Guías Management

Guía para conseguir patrocinadores para tu festival o evento músical

guia para conseguir sponsors para tu festival
Escrito por África Pérez

Conscientes de la importancia que es para la supervivencia de muchos festivales y eventos, y del gran atractivo a su ves, que tienen estos para marcas y anunciantes, el siguiente artículo a modo de guía será de gran ayuda para los que estéis en el mundo de manejaros con organización de eventos, sponsors y demás.


Descubre otras guías:


Guía de 6 pasos para conseguir y conservar grandes patrocinadores para tu evento.

A continuación y para que puedas navegar facilmente por ella aquí tienes el índice:

INTRODUCCIÓN

Contenidos

Los eventos de música en vivo, como ningún otro foro, ofrece a las compañías la oportunidad de interactuar con audiencias y conseguir una profunda conexión emocional con su marca. Los asistentes a conciertos y festivales de música están allí para escuchar a grandes talentos, compartir buenos momentos con amigos y crear recuerdos.

El patrocinio de hoy no trata sólo de la presencia de una marca o de un logo en un escenario – trata de mejorar sobre todo la experiencia del fan y el festival. Cuando las marcas se integran en un evento musical de forma auténtica, se convierten en una parte memorable del festival y entra en los corazones y en las mentes de los fans.

Como organizador de eventos musicales, puedes hacer uso de esta increíble oportunidad para conseguir una conexión emocional con la marca y un mayor alcance de audiencia cuando te acerques a patrocinadores potenciales. Tomando tiempo para buscar patrocinadores que vayan a comprometer a tu público, no sólo sufragarás los gastos sino que también les añadirás al entusiasmo de tu evento.

Se necesita creatividad y tiempo para conseguir una oportunidad de patrocinio exclusiva y valiosa para los socios potenciales. Pero bien vale la energía depositada, porque una vez su patrocinio ha terminado, tienen más posibilidades de volver a firmar en futuros eventos cuando ya puedes mostrarles el valor que han recibido.

CREAR UN FUERTE ACUERDO DE PATROCINIO. COMIENZA CONOCIENDO A TU PÚBLICO.

guia para conseguir sponsorsAntes de conseguir patrocinadores para tu evento, asegúrate de entender a la gente que tu evento suele atraer. Esta información es crucial para presentar a posibles patrocinadores que evaluarán si tu evento puede o no ayudarles a alcantar a su público objetivo y sus metas de mercado. Cuanto más sepas de tus fans, mejor.

Especialmente necesitas conocer:

  • Edad, género, estado civil y localización geográfica.
  • Nivel de educación y empleo.
  • Ingreso doméstico promedio y hábitos de consumo.
  • Estilo de vida y comportamiendo.
  • Preferencias de productos y marcas.

Recolecta información básica de tus asistentes.

Puedes comenzar recopilando información de tus fans durante el proceso de compra de entradas. Los servicios de compra online como Eventbrite te dan la información clave sobre tus compradores, incluyendo su localización geográfica (hasta el nivel del código postal). También tienes la opción de crear tus propias preguntas personalizadas para incluír en el formulario de compra. No olvides que añadir demasiadas preguntas durante el proceso de compra puede crear una experiencia engorrosa para tus compradores, así que deberías limitarte a asuntos importantes que puedan ayudarte a aportar una mejor experiencia del evento.

Ve más a fondo con las encuestas.

Una de las mejores maneras de conseguir más información detallada de tu público es a través de una encuesta. Hay herramientas de encuestas online gratuitas, como SurveyMonkey, que puedes usar para crear y enviar a tus seguidores después del evento. Incluso si tienes decenas de miles de participantes, hacer encuestas es fácil si utilizas una plataforma de venta de entradas que integre un software de encuestas para llevar a los asistentes hasta ella. Con la integración de SurveyMonkey en Eventbrite, los organizadores de eventos simplemente tenían que poner las preguntas, darle a enviar y esperar a que llegaran las respuestas.

Escucha en los canales sociales.

Las plataformas sociales como Facebook y Twitter ofrecen análisis sociales y herramientas para ver las estadísticas demográficas, las localizaciones y los intereses de tus seguidores. También puedes escuchar en foros de medios sociales y conseguir un más profundo entendimiento de quiénes son tus fans y qué les importa.

Usando estas herramientas gratuitas para entender a tu audiencia deberías de tener una clara imagen de qué hace diferente y único a tu evento de otros eventos similares o de eventos que tengan lugar en tu área. Debería ayudarte a informarte de qué tipo de actividades y marcas atraerán a tu fanbase.

