Autogestión Management

10 Consejos Para La Organización De Eventos

10 Consejos Para La Organización De Eventos

Dirigir un evento, ya sea musical, benéfico, comunitario, conferencia o exhibición, no es muy diferente a dirigir una pequeña empresa. La organización de eventos requiere una generación de ideas de alto nivel, planificación y administración detallada de una amplia gama de aspectos, utilizando habilidades desde ventas y marketing hasta la gestión financiera y de proyectos y la entrega logística y de salud y seguridad en el día.

A continuación ponemos encima de la mesa:

10 Consejos Para La Organización De Eventos


1. Establecer objetivos

Un punto de partida básico y fundamental es el por qué estamos organizando un evento en particular. Las razones pueden incluir desde generar ingresos, lanzar una nueva campaña, producto o servicio, promover la marca o generar un impacto en la comunidad a través deñ aprendizaje o difusión de buenas prácticas. Un análisis crítico debería preguntarse qué ofrecerá un evento en vivo que otros canales de marketing e información no ofrecen. Como con todos los objetivos, asegúrese de que sean SMART.

S – Específicos

M – Mensurables

A – Alcanzables

R – Realistas

T – Plazo

2. Formato y diseño de contenido

Una vez completado el estudio de factibilidad y determinado que un evento en vivo es una mejor opción para lograr tus objetivos dado un determinado presupuesto, un organizador debe considerar el formato más apropiado. Por ejemplo, ¿crear eventos íntimos, de nicho o eventos públicos a gran escala? ¿Cual será la apariencia de tu evento? ¿Hay un tema? Una vez considerado, ¿cómo te asegurarás  que el lugar, los participantes y las ideas reflejen el tema? Crear un equipo de proyecto diverso con la combinación adecuada de habilidades asegurará que se cubran los elementos que van desde la generación de ideas y la creatividad hasta el pensamiento logístico práctico, el marketing y la gestión financiera.

3. Marketing, relaciones públicas y comunicaciones

No subestimes los plazos requeridos para promover con éxito el evento y cuánto tiempo puede llevar hacer llegar tu mensaje y que impacte a los compradores de entradas. El tipo de evento, la audiencia objetivo, los recursos internos y el presupuesto dictarán el enfoque de marketing. Sin embargo, para los eventos públicos a escala, la búsqueda de socios de medios a menudo resulta fructífera, junto con el marketing directo y las relaciones públicas. Los socios verán esto con un enfoque eminentemente comercial, así que piensa cuidadosamente acerca de las oportunidades que puedes ofrecer y el alcance de audiencia, el perfil y los beneficios monetarios para el socio, partner y/o patrocinador.

Destacar aquí herramientas de creación de eventos que te permiten incluir toda la información del evento como por ejemplo:

  • Día del evento
  • Lugar y hora de celebración
  • Explicación sobre en qué va a consistir
  • Fecha de inicio de las inscripciones
  • Fecha de finalización de las inscripciones
  • El precio de dicho evento

Y si además incluyen la posibilidad de gestionar el cobro mucho mejor. En este sentido alternativas como organizar eventos con Formfy puede ofrecerte interesantes ventajas.

4. Planificación de eventos

Por lo general, el proceso que implica la gestión del evento se divide en tres categorías: logística, marketing y contenido.

Cada evento necesitará un proyecto detallado y un plan financiero, desglosando todas estas actividades en cronogramas, recursos y responsabilidades necesarias para la realización del evento.

Las preguntas financieras a considerar pueden incluir, cuántos asistentes se necesitan para alcanzar el punto de equilibrio y cómo esto impacta en el flujo de efectivo. También se debe implementar un plan de contingencia y gestión de riesgos para todos los eventos, y cuanto mayor sea el perfil y la escala, mayor será la planificación de contingencia.

Los recintos más grandes y las autoridades locales generalmente pueden brindar alguna orientación, sin embargo, si tu evento atrae a un gran número de participantes, un consultor especializado en riesgos laborales y seguridad a buen seguro será un dinero bien invertido. El tiempo es clave aquí. Nunca subestimes cuánto tiempo lleva completar ciertos elementos del proyecto y permite contempla cierta flexibilidad en el plan por imprevistos.

