Asistente Ejecutivo y Financiero en WEA, Nueva York

Descripción

WEA (Warner/Elektra/Atlantic) subsidiaria de Warner Music Group se encuentra en la búsqueda de un Asistente Ejecutivo y Financiero para sus oficinas de Nueva York.

WEA es la división de distribución y el brazo global de servicios para artistas y sellos de Warner Music Group. WEA supervisa una variedad de funciones como la gestión de cuentas de streaming y la creación de listas de reproducción, la gestión y distribución de cuentas físicas, las operaciones de comercialización y de venta directa a los fans, la adquisición de consumidores, la creación de contenido, los asuntos legales y comerciales y las finanzas.

El Asistente Ejecutivo y Financiero apoyará al Presidente, WEA y CFO con la administración diaria mientras se encarga de la administración ligera de la oficina para todas las iniciativas de WEA y de construcción de cultura.

El asistente ejecutivo y financiero trabajará en estrecha colaboración con todos los departamentos de WEA, además de recursos humanos, finanzas, servicios de oficina y adquisiciones (EMP, HipHopDX, Songkick y UPROXX) en varios proyectos.

Estará involucrado en la cultura de WEA a diferencia de cualquier otro rol en el equipo a través de eventos sociales, en el sitio, fuera del sitio y planificación virtual.

Tienes la oportunidad de interactuar con todos los equipos de WEA a través de la programación diaria para mantener el equipo en funcionamiento.

Responsabilidades

Apoyo ejecutivo

• Administrar calendarios ejecutivos, programar reuniones, organizar conferencias telefónicas y viajes (nacionales e internacionales), coordinar reuniones y funciones del equipo, responder teléfonos, administrar gastos ejecutivos, etc.
• Servir de enlace con los departamentos de tecnología y servicios de oficina con respecto a las necesidades de software, equipos y oficina.
• Persona de referencia administrativa del departamento; capaz de dirigir preguntas a la persona adecuada.
• Gestión de información altamente sensible y confidencial con el más alto nivel de discreción.
• Trabajar en proyectos especiales para el presidente y para otros departamentos de WEA según sea necesario.
• Ayudar a crear, formatear y diseñar presentaciones y gráficos de PowerPoint.

Soporte contable y financiero

• Gestionar la codificación y el procesamiento de facturas y órdenes de compra.
• Mantener códigos para el pago de la cuenta de viajes de negocios de American Express.
• Revisar los informes de T&E para la documentación adecuada y la aplicación de la política; comunicar los cambios o correcciones necesarios para los informes presentados.
• Seguimiento y distribución de los gastos de horas extra del departamento a los jefes de departamento.
• Organizar archivos y directorios de red.

Administración de oficina

• Planificar conferencias / eventos especiales nacionales e internacionales dentro y fuera del sitio, tanto en persona como virtuales.
• Mantener los cambios en el plano de la oficina y las solicitudes de espacio para todas las ubicaciones de WEA.
• Trabajará con Office Services para ejecutar remodelaciones de oficinas, rediseños e iniciativas de planos de planta.
• Coordinar las necesidades e iniciativas del departamento con RR.HH. para mejorar el trabajo remoto.

Requisitos

• Ser un ‘emprendedor’ proactivo que toma la iniciativa para involucrarse en todos los aspectos del departamento.
• Muy orientado a los detalles.
• Capaz de realizar múltiples tareas de forma regular y trabajar en un entorno de «equipo».
• Capacidad para priorizar la carga de trabajo con plazos de entrega.
• Capacidad de organizar y administrar múltiples reuniones, proyectos y proveedores superpuestos.
• Capacidad de identificar desafíos de manera proactiva y ofrecer soluciones creativas e innovadoras.
• Capacidad de comunicar información de forma clara, concisa y profesional, tanto escrita como verbalmente.
• Sólidas habilidades de gestión de proyectos y presupuestos, incluida la planificación de eventos de arriba a abajo.
• Capacidad de tomar dirección y ejecutar iniciativas específicas descritas.
• Excelentes habilidades interpersonales y facilidad para comunicarse con los empleados de todos los niveles de la empresa, incluidos la alta dirección, los clientes y los proveedores.
• Capacidad de trabajar con otros y mantener la concentración mientras trabaja bajo presión.
• Excelente organización y habilidades de seguimiento.
• Más de 5 años de experiencia administrativa a nivel ejecutivo.
• Más de 5 años de experiencia en planificación de reuniones corporativas.
• Preferible más de 5 años de experiencia en gestión de proyectos.
• La experiencia con la administración de presupuestos en entornos corporativos es una ventaja.
• Preferido título universitario.
• Excelentes habilidades informáticas y de Microsoft Office, incluidos Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.