TÓMATE TIEMPO PARA PENSAR EN MODOS SIGNIFICATIVOS CON LOS QUE LAS MARCAS CONECTEN CON TU AUDIENCIA

Cada vez hay menos marcas dispuestas a pagar sólo por tener su logo en un letrero. Desde los asistentes a los relaciones públicas de tu evento y al valor de la marca, saber qué valores importan a tus patrocinadores y entender su valor de mercado es clave para crear y poner precio a tus oportunidades de patrocinio.

Conoce qué hace único a tu evento y amplifícalo.

Cuando las marcas ensalzan la experiencia del asistente de forma significativa, es una victoria para el patrocinador, el participante y el organizador del evento. Estas oportunidades de patrocinio no sólo dan a las marcas de mayor exposición, sino que pueden dotarlas de una impresión más duradera.

Piensa de manera creativa y crea una lista de actividades diferente y de beneficios que puedan atraer a tus asistentes y tus posibles patrocinadores.

Aquí tienes unos pocos ejemplos sacados de festivales y marcas que la gente conoce y adora:

  • VH1 introdujo una cabina fotográfica en Lollapalooza donde los asistentes podían crear gráficos animados que podían compartirse por las redes sociales. Además, VH1 invitó a los fans a que twittearan y subieran fotos del festival a Instagram con el hashtag #BestLollaEver. Los contenidos compartidos se mostrarían allí mismo en una pantalla de 10 x 17 mientras que al mismo tiempo se difundiría el interés por el Lollapalooza por las redes sociales populares.
  • Fructis de Garnier proporcionó un patrocinio plurianual a al Bonnaroo y al Voodoo Music Festival de Nueva Orleans. La marca de champú repartió muestras gratuitas y montó un salón complementario, muy apreciado por los asistentes a estos festivales al aire libre de varios días de duración.
  • Varios festivales como el Ultra Music Festival y el Firefly Music Festival proporcionaron aplicaciones móviles personalizadas para descargar como adelanto del festival – una excelente plataforma para reclutar patrocinadores. Festivales más pequeños pueden envalentonar a sus fans a la hora de comprar sus entradas a que sigan al festival por Twitter y Facebook. Además de ser una buenísima vía para integrar a los patrocinadores, esto proporciona a los asistentes links útiles a mapas para llegar al lugar donde tendrá lugar el evento, normas para los asistentes y preguntas más frecuentes, y es un modo rápido de transmitir cambios de última hora y el horario de actuaciones.

Sé auténtico.

Ten siempre a los asistentes a tus conciertos en mente para asegurarte de que los conceptos finales se quedan en el ámbito de lo que va a ser una buena experiencia para tu audiencia. Si proyectar el logo de tu patrocinador en el cielo no es algo auténtico para tus fans, entonces tampoco beneficiará a tu patrocinador.

Considera activaciones de patrocinio low-cost.

Aunque los patrocinadores puedan estr impacientes por trabajar contigo, puede que tengan un presupuesto de marketing limitado. Si es así, piensa en cómo tú mismo puedes dar oportunidades de patrocinio. Date cuenta de que su involucración esta vez puede abrirte la puerta a mayores contribuciones la próxima vez. Puedes sugerir que una compañía de almendras, por ejemplo, sea la “proveedora oficial de snacks saludables”, o que una compañía de bebidas patrocine la fiesta post-festival.

Sé consciente de la exclusividad.

Piensa en todos los valores de tu evento. ¿Puedes ofrecer derechos exclusivos a una categoría, como bebidas energéticas, alcohol, snacks o telefonía móvil? De acuerdo con la encuesta a los Tomadores de Decisiones de Patrocinio del IEG de 2014, 3 de cada 5 encuestados sentían que era importante ser la única compañía cuyo producto o servicio se asociara con el evento como patrocinador. Esto significa que los patrocinadores están interesados y dispuestos a pagar en mayor exclusividad, aunque esto pueda reducir el posible número de oportunidades de patrocinio que puedas asegurar.

Ve más allá del evento.

Piensa más allá de los límites de tu concierto. Si estás difundiendo en streaming directo tu evento o grabándolo en vídeo para un resumen, estas oportunidades adicionales para que tus patrocinadores alcancen a una mayor audiencia además de la que pudo asistir al concierto – y conseguir una exposición para desarrollar después de que finalice el evento.

