), o puede haber una junta directiva independiente responsable de las decisiones de política clave. Las fechas para las reuniones del Grupo Directivo deben acordarse con suficiente antelación para garantizar una buena asistencia y participación de todos los socios.
Junta
Dependiendo de su estructura, es posible tener una junta en vez de (o también) un grupo de dirección. Es probable que una Junta tenga responsabilidad directa para el evento, así como responsabilidad de la política y la dirección, mientras que un Grupo Directivo generalmente trabaja únicamente como asesor. Sea cual sea la situación, deberás determinar dónde se encuentra la responsabilidad final y el poder de toma de decisiones.
Subgrupos
Aparte del equipo de eventos y el Grupo de dirección, los eventos a menudo necesitan crear subgrupos para abordar y gestionar eficazmente ciertos temas / áreas. Por ejemplo, para un evento al aire libre importante, es probable que se reúna un subgrupo de agencia conjunta que incluya la gestión del evento, los servicios de emergencia, la policía, la autoridad local y el contratista de seguridad para considerar la planificación de la salud y la seguridad.
Se pueden formar otros grupos, como un ‘subgrupo de mercadeo’ y un ‘subgrupo de programación’. Solo forma subgrupos según sea necesario, no por tu propio bien, y mantén la suscripción restringida a aquellos con el conocimiento, la experiencia y la capacidad necesaria para proporcionar información activa.
Como administrador del evento, debes actuar como coordinador de todos los subgrupos, y debes enviar todos los resultados al equipo del evento y al grupo directivo / junta directiva. Otros servicios, además de lo anterior, generalmente incluyen los servicios de personal adicional, contratistas y proveedores. Estos pueden ser:
- Funcionarios de eventos.
- Seguridad.
- Mayordomos.
- Médicos.
- Primeros auxilios.
- Servicio de comidas.
- Taquilla.
- Técnicas: montaje, estructuras, iluminación, sonido, energía, etc. servicios En última instancia, el éxito del evento estará directamente relacionado con la efectividad de tu equipo y la estructura general, así que tómate el tiempo en las etapas iniciales para planificar y hacer esto bien.
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