5. Lugar

Es probable que este sea uno de los mayores costes del presupuesto general y son muchos aspectos a considerar cuando se selecciona un lugar. ¿Se requiere un lugar específico o se podría considerar un espacio neutral, como un almacén o un descampado, que podría usarse como un lienzo en blanco para ser vestido? ¿O sería apropiado un lugar inusual al aire libre? Algunos de los temas clave que hay que considerar incluyen el coste y la prestación de servicios; ¿Cuáles son los costes ocultos, como la administración, personal de seguridad, provisión de primeros auxilios, mobiliario, suministro eléctrico y el servicio de comidas?

Existen numerosas agencias especializadas en la contratación de este tipo de requerimientos que pueden ayudarte a encontrar el lugar perfecto.

6. Catering

Junto con el lugar, el servicio de comidas puede ser uno de los costes del evento más importantes y unas de las áreas donde más se habla y da que hablar. ¿Los proveedores están vinculados al lugar o puedes traer a tu equipo?

Si estás utilizando un lugar establecido, entonces existe la posibilidad de que esté ligado a sus empresas de catering. Sin embargo, si estás utilizando un espacio habilitado para la ocasión podrás traer tus propios servicios de restauración, pero recuerda incluir todos los costes, no solo los alimentos, sino también los chefs, personal, el espacio de cocina y el alquiler del equipo necesario. ¿Cuál es tu presupuesto de comida y bebida por cabeza? ¿Cómo lidiarás con las dietas especiales (Vegetarianos, veganos, celíacos…?

Dependiendo de los objetivos y filosofía del evento y de los asistentes también se debe tener en cuenta la procedencia de los alimentos e ingredientes en su elaboración. Si es un festival más eco la huella de carbono de los alimentos será vista con lupa por más de uno…

7. Logística

Otros proveedores y contratos que puedes necesitar negociar y administrar incluyen señalización, muebles, audiovisuales, barreras, flores, gestores, seguridad, consultores, vendedores, impresores, diseñadores, transporte, seguros, acceso y taquilla y licencias incluyendo alcohol y música entre otras dependiente de la naturaleza y complejidad del evento.

Las relaciones son clave para una buena prestación de servicios y, a menudo, es una buena idea determinar con exactitud quién será responsable de la entrega in situ del contrato, el plan de contingencia de cada proveedor y la hora a la que llegarán al sitio. Preguntar cuándo requieren el pago los proveedores es clave para el flujo de caja. Ningún organizador de eventos quiere pagar los servicios antes de que los asistentes reserven su entrada para asistir y vale la pena preguntar a los proveedores si el pago puede realizarse a plazos para facilitar el flujo de caja.

 

8. Personas

No hace falta decir que las personas son el activo más importante para que un evento se desarrolle sin problemas: tu propio equipo, voluntarios, el lugar, proveedores de servicios y todos los demás proveedores. Diseñar una breve descripción del trabajo, una entrevista y una sesión de información detallada. Tener una apariencia profesional, una actitud de ‘puedo hacerlo’ y ser capaz de pensar y actuar rápidamente son la clave, por lo que el equipo del evento en general debe ser elegido para reflejar estas cualidades.

9. El día del evento

Es esencial la creación de un plan maestro del evento, orden de ejecución e información del equipo para todos los involucrados: equipo, voluntarios, todos los proveedores, sede, empresas de catering, seguridad y cualquier otra parte o integrante relevante. Recuerda que la complejidad de un evento radica en parte en hacer frente a los desafíos que puedan ocurrir durante el transcurso del evento y es ahí cuando un evento se la juega. Un equipo fuerte, hábil y bien informado y preparado entra en acción. Asegúrate de que todos los miembros del equipo conozcan la estructura de toma de decisiones y qué hacer en caso de emergencia.

10. Seguimiento y evaluación

Esto debe planificarse mucho antes del evento y tener lugar inmediatamente después del evento para garantizar que la energía y la buena voluntad de todos los que han participado para que el evento tenga lugar se capitalice adecuadamente y se convierta en un negocio en crecimiento.

Habrá que decidir cómo juzgar el éxito del  evento: ¿es un éxito financiero?

Los eventos siempre deben ser financieramente viables tanto de manera inmediata como a largo plazo. Por lo tanto, al pensar realmente en los objetivos, una planificación meticulosa, un equipo sólido de personas y un seguimiento temprano, debería garantizar un evento con mayor o menor grado de éxito.

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