Caso de estudio: HANGOUT MUSIC FESTIVAL

guia para conseguir sponsors

El Hangout Music Festival es un evento musical único en su especie que tiene lugar en las bellas playas de Gulf Shores, Alabama. El “Festival de Música del Año” de Pollstar en 2012 lleva a más 35.000 asistentes diarios, presenta a alrededor de 70 bandas y ha mantenido a todos y cada uno de sus patrocinadores desde su comienzo.

Eventbrite entrevistó a Sean O’Connell, Mánager del Hangout Music Festival, para saber más sobre su enfoque del patrocinio y por qué ha funcionado tan bien. “Es un concepto simple,” dijo. “Traemos socios que crean grandes experiencias para los fans. Nos preguntamos constantemente ‘¿Qué es la experiencia? ¿Qué les ofrece a los fans?’”.

Lee sobre las tres estrategias clave que han ayudado a Hangout a atraer a grandes patrocinadores y a mantenerlos abordo todos los años.

Piensa en socios, no en patrocinadores.

Hangout se refiere a los patrocinadores como “socios” y los trata como tales. Se centran en socios que vayan a pensar en grande a la hora de crear experiencias únicas para los fans y dan a los socios una importante voz en la planificación y ejecución de todo el festival. Por ejemplo, Hangout invitó a Red Bull, un patrocinador plurianual, a crear su propio mundo dentro del festival, donde puedan organizar y presentar bandas de acuerdo con la visión de Hangout.

Busca socios que refuercen tu marca y experiencia únicas.

En la espectacular playa donde tiene lugar el Hangout, Ron Malibú patrocinó un bello oasis a la sombra, lleno de hamacas y palmeras en 2013. La localización del Hangout incluye 2.000 pies de arena blanca, y en 2014, cien fans tuvieron la oportunidad de pasear por la “Chevrolet Beach”, nadar en el Golfo y cargar pilas en las cabañas de Oceanside, todo gracias a Chevrolet.

Activa canales digitales para extender tu promociones anticipadas para socios.

El anuncio de Hangout de que una deliciosa experiencia culinaria de Mariscos del Golf de Alabama se había relizado a 90 días del festival, dando tiempo a construir la historia, entusiasmó a los fans y acumuló múltiples éxitos de prensa.

Para terminar, un consejo de despedida de Sean: “No empezamos con todas estas activaciones – tienes que adaptarte a ello con tu equipo y tus habilidades de ejecución. Es un negocio de larga duración; hemos construido nuestra reputación. Solíamos tener que ir llamando a las puertas de nuestros patrocinadores, pero ahora son los patrocinadores los que llaman a nuestras puertas.”

ENCUENTRA AL PATROCINADOR ADECUADO Y ENCONTRAD JUNTOS EL TONO PERFECTO.

Ya estés organizando un nuevo evento o los hayas celebrado docenas de veces antes, nunca es pronto para identificar posibles patrocinadores y empezar a hacer el trabajo preparatorio. Querrás crear una lista de 20-25 compañías a las que acercarte desde el principio. Así es como puedes hacerlo:

  • Haz una lista de patrocinadores que hayan trabajado contigo en el pasado o que hayan patrocinado eventos similares al tuyo. ¿Tienes esos patrocinadores competidores?
  • Piensa en pequeños y grandes negocios locales tanto como en compañías nacionales con ramas y presencia locales.
  • Estate atento a nuevos negocios que tengan planeadas grandes aperturas o que gasten dinero en campañas locales de publicidad.
  • Si tu evento recauda dinero para la caridad, piensa en negocios que ya apoyen tu causa.
  • Piensa en productos y servicios que recomendarías a tus amigos o que crees que gustarían a los asistentes.
  • Piensa en negocios que estén intentando acercarse a tu grupo demográfico. Por ejemplo, ¿la mayoría de tus fans están dentro del grupo de edad de los millennials?
  • Ten una tormenta de ideas con marcas cuyos productos y servicios puedan mejorar tu concierto o experiencia festivalera.

Familiarízate con sus negocios.

Aunque creas que tu concierto y un patrocinador encajan bien, no puedes asumir que automáticamente tu evento vaya a ser una oportunidad perfecta para ellos. Antes de reunirte con los patrocinadores, haz los deberes. Echa un vistazo a la página web de la compañía, a sus cuentas en los medios sociales y busca en Google para conseguir un entendimiento sobre su público, su publicidad y cualquier nueva iniciativa que estén llevando a cabo. Descubre qué patrocinios han hecho antes y si alguno de esos eventos era parecidos al tuyo y piensa cómo puedes darles más valor a través de tu evento.

