Coordinador Administrativo COVID19 en Berklee, Boston (Massachusetts)

Descripción

Berklee College of  Music se encuentra en la búsqueda de un Coordinador Administrativo Temporal COVID19 para su campus en Boston.

El Coordinador administrativo de COVID19 es responsable de proporcionar una variedad de tareas necesarias para administrar todas las áreas de un centro de bienestar integral del campus.

El coordinador informa al Decano Asociado de Estudiantes, Salud y Bienestar; y apoya al Director, Servicios de Consejería y al personal de Servicios de Consejería; el Director de Servicios y Promoción del Bienestar; y el coordinador de casos / enlace de salud estudiantil.

Dada la naturaleza sensible de muchos aspectos del trabajo en este departamento, se requiere el más alto nivel de confidencialidad, sensibilidad y profesionalismo.

Bajo supervisión mínima y actuando por iniciativa propia, el Coordinador administrativo COVID19 da apoyo administrativo avanzado diverso al equipo de respuesta central y a los miembros de los equipos de liderazgo de diversidad e inclusión de asuntos estudiantiles (SADI).

Las asignaciones que se enfocan en los esfuerzos del Colegio para combatir COVID-19, involucran trabajo de naturaleza confidencial y / o compleja, juicio, así como un conocimiento práctico de las prácticas y procedimientos del Colegio.

Mantiene archivos y registros confidenciales para los contactos de los estudiantes.

Requisitos

• Preferible licenciatura.
• Experiencia de 2 a 4 años en un entorno de atención médica o de salud mental.
• Habilidades expertas en servicio al cliente.
• Maneras amables y comportamiento profesional.
• Fuertes habilidades telefónicas y tecnológicas para administrar múltiples canales de comunicación interna y externa.
• Capacidad para mantener los límites profesionales y la confidencialidad.
• Las habilidades bilingües son una ventaja, pero no son un requisito.

Responsabilidades

• La persona que ocupe esta posición realizará una amplia variedad de tareas administrativas y de oficina relacionadas con COVID-19.
• Trabaja para identificar y resolver problemas relacionados con el cumplimiento de las pruebas de vigilancia.
• Revisa informes y prepara materiales para evaluación.
• Revisa y responde la correspondencia y las consultas por iniciativa propia y determina, dentro de las pautas establecidas, si la correspondencia debe enviarse al Equipo de respuesta central y/o a otros lugares para tomar medidas.

Recepción / Programación

• Dar apoyo de primera línea para responder las consultas de los estudiantes sobre los protocolos COVD19, los servicios médicos fuera del campus, el seguro médico, las vacunas, los recursos de bienestar y la navegación general del sistema a otros recursos del campus.
• Responder a las solicitudes de los estudiantes para citas, teléfonos y correos electrónicos.
• Estar familiarizado con la tecnología para ayudar con la coordinación de los formularios de admisión electrónicos y en papel.
• Priorizar todos los servicios estudiantiles relacionados con COVID19, incluidos, entre otros, la programación de servicios de asesoramiento y bienestar para reducir el impacto de COVID19 en la salud y el bienestar de los estudiantes.

Comunicación

• Servir como respuesta COVID19 de primera línea.
• Responder llamadas y correos electrónicos a las partes o recursos apropiados (por ejemplo, administrador de casos / enlace de salud estudiantil, consejero de guardia.
• Cambiar el saludo saliente por las respuestas automáticas «fuera de la oficina» por teléfono y correo electrónico.

Administrativo

• Llegar a las 8:45 a.m. para preparar la oficina al comienzo de cada día para la apertura a las 9:00 a. m.
• Asegurar que el espacio físico cumpla con los requisitos de COVID19 de la universidad (por ejemplo, los asientos estén socialmente distanciados, los suministros de limpieza estén disponibles, el equipo de protección personal disponible, etc.)
• Ayudar en la preparación, organización y entrega de materiales para reuniones y eventos.
• Organizar el espacio para reuniones según sea necesario; suministros y equipo de existencias e inventarios.
• Supervisar el mantenimiento del equipo de oficina y las instalaciones físicas.
• Enviar solicitudes de órdenes de trabajo.
• Gestionar las reservas para el espacio de la sala de conferencias departamental.
• Asistir a las reuniones del personal para registrar las actas.
• Procesar facturas y solicitudes de pago para proveedores y contratistas.
• Ingreso de datos de los registros de vacunación de los estudiantes.

Gestión de registros

• Mantener el más alto nivel de seguridad de los archivos de asesoramiento y la información relacionada con COVID.
• Mantener archivos generales en papel y electrónicos.
• Dar apoyo administrativo para el cumplimiento de los registros de vacunación.

Competencias

Los conocimientos y habilidades requeridas para el buen desempeño de este pusto de trabajo son:

• Capacidad para mantener un ambiente tranquilo, amistoso y cortés.
• Competente en Mac, Google suite, MS Office Suite.
• Conocimiento / capacidad para aprender historia clínica electrónica (Titanium) y plataforma de gestión universitaria (Workday, Colleague, Power Campus).
• El individuo debe estar bien organizado, orientado a los detalles con la capacidad de priorizar las responsabilidades.
• Excelentes habilidades con las personas y sentirse cómodo al trabajar con una amplia variedad de personas.
• Confiable y con una gran capacidad para realizar múltiples tareas.
• Capacidad para responder a consultas generales sobre servicios de salud estudiantil, seguro médico y cumplimiento de inmunizaciones.
• La discreción y protección de la privacidad del estudiante / cliente es una necesidad.

Entorno Laboral

Los supervisores son responsables de mantener un entorno libre de discriminación, intimidación, coerción o acoso, incluido el acoso sexual.

El trabajo se realiza en interiores y principalmente en un entorno de oficina.

El nivel de ruido suele ser de bajo a moderado.

Mientras se desempeñen las funciones de este puesto, es posible que el empleado deba viajar.

Inscripción

Las personas interesadas en solicitar este puesto de trabajo deben enviar los siguientes materiales:

• Carta de presentación que aborde las capacidades y experiencias del solicitante.
• Curriculum vitae.

*Los estudiantes de Berklee actualmente inscritos no pueden postularse para puestos de personal o profesores.