Cómo Contratar A Un Músico Para Un Evento

Para aquellos que están involucrados en el mundo de la música el promover eventos y shows es una introducción natural hacia la industria musical.

Existen muchas razones para seguir promoviendo estos eventos.

Vas a crear vínculos con artistas increíbles y los equipos con los que trabajan (Agentes, managers, marcas, publicistas, etc.).

Te volverás una persona de industria, ganando reconocimiento y atrayendo la atención de artistas y organizadores hacía ti.

Además, contratar artistas es algo satisfactorio. Promover un evento es parte fundamental de todo evento de éxito y también muy satisfactorio.

Claro que hace falta tener dinero para poder crear un espectáculo de calidad. Puede llevar un tiempo llegar finalmente hasta ahí, pero promover un evento para unas quinientas personas puede ingresos interesantes, aunque dependiendo del riesgo que tomes, también puede hacértelo perder

Nunca sabes que shows puedes acabar promocionando.

También si eres artista puedes tener una noción básica de lo que te puede ofrecer un buena agencia de booking o management.

Así que si estás pensando en entrar en el mundo de la promoción de eventos o sólo tratando de  contratar un artista para un evento, aquí te dejamos algunos consejos.

Aquí vamos a hablar desde la contratación de artistas que ya tienen agentes, pasando por la contratación de artistas independientes llegando a la contratación de artistas que realizan covers o bandas para bodas y similares.

Contratando una banda de covers, música de ambiente y otros

Finalmente, si te encuentras buscando grupos de música para bodas, organizando una recaudación de fondos o buscando música de fondo para la fiesta de navidad de tu oficina, necesitas contratar a los expertos en eso.

Esto es bastante sencillo.

Si quieres una banda de covers de calidad, es posible que necesites contactar a un agente antes. Esto es lo típico a la hora de contratar bandas de tributo.

Si estás buscando contratar algún otro tipo de entretenimiento, podrías simplemente intentar contactar a los músicos por correo electrónico, Facebook o una llamada para ponerlos al tanto del evento.

Ten un presupuesto en mente y adhiérete a él. El hecho es que hay muchos músicos, dispuestos a actuar en tu evento, la clave aquí es encontrar, dado un presupuesto, la propuesta que mejor se adapte al evento y que el músico también reciba una retribución justa.

Ya sea que estés buscando contratar para una boda o un festival, muchos de los pasos que hemos mencionado anteriormente siguen aplicando. Probablemente no te haga firmar un contrato para una recaudación de fondos o una fiesta navideña, pero siéntete libre de enviarles avances con todos los detalles del día.

A la hora de contratar bandas de covers o tributos, necesitas dejar en claro dos cosas: ¿Quién va a proporcionar el equipo de sonido? ¿Cuánto tiempo va a estar tocando? ¿Cuál será el ambiente de la noche? ¿Hay alguna petición específica?, etc.

Contratar a una banda de tributo puede llegar a ser algo relativamente rápido, sin que se lleguen a presentar obstáculos en el camino.

Contratar un artista contactando a su agente

Supongamos que trabajas para un festival, en este caso puedes encontrarte con artistas o bandas que requieran de equipos con bastantes miembros. Tienen un agente responsable de la contratación contratos al cual se le contacta para reservar el espectáculo, negociar los costes y precisar los detalles en torno a la presentación.

Por lo general si un artista tiene a alguien que se encargue de las contrataciones, tienen también a un agente.

También suele pasar que esas personas suelen ser la misma, pero hay veces no es así.

El manager es el que se encarga de las logísticas, listas de invitados y demás.

De igual forma suelen tener un publicista. Si el artista que pretendes contratar tiene oportunidades de publicidad en torno al evento que vas a promocionar, ésta va a tener que pasar primero por el publicista antes que llegue al artista en sí.

Así que, cuando trabajas con un artista de este rango ¿cómo haces para negociar con ellos?

Contactar con su agente

Visita la página web del artista para visitar la sección de contacto; por lo general las páginas la tienen. Asegúrate de que el agente se encuentra disponible en tu región (ya que darse el caso de que existan agentes destinados para cada región).

Después simplemente envíales un correo con toda la información del evento que vas a hacer, el artista que quieres que participe en el evento y pide los costes.

Negociar los costes

No le menciones al agente cuál es tu presupuesto – si es muy poco, van a ignorarte y si es muy grande, es posible que tomen ventaja de eso y cobren más de lo que deben.

Pide los costes. Si es menos de lo que dispones actualmente, perfecto.

Por lo general los agentes van a ofrecer costes más elevados de lo que realmente vale el espectáculo en un intento de conseguir algo de dinero extra. No es que sea algo realmente malo, pero necesitas saber cómo hacer negocios aquí.

Hazles una contraoferta y continua hasta que ambos lados se encuentren satisfechos.