Haz preguntas y escucha.

Durante vuestra primera reunión o llamada con un patrocinador potencial, querrás asegurarte de que entiendes sus metas y objetivos de marketing más apremiantes. Querrás preguntarles sobre sus experiencias patrocinando eventos como el tuyo y estar enterado de qué funcionó y qué no funcionó para ellos.

Expresa tu visión.

Para dar apoyo a tu proyecto, las marcas querrán saber tu visión global para el concierto. Necesitan que les inspires que tu evento será exitoso y tienen que entender cómo pueden encajar. Sé capaz de verbalizar concisamente tu visión y concepto del evento y cómo éste es único y distinto de los demás eventos que has celebrado en el pasado, explicando qué hay de diferente y nuevo en el de este año. Incluso si tu evento le resulta familiar a tu posible patrocinador, nada puede reemplazar eso por escuchar la visión directamente de boca del creador.

Crea una bonita presentación con imágenes.

Debes de preparar tu terreno de juego en menos de 30 segundos, pero recuerda que una imagen vale más que mil palabras. Si estás buscando patrocinio para un evento que ya hayas celebrado o que vayas a repetir pronto, es buena idea contratar a un fotógrafo profesional para que capture la magia. Produce material impreso para que tus patrocinadores lo tengan en sus manos mientras compartes el espíritu de tu evento. Si no has realizado el evento antes, puedes recopilar imágenes inspiradoras online para crear un collage de ideas para que los patrocinadores comprendan el concepto que estás creando. No sólo les cuentes tu idea – muéstrasela.

Ve preparado con datos e ideas.

Basándote en sus objetivos de mercado y en la información que hayas recopilado sobre sus experiencias previas y tus fans, querrás mostrar a los patrocinadores cómo tu evento puede ayudarles de manera única a encontrarse con sus objetivos. Siempre ve preparado a una reunión con patrocinadores armado con datos demográficos y de estilo de vida relevantes sobre tus asistentes y una lista de ideas creativas para patrocinadores sobre la que debatir detalladamente si el tiempo lo permite.

Sigue como un consejero.

Querrás continuar con las reuniones con una propuesta más formal con varias opciones de patrocinio a distintos niveles de precios. Asegúrate de lograr un acercamiento como consejero – posiciona tus ofertas como soluciones que les vayan a ayudar a impulsar su marketing y objetivos de negocio. Tanto facilitando los costes de la activación del patrocinio como proporcionándoles personal para distribuir productos o servicios creativos, hará mucho para conseguir el compromiso del patrocinador.

DEMUESTRA A TUS PATROCINADORES QUE TE IMPORTAN CON UN DEDICADO EQUIPO DE APOYO.

Una vez hayas asegurado a tus patrocinadores, es hora de centrarse en dar una buena experiencia de patrocinio. Quieres estar seguro de que tus patrocinadores estén tan encantados con su visibilidad y tu administración evento, que ellos querrán participar de nuevo la próxima vez.

Mientras planeas y montas el evento, los detalles pueden cambiar bastante rápido. Para asegurarte de que tus patrocinadores están al día antes del evento, nombra a un abogado del patrocinador en tu equipo para que se ponga en contacto con ellos regularmente. Este abogado puede actuar como el principal contacto con el patrocinador en tu equipo y mantenerles al día y resolver rápidamente cualquier problema que pueda aparecer.

Consigue exposición para tus patrocinadores mucho antes del evento a través de tus comunidades en los medios sociales, listas de correo, anuncios de nombres en el cartel y esfuerzos en la prensa. Aquí es donde el paso #2 paga dividendos. Cuantas más experiencias que gusten a los fans proporcionen tus patrocinadores, más fácil será convertirlos en una parte natural de tus esfuerzos de marketing pre-evento.

Durante el evento, asignar personal adicional en el lugar para ayudar a tus patrocinadores asegurará que todo va como la seda. Si tu patrocinador de bebidas necesita 500 libras de hielo, querrás tener a alguien ahí para que se asegure de que el hielo llega a tiempo. Planificar con vistas al futuro con tu equipo dedicado a los patrocinadores puede atenuar tu estrés adicional por mantener felices a tus patrocinadores mientras tú te haces cargo de otros problemas que puedan aparecer durante tu evento.

AYUDA A LOS PATROCINADORES A ENTENDER EL VALOR DE SU PATROCINIO PARA HACER QUE REGRESEN.

