Organizar el seguro apropiado para tu evento es esencial.
La atención al detalle es de suma importancia para este caso. Al contratar un seguro, el asegurador acepta proporcionar seguridad contra futuras pérdidas, daños o responsabilidad a cambio de una prima no reembolsable pagada por el evento.
Un «corredor» realizará el seguro en tu nombre. Es tu trabajo encontrar la mejor oferta para ti entre los diversos suscriptores apropiados en el mercado. Es probable que sea contraproducente pedirle a una variedad de corredores que te encuentren la mejor oferta, ya que cada uno puede presentar tu caso de manera diferente (lo que conlleva problemas de interpretación errónea) a la gama limitada de aseguradores disponibles.
Esto tiende a causar frustración y preocupación al suscriptor.
> Recomendamos seleccionar y crear una relación con un corredor de seguros que crea que comprende la industria de eventos y tus inquietudes en particular. Esto asegurará que logres la política más relevante al mejor precio.
> Se pueden hacer ahorros cuando una póliza estándar se adapta a tus necesidades reales; por ejemplo, una póliza que ya contratada puede cubrir los elementos ofrecidos en la póliza del evento o, algunas de las exclusiones de la póliza estándar pueden no aplicar para tu caso.
> Cuanto más entienda el bróker (y, por lo tanto, el suscriptor) sobre tu evento, más efectiva y asequible será tu póliza. Ponte en contacto con tu agente antes del evento para que puedas proporcionar el tipo de información requerida dentro de los marcos de tiempo relevantes.
> Trata de confirmar tu seguro entre 2 y 3 meses antes del evento y no más de un mes antes. Un enfoque tardío tiende a indicar una gestión deficiente y un riesgo (potencialmente) mayor. Proporciónale al agente documentos e información que comuniquen la naturaleza profesional de tu organización y del evento; este enfoque podría significar un ahorro en tus primas. Demuéstrale a la aseguradora que entiendes tu riesgo. Si no proporcionas información detallada, es probable que el asesor base la cotización en suposiciones. A continuación, presentamos una lista de verificación que describe el tipo de información que debes enviar:
> Un resumen de la naturaleza del evento.
> Período de seguro requerido (construcción del evento / evento en vivo / derribo).
> Experiencia de los organizadores (incluye un resumen curricular del personal clave).
> La cantidad de veces que se ha realizado el evento y el registro de reclamaciones de seguros. Si el evento no ha realizado reclamaciones de seguros hasta la fecha, asegúrate de resaltarlo muy claramente.
> Capacidad del evento y perfil de la audiencia.
> Política de salud y seguridad.
> Disposiciones de emergencia.
> Enlace con la autoridad local y cualquier subgrupo de salud y seguridad de una agencia conjunta.
> Información sobre cualquier capacitación y procedimientos de seguridad del personal.
> Programa de producción.
> Evaluaciones de riesgo.
> Declaraciones de métodos.
> Detalles de los subcontratistas y sus seguros.
> Detalles de cualquier trabajo que se realizará en altura (es decir, más de 3 m).
> Planes del sitio.
> Lista completa de atracciones.
> Detalles sobre cualquier alojamiento en el lugar (es decir, campings, etc.).
> Información sobre cualquier contratista especializado, como compañías pirotécnicas.
> Un calendario del equipo del evento que necesitas asegurar.
> Una copia de cualquier contrato que tengas con socios financieros, artistas, competidores, patrocinadores, subcontratistas, etc. que cuentan con cláusulas de seguro (todos deberían).
Puede ser que tú, como administrador de eventos, tengas que indemnizar a otras partes contra pérdidas, daños o responsabilidades, etc., así como a ti mismo y al evento. Si el evento está siendo financiado en parte o en su totalidad por una organización del sector público, es probable que el contrato indique claramente el nivel de cobertura de responsabilidad civil que debe estar vigente.
Esta cifra será la cantidad mínima de cobertura que necesitas. Cuando el agente haya absorbido toda la información, podrá aconsejarte sobre la combinación recomendada de cobertura de seguro para el evento, comunicarle tus requisitos a los suscriptores adecuados y proporcionarle los detalles de costes y cobertura disponibles.
Las cotizaciones que recibas deben indicar claramente lo que está cubierto, el cargo del asegurador, lo que el corredor está obteniendo del acuerdo y la prima de seguro.
Recuerda pedirle consejo a tu corredor sobre la estabilidad de los distintos suscriptores, así como la probabilidad de que se pague cualquier reclamación; no tiene mucho sentido pagar una prima baja si la aseguradora tiene un historial de pagos incorrecto.
Cuando hayas aceptado una cotización y hayas recibido sus pólizas, léelas cuidadosamente, asegurándose de que no se haya omitido nada en lo que pensaba que estaba cubierto.
Si algo cambia después de tomar la póliza, debes notificarle a tu aseguradora inmediatamente para que puedan actualizar los registros (esto puede implicar un cambio en su prima). Es probable que tu póliza posea un rango de cobertura que incluya:
> Responsabilidad pública: esto te cubre contra las reclamaciones hechas por el público que asiste al evento. Las primas se basan en muchos factores, incluidos el tamaño y el perfil del evento, el tipo de audiencia, etc. Los niveles de cobertura varían según sus necesidades, por lo que es imperativo discutir tus requisitos completamente con un corredor. El nivel de cobertura generalmente requerido para eventos varía desde los 2 millones de $/€ a los 10 millones $/€ .
> Responsabilidad de los empleadores: si ya posees una póliza de oficina actual, puedes cubrirte a ti y a tu personal cuando se encuentren en la oficina, pero puede que no te cubra cuando estés en el lugar durante el proceso de construcción / desmontaje del evento.
También es poco probable que esta póliza cubra al personal ocasional, la tripulación y los voluntarios que trabajan en el evento. Por lo tanto, es posible que necesites ampliar la cobertura existente para incluir personal y tiempo adicional, o contratar otra política específica para el evento. El nivel de cobertura y prima a menudo depende de la cantidad de personal, la nómina y los deberes.
Nota: asegúrate de que todos los contratistas y el personal independiente tengan su propio seguro y que esto sea una condición de su contrato con ellos.
> Equipo del evento y cobertura de la propiedad: cuando contratas a un equipo para un evento, es probable que el seguro no esté incluido en el cargo de alquiler (siempre se debe verificar esto con los proveedores). Algunas compañías ofrecen este servicio basado en un porcentaje del cargo de alquiler. Si este servicio no se ofrece o si decides no llevar la cobertura con ellos, es imperativo que asegures cualquier equipo contratado desde el momento en que se comience con el evento hasta después de que termine.
Además, no asumas que cualquier equipo que lleves de tu oficina al lugar del evento esté cubierto por la política de oficina. Deberás proporcionar un cronograma de todos los equipos en cuestión y su valor de reemplazo a su agente. Es una buena idea comenzar a compilar esta lista desde el momento en que comiences a pedir el equipo contratado.
La prima suele ser un porcentaje de la cifra total. Verifica el exceso en la póliza ya que el costo de reemplazo de algunos artículos cubiertos puede ser menor que el exceso de la póliza.
> Seguro de cancelación y abandono: tal como lo dice su nombre, esto te cubre para la cancelación o el abandono del evento debido a situaciones fuera de su control, como inundaciones, inclemencias del tiempo, aplazamiento, etc.
Los niveles de cobertura dependerán de tus requisitos particulares y del nivel de riesgo. Comprueba la política cuidadosamente para exclusiones. Ese seguro puede ser muy costoso, pero es necesario para muchos eventos, especialmente aquellos con un cargo de entrada. Si decides no retirar esta cobertura, asegúrate de tener un plan de contingencia en caso de que tu evento sea cancelado.
Necesitarás todo o una combinación de lo anterior para fines de seguro de eventos. Además, pueden requerirse otras políticas, como la indemnización profesional o la responsabilidad de los directores. Asegúrate de considerar todas tus opciones cuidadosamente, verifica lo que se espera en términos de seguro por parte de todos los socios financiadores y busca asesoramiento legal si tienes alguna duda.
> Gestión de reclamaciones: las reclamaciones se pueden realizar hasta tres años después de que ocurra un incidente. Para asegurarte de que puedes gestionar con éxito cualquier reclamo de seguro o defender cualquier reclamo ilegítimo, implementa un proceso para registrar todos los incidentes:
> Asegúrate de llevar un libro de incidentes y de que todo el personal esté al tanto de cómo deben se deben reportar y administrar los incidentes
> En caso de un incidente, recopila información clave (evidencia sólida) como fotografías; declaraciones de testigos y contactos; detalles que describan cualquier equipo involucrado y la actividad que se estaba realizando al momento del incidente; detalles de cualquier daño a la propiedad o personas; documentación relativa a la persona lesionada, tales como formularios de registro; una declaración de cualquier tratamiento médico ofrecido / aceptado / rechazado; datos de contacto de la persona lesionada, etc.
> Notifica a tu agente de seguros tan pronto como sea posible después de un incidente si crees que puede surgir un reclamo Copia inmediatamente las cartas de reclamo a tu agente y permítales tratar con el reclamo.
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