Cómo Calcular la Capacidad o Aforo en Eventos

La capacidad de un evento se mide por el número de personas que asisten, dividido por la cantidad de espacio que necesita cada asistente.

El objetivo principal para que un evento se cumpla de manera óptima es el cumplimiento de las normas de salud y seguridad, para que cada invitado esté confortable.

Si estás planeando y organizando un evento, el volumen de asistentes variará dependiendo si los invitados están de pie o sentados.

También tendrás que calcular el número de salida de cada individuo en caso de emergencia.

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Índice

Paso 1: Mide la Sala

Mide la sala donde tendrá lugar el evento y crea un plano a escala del espacio.

Calcula e incluye todas las decoraciones y muebles que ocupen el espacio. Haz tu plan de escala tan detallado como sea posible.

Paso 2: Calcula el Área Total

Calcula el área total multiplicando la longitud de la habitación por su ancho. Después mide el espacio ocupado por muebles y decoraciones multiplicando la longitud de cada elemento por su ancho.

Agrega todos los muebles, decoraciones y otros ámbitos inutilizables de todo el recinto para restar el espacio que no está en condiciones de ser utilizado del área total del salón. Esto se realiza con la finalidad de quede el área utilizable.

Paso 3: Calcula la Relación Espacio/Persona de la Sala

Divide el área total de la habitación por la cantidad de espacio que deseas que tenga cada persona. Para una recepción sólo de pie, se deben cumplir las *directrices del Manual del Consejo de la Industria de las Convenciones, que recomienda unos 10 pies cuadrados por persona, el equivalente a 3 metros cuadrados por persona.

*Investiga si en tu país o Comunidad Autónoma hay unas directrices específicas o diferentes. Y si no estas segur@ asesórate por un experto en el tema.

Por lo tanto, si su espacio utilizable es de 1.000 pies cuadrados (el equivalente a 304,8 metros cuadrados), la capacidad será de 100 personas. Lo que significa que es el número máximo de personas que pueden caber cómodamente en la sala.

Si estás organizando un banquete sentado, cada persona requerirá 13.5 pies cuadrados de espacio (equivalente a 4,11 metros cuadrados), lo que significa que 1,000 pies cuadrados tendrán capacidad para 76 personas.

Paso 4: Vías de Escape

Factoriza las rutas de escape para el evento. Los números de escape, según la *Health and Safety for the Arts (Salud y Seguridad para las Artes) son 73 personas por metro de salida para un evento al aire libre y 109 personas por metro de salida para un evento en interiores.

*Investiga si en tu país o Comunidad Autónoma hay unas directrices específicas o diferentes. Y si no estas segur@ asesórate por un experto en el tema.

Debes evacuar todo el evento en menos de 10 minutos, lo que significa que utiliza la fórmula:

Capacidad de salida = Invitados / (velocidad de flujo x tiempo)

En un evento bajo techo con 2.000 invitados, la capacidad de salida debe ser 2000 / (109 x 10), lo que significa que el ancho total de la puerta debe ser de al menos 1,83 metros o 6 pies.

Sin embargo, debe tener en cuenta que una de las salidas puede ser inutilizable, así que se organice para que el ancho total de la puerta sea de 6 pies cuando una puerta está fuera de acción.