Cuando termina el evento, necesitas demostrar a los patrocinadores el valor que has distribuido para que quieran formar parte de tu próximo evento. No esperes demasiado después de tu evento para reunirte con ellos y recapitular sus metas para el evento y cuantificar el valor que tu evento ha proporcionado.

Las métricas más usadas para evaluar los patrocinios de eventos por los vendedores son el retorno de la inversión (ROI) y el retorno de los objetivos (ROO). De acuerdo con el Sondeo de Medidas de Patrocinio y Marketing de eventos de ANA/IEG de 2013, el 70% de los que respondieron miraron hacia la exposición en los medios que se había generado y la atención de los medios sociales en torno a su patrocinio. Además, midieron los cambios en el conocimiento de marcas en las actitudes resultantes del patrocinio.

Aún así, menos de la mitad de los vendedores supuestamente no tenían un modo estandarizado para medir sus patrocinios. Así que aquí hay maneras de que puedas ayudarles a cuantificar el valor de patrocinar tu evento:

Ve preparado con datos e ideas.

Basándote en sus objetivos de marketing y en la información que hayas recopilado sobre sus experiencias previas y tus fans, querrás mostrar a los patrocinadores cómo tu evento puede ayudarles a encontrarse con sus objetivos. Siempre ve preparado a una reunión de patrocinadores armado con datos demográficos de estilo de vida relevantes sobre tus asistentes y una lista de ideas de patrocinio creativas para discutir al detalle si el tiempo lo permite.

Haz un seguimiento de su actividad social y online.

Mide todo lo que puedas para ayudar a los patrocinadores a entender el posible alcance que su participación les ha otorgado, incluyendo número de visitas, clicks, descargas, “me gustas” y comparticiones. Si tu evento tiene su propia página de Facebook, anima a los asistentes a comentar sobre su experiencia, incluyendo su interacción con los productos de tu patrocinador. Comparte esos fragmentos de experiencias significativas de los asistentes durante los interrogatorios de vuestras reuniones.

Deja un pruebas documentales.

Acumula pruebas documentales por cada uno de tus patrocinadores sobre la exposición que has creado para ellos al llevarles al evento. Lo más probable es que tu patrocinador tenga un buen recuerdo de tu evento en sí, pero el apoyo que hayas dado a su marca en los meses anteriores al show puede que no esté en su mente. Haz capturas de pantalla de posts de Facebook que mencionen a los patrocinadores y de las respuestas de los fans. Guarda comunicados de prensa o artículos que incluyan a tus patrocinadores. Incluye los mejores de esos ejemplos en tu resumen post-evento.

Lleva la cuenta en tu concierto.

Si la meta de tu patrocinador es repartir 1.000 tazas con su logo impreso en ellas, asegúrate de estar al tanto de cuántas se han distribuido. Si tu patrocinador ha recibido a 720 asistentes en su zona VIP, lleva las estadísticas. Si su objetivo era conseguir direcciones de correo o que la gente se apunte a su boletín informativo, incluye esos números en tu resumen.

Mide la conciencia de marca y su percepción.

Utiliza herramientas de sondeo para preguntar a los asistentes sobre su experiencia y asegúrate de incluir preguntas que puedan sonsacar respuestas sobre tus patrocinadores. Sintetiza los resultados para tus patrocinadores, incluyendo los datos demográficos de quienes acudieron a tu evento, su localización y cómo se sintieron al respecto de los productos y servicios de tu patrocinador.

PON IDEAS FRESCAS SOBRE LA MESA PARA AYUDAR A TUS PATROCINADORES A ALCANZAR SUS FUTUROS OBJETIVOS.

Aunque tu evento haya ofrecido grandes oportunidades de marketing para tus patrocinadores y hayas demostrado claramente el valor que su patrocinio ha conseguido, no puedes asumir que incluso un patrocinador contento vaya a firmar automáticamente de nuevo.

Programa check-ins regulares con los patrocinadores después del evento para saber de sus nuevas iniciativas de marketing. Busca su retroalimentación: pregúntales cómo tu evento podría crear aún más valor la próxima vez. La clave es continuar desarrollando oportunidades que sean tanto excitantes como centradas en sus metas, igual que durante tu primer intento de patrocinio.

Al final del día, es más complicado encontrar un nuevo patrocinador que conservar a bordo al actual.

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Sobre el autor

África Pérez

Editora de vídeo, melómana, intento de música y otras cosas.

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