Los 4 Errores Más Comunes De Un Festival

Nadie quiere que su evento se vuelva el siguiente chiste de los medios. Pero algunos festivales recientes han sido tan mal administrados, que se hicieron una mala reputación por errores de festival. No dejes que tu festival sea una decepción o un chiste. En cambio, aprende de los errores de los eventos pasados y evade la vergüenza que otros festivales tuvieron que soportar.

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Al identificar las tendencias en los errores de otros festivales, puedes prepararte para manejar cualquier desafío que se te presente. Aquí hay cuatro riesgos potenciales que debes evitar para proteger la reputación de tu festival.

Ausencia de papeleo

Desde permisos a licencias y hasta contratos, cualquier festival requerirá de papeleo y al no tener tus documentos legales al día puede ser desastroso. No corras el riesgo de tener que cancelar el evento o de incluso ser demandado. Esa reputación puede perseguirte por años y puede llegar a inhabilitarte.

¿Qué harías si olvidaras enviar el papeleo para tu permiso de venta de bebidas alcohólicas? ¿Tu equipo legal revisó tu póliza de seguro? ¿Eres responsable de que un proveedor se retire en el último minuto?

Haz tu festival a prueba de fallos: investiga desde el principio para ver qué tipo de permisos necesitas y solicítalos los antes posible. Con locales y proveedores, obtén todos los contratos necesarios firmados mucho antes del evento, y mantén copias organizadas y fácilmente recuperables. Confirma dispositivos contra incendios y los límites de capacidad para evitar problemas de reglamentación si tu evento consigue el sold out.

Logística deficiente

Elegir el lugar y la hora correctos para tu festival es vital, al igual que contar con los servicios de soporte, el personal y el equipo adecuados. Debes pensar en todo, desde patrones de tráfico local y estacionamiento hasta el momento del evento.

Te sorprenderías de la cantidad de fallos en los festivales debido a un clima inesperado o un proceso de registro y venta de entradas desorganizada, lo que puede retrasar todo.

Haz tu festival a prueba de fallos: Comienza colocando planes de contingencia. Por ejemplo, ¿qué pasa si te quedaras sin el espacio para llevar a cabo el evento? ¿Tienes un plan b?

Considera otra logística, como cuánto tiempo necesitarás instalarte, cuántos empleados y voluntarios necesitarás, y si necesitas señalización o personal para ayudar a las personas a llegar al lugar correcto. ¿Tienes espacio amplio para almacenamiento? ¿Deberías proporcionar un guardarropa? ¿Tienes espacio para que los artistas realicen el check-in?

Finalmente, prepárate para todas las situaciones climáticas: configura carpas de respaldo, aire acondicionado o lugares alternativos si es necesario.

Lugar inaccesible

Deseas que tu festival llegue y emocione a la mayor cantidad de gente posible. Eso incluye a las personas que tienen movilidad reducida, están en sillas de ruedas, vayan acompañadas de animales de servicio, etc.

Además, considera como de accesible es tu evento para las personas que llegan a través de diferentes medios de transporte. ¿Qué pasa si tu página de preguntas frecuentes (FAQs) alienta a las personas a ir en bicicleta a tu evento, pero no tienes ningún parking de bicicletas ni espacio de almacenamiento? Si no facilitas que todos participen en tu evento, alejaras a algunos de tus asistentes.

Haz tu festival a prueba de fallos: Comienza por elegir un lugar accesible para todos los asistentes. Por ejemplo, si hay escaleras, ¿hay ascensores y rampas adecuadas?

Después, considera otras formas en que puedas acomodar invitados. Esto puede incluir tener un intérprete de lenguaje de signos, designar asientos especiales y tener a alguien en el lugar para ayudar a aquellos en sillas de ruedas. Para todos los asistentes, confirma las opciones de transporte público en las cercanías para acceder sin problemas desde y hacia tu evento.

Problemas con los baños

Muchos eventos son notorios por sus opciones de baño no tan limpias y limitadas. Proporciona mejores baños y te destacaras, en el buen sentido.

Haz tu festival a prueba de fallos: En primer lugar, debes tener amplios baños para acomodar a tu multitud y mantener las filas al mínimo. También debes tener personal que supervise los baños y mantenga limpias las instalaciones. Asegúrate de que se repongan con frecuencia y este abastecido con papel higiénico y desinfectante de manos.

Da los siguientes pasos

Incluso con la debida diligencia, todavía puede haber algunas cosas que están fuera de tu control. Pero seguir las mejores prácticas resolverá los desafíos inevitables más rápido y protegerá a tus asistentes del caos.