Recuerda que puedes utilizar cosas como la Comida, bebidas, alojamiento, entre otras cosas, como un medio para negociar, qué se incluye y qué no, calidades, cantidades…

Enviar un contacto

Una vez que ya esté todo acordado, realiza un contrato y haz que esté todo firmado. Se necesita que figuren los siguientes elementos:

• La fecha y tiempo de la presentación al igual que la duración de la misma.
• La cantidad de dinero exacta que vas a pagar por la presentación, incluyendo pagos adicionales como el transporte, alojamiento, comida, bebidas, etc.
• Una cláusula que te protege en caso de que el artista cancele (asegurándote de recibir un reembolso completo en caso de que eso ocurra).
• Una cláusula que protege al artista (garantizándole que recibirá la paga acordada incluso si comienza a llover o el evento es cancelado por completo).
• Y en caso de ser necesario, crear una cláusula de radio. Esto significa que el artista no podrá presentarse en cualquier lugar que esté geográficamente cerca de tu evento por una cantidad de tiempo determinado, tanto antes como después del evento.

Eso es lo que en esencia debería hacerse. Normalmente se necesitará que el agente firme esto, ya que estás contratando al artista a través de dicho agente.

Te dejamos también para su consulta el Manual de Buenas Prácticas para La Contratación en el Sector Musical realizado por el Sindicato de Músicos.

Enviar un avance

Finalmente, necesitas enviarles un avance al agente, manager y el potencial artista de igual forma.

Este avance debería incluir detalles acerca de la presentación, tales como los recursos de sonido disponibles, los tiempos disponibles, y todo aquellos detalles que tengan que ver con el sistema de sonido o del evento en general. También debería incluir direcciones, instrucciones, información acerca de la acomodación, tiempos de descansos, y la información logística del día.

Otras cosas a tomar en consideración

Tratar con bandas y artistas que ya tienen a sus respectivos agentes y managers es, en gran medida, algo fácil.

Tienen la tendencia a ser directos en sus respuestas. Además, hablar con los organizadores, sitios y promotores es literalmente su trabajo.

Sin embargo, hay un par de cosas con las que debes de estar atento.

Mientras más grande sea la banda, habrá que realizar un papeleo mayor. Muchos artistas tienen una serie de condiciones específicas que deben ser cumplidas antes de poder presentarse en un evento y dichas condiciones deben estar manifestadas en el contrato.

Algunos artistas tienen ciertas reglas con respecto a ser fotografiados o grabados en vídeo.

Para casi todas estas cosas, vas a estar siendo informado por el manager del artista. Esto mantiene la parte de negocios alejada del lado artístico a la hora de armar un espectáculo, y por lo general esto funciona de buena forma tanto para el artista como para el manager.

En ocasiones, si tienes oportunidades de publicidad específicas para el artista, van a querer que éstas sean manejadas por su agente publicitario, el cual organizaría la entrevista. En otras ocasiones, van a pasar por el manager y en otras van a llegar directamente al artista.

También ten en cuenta que, cuando estás trabajando con agentes, es típico que tengan la tendencia a solicitar un pago adelantado del 50%.

Cómo contratar artistas que se gestionan a sí mismos

Un caso más común son aquellos artistas y bandas que se gestionan por su propia cuenta. En esos casos, suele haber una o dos personas que realicen este tipo de trabajo. Y son esas personas con las que vas a contactar.

Para reservar un espectáculo con ellos, visita su sitio web y envíales un correo electrónico explicando: El lugar, fecha y hora, duración de la presentación y cualquier otro detalle del evento. De esta forma, podrás obtener información acerca de si la banda se encuentra disponible e interesada.

Luego, pueden comenzar a hablar del dinero. En este momento, puedes realizar una oferta o pedirle al artista un presupuesto. En ambos casos, el rango de precios es negociable. Probablemente tengas un presupuesto algo apretado para esas bandas que se gestionan a sí mismos, así que atrévete a realizar un buen negocio con ellos.

Una vez haya sido reservada, es buena idea realizar un contrato que sea firmado por el artista. Este contrato debería tener todo lo mencionado anteriormente: Fecha, duración, pago, y cualquier otra cosa que sea necesaria mencionarle a la banda o artista.

Luego, envíale a la banda un avance.

Ese último es un paso que muchos promotores suelen omitir a la hora de reservar bandas pequeñas, pero les ahorra muchísimo tiempo a ambos lados.

Incluye las instrucciones, direcciones, chequeo del sonido, la información pertinente con respecto a la comida y al hospedaje, duración de la presentación, días de contacto, etc.

Mientras más detallado, mejor, porque así evitas que el artista llegue con un montón de preguntas porque no le han quedado claras las cosas.

Mientras más organizado seas y trates bien a los artistas independientemente de su nivel, vas a ir ganando más respeto y reconocimiento dentro de la comunidad musical. A la gente le gusta ser valorada, y tienes la oportunidad de brindarles una experiencia maravillosa a esos artistas.

Conclusión

Esperamos que esto te haya ayudado a entender los procedimientos básicos para la contratación de servicios de entretenimiento. Mientras más lo hagas, más experto te irás volviendo.

La mayoría de las personas simplemente quiere una experiencia agradable y un espectáculo divertido. No te vayas a olvidar de eso mientras realizas las promociones.