Finanzas Management

Entendiendo el procesamiento de los royalties

Entendiendo el procesamiento de los royalties

Con los siempre crecientes tamaños de los datos, un ecosistema musical en evolución y una demanda de una mayor transparencia, el mundo de los royalties musicales se convierten en un sector mucho más importante. Junto con la habilidad de analizar los datos para dar conocimientos de vital importancia a tu negocio, es crucial entender los detalles más delicados de los royalties y las mejores maneras de trabajar con los resultados.

A lo largo de este artículo nuestra intención es darte consejos clave para tratar con los procesamientos de tus royalties, mostrarte las últimas tendencias y cómo llevarlas al próximo nivel, manteniendo a tus artistas felices ya seas un sello, manager o un artista o banda autogestionada, haciendo que los números trabajen por ti y que ayuden a hacer crecer tu negocio.

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Entendiendo el procesamiento de los royalties

El procesamiento de royalties puede ser un proceso muy confuso, con muchas tarifas de diferentes, tipos de contratos y fuentes de venta. Hay detalles increíblemente pequeños de los que debes ser consciente para asegurar una exactitud en tus pagos.

Aunque esto puede tomar mucho tiempo, los beneficios de un procesamiento de regalías exacto van más allá de simplemente mantener a tus artistas contentos. Los datos completos pueden ser usados como un recurso para proveer una idea sobre tu negocio, mostrando tus éxitos de los cuales estar orgulloso y tus fracasos para encontrar áreas en dónde trabajar para mejorar.

Los siguientes consejos presentan ideas útiles para tomar en cuenta al procesar tu siguiente ejecución de royalties.

Software

Excel es brillante y sirve como una solución rápida, pero las regalías digitales han cambiado el paisaje por siempre, el volumen de los datos puede volver a Excel inadecuado. Los acuerdos físicos complicados en donde 3 o 4 cálculos de regalías están siendo procesados en cada línea de ventas también son difíciles de crear en Excel. Hay miles de buenos sistemas disponibles – ten en cuenta que esos sistemas no funcionan como un software de contabilidad normal, elige el software con cuidado y encuentra un producto con las funciones y precio que mejor se ajusta a ti.

Una sencilla búsqueda en Google te irá poniendo sobre la pista de la oferta existente.

Metadatos

Incluso con los mejores sistemas del mundo, al mandar datos deficientes resultarán en la salida de datos deficientes. Entender los datos que se procesan reducirá dramáticamente el dolor al ejecutar las últimas declaraciones.  El conocimiento interno de los otros departamentos, especialmente el departamento digital, podría mejorar dramáticamente la calidad de la salida de datos.

Ingresos entrantes

El mejor consejo aquí es asegurarte de que haya un control rígido en los ingresos que se procesan en un periodo de regalías. Los errores más comunes que se pueden encontrar aquí son declaraciones procesadas dos veces, declaraciones procesadas en una moneda incorrecta y declaraciones capturadas sólo parcialmente, usualmente debido a procedimientos manuales de contabilidad. Esto puede llevar a una pérdida de dinero.

Costes

Es muy importante que todos los costes sean capturados en las declaraciones de regalías. Primero, entiende los tipos de acuerdos que tienes y los costes recuperables en cada acuerdo. Segundo, toma todos los costes en los que has incurrido, ya que muchos costes son fáciles de que se te pasen por alto. El ejemplo más común de esto son pagos de terceros como pagos de agregación y distribución.  Estas compañías muchas veces tomarán su comisión sin aplicar el coste a los valores financieros en la liquidación. Necesitas revisar esto cuando calculas el ingreso y aplicarlo en tu procesamiento para evitar pagar una tarifa más alta de la que debes.

Manejo de Datos Digitales

La contabilidad de la vieja escuela tendrá problemas en sobrevivir sin la ayuda de otras tecnologías o sistemas. El impacto del streaming es grande, no solo financieramente sino también en términos de datos – el crecimiento en esta área no muestra signos de disminuir. Para llevar a cabo cualquier trabajo analítico o para incorporar nuevos flujos de ingresos en tales conjuntos de datos es casi imposible hasta que el verdadero problema del procesamiento de datos es resuelto. El control de estos datos es necesario.

Periodos de Reportes

El ingreso puede ser recibido por múltiples periodos de reportes dentro del mismo estado financiero. Esto se nota especialmente al recibir balances de agregadores digitales que reciben ingresos de fuentes en diferentes periodos de tiempo. Debes estar seguro de que estas reportando el ingreso en el periodo de royalties correcto para mantener la consistencia y evitar así generar confusión para ti y tus artistas.

A parte de estos detalles hay siete puntos principales para procesar regalías que se muestra a continuación. Seguir estos procesos ya tendrás más de la mitad del camino hecho de lo necesario para obtener el estado perfecto de regalías:

 

Ejecución Fantasma

Copia del Sello Contratos

Archivos de Ventas

Investiga como se ha desarrollado con anterioridad como una guía de auditoría.

 

Revisa los errores de ejecuciones pasadas para solucionar problemas y asegurar calidad.

 

Ahorra dinero eliminado cuentas inexactas que hayan sido pagadas anteriormente.

Introduce todos los datos de tu producto a tu sistema de regalías.

 

Limpia tus datos para producir una base de datos, eliminando productos duplicados y corrigiendo ISRCs y códigos de productos erróneos.

 

Crea una base de datos del catálogo completo.

Sube todos los contratos de artista en el sistema de regalías.

 

Enlaza cada contrato para corregir los productos

 

Ajusta todos los detalles incluyendo reservas, tipos de regalías, tipos de acuerdos, deducciones y múltiples beneficiarios

Ten cuidado con los archivos de ventas ya que los errores aquí pueden llevar a problemas mayores con tus informes.

 

Se debe prestar atención particularmente a:

· Determinar ingresos brutos o netos.

· Definir tipos de cambio

· Confirmando territorios y sus tarifas

 

Validación Costes y Transacciones de finanzas

Mecánica

Valida todas las líneas de venta para asegurar la exactitud de los datos introducidos.

 

Asegúrate de que todas las líneas de ventas están asignadas a los productos correctos.

 

Haz una auditoría para asegurarte de que los números de las líneas de ventas introducidos corresponden con el número que está siendo sacando el sistema.

Sube todos los costes y transacciones asociadas para que se pueda aplicar a las ventas.

 

Recuerda revisar dos veces las comisiones de losagregadores que no han sido incluidos en las declaraciones

 

Revisa costes perdidos o anomalías que necesitan ajustes.

Las licencias mecánicas de compañías deben ser adjuntadas a los productos relevantes.

 

Tu sistema de regalías debe ser capaz de funcionar contra estas líneas de ventas para producir declaraciones que poder entregar a las entidades de gestión.

 

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