Cada festival, ya sea grande o pequeño, necesita una buena planificación. Sin ello, te vas a encontrar en una gran desventaja al intentar acercarte a marcas y patrocinadores, fijando el coste de las entradas e incluso a la hora de anunciar tu valor a través de tus promociones y medios.
Construir un plan de negocios para un festival puede consumir mucho tiempo, pero vale la pena el esfuerzo. Una planificación sólida te ayuda a concentrarte en los demás detalles del evento, como los propósitos y objetivos, a determinar la viabilidad financiera y su potencial además de ser un punto de apoyo para la confección de los recursos necesarios para lograrlo.
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A continuación tienes una serie de consejos sobre cómo escribir un plan de negocios para tu festival para pasar a puntos clave acerca de qué información debería tener.
Consejos para escribir un plan de negocios convincente para tu festival.
Tu planificación es un documento táctico, pero también es la identidad de tu festival plasmada en papel. Así que, mientras que tu lenguaje deba mantenerse profesional en todo momento, también debe encontrar la forma que esté en armonía con el eslogan de tu festival. Eso significa que:
- Te tienes que diferenciar con claridad. Cada vez hay más y más festivales apareciendo cada año, para poder destacar necesitas ser explicito en qué es lo que los diferencia de los otros.
- Muestra las oportunidades de negocios a tus socios. Tu evento provee algo que las campañas digitales no pueden: interacción cara a cara con los asistentes. Asegúrate de mostrarle a los patrocinadores la calidad de tu evento.
- Destaca el talento de tu equipo. Gran parte de lo que has logrado hacer es gracias a tu increíble equipo. Asegúrate de destacar sus habilidades y experiencias para poder convencer a los patrocinadores y socios que tienes todo bajo control.
Y recuerda
En un mercado saturado los eventos que no satisfacen las expectativas de los asistentes te vuelves irrelevante.
Elementos de una planificación de un festival
Tu plan de negocios debería ser un documento detallado y completo con los suficientes detalles como para poder responder cualquier pregunta de los posibles socios o nuevos miembros del equipo.
Resumen ejecutivo
Un resumen ejecutivo es una completa pero breve explicación de tu evento y puede funcionar como una introducción tanto de tu festival como de ti, el creador del evento. Debería ser mínimo de una página (Pero no más del 10% del documento completo) y cubre:
- Qué es tu evento y dónde/cuándo va a tomar lugar.
- La misión y objetivos de tu festival.
- Cómo beneficia eso a la comunidad.
- Quienes forman tu equipo.
- Gastos e Ingresos estimados.
Si bien es cierto que esto no garantiza nada, si permite poner orden en el planteamiento.
Antecedentes e historia.
Esta sección te da la oportunidad de profundizar más en la historia del evento y tu propio trasfondo, incluyendo experiencias pasadas y éxitos.
Quíén eres y de donde vienes tanto tu como tu evento.
Hará más coherente la proyección.
Panorámica/visión de conjunto del evento
Aquí vas a detallar con mayor detenimiento la misión y objetivos del festival, el mercado deseado y participación de las personas. De igual forma, puedes describir con mayor detenimiento otros aspectos del evento aquí.
Requisitos del evento
En esta sección se realiza una lista de todos los requisitos de tu festival para que pueda producirse, señalando cosas que van desde el alquiler de locales, pasando por producción, cuestiones legales llegando finalmente al equipamiento necesario.
Plan de marketing
¿Cómo vas a promocionar tu evento? En esta sección vas a explicar tu estrategia para alcanzar y ganar público. Los detalles incluyen:
- El posicionamiento.
- Precio
- Las vías en la que va a promocionarse.
- Partner de Ticketing.
Desglose del presupuesto
La única forma de saber si el proyecto será rentable o no es detallando cuál es el presupuesto disponible. Tu presupuesto podría no estar completamente confirmado al momento de estructurar este documento, así que trata de mantenerlo actualizado con los detalles más recientes a medida que vaya pasando el tiempo (especialmente despues de que tu festival termine).
Apéndice
Incluye información que no sea tan relevante como la explicada anteriormente, como un mapa del festival, investigaciones de mercado o cualquier otro tipo de información que no encaje con el resto de la planificación actual.
Proximamente añadiremos un ejemplo completo en este mismo artículo, de modo que suscríbete a nuestra newsletter y no te pierdas nada